0 0
dni
0 0
godz
0 0
min
0 0
sek

Komunikaty o błędach w deklaracji ZUS DRA

  • zus dra

Wielkość tekstu:

System wFirma.pl jako jeden z nielicznych na rynku systemów chmurowych od wielu lat jest zintegrowany z ZUS. Dzięki temu, możliwa jest wysyłka deklaracji bezpośrednio z systemu wFirma do ZUS, bez konieczności korzystania z dodatkowych programów takich jak Płatnik ZUS czy PUE ZUS.

System wFirma minimum raz na kwartał (lub częściej) przechodzi badania poprawności integracji z ZUS i na tej podstawie otrzymujemy akredytacje dotyczącą integracji.

Można to sprawdzić na stronie ZUS: https://bip.zus.pl/inne/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego/dokumenty-ubezpieczeniowe

W ostatnim czasie ZUS wprowadził dodatkowe, zaostrzone walidacje podczas wysyłki deklaracji. Odrzucane są deklaracje, w których dane nie pokrywają się z danymi, które znajdują się w bazie ZUS, na podstawie wcześniej przekazywanych deklaracji.

Należy podkreślić, że nie są to błędy, spowodowane nieprawidłowym działaniem systemu wFirma.pl, a jest to efekt weryfikacji (porównania) danych, które znajdują się w bazie ZUS. Dane na deklaracjach wysyłanych z systemu muszą być spójne z tymi, które posiada ZUS na swoich serwerach. Dotychczas ZUS nie wymagał takiej weryfikacji przyjmując wysłane deklaracje, a w przypadku błędów kontaktował się z płatnikiem we własnym zakresie.

System wFirma ani żaden inny system na rynku, nie ma dostępu do bazy danych płatnika na etapie weryfikacji deklaracji, dlatego informacja o błędach pojawia się już po samej wysyłce deklaracji do ZUS.

W jakim celu zostały wprowadzone dodatkowe walidacje?

Nowe sposoby weryfikacji deklaracji przez ZUS dokumentów rozliczeniowych i zgłoszeniowych pozwalają już na etapie wysyłki sprawdzenie czy dana deklaracja zawiera błędy czy też nie. Umożliwia to pełną weryfikację  dokumentów, skraca się też czas, w którym udostępniamy Państwu informacje o wyniku przetworzenia w naszym systemie złożonych dokumentów. Ponadto zminimalizuje to sytuacje, w których ZUS po określonym czasie wysyła pismo z informacją o błędach i konieczności dokonywania korekty.

Najczęstsze błędy występujące podczas wysyłki DRA 

Jak zostało wspomniane wyżej, system wFirma.pl nie ma dostępu do bazy Płatnik. Podczas generowania deklaracji komunikaty o błędach pojawiają się dopiero po ich wysłaniu do ZUS. Poniżej przedstawiamy najczęściej występujące błędy oraz prawdopodobne przyczyny ich występowania.

Suma miesięcznych należnych składek

Błąd ten informuje, że parametr w deklaracji DRA/ raporcie RCA Suma należnych składek zdrowotnych wynikających ze złożonych DRA rok nie jest zgodny z danymi na temat wysokości składek zdrowotnych jakie ma ZUS.

Różnice w składkach zdrowotnych mogą wystąpić gdy:

  • nie został zastosowany jednomiesięczny okres rozliczeniowy,

  • w generatorze rocznej składki zdrowotnej wprowadzono samodzielnie Sumę składek zdrowotnych,

  • w systemie wygenerowano deklaracje lub korekty, ale nie przekazano ich do ZUS (nie wysłano ich do ZUS).

W tej sytuacji poprawną kwotę sumy składek należy ustalić kontaktując się z ZUS lub samodzielnie przeanalizować deklaracje DRA jakie posiada ZUS.

Po ustaleniu poprawnej wysokość sumy składek przy modyfikowaniu DRA (zaznaczenie deklaracji MODYFIKUJ), W oknie dotyczącym rocznego rozliczenia składki zdrowotnej gdzie po wybraniu formy opodatkowania i wpisania ilości miesięcy będzie dostępna zakładka ZAAWANSOWANE należy odznaczyć AUTOMATYCZNE ROZLICZENIE rozwinąć strzałką parametry i wpisać prawidłowa kwotę sumy składek zdrowotnych. Zmiany te zapisać.

