Potwierdzenie elektronicznej wysyłki deklaracji - UPO

System wfirma.pl umożliwia dokonanie wysyłki e-deklaracji do urzędu skarbowego, o czym więcej w artykule: E-deklaracje. Po prawidłowym dostarczeniu deklaracji należy pobrać Urzędowe Potwierdzenie Odbioru, tzw. UPO.

Jak pobrać UPO dla wysłanej e-deklaracji?

W celu pobrania Urzędowego Potwierdzenia Odbioru w systemie wfirma.pl należy zaznaczyć daną deklarację na liście (np. w przypadku deklaracji VAT należy przejść do zakładki BIURO » DEKLARACJE » PODATKOWE » PODATEK VAT) oraz z menu wybrać opcję POBIERZ UPO.

UPO - potwierdzenie

Pobranie UPO w systemie jest możliwe wyłącznie wówczas, gdy przesyłka deklaracji została przeprowadzona prawidłowo, co w systemie jest oznaczone symbolem zielonej koperty UPO - zielony symbol .

Po kliknięciu w akcję POBIERZ UPO zostanie pobrany katalog, w którym znajdują się:

  • dana deklaracja w formacie XML,
  • UPO w formacie XML - należy przechowywać na dysku,
  • wizualizacja UPO, którą zwyczajowo podpina się pod wydrukowaną deklarację.

UPO stanowi potwierdzenie, że dana deklaracja faktycznie została złożona, dlatego też zalecane jest jego pobranie.

Informacje o statusie wysyłki deklaracji e-deklaracji

Informacja o statusie wysyłki deklaracji jest przekazywana w formie symboli kopert - szarej, niebieskiej, zielonej oraz czerwonej. Symbole są widoczne przy danej deklaracji w zakładce BIURO » DEKLARACJE oraz w module PODATKI I UBEZPIECZENIA w zakładce BIURO » STRONA GŁÓWNA.

Status wysłanej z systemu deklaracji można sprawdzić poprzez skierowanie kursora myszy na symbol koperty, widoczny przy danej deklaracji w zakładce BIURO » DEKLARACJE. Natomiast historia wysyłki deklaracji, gdzie ujęte są poszczególne statusy, jest dostępna po kliknięciu na symbol koperty. Statusy wysyłki deklaracji są również widoczne w zakładce BIURO » WIADOMOŚCI » WIADOMOŚCI SYSTEMOWE.

Symbole informujące o statusie wysyłki e-deklaracji

  • UPO - koperta szara koperta szara - oznacza, że dokument został zlecony do wysyłki i niedługo zostanie przekazany do urzędu skarbowego albo ZUS, a w przypadku JPK_VAT do Ministerstwa Finansów, 

  • UPO - zielony symbol koperta zielona - informuje o tym, że dokument dotarł do urzędu skarbowego, ZUS lub Ministerstwa Finansów i przetwarzanie zostało zakończone poprawnie,

  • UPO - symbol czerwony koperta czerwona - oznacza, że wysyłka deklaracji lub JPK_VAT przebiegła nieprawidłowo i dokument nie został przekazany do urzędu skarbowego, ZUS lub w przypadku JPK_VAT do Ministerstwa Finansów,

  • UPO - niebieski symbol koperta niebieska - informuje o zleceniu do podpisu i wysyłki deklaracji lub JPK_VAT przez pracowników wfirma.pl. Po jej podpisaniu i prawidłowym dostarczeniu do urzędu skarbowego lub ZUS, a w przypadku JPK_VAT do Ministerstwa Finansów, koperta zmienia kolor na zielony.

Kody wysyłki przy pozytywnie przyjętej deklaracji

Deklaracje VAT oraz PIT

Po wybraniu opcji WYŚLIJ DO URZĘDU i wysłaniu deklaracji, wyświetli się symbol szarej koperty z informacją: Dokument został dodany do kolejki wysyłki i zostanie wkrótce wysłany do serwera MF.

Natomiast jeśli przedsiębiorca wysyła deklaracje przy użyciu podpisu elektronicznego należącego do pracowników wFirma.pl, pojawi się koperta niebieska z komunikatem: Deklaracja została zlecona do podpisania i wysyłki do urzędu skarbowego za pośrednictwem wFirma.pl. Prawidłowa wysyłka przechodzi statusy, tj.:

  • 301 - Dokument w trakcie przetwarzania, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu,
  • 200 - Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO.

JPK_VAT

Po wysyłce pliku, system wyświetli szarą kopertę z informacją: Dokument został dodany do kolejki wysyłki i zostanie wkrótce wysłany do serwera MF.

Gdy użytkownik korzysta z usługi autoryzacji wysyłki JPK_VAT przy pomocy podpisu elektronicznego pracowników wfirma.pl, przy pliku wyświetli się niebieska ikona koperty z informacją: Deklaracja została zlecona do podpisania i wysyłki do urzędu skarbowego za pośrednictwem wFirma.pl. Statusy wysyłki JPK_VAT pojawiają się kolejno według kodów:

  • 301 - Dokument został przekazany do serwera MF,
  • 120 - Sesja została poprawnie zakończona. Dane zostały poprawnie zapisane. Trwa weryfikacja dokumentu,
  • 303 - Dokument w trakcie weryfikacji podpisu, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu,
  • 200 - Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie. Wygenerowano UPO.

Deklaracje ZUS

System, po wybraniu opcji WYŚLIJ DO URZĘDU i wysłaniu deklaracji przy pomocy własnego podpisu elektronicznego, wyświetli symbol szarej koperty z widocznym komunikatem: Dokument został dodany do kolejki wysyłki i zostanie wkrótce wysłany do serwera EWD ZUS.

Jeśli użytkownik korzysta z podpisu elektronicznego pracowników wfirma.pl, wyświetli się koperta niebieska z komunikatem: Deklaracja została zlecona do podpisania i wysyłki do ZUS za pośrednictwem wFirma.pl.

Prawidłowo przeprowadzona przesyłka deklaracji ZUS powinna posiadać odpowiednio statusy:

  • 301 - Przesyłka została wysłana do systemu EWD ZUS. Oczekiwanie na potwierdzenie odbioru,

  • 200 - Przesyłka przyjęta do ZUS.

Dodatkowym komunikatem jest kod 302 - Dokument wstępnie przetworzony, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu,który może wystąpić między weryfikacją a zakończeniem przetwarzania.

Najczęściej występujące błędy występujące przy wysyłce deklaracji

Wśród błędów, które pojawiają się najczęściej przy wysyłce deklaracji znajdują się:

  • 402 - Brak aktualnego pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisywania deklaracji - występuje, gdy użyty do wysyłki podpis nie posiada odpowiedniego pełnomocnictwa lub upoważnienia lub upoważnienie to jest nieaktualne (UPL-1),

  • 404 - Dokument z nieważnym certyfikatem - pojawia się, gdy upłynęła ważność podpisu kwalifikowanego, którym została podpisana przesłana deklaracja,

  • 411 - Weryfikacja negatywna – w systemie jest już złożony dokument (zeznanie) z takim Identyfikatorem podatkowym - określa negatywną weryfikację deklaracji ze względu na powtórną wysyłkę deklaracji z tym samym identyfikatorem podatkowym,

  • 414 - Weryfikacja negatywna - błąd danych autoryzujących - błąd jest wynikiem negatywnej weryfikacji deklaracji z powodu błędnych danych identyfikacyjnych występujących np. w nazwisku, pierwszym imieniu, numerze NIP, dacie urodzenia, czy kwocie przychodu.