System wfirma.pl umożliwia dokonanie wysyłki e-deklaracji do urzędu skarbowego, o czym więcej w artykule: E-deklaracje. Po prawidłowym dostarczeniu deklaracji należy pobrać Urzędowe Potwierdzenie Odbioru, tzw. UPO.
Jak pobrać UPO dla wysłanej e-deklaracji?
W celu pobrania Urzędowego Potwierdzenia Odbioru w systemie wfirma.pl należy zaznaczyć daną deklarację na liście (np. w przypadku JPK V7 należy przejść do zakładki START » PODATKI » JEDNOLITY PLIK KONTROLNY) oraz z menu wybrać opcję POBIERZ UPO.
Po kliknięciu w akcję POBIERZ UPO zostanie pobrany katalog, w którym znajdują się:
dana deklaracja w formacie XML,
UPO w formacie XML - należy przechowywać na dysku,
wizualizacja UPO, którą zwyczajowo podpina się pod wydrukowaną deklarację.
UPO stanowi potwierdzenie, że dana deklaracja faktycznie została złożona, dlatego też zaleca się jego pobranie.
W przypadku wysyłki deklaracji zgłoszeniowych lub rozliczeniowych ZUS również możliwe jest pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru. Aby po prawidłowym przyjęciu deklaracji pobrać ten dokument należy przejść do START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE / DEKLARACJE ROZLICZENIOWE zaznaczyć deklarację i wybrać POBIERZ UPO. W przypadku deklaracji rozliczeniowych DRA możliwe jest pobranie:
- UPO uproszczonego, w którym wskazana jest wyłącznie deklaracja której dotyczy potwierdzenie.
- UPO szczegółowego, w którym są wymienione wszystkie osoby, za które zostały sporządzone raporty rozliczeniowe razem z kodami ubezpieczenia.
W przypadku wysyłki deklaracji zgłoszeniowych pojedynczo czy w zestawie na potwierdzeniu będzie zawsze informacja, którego ubezpieczonego dotyczy wysłana deklaracja.
Informacje o statusie wysyłki deklaracji e-deklaracji
Informacja o statusie wysyłki deklaracji jest przekazywana w formie symboli kopert - szarej, niebieskiej, zielonej oraz czerwonej. Symbole są widoczne przy danej deklaracji w zakładce START » PODATKI/ZUS oraz w module PODATKI I UBEZPIECZENIA w zakładce START » STRONA GŁÓWNA.
Status wysłanej z systemu deklaracji można sprawdzić poprzez skierowanie kursora myszy na symbol koperty, widoczny przy danej deklaracji w zakładce START » PODATKI/ZUS. Natomiast historia wysyłki deklaracji, gdzie ujęte są poszczególne statusy, jest dostępna po kliknięciu na symbol koperty. Statusy wysyłki deklaracji są również widoczne w zakładce USTAWIENIA » BEZPIECZEŃSTWO » WIADOMOŚCI SYSTEMOWE.
Symbole informujące o statusie wysyłki e-deklaracji
koperta szara - oznacza, że dokument został zlecony do wysyłki i niedługo zostanie przekazany do urzędu skarbowego albo ZUS, a w przypadku JPK_V7 do Ministerstwa Finansów,
koperta czerwona - oznacza, że wysyłka deklaracji lub JPK_V7 przebiegła nieprawidłowo i dokument nie został przekazany do urzędu skarbowego, ZUS lub w przypadku JPK_V7 do Ministerstwa Finansów,
koperta niebieska - informuje o zleceniu do podpisu i wysyłki deklaracji lub JPK_V7 przez pracowników wfirma.pl. Po jej podpisaniu i prawidłowym dostarczeniu do urzędu skarbowego lub ZUS, a w przypadku JPK_V7 do Ministerstwa Finansów, koperta zmienia kolor na zielony.
Kody wysyłki przy pozytywnie przyjętej deklaracji
Deklaracje PIT
Po wybraniu opcji WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO URZĘDU i wysłaniu deklaracji, wyświetli się symbol szarej koperty z informacją: Dokument został dodany do kolejki wysyłki i zostanie wkrótce wysłany do serwera MF.
Natomiast jeśli przedsiębiorca wysyła deklaracje przy użyciu podpisu elektronicznego należącego do pracowników wFirma.pl, pojawi się koperta niebieska z komunikatem: Deklaracja została zlecona do podpisania i wysyłki do urzędu skarbowego za pośrednictwem wFirma.pl. Prawidłowa wysyłka przechodzi statusy, tj.:
301 - Dokument w trakcie przetwarzania, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu,
200 - Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO.
Status wysyłki JPK V7
Po wysyłce pliku, system wyświetli szarą kopertę z informacją: Dokument został dodany do kolejki wysyłki i zostanie wkrótce wysłany do serwera MF.
Gdy użytkownik korzysta z usługi autoryzacji wysyłki JPK_V7 przy pomocy podpisu elektronicznego pracowników wfirma.pl, przy pliku wyświetli się niebieska ikona koperty z informacją: Deklaracja została zlecona do podpisania i wysyłki do urzędu skarbowego za pośrednictwem wfirma.pl. Statusy wysyłki JPK_V7 pojawiają się kolejno według kodów:
301 - Dokument został przekazany do serwera MF,
120 - Sesja została poprawnie zakończona. Dane zostały poprawnie zapisane. Trwa weryfikacja dokumentu,
303 - Dokument w trakcie weryfikacji podpisu, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu,
200 - Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie. Wygenerowano UPO.
Deklaracje ZUS
System, po wybraniu opcji WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO ZUS i wysłaniu deklaracji przy pomocy własnego podpisu elektronicznego, wyświetli symbol szarej koperty z widocznym komunikatem: Dokument został dodany do kolejki wysyłki i zostanie wkrótce wysłany do serwera EWD ZUS.
Jeśli użytkownik korzysta z podpisu elektronicznego pracowników wfirma.pl, wyświetli się koperta niebieska z komunikatem: Deklaracja została zlecona do podpisania i wysyłki do ZUS za pośrednictwem wfirma.pl.
Prawidłowo przeprowadzona przesyłka deklaracji ZUS powinna posiadać odpowiednio statusy:
301 - Przesyłka została wysłana do systemu EWD ZUS. Oczekiwanie na potwierdzenie odbioru,
200 - Przesyłka przyjęta do ZUS.
Najczęściej występujące błędy występujące przy wysyłce deklaracji
Wśród błędów, które pojawiają się najczęściej przy wysyłce deklaracji znajdują się:
402 - Brak aktualnego pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisywania deklaracji - występuje, gdy użyty do wysyłki podpis nie posiada odpowiedniego pełnomocnictwa lub upoważnienia lub upoważnienie to jest nieaktualne (UPL-1),
404 - Dokument z nieważnym certyfikatem - pojawia się, gdy upłynęła ważność podpisu kwalifikowanego, którym została podpisana przesłana deklaracja,
411 - Weryfikacja negatywna – w systemie jest już złożony dokument (zeznanie) z takim Identyfikatorem podatkowym - określa negatywną weryfikację deklaracji ze względu na powtórną wysyłkę deklaracji z tym samym identyfikatorem podatkowym,
414 - Weryfikacja negatywna - błąd danych autoryzujących - błąd jest wynikiem negatywnej weryfikacji deklaracji z powodu błędnych danych identyfikacyjnych występujących np. w nazwisku, pierwszym imieniu, numerze NIP, dacie urodzenia, czy kwocie przychodu.
