Integracja z Allegro

W systemie wFirma.pl możliwa jest integracja z Allegro, która umożliwia zarządzanie własną sprzedażą. Poprawne ustawienia oraz umiejętne posługiwanie się systemem pozwala m.in. na:

  • wystawianie wszystkich dokumentów sprzedaży,
  • automatyczne dodawanie kontrahentów,
  • prowadzenie gospodarki magazynowej,
  • szybki wgląd do aukcji i kontrola nad sprzedażą,
  • księgowanie dokumentów sprzedażowych.

UWAGA - WAŻNE! W związku z oficjalną informacją Allegro o wygaszaniu WebAPI, które wykorzystujemy przy tej integracji informujemy, że najprawdopodobniej Allegro na dzień 13.01.2020 r. całkowicie wygasi swoje protokoły łączenia, przez co dotychczasowa integracja przestanie działać. Przygotowujemy całkiem nową, rozbudowaną integrację Allegro Plus, która będzie stanowić odpłatny dodatek do systemu wFirma, o czym więcej w artykule: Integracja z Allegro Plus.

Jak rozpocząć konfigurację?

Moduł integracji z allegro dostępny jest w pakietach Zarządzanie sprzedażą + magazynKsięgowość online i Księgowość online + magazyn. Domyślnie jest on włączony w zakładce PRZYCHODY » ALLEGRO.

Integracja allegro - umiejscowienie allegro

Jeżeli zakładka ta nie jest widoczna, należy ją włączyć przechodząc do zakładki USTAWIENIA » INTEGRACJE » ALLEGRO » WŁĄCZ MODUŁ ALLEGRO.

Integracja allegro - uruchamianie allegro

Dodatkowo w tym widoku można włączyć opcję: Zmień status zamówienia na zamknięty po wystawieniu dokumentu sprzedaży.

Jak powiązać sklep Allegro z kontem wFirma.pl?

Aby dodać swój sklep Allegro do systemu wFirma.pl należy przejść do zakładki USTAWIENIA » INTEGRACJE » ALLEGRO, a następnie w sekcji Twoje sklepy należy skorzystać z opcji Dodaj sklep. W oknie trzeba wpisać Nazwę sklepu, która będzie widoczna tylko w systemie wFirma.pl. Dodatkowo należy podać Login i Hasło do konta Allegro.
W przypadku posiadania włączonego w Allegro dwuetapowego logowania, jako hasło należy wpisać wygenerowane w Allegro hasło dla aplikacji. Więcej informacji można znaleźć po zalogowaniu się do konta Allegro w zakładce: Moje konto » Bezpieczeństwo » Hasła do aplikacji.

Integracja allegro - dodawanie sklepu

Po poprawnym wypełnieniu danych sklep zostanie dodany do systemu. Dodatkowo można wskazać źródło pobierania danych kontrahenta do dokumentu sprzedaży w przypadku, gdy kontrahent zaznaczył, że nie chce otrzymać faktury: Dane dostawy lub Dane właściciela konta. Teraz będzie można zaimportować wszystkie zamówienia z Allegro do konta wFirma.pl.

Jak zaimportować wszystkie zamówienia do systemu?

Importu zamówień dokonuje się w zakładce PRZYCHODY » ALLEGRO wybierając z tabeli przycisk POBIERZ NOWE ZAMÓWIENIA.Nowe zamówienia można pobierać tylko w co najmniej 10 minutowych odstępach czasu.

Integracja allegro - pobieranie transakcji

Po pomyślnym pobraniu wszystkich zamówień w zakładce tej znajdą się m.in. dane kupującego, nazwa i numer aukcji wraz z bezpośrednim linkiem do niej oraz kwota sprzedaży, a także informacja o tym, czy klient chce otrzymać fakturę.

Integracja allegro - lista transakcji

Pobrane zamówienia można wyszukać przy pomocy filtra zlokalizowanego pod tabelą. Zamówienia są wyszukiwane po kolumnie Data utworzenia (czyli pobrania zamówienia). Kolumna jest widoczna przy domyślnym ustawieniu kolumn.

Sprawdzanie pobranych zamówień

Przed wystawieniem faktur sprzedaży sprawdzić należy czy:

  • wszystkie zamówienia wykonane w Allegro zostały pobrane do systemu wFirma.pl,
  • wartości pobranych zamówień zgadzają się z faktycznymi.