Pomoc na temat zmian w rozliczeniu składki zdrowotnej: https://pomoc.wfirma.pl/-roczne-rozliczenie-skladki-zdrowotnej#12-Zakladka-ZAAWANSOWANE

 Komunikaty o błędach w deklaracji ZUS DRA

Błędnie wypełniona Roczna podstawa wymiaru składki

Komunikat ''Błędnie wypełniona Roczna podstawa wymiaru składki'' najczęściej występuje w przypadku wypełnienia błędnej ilości miesięcy, w oknie dotyczącym rocznej zdrowotnej. 

Przy modyfikowaniu DRA (zaznaczenie deklaracji MODYFIKUJ), W oknie dotyczącym rocznego rozliczenia składki zdrowotnej należy uzupełnić ilość miesięcy podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu. Oznacza to, że w polu tym nie należy uwzględniać pełnych miesięcy zawieszenia lub miesięcy w ramach których na mocy odrębnych przepisów podatnik był zwolniony z opłacania składki zdrowotnej.

Więcej na temat rozliczenia składki zdrowotnej : https://pomoc.wfirma.pl/-roczne-rozliczenie-skladki-zdrowotnej

Dokument ma niepotwierdzone dane ubezpieczonego w ZUS

Taki komunikat oznacza, że dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej (przedsiębiorcy lub pracownika) różnią się od tych, które widnieją w bazie ZUS. Przyczyn może być kilka:

  • dane wprowadzone w systemie wfirma nie są identyczne jak te podane w CEIDG-1 (dotyczy danych przedsiębiorcy) - warto sprawdzić nawet takie kwestie jak kropki, myślniki, spacje, wielkość liter w nazwie firmy). Częstym błędem jest to, że w systemie wfirma nie został podany nr dowodu osobistego, a w CEIDG-1 tak. W tym przypadku należy uzupełnić ten numer w ustawieniach systemu: USTAWIENIA»DANE PODSTAWOWE»FORMA DZIAŁALNOŚCI I WŁAŚCICIELE i uzupełnić dane

  • dane pracownika nie zostały przetworzone w ZUS - jeśli pracownik został zgłoszony do ZUS, a dane nie zostały jeszcze przetworzone w bazie ZUS,

  • pracownik zmienił np. nazwisko a dane te nie zostały zaktualizowane w systemie wFirma.

W sytuacji, kiedy Użytkownik nie może ustalić gdzie tkwi błąd, warto wyeksportować deklarację ZUS DRA  do programu Płatnik, gdzie wskazana będzie dokładna osoba, której dane należy zaktualizować lub pobrać aktualizację danych z systemu ZUS.

Błędnie wypełnione podstawy lub kod tytułu ubezpieczenia

Komunikat wskazuje że w systemie błędnie wprowadzone dane na temat ubezpieczeń do jakich został zgłoszony przedsiębiorca. Najczęściej błąd pojawia się gdy na deklaracje DRA wykazano podstawę i składkę na ubezpieczenie chorobowe, natomiast ZUS posiada informacje że dana osoba nie jest głoszona do tego ubezpieczenia. Na PUE można zweryfikować na te dane na profilu UBEZPIECZONY  » UBEZPIECZNIE I PŁATNICY zaznaczenie obowiązującego kodu SCZCZEGÓŁY otworzy się okno Dane ubezpieczenia, gdzie są informacje na temat ubezpieczeń do jakich jest się zgłoszonym.

W zakładce USTAWIENIA » PODATKI » ZUS » OGÓLNE wprowadza się dane dotyczące ubezpieczeń. Jeśli dana osoba nie jest zgłoszona do dobrowolnego ubezpieczenie chorobowego należy wprowadzić tu taka informacje. Zmiany zapisać i zmodyfikować deklaracje. Polecam: https://pomoc.wfirma.pl/-zus

Podany Identyfikator nie jest zgodny ze wskazanym Typem identyfikatora

Błąd ten wskazuje na błędnie wprowadzony PESEL pracownika lub innej osoby ubezpieczonej wykazanej w deklaracji ZUS DRA.

W takiej sytuacji należy zweryfikować poprawność wprowadzonych danych. 

 Dokument o podanym lub wyższym identyfikatorze został już przekazany do ZUS

Oznacza to, że deklaracja o wskazanym identyfikatorze lub wyższym została już przekazana do ZUS stąd nie ma możliwości aby przekazać ją po raz kolejny. Informacje na ten temat warto zweryfikować na PUE lub w Płatniku, gdzie są widoczne wszystkie deklaracje..

