Obowiązkiem przedsiębiorcy jest poinformowanie ZUSu o wysokości składek za siebie i pracowników - służą do tego deklaracje rozliczeniowe. Kolejnym obowiązkiem jest zgłoszenie i wyrejestrowanie z ubezpieczeń na deklaracjach zgłoszeniowych. Te informacje można wysłać przez internet. W systemie wFirma.pl w sposób łatwy i szybki sposób można tworzyć takie dokumenty. Możliwa jest również wysyłka deklaracji ZUS bez posiadania podpisu kwalifikowanego.
Wysyłka deklaracji ZUS
Korzystając z serwisu wFirma.pl istnieje możliwość bezpośredniej wysyłki deklaracji do ZUS w wersji elektronicznej. Opcja ta dostępna jest w zakładce START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE / DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE. Po zaznaczeniu właściwej deklaracji podświetli się pole WYŚLIJ DO ZUS, gdzie wybrać należy WYŚLIJ DO ZUS.
Przedsiębiorcy nieposiadający podpisu kwalifikowanego - wysyłka deklaracji ZUS wymagających podpisu
Jeżeli firma nie posiada własnego podpisu elektronicznego, e-deklaracje mogą być wysyłane przy użyciu podpisów elektronicznych należących do wFirma.pl.
Aby skorzystać z tej opcji, pierwszym krokiem powinno być aktywowanie usługi E-deklaracje. Obecnie jest to możliwe dzięki wykonaniu jednorazowej weryfikacji firmy wykonując przelew w wysokości 10 PLN brutto. Dane do przelewu można znaleźć wchodząc w zakładkę USTAWIENIA » PODATKI » E-DEKLARACJE, klikając na link Dane do przelewu. Przelew należy wykonać co do zasady z konta firmowego, ważna tu jest zgodność danych podanych w systemie z tymi wprowadzonymi na koncie bankowym (w przypadku jednoosobowej działalności i spółek cywilnych będzie to imię i nazwisko, w przypadku spółek jest to nazwa spółki, lub imię i nazwisko wspólników wprowadzonych w systemie). W przypadku niezgodności danych usługa nie zostanie aktywowana.
Następnie konieczne jest zaakceptowanie warunków regulaminu, który dostępny w dolnej części okna.
W celu zlecenia deklaracji do wysyłki należy przejść do zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE / DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE, zaznaczyć odpowiednią deklarację oraz następnie w górnym menu kliknąć WYŚLIJ DO ZUS, po czym wybrać WYŚLIJ DO ZUS. W oknie, które się pojawi należy przejść do zakładki Podpis- wfirma.pl i wybrać opcję Zleć do podpisu i wysyłki.
Wysyłka deklaracji ZUS z własnym podpisem elektronicznym
Użytkownik, który posiada ważny podpis kwalifikowany może sam wysłać deklarację do ZUS. W tym celu powinien przejść do zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE / DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE, zaznaczyć odpowiednią deklarację i z górnego menu wybrać opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO ZUS.
W oknie, które się pojawi, użytkownik powinien przejść do zakładki Własny podpis. Mechanizm podpisywania deklaracji wymaga zainstalowanej i włączonej javy w przeglądarce.
W tym miejscu należy wybrać Aplet do składania deklaracji i kliknąć na przycisk Podpisz deklarację.
Status wysyłki można sprawdzać klikając na kopertę, która pojawi się przy deklaracji. Po przyjęciu deklaracji przez ZUS możliwe będzie pobranie UPO.
W celu podpisania deklaracji przy wykorzystaniu obsługiwanego podpisu kwalifikowanego zalecamy korzystanie z urządzeń z zainstalowanym systemem Windows.
Statusy wysyłki
Po wysyłce przy deklaracji pojawia się ikonka koperty, która wskazuje status przesyłki:
- zielona - deklaracja wysłana,
- czerwona - w deklaracji znajdują się błędy, deklaracja nie wysłana.
- niebieska - deklaracja zlecona do podpisu przez pracownika wFirma.pl i wysyłki.
Po naciśnięciu w ikonę koperty pojawi się okno z historią zmian wysyłki.
Po przyjęciu przesyłki przez ZUS i pojawieniu się zielonej koperty można pobrać urzędowe poświadczenie odbioru poprzez zaznaczenie deklaracji i wybór opcji POBIERZ UPO. Na deklaracji pojawi się również numer potwierdzenia wysyłki taki sam jak na UPO. Będzie on widoczny na każdej stronie deklaracji zgłoszeniowej/rozliczeniowej.
Więcej na temat UPO: Potwierdzenie elektronicznej wysyłki deklaracji - UPO.
Wysyłka deklaracji w zestawie
W momencie, w którym mamy kilka deklaracji zgłoszeniowych ZUA, ZWUA oraz ZZA warto skorzystać z opcji ich wysyłki w zestawie co pozwoli zaoszczędzić czas na wysyłce oraz podpisywaniu każdej deklaracji osobno.
Wysyłki deklaracji w zestawie można dokonać z poziomu zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE lub KADRY » DEKLARACJĘ poprzez zaznaczenie deklaracji i wybranie akcji WYŚLIJ DO ZUS » WYŚLIJ ZESTAW DO ZUS.
W nowym oknie będzie istniała możliwość nadania nazwy dla zestawu oraz poprzez przeciągnięcie kafelka z daną deklaracją ustalenie kolejności ich podpisu oraz wysyłki.
Po kliknięciu przycisku DALEJ standardowo użytkownik zostanie przeniesiony do okna z wyborem sposobu wysyłki zestawu. Po wysłaniu zestawu pojawi się ikona obok każdej deklaracji wchodzącej w skład zestawu informująca o statusie jego wysyłki. Informację na temat stanu wysyłki zestawu dostępne będą po najechaniu na ikonę oraz po kliknięciu w nią. Dodatkowo za pomocą opcji definiowania kolumn w tabeli do tabeli z deklaracjami istnieje możliwość dodania kolumny NAZWA ZESTAWU.
Po dodaniu do tabeli kolumny z nazwą zestawu będzie istniała możliwość zarządzania zestawem. Po kliknięciu w jego nazwę otworzy się dodatkowe okno zawierające widok wysłanych deklaracji oraz historię komunikacji.
Jeżeli zestaw został odrzucony, to z poziomu szczegółów zestawu będzie istniała możliwość jego ponownej wysyłki. W tym celu należy wybrać akcję WYŚLIJ ZESTAW DO ZUS.
W przypadku, w którym zestaw zostanie odrzucony dostępna będzie opcja usunięcia deklaracji z zestawu. Usunięcia deklaracji z zestawu można dokonać po zaznaczeniu wybranej deklaracji poprzez opcję USUŃ Z ZESTAWU.
Po poprawniej wysyłce zestawu deklaracji będzie można pobrać jego UPO za pomocą opcji POBIERZ UPO.
W oknie szczegółów zestawu deklaracji dostępna jest również historia komunikacji z serwerem.
Z poziomu tej zakładki są wyświetlone wszystkie informację na temat danego zestawu takie jak np.: powód odrzucenia zestawu lub data jego przyjęcia.