System wFirma.pl jako jeden z nielicznych na rynku systemów chmurowych od wielu lat jest zintegrowany z ZUS. Dzięki temu, możliwa jest wysyłka deklaracji bezpośrednio z systemu wFirma do ZUS, bez konieczności korzystania z dodatkowych programów takich jak Płatnik ZUS czy PUE ZUS.
System wFirma minimum raz na kwartał (lub częściej) przechodzi badania poprawności integracji z ZUS i na tej podstawie otrzymujemy akredytacje dotyczącą integracji.
Można to sprawdzić na stronie ZUS: https://bip.zus.pl/inne/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego/dokumenty-ubezpieczeniowe
W ostatnim czasie ZUS wprowadził dodatkowe, zaostrzone walidacje podczas wysyłki deklaracji. Odrzucane są deklaracje, w których dane nie pokrywają się z danymi, które znajdują się w bazie ZUS, na podstawie wcześniej przekazywanych deklaracji.
Należy podkreślić, że nie są to błędy, spowodowane nieprawidłowym działaniem systemu wFirma.pl, a jest to efekt weryfikacji (porównania) danych, które znajdują się w bazie ZUS. Dane na deklaracjach wysyłanych z systemu muszą być spójne z tymi, które posiada ZUS na swoich serwerach. Dotychczas ZUS nie wymagał takiej weryfikacji przyjmując wysłane deklaracje, a w przypadku błędów kontaktował się z płatnikiem we własnym zakresie.
System wFirma ani żaden inny system na rynku, nie ma dostępu do bazy danych płatnika na etapie weryfikacji deklaracji, dlatego informacja o błędach pojawia się już po samej wysyłce deklaracji do ZUS.
W jakim celu zostały wprowadzone dodatkowe walidacje?
Nowe sposoby weryfikacji deklaracji przez ZUS dokumentów rozliczeniowych i zgłoszeniowych pozwalają już na etapie wysyłki sprawdzenie czy dana deklaracja zawiera błędy czy też nie. Umożliwia to pełną weryfikację dokumentów, skraca się też czas, w którym udostępniamy Państwu informacje o wyniku przetworzenia w naszym systemie złożonych dokumentów. Ponadto zminimalizuje to sytuacje, w których ZUS po określonym czasie wysyła pismo z informacją o błędach i konieczności dokonywania korekty.
Najczęstsze błędy występujące podczas wysyłki DRA
Jak zostało wspomniane wyżej, system wFirma.pl nie ma dostępu do bazy Płatnik. Podczas generowania deklaracji komunikaty o błędach pojawiają się dopiero po ich wysłaniu do ZUS. Poniżej przedstawiamy najczęściej występujące błędy oraz prawdopodobne przyczyny ich występowania.
Suma składek zdrowotnej
Błąd ten informuje, że parametr w deklaracji DRA/ raporcie RCA Suma należnych składek zdrowotnych wynikających ze złożonych DRA za 2022 rok nie jest zgodny z danymi na temat wysokości składek zdrowotnych jakie ma ZUS.
Różnice w składkach zdrowotnych mogą wystąpić gdy:
nie został zastosowany jednomiesięczny okres rozliczeniowy,
w generatorze rocznej składki zdrowotnej wprowadzono samodzielnie Sumę składek zdrowotnych,
w systemie wygenerowano deklaracje lub korekty, ale nie przekazano ich do ZUS (nie wysłano ich do ZUS).
W tej sytuacji poprawną kwotę sumy składek należy ustalić kontaktując się z ZUS lub samodzielnie przeanalizować deklaracje DRA jakie posiada ZUS.
Po ustaleniu poprawnej wysokość sumy składek przy modyfikowaniu DRA (zaznaczenie deklaracji MODYFIKUJ), W oknie dotyczącym rocznego rozliczenia składki zdrowotnej gdzie po wybraniu formy opodatkowania i wpisania ilości miesięcy będzie dostępna zakładka ZAAWANSOWANE należy odznaczyć AUTOMATYCZNE ROZLICZENIE rozwinąć strzałką parametry i wpisać prawidłowa kwotę sumy składek zdrowotnych. Zmiany te zapisać.
