Zarządzanie zamówieniami IdoSell w systemie wfirma.pl

Dzięki dodatkowi INTEGRATOR E-COMMERCE użytkownik ma możliwość szybkiego i prostego zarządzania zamówieniami pobranymi ze sklepu IdoSell. Może m.in. pobierać zamówienia, zmieniać ich status, wystawiać dokumenty sprzedaży oraz dodawać wpłaty od klientów.  

Jak pobrać zamówienia ze sklepu?

Zamówienia w systemie można pobrać na dwa sposoby: 

  1. Automatycznie

Automatyczne pobieranie jest włączone dla wszystkich użytkowników posiadających aktywny sklep. Dane są pobierane w 15 minutowych odstępach.

  1. Ręcznie

Aby pobrać ręcznie zamówienia należy przejść do zakładki PRZYCHODY » E-COMMERCE i wybrać opcję POBIERZ NOWE ZAMÓWIENIA.

Zarządzanie zamówieniami IdoSell

Wystawianie dokumentów sprzedaży do zamówień

Użytkownik posiadający integrację ze sklepem IdoSell ma możliwość skorzystania z  automatycznego (masowego) oraz ręcznego pojedynczego i ręcznego masowego wystawiania dokumentów sprzedaży do pobranych zamówień.

Automatyczne wystawianie dokumentów sprzedaży

Opcję automatycznego wystawiania dokumentów można włączyć przechodząc do zakładki USTAWIENIA » INTEGRACJE » E-COMMERCE gdzie w podzakładce KONFIGURACJA IDOSELL » USTAWIENIA SPRZEDAŻY »  DOKUMENTY SPRZEDAŻY należy zaznaczyć opcję AUTOMATYCZNIE WYSTAWIAJ DOKUMENTY SPRZEDAŻY DO POBRANYCH ZAMÓWIEŃ.

zarządzanie zamówieniami idosell

Dodatkowo można określić, jaki rodzaj dokumentu sprzedaży, seria numeracji, schemat księgowy ma zostać użyty przy wystawianiu dokumentów w systemie oraz preferowany język, w którym ma zostać wystawiona faktura dla zagranicznego kontrahenta.

Ręczne wystawianie dokumentów sprzedaży 

Aby wystawić dokument sprzedaży ręcznie do zamówień, należy w zakładce PRZYCHODY » E-COMMERCE zaznaczyć na liście zamówienia i wybrać opcję WYSTAW » FAKTURĘ/ DOWÓD SPRZEDAŻY/PARAGON FISKALNY.

zarządzanie zamówieniami idosell

Zamówienia IdoSell POS

System wFirma pozwala na pobieranie zamówień generowanych przez aplikację IdoSell POS. 

Aby wyświetlić szczegóły konkretnego zamówienia POS, należy kliknąć numer zamówienia w zakładce PRZYCHODY » E-COMMERCE. W otwartym oknie pojawią się informację szczegółowe dotyczące zamówienia oraz numer dokumentu pochodzący z aplikacji IdoSell POS, na podstawie którego została dokonana sprzedaż.

zarządzanie zamówieniami idosell

Po pobraniu zamówienia, automatycznie wystawi się również dokument magazynowy WZ. Dokument ten ureguluje stan magazynowy zakupionych produktów.

Do zamówień, pochodzących z aplikacji IdoSell POS, nie ma możliwości wystawienia dokumentów sprzedaży

Zmiana statusu zamówienia

W zakładce PRZYCHODY » E-COMMERCE użytkownicy mają możliwość skorzystania z funkcji zmiany statusu pobranych zamówień. Aby tego dokonać należy zaznaczyć w tabeli zamówienie i wybrać z menu opcję ZMIEŃ STATUS.

zarządzanie zamówieniami idosell

Statusy widoczne na liście odzwierciedlają statusy dostępne w panelu sklepu.

Dodawanie wpłat do zamówień

W systemie wFirma istnieje możliwość odnotowania otrzymania płatności za zamówienie. Wpłatę można dodać w zakładce  PRZYCHODY » E-COMMERCE po zaznaczeniu zamówienia i wybraniu funkcji DODAJ WPŁATĘ. Przy dodawaniu wpłaty można również wprowadzić dane dotyczące źródła płatności.

zarządzanie zamówieniami idosell

Wpłata może być dodana jedynie do zamówień, które nie zostały oznaczone w panelu sklepu jako opłacone.

Rezerwacje do zamówień

W celu monitorowania i dokładnego odzwierciedlenia stanów magazynowych danych produktów w systemie została wdrożona funkcja tworzenia rezerwacji do zamówień.

Rezerwacje tworzone są do zamówień w przypadku,gdy:

  • stan produktu z zamówienia jest niewystarczający
  • poszczególne pozycje składające się na zmówienie posiadają stan w różnych magazynach,
  • użytkownik nie posiada włączonej opcji automatycznego wystawiania dokumentów sprzedaży do pobranych zamówień,
  • status płatności wskazuje, iż zamówienie nie zostało jeszcze opłacone.

W momencie wystawienia dokumentu sprzedaży do zamówienia status rezerwacji zostaje zmieniony z OCZEKUJĄCE na ZAMKNIĘTA

Oznaczenia zamówień

Zamówienia pobrane do systemu wFirma mogą posiadać następujące oznaczenia:

 

Zarządzanie zamówieniami IdoSell - faktura elektroniczna  ikona z zielonym symbolem faktury - oznacza, że klient chce aby do zamówienia została wygenerowana faktura elektroniczna;

Zarządzanie zamówieniami IdoSell - wydruk dokumentu ikona z niebieskim symbolem faktury -oznacza, iż klient chce aby do zamówienia został dołączony wydrukowany dokument sprzedaży;

Zarządzanie zamówieniami IdoSell - ikona zółta ikona z żółtym symbolem faktury - oznacza, że klient będący osobą fizyczną zażądał wystawienia faktury. W takiej sytuacji zostanie wystawiony paragon fiskalny, natomiast ikona informuje, że należy również wystawić fakturę do paragonu;

Zarządzanie zamówieniami IdoSell - pozycje z różnych magazynów czerwony wykrzyknik - oznacza, że zamówienie posiada pozycje z różnych magazynów;

Zarządzanie zamówieniami IdoSell - nadpłata żółty wykrzyknik - zamówienie posiada nadpłatę;

Zarządzanie zamówieniami IdoSell - rezerwacja ikona pinezki - do zamówienia została wystawiona rezerwacja;

Zarządzanie zamówieniami IdoSell - ikona ołówka ikona ołówka - oznacza, że produkty w danym zamówieniu uległy zmianie i mogą się różnić względem pozycji na wystawionym dokumencie sprzedaży.

Poszczególne oznaczenia zamówień nadawane są automatycznie w zależności od wyboru jakiego dokonał klient podczas składania zamówienia w sklepie IdoSell.

Nadawanie przesyłek i pobieranie etykiet

W celu nadania przesyłki do klientów, którzy dokonali zakupów w sklepach użytkownika, należy przejść do zakładki PRZYCHODY » E-COMMERCE, zaznaczyć zamówienie i skorzystać z opcji UTWÓRZ PRZESYŁKĘ.

zarządzanie zamówieniami idosell

Po nadaniu paczki w zakładce PRZYCHODY » E-COMMERCE dla określonego zamówienia użytkownik ma możliwość pobrać etykiety nadawcze korzystając z opcji DOKUMENTY NADAWCZE » POBIERZ ETYKIETY - można je pobrać przez czas, w jakim udostępniane są one przez określonego przewoźnika. Opcji tworzenia przesyłek i pobierania etykiet można używać jako funkcji masowej dla wielu zamówień jednocześnie. 

Konfiguracje dotyczące nadawania paczek do poszczególnych przewoźników należy uprzednio wprowadzić po stronie panelu IdoSell, dzięki czemu w serwisie wFirma przesyłki będą nadawane zgodnie z tymi ustawieniami.

zarządzanie zamówieniami idosellObsługa zwrotów

W zakładce PRZYCHODY » E-COMMERCE, na liście zamówienia dla których został dodany zwrot, są oznaczone ikoną zarządzanie zamówieniami idosell - ikona strzałki.

zarządzanie zamówieniami idosell

Użytkownik ma możliwość wyświetlenia listy zwrotów dla danego zamówienia. W tym celu należy przejść do zakładki PRZYCHODY » E-COMMERCE » SZCZEGÓŁY ZAMÓWIENIA » ZWROTY.

zarządzanie zamówieniami idosell

Z tego poziomu można zmienić status danego zwrotu oraz dodać dla niego wypłatę. Dodatkowo istnieje możliwość wystawienia faktury korygującej, na podstawie której zostanie wystawiony odpowiedni dokument PZ. Dokument ten ureguluje stan magazynowy zwracanych produktów.

Aby wyświetlić szczegóły konkretnego zwrotu, należy kliknąć numer, znajdujący się w kolumnie ID ZWROTU.  W otwartym oknie pojawią się wszystkie informację, na temat zwrotu (informację o zwrocie, dane adresowe, szczegóły płatności oraz lista zwracanych produktów).

zarządzanie zamówieniami idosell