Dla ubezpieczonego brak zgłoszenia z podanym kodem tytułu

Może pojawić się on m.in. w sytuacjach, gdy:

  • za ubezpieczonego sporządzono imienny raport miesięczny z kodem tytułu ubezpieczenia, z którym dana osoba nie została zgłoszona do ubezpieczeń
  • za ubezpieczonego sporządzono imienny raport miesięczny z innym kodem tytułu ubezpieczenia niż kod, z którym zgłoszono go do ubezpieczeń; np. występuje różnica w kodzie tytułu ubezpieczenia na piątym bądź szóstym znaku; 
  • za ubezpieczonego sporządzono imienny raport miesięczny z kodem tytułu ubezpieczenia, z którym już go wyrejestrowano.

Należy przeanalizować kartotek ubezpieczonych i zweryfikować gdzie występują rozbieżności. Jeśli występują one w zgłoszeniach konieczna będzie korekta zgłoszenia. O czym więcej https://pomoc.wfirma.pl/-generowanie-deklaracji-zgloszeniowych-zus-dla-przedsiebiorcy-osoby-wspolpracujacej-i-pracownika

Jeśli natomiast rozbieżność będzie znajdowała się w umowie, a pracownik/zleceniobiorca został zgłoszony z odpowiednim kodem to będzie to wymagało modyfikacji umowy i wprowadzenie odpowiedniego i prawidłowego kodu, następnie po przeliczeniu listy płac lub rachunku konieczna będzie modyfikacja deklaracji DRA i ponowne jej wysłanie do ZUS. 

W danych z ZUS brak dokumentów rozliczeniowych  ZUS DRA cz. II, ZUS RCA cz. II 

Zgodnie z informacjami z ZUS jeżeli przygotowuje się wyłącznie roczne rozliczenie składki zdrowotnej (bez miesięcznych składek) wówczas nie stosuje się kodu 05 90, powinien być zastosowany kod 05 10. W tej sytuacji w zakładce USTAWIENIA»PODATKI»ZUS»OGÓLNE należy wybrać DUŻY ZUS kod 05 10. Zmiany zapisujemy. Następnie należy zmodyfikować deklaracje DRA i ponownie ją wysłać. 

Stopa procentowa składki wypadkowej  jest niezgodna z danymi w ZUS

Komunikat wskazuje że w systemie wprowadzono inną stawkę wypadkową niż tą jaką ustalił ZUS. W tej sytuacji w zakładce USTAWIENIA»PODATKI»ZUS»OGÓLNE przy opcje WYPADKOWE należy ustawić INDYWIDUALNE i wprowadzić stawkę jaka faktycznie obowiązuje. Zmiany zapisujemy.  Po zmianie składki wypadkowej w systemie należy przeliczyć również listy płac/rachunki (z datą wypłaty w jakiej obowiązywać nowa stawka) KADRY»LISTY PŁAC»ZBIORCZE»zaznaczenie list na których składka wypadkowa jest wyliczona błędnie MODYFIKUJ. Po modyfikacji listy płac należy sporządzić korekty lub zmodyfikować deklaracje DRA i wysłać ją ponownie. 

Komunikaty o błędach w deklaracji ZUS DRA

Błędny numer dowodu osobistego

Jeśli komunikat błędu dotyczy dowodu osobistego oznacza to że ZUS ma inne dane niż te występujące na deklaracji  DRA np.:

  • ZUS nie ma tego numeru w swojej bazie,

  • w systemie w numerze dowodu wprowadzono małe litery natomiast w ZUS są zastosowane duże.

W tej sytuacji należy zweryfikować jakie dane dotyczące dowodu osobistego są w ZUS. Zmiany należy wprowadzić w USTAWIENIA » DANE PODSTAWOWE » RODZAJ FIRMY I WŁAŚCICIELE, a następnie zmodyfikować deklaracje i ponownie ją wysłać.

Dokument ma niepotwierdzone dane płatnika w ZUS

Taki komunikat wskazuje, że najprawdopodobniej nie zgłoszono firmy jako płatnika składek. Służy do tego dokument ZUS ZPA lub ZFA w zależności od formy prawnej firmy.

W systemie jest możliwe jego przygotowanie i wysłanie o czym więcej w artykule pomocy: Deklaracje zgłoszeniowe ZUS

Komunikat przy przyjętej deklaracji - przesyłka przyjęta do kontroli

W przypadku wysyłania korekt w większości przypadku pojawi się komunikat, że deklaracja została skierowana do kontroli. Oznacza on że deklaracja ta została przyjęta przez ZUS ale będzie weryfikowana przez pracowników ZUS-u ponieważ dane w niej zawarte są inne niż w deklaracji pierwotnej.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów