System wFirma.pl jako jeden z nielicznych na rynku systemów chmurowych od wielu lat jest zintegrowany z ZUS. Dzięki temu, możliwa jest wysyłka deklaracji bezpośrednio z systemu wFirma do ZUS, bez konieczności korzystania z dodatkowych programów takich jak Płatnik ZUS czy PUE ZUS.
System wFirma minimum raz na kwartał (lub częściej) przechodzi badania poprawności integracji z ZUS i na tej podstawie otrzymujemy akredytacje dotyczącą integracji.
Można to sprawdzić na stronie ZUS: https://bip.zus.pl/inne/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego/dokumenty-ubezpieczeniowe
W ostatnim czasie ZUS wprowadził dodatkowe, zaostrzone walidacje podczas wysyłki deklaracji. Odrzucane są deklaracje, w których dane nie pokrywają się z danymi, które znajdują się w bazie ZUS, na podstawie wcześniej przekazywanych deklaracji.
Należy podkreślić, że nie są to błędy, spowodowane nieprawidłowym działaniem systemu wFirma.pl, a jest to efekt weryfikacji (porównania) danych, które znajdują się w bazie ZUS. Dane na deklaracjach wysyłanych z systemu muszą być spójne z tymi, które posiada ZUS na swoich serwerach. Dotychczas ZUS nie wymagał takiej weryfikacji przyjmując wysłane deklaracje, a w przypadku błędów kontaktował się z płatnikiem we własnym zakresie.
System wFirma ani żaden inny system na rynku, nie ma dostępu do bazy danych płatnika na etapie weryfikacji deklaracji, dlatego informacja o błędach pojawia się już po samej wysyłce deklaracji do ZUS.
W jakim celu zostały wprowadzone dodatkowe walidacje?
Nowe sposoby weryfikacji deklaracji przez ZUS dokumentów rozliczeniowych i zgłoszeniowych pozwalają już na etapie wysyłki sprawdzenie czy dana deklaracja zawiera błędy czy też nie. Umożliwia to pełną weryfikację dokumentów, skraca się też czas, w którym udostępniamy Państwu informacje o wyniku przetworzenia w naszym systemie złożonych dokumentów. Ponadto zminimalizuje to sytuacje, w których ZUS po określonym czasie wysyła pismo z informacją o błędach i konieczności dokonywania korekty.
Najczęstsze błędy występujące podczas wysyłki DRA
Jak zostało wspomniane wyżej, system wFirma.pl nie ma dostępu do bazy Płatnik. Podczas generowania deklaracji komunikaty o błędach pojawiają się dopiero po ich wysłaniu do ZUS. Poniżej przedstawiamy najczęściej występujące błędy oraz prawdopodobne przyczyny ich występowania.
Suma miesięcznych należnych składek
Błąd ten informuje, że parametr w deklaracji DRA/ raporcie RCA Suma należnych składek zdrowotnych wynikających ze złożonych DRA rok nie jest zgodny z danymi na temat wysokości składek zdrowotnych jakie ma ZUS.
Różnice w składkach zdrowotnych mogą wystąpić gdy:
nie został zastosowany jednomiesięczny okres rozliczeniowy,
w generatorze rocznej składki zdrowotnej wprowadzono samodzielnie Sumę składek zdrowotnych,
w systemie wygenerowano deklaracje lub korekty, ale nie przekazano ich do ZUS (nie wysłano ich do ZUS).
W tej sytuacji poprawną kwotę sumy składek należy ustalić kontaktując się z ZUS lub samodzielnie przeanalizować deklaracje DRA jakie posiada ZUS.
Po ustaleniu poprawnej wysokość sumy składek przy modyfikowaniu DRA (zaznaczenie deklaracji MODYFIKUJ), W oknie dotyczącym rocznego rozliczenia składki zdrowotnej gdzie po wybraniu formy opodatkowania i wpisania ilości miesięcy będzie dostępna zakładka ZAAWANSOWANE należy odznaczyć AUTOMATYCZNE ROZLICZENIE rozwinąć strzałką parametry i wpisać prawidłowa kwotę sumy składek zdrowotnych. Zmiany te zapisać.
Pomoc na temat zmian w rozliczeniu składki zdrowotnej: https://pomoc.wfirma.pl/-roczne-rozliczenie-skladki-zdrowotnej#12-Zakladka-ZAAWANSOWANE
Błędnie wypełniona Roczna podstawa wymiaru składki
Komunikat ''Błędnie wypełniona Roczna podstawa wymiaru składki'' najczęściej występuje w przypadku wypełnienia błędnej ilości miesięcy, w oknie dotyczącym rocznej zdrowotnej.