Pomoc na temat zmian w rozliczeniu składki zdrowotnej: https://pomoc.wfirma.pl/-roczne-rozliczenie-skladki-zdrowotnej#12-Zakladka-ZAAWANSOWANE
Dokument ma niepotwierdzone dane ubezpieczonego w ZUS
Taki komunikat oznacza, że dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej (przedsiębiorcy lub pracownika) różnią się od tych, które widnieją w bazie ZUS. Przyczyn może być kilka:
dane wprowadzone w systemie wfirma nie są identyczne jak te podane w CEIDG-1 (dotyczy danych przedsiębiorcy) - warto sprawdzić nawet takie kwestie jak kropki, myślniki, spacje, wielkość liter w nazwie firmy). Częstym błędem jest to, że w systemie wfirma nie został podany nr dowodu osobistego, a w CEIDG-1 tak. W tym przypadku należy uzupełnić ten numer w ustawieniach systemu: USTAWIENIA»DANE PODSTAWOWE»FORMA DZIAŁALNOŚCI I WŁAŚCICIELE i uzupełnić dane
dane pracownika nie zostały przetworzone w ZUS - jeśli pracownik został zgłoszony do ZUS, a dane nie zostały jeszcze przetworzone w bazie ZUS,
pracownik zmienił np. nazwisko a dane te nie zostały zaktualizowane w systemie wFirma.
W sytuacji, kiedy Użytkownik nie może ustalić gdzie tkwi błąd, warto wyeksportować deklarację ZUS DRA do programu Płatnik, gdzie wskazana będzie dokładna osoba, której dane należy zaktualizować lub pobrać aktualizację danych z systemu ZUS.
Błędnie wypełnione podstawy lub kod tytułu ubezpieczenia
Komunikat wskazuje że w systemie błędnie wprowadzone dane na temat ubezpieczeń do jakich został zgłoszony przedsiębiorca. Najczęściej błąd pojawia się gdy na deklaracje DRA wykazano podstawę i składkę na ubezpieczenie chorobowe, natomiast ZUS posiada informacje że dana osoba nie jest głoszona do tego ubezpieczenia. Na PUE można zweryfikować na te dane na profilu UBEZPIECZONY » UBEZPIECZNIE I PŁATNICY zaznaczenie obowiązującego kodu SCZCZEGÓŁY otworzy się okno Dane ubezpieczenia, gdzie są informacje na temat ubezpieczeń do jakich jest się zgłoszonym.
W zakładce USTAWIENIA » PODATKI » ZUS » OGÓLNE wprowadza się dane dotyczące ubezpieczeń. Jeśli dana osoba nie jest zgłoszona do dobrowolnego ubezpieczenie chorobowego należy wprowadzić tu taka informacje. Zmiany zapisać i zmodyfikować deklaracje. Polecam: https://pomoc.wfirma.pl/-zus
Podany Identyfikator nie jest zgodny ze wskazanym Typem identyfikatora
Błąd ten wskazuje na błędnie wprowadzony PESEL pracownika lub innej osoby ubezpieczonej wykazanej w deklaracji ZUS DRA.
W takiej sytuacji należy zweryfikować poprawność wprowadzonych danych.
Dokument o podanym lub wyższym identyfikatorze został już przekazany do ZUS
Oznacza to, że deklaracja pierwotna za dany miesiąc (z numerem 01) nie została przekazana do ZUS lub została przekazana ale jeszcze nie została przetworzona. Może to również oznaczać, że deklaracja o wskazanym identyfikatorze została już przekazana do ZUS stąd nie ma możliwości aby przekazać ją po raz kolejny. Informacje na ten temat warto zweryfikować w systemie Płatnik, gdzie są widoczne wszystkie deklaracje Płatnika.
Dla ubezpieczonego brak zgłoszenia z podanym kodem tytułu
Może pojawić się on m.in. w sytuacjach, gdy:
- za ubezpieczonego sporządzono imienny raport miesięczny z kodem tytułu ubezpieczenia, z którym dana osoba nie została zgłoszona do ubezpieczeń
- za ubezpieczonego sporządzono imienny raport miesięczny z innym kodem tytułu ubezpieczenia niż kod, z którym zgłoszono go do ubezpieczeń; np. występuje różnica w kodzie tytułu ubezpieczenia na piątym bądź szóstym znaku;
- za ubezpieczonego sporządzono imienny raport miesięczny z kodem tytułu ubezpieczenia, z którym już go wyrejestrowano.