Z uwagi na to, że Allegro nie rozwija już i wygasza obecne mechanizmy na jakich zbudowana jest integracja nie obsługują one nowości w Allegro np. nowych typów dostaw, przez co mogą wystąpić różnicę kwotowe, które należy uzupełnić ręcznie podczas wystawiania faktur sprzedaży. 

Jak wystawiać dokumenty sprzedażowe?

Do listy wszystkich zamówień w systemie bardzo łatwo można wystawić dokumenty sprzedaży zaznaczając zamówienie i wybierając odpowiednią opcję z menu WYSTAW.

Integracja allegro - jak wystawić fv

Płatnik VAT z tego poziomu może wystawić Fakturę, Pro formę, Ofertę, Paragony oraz Inny przychód - sprzedaż, a nie-vatowiec Fakturę (bez VAT), Pro formę (bez VAT), Ofertę, Paragony oraz Inny przychód - sprzedaż. Sprzedane przedmioty automatycznie pojawiają się jako pozycje wystawianego dokumentu z dodatkową pozycją uwzględniającą koszt dostawy. Dodatkowo kupujący zostanie dodany do bazy kontrahentów. W sytuacji, gdy przedsiębiorca chce wystawić dokument do zamówienia, do którego klient nie podał danych do faktury oraz nie zaznaczył opcji, że jej potrzebuje, to na wystawianym dokumencie sprzedaży pojawią się Dane dostawy lub Dane właściciela konta w zależności od wybranej opcji podczas dodawania sklepu w zakładce USTAWIENIA » INTEGRACJE » ALLEGRO » DODAJ SKLEP.

Integracja allegro - okno faktury

Jak powiązać zamówienia z dokumentami już wystawionymi w systemie?

Po kliknięciu w numer zamówienia, który nie jest jeszcze powiązane z dokumentami w systemie, istnieje możliwość powiązania go z dokumentami już wystawionymi w systemie poprzez akcję "Powiąż z istniejącym dokumentem".

Integracja allegro - powiązanie z dokumentem

Jak zmienić stany magazynowe?

Aby produkty zmieniały stany magazynowe należy:

  • w pakiecie z magazynem wprowadzić produkt w zakładce MAGAZYN » PRODUKT » DODAJ PRODUKT,

  • w pakiecie bez magazynu wprowadzić produkt w zakładce PRZYCHODY» PRODUKTY » DODAJ PRODUKT,

  • wystawić aukcje w Allegro z dokładnie taką samą nazwą produktu,

  • pobrać zamówienia z Allegro ze sprzedanym produktem,

  • wystawić dokument sprzedaży do zamówień.

Opisane powyżej kroki umożliwiają przejrzyste podejście do obustronnej integracji na linii wFirma - Allegro, Allegro - wFirma. Zaoszczędza to pracy związanej z pamiętaniem o ręcznej zmianie stanów magazynowych po wystawieniu dokumentu sprzedaży do danego zamówienia.

Jak zmienić status zamówienia?

W równie łatwy sposób można zmieniać statusy dla zamówień. Aby utrzymać przejrzystość listy, pobrane zamówienia możemy oznaczyć jako Otwarte, Opłacone, Opłacane za pobraniem, Zamknięte lub Anulowane (akcje te nie mają wpływu na aukcje w portalu Allegro, a tylko na te w systemie wFirma). Dodatkowo w zakładce USTAWIENIA » INTEGRACJE » ALLEGRO można zaznaczyć opcję automatycznej zmiany statusów zamówień na zamknięty po wystawieniu dokumentu sprzedaży.

Integracja allegro - zmiana statusu

Gdzie znajdę szczegóły moich zamówień?

Pierwsza kolumna w tabeli z aukcjami pokazuje numery zamówień. Po kliknięciu na odpowiedni numer można zobaczyć takie informacje jak:

  • kwota sprzedaży wraz z wyszczególnionym kosztem dostawy oraz dokładny czas kiedy przedmiot został zakupiony,
  • szczegóły płatności, czyli sposób jaki wybrał klient, aby dokonać płatności za przedmiot,
  • produkty zakupione na aukcjach, jeżeli kupujący skorzystał z opcji dodaj do koszyka - tych produktów może być wiele,
  • wiadomość od kupującego,
  • dane oraz sposób dostawy,
  • dane do faktury,
  • powiązane dokumenty.

Integracja allegro - szczegóły transakcji