Przy modyfikowaniu DRA (zaznaczenie deklaracji MODYFIKUJ), W oknie dotyczącym rocznego rozliczenia składki zdrowotnej należy uzupełnić ilość miesięcy podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu. Oznacza to, że w polu tym nie należy uwzględniać pełnych miesięcy zawieszenia lub miesięcy w ramach których na mocy odrębnych przepisów podatnik był zwolniony z opłacania składki zdrowotnej.
Więcej na temat rozliczenia składki zdrowotnej : https://pomoc.wfirma.pl/-roczne-rozliczenie-skladki-zdrowotnej
Dokument ma niepotwierdzone dane ubezpieczonego w ZUS
Taki komunikat oznacza, że dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej (przedsiębiorcy lub pracownika) różnią się od tych, które widnieją w bazie ZUS. Przyczyn może być kilka:
dane wprowadzone w systemie wfirma nie są identyczne jak te podane w CEIDG-1 (dotyczy danych przedsiębiorcy) - warto sprawdzić nawet takie kwestie jak kropki, myślniki, spacje, wielkość liter w nazwie firmy). Częstym błędem jest to, że w systemie wfirma nie został podany nr dowodu osobistego, a w CEIDG-1 tak. W tym przypadku należy uzupełnić ten numer w ustawieniach systemu: USTAWIENIA»DANE PODSTAWOWE»FORMA DZIAŁALNOŚCI I WŁAŚCICIELE i uzupełnić dane
dane pracownika nie zostały przetworzone w ZUS - jeśli pracownik został zgłoszony do ZUS, a dane nie zostały jeszcze przetworzone w bazie ZUS,
pracownik zmienił np. nazwisko a dane te nie zostały zaktualizowane w systemie wFirma.
W sytuacji, kiedy Użytkownik nie może ustalić gdzie tkwi błąd, warto wyeksportować deklarację ZUS DRA do programu Płatnik, gdzie wskazana będzie dokładna osoba, której dane należy zaktualizować lub pobrać aktualizację danych z systemu ZUS.
Błędnie wypełnione podstawy lub kod tytułu ubezpieczenia
Komunikat wskazuje że w systemie błędnie wprowadzone dane na temat ubezpieczeń do jakich został zgłoszony przedsiębiorca. Najczęściej błąd pojawia się gdy na deklaracje DRA wykazano podstawę i składkę na ubezpieczenie chorobowe, natomiast ZUS posiada informacje że dana osoba nie jest głoszona do tego ubezpieczenia. Na PUE można zweryfikować na te dane na profilu UBEZPIECZONY » UBEZPIECZNIE I PŁATNICY zaznaczenie obowiązującego kodu SCZCZEGÓŁY otworzy się okno Dane ubezpieczenia, gdzie są informacje na temat ubezpieczeń do jakich jest się zgłoszonym.
W zakładce USTAWIENIA » PODATKI » ZUS » OGÓLNE wprowadza się dane dotyczące ubezpieczeń. Jeśli dana osoba nie jest zgłoszona do dobrowolnego ubezpieczenie chorobowego należy wprowadzić tu taka informacje. Zmiany zapisać i zmodyfikować deklaracje. Polecam: https://pomoc.wfirma.pl/-zus
Podany Identyfikator nie jest zgodny ze wskazanym Typem identyfikatora
Błąd ten wskazuje na błędnie wprowadzony PESEL pracownika lub innej osoby ubezpieczonej wykazanej w deklaracji ZUS DRA.
W takiej sytuacji należy zweryfikować poprawność wprowadzonych danych.
Dokument o podanym lub wyższym identyfikatorze został już przekazany do ZUS
Oznacza to, że deklaracja o wskazanym identyfikatorze lub wyższym została już przekazana do ZUS stąd nie ma możliwości aby przekazać ją po raz kolejny. Informacje na ten temat warto zweryfikować na PUE lub w Płatniku, gdzie są widoczne wszystkie deklaracje.
Brak kompletu rozliczeniowego z ZUS za podany okres
Komunikat ''Brak kompletu rozliczeniowego z ZUS za podany okres'' sugeruje że wysyła się korekty deklaracji a nie przesłano deklaracji wcześniejszej. Przykładowo jeżeli w systemie dodano korekty 02, 03.Należy je usunąć zaznaczenie korekty MODYFIKUJ » USUŃ. Do ZUS należy wysłać deklaracje 01, a dopiero po jej przyjęciu i zatwierdzeniu przez ZUS wysyła się korekty. Korekty zostaną odrzucone przez ZUS (czerwona koperta) jeżeli ZUS nie ma deklaracji pierwotnej.