Należy przeanalizować kartotek ubezpieczonych i zweryfikować gdzie występują rozbieżności. Jeśli występują one w zgłoszeniach konieczna będzie korekta zgłoszenia. O czym więcej https://pomoc.wfirma.pl/-generowanie-deklaracji-zgloszeniowych-zus-dla-przedsiebiorcy-osoby-wspolpracujacej-i-pracownika
Jeśli natomiast rozbieżność będzie znajdowała się w umowie, a pracownik/zleceniobiorca został zgłoszony z odpowiednim kodem to będzie to wymagało modyfikacji umowy i wprowadzenie odpowiedniego i prawidłowego kodu, następnie po przeliczeniu listy płac lub rachunku konieczna będzie modyfikacja deklaracji DRA i ponowne jej wysłanie do ZUS.
W danych z ZUS brak dokumentów rozliczeniowych ZUS DRA cz. II, ZUS RCA cz. II
Zgodnie z informacjami z ZUS jeżeli przygotowuje się wyłącznie roczne rozliczenie składki zdrowotnej (bez miesięcznych składek) wówczas nie stosuje się kodu 05 90, powinien być zastosowany kod 05 10. W tej sytuacji w zakładce USTAWIENIA»PODATKI»ZUS»OGÓLNE należy wybrać DUŻY ZUS kod 05 10. Zmiany zapisujemy. Następnie należy zmodyfikować deklaracje DRA i ponownie ją wysłać.
Stopa procentowa składki wypadkowej jest niezgodna z danymi w ZUS
Komunikat wskazuje że w systemie wprowadzono inną stawkę wypadkową niż tą jaką ustalił ZUS. W tej sytuacji w zakładce USTAWIENIA»PODATKI»ZUS»OGÓLNE przy opcje WYPADKOWE należy ustawić INDYWIDUALNE i wprowadzić stawkę jaka faktycznie obowiązuje. Zmiany zapisujemy. Po zmianie składki wypadkowej w systemie należy przeliczyć również listy płac/rachunki (z datą wypłaty w jakiej obowiązywać nowa stawka) KADRY»LISTY PŁAC»ZBIORCZE»zaznaczenie list na których składka wypadkowa jest wyliczona błędnie MODYFIKUJ. Po modyfikacji listy płac należy sporządzić korekty lub zmodyfikować deklaracje DRA i wysłać ją ponownie.
Błędny numer dowodu osobistego
Jeśli komunikat błędu dotyczy dowodu osobistego oznacza to że ZUS ma inne dane niż te występujące na deklaracji DRA np.:
ZUS nie ma tego numeru w swojej bazie,
w systemie w numerze dowodu wprowadzono małe litery natomiast w ZUS są zastosowane duże.
W tej sytuacji należy zweryfikować jakie dane dotyczące dowodu osobistego są w ZUS. Zmiany należy wprowadzić w USTAWIENIA » DANE PODSTAWOWE » RODZAJ FIRMY I WŁAŚCICIELE, a następnie zmodyfikować deklaracje i ponownie ją wysłać.
Dokument ma niepotwierdzone dane płatnika w ZUS
Taki komunikat wskazuje, że najprawdopodobniej nie zgłoszono firmy jako płatnika składek. Służy do tego dokument ZUS ZPA lub ZFA w zależności od formy prawnej firmy.
W systemie jest możliwe jego przygotowanie i wysłanie o czym więcej w artykule pomocy: Deklaracje zgłoszeniowe ZUS.
Komunikat przy przyjętej deklaracji - przesyłka przyjęta do kontroli
W przypadku wysyłania korekt w większości przypadku pojawi się komunikat, że deklaracja została skierowana do kontroli. Oznacza on że deklaracja ta została przyjęta przez ZUS ale będzie weryfikowana przez pracowników ZUS-u ponieważ dane w niej zawarte są inne niż w deklaracji pierwotnej.