Dla ubezpieczonego brak zgłoszenia z podanym kodem tytułu
Może pojawić się on m.in. w sytuacjach, gdy:
- za ubezpieczonego sporządzono imienny raport miesięczny z kodem tytułu ubezpieczenia, z którym dana osoba nie została zgłoszona do ubezpieczeń
- za ubezpieczonego sporządzono imienny raport miesięczny z innym kodem tytułu ubezpieczenia niż kod, z którym zgłoszono go do ubezpieczeń; np. występuje różnica w kodzie tytułu ubezpieczenia na piątym bądź szóstym znaku;
- za ubezpieczonego sporządzono imienny raport miesięczny z kodem tytułu ubezpieczenia, z którym już go wyrejestrowano.
Należy przeanalizować kartotek ubezpieczonych i zweryfikować gdzie występują rozbieżności. Jeśli występują one w zgłoszeniach konieczna będzie korekta zgłoszenia. O czym więcej https://pomoc.wfirma.pl/-generowanie-deklaracji-zgloszeniowych-zus-dla-przedsiebiorcy-osoby-wspolpracujacej-i-pracownika
Jeśli natomiast rozbieżność będzie znajdowała się w umowie, a pracownik/zleceniobiorca został zgłoszony z odpowiednim kodem to będzie to wymagało modyfikacji umowy i wprowadzenie odpowiedniego i prawidłowego kodu, następnie po przeliczeniu listy płac lub rachunku konieczna będzie modyfikacja deklaracji DRA i ponowne jej wysłanie do ZUS.
W danych z ZUS brak dokumentów rozliczeniowych ZUS DRA cz. II, ZUS RCA cz. II
Zgodnie z informacjami z ZUS jeżeli przygotowuje się wyłącznie roczne rozliczenie składki zdrowotnej (bez miesięcznych składek) wówczas nie stosuje się kodu 05 90, powinien być zastosowany kod 05 10. W tej sytuacji w zakładce USTAWIENIA»PODATKI»ZUS»OGÓLNE należy wybrać DUŻY ZUS kod 05 10. Zmiany zapisujemy. Następnie należy zmodyfikować deklaracje DRA i ponownie ją wysłać.
Stopa procentowa składki wypadkowej jest niezgodna z danymi w ZUS
Komunikat wskazuje że w systemie wprowadzono inną stawkę wypadkową niż tą jaką ustalił ZUS. W tej sytuacji w zakładce USTAWIENIA»PODATKI»ZUS»OGÓLNE przy opcje WYPADKOWE należy ustawić INDYWIDUALNE i wprowadzić stawkę jaka faktycznie obowiązuje. Zmiany zapisujemy. Po zmianie składki wypadkowej w systemie należy przeliczyć również listy płac/rachunki (z datą wypłaty w jakiej obowiązywać nowa stawka) KADRY»LISTY PŁAC»ZBIORCZE»zaznaczenie list na których składka wypadkowa jest wyliczona błędnie MODYFIKUJ. Po modyfikacji listy płac należy sporządzić korekty lub zmodyfikować deklaracje DRA i wysłać ją ponownie.
Błędny numer dowodu osobistego
Jeśli komunikat błędu dotyczy dowodu osobistego oznacza to że ZUS ma inne dane niż te występujące na deklaracji DRA np.:
ZUS nie ma tego numeru w swojej bazie,
w systemie w numerze dowodu wprowadzono małe litery natomiast w ZUS są zastosowane duże.
W tej sytuacji należy zweryfikować jakie dane dotyczące dowodu osobistego są w ZUS. Zmiany należy wprowadzić w USTAWIENIA » DANE PODSTAWOWE » RODZAJ FIRMY I WŁAŚCICIELE, a następnie zmodyfikować deklaracje i ponownie ją wysłać.
Dokument ma niepotwierdzone dane płatnika w ZUS
Taki komunikat wskazuje, że najprawdopodobniej nie zgłoszono firmy jako płatnika składek. Służy do tego dokument ZUS ZPA lub ZFA w zależności od formy prawnej firmy.
W systemie jest możliwe jego przygotowanie i wysłanie o czym więcej w artykule pomocy: Deklaracje zgłoszeniowe ZUS.
Komunikat przy przyjętej deklaracji - przesyłka przyjęta do kontroli
W przypadku wysyłania korekt w większości przypadku pojawi się komunikat, że deklaracja została skierowana do kontroli. Oznacza on że deklaracja ta została przyjęta przez ZUS ale będzie weryfikowana przez pracowników ZUS-u ponieważ dane w niej zawarte są inne niż w deklaracji pierwotnej.
