Księgowanie wydatków
Koszty działalności gospodarczej księguje się w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE, klikając na DODAJ, gdzie do wyboru są trzy rodzaje dokumentów księgowych: faktura, faktura (bez VAT) lub dowód wewnętrzny - w przypadku podatnika VAT, a w przypadku podatnika zwolnionego z VAT: wydatek, dowód wewnętrzny.
Po wybraniu rodzaju dokumentu będącego podstawą księgowania pojawi się okno, w którym należy uzupełnić wszystkie dane związane z wydatkiem.
W systemie wfirma.pl można księgować wydatki również na podstawie pliku korzystając z funkcji odczytywania faktur w chmurze (OCR).
Uzupełnienie danych dostawcy
W pierwszej kolejności należy uzupełnić dane dostawcy, korzystając z menu rozwijanego po prawej stronie. Jeżeli dostawca został już wcześniej wpisany do katalogu kontrahentów, można pobrać jego dane klikając SZUKAJ W KATALOGU.
lub wpisując pierwsze litery jego nazwy lub NIP w polu DOSTAWCA.
Istnieje również możliwość importowania danych bezpośrednio z bazy Głównego Urzędu Statystycznego przez wybranie opcji POBIERZ GUS i wpisanie NIP kontrahenta.
System sam automatycznie dopisze nowego kontrahenta do katalogu kontrahentów w zakładce CRM » KONTRAHENCI.
Uzupełnienie informacji o datach i płatności
Kolejną czynnością, jaką należy wykonać jest wypełnienie pól dotyczących dat:
- DATA WYSTAWIENIA FAKTURY,
- DATA KSIĘGOWANIA DO KPiR,
- DATA KSIĘGOWANIA DO VAT,
- TERMIN PŁATNOŚCI.
Mają one kluczowe znaczenie pod kątem księgowania wydatku w ewidencjach.
Koszty udokumentowane fakturami z prawem do odliczenia podatku VAT księgowane są do rejestru zakupu VAT w dacie z pola DATA KSIĘGOWANIA DO VAT. Do KPiR wpis zostanie umieszczony w dacie z pola DATA KSIĘGOWANIA DO KPIR, natomiast w pozycji DATA WYSTAWIENIA FAKTURY należy podać rzeczywistą datę wystawienia z faktury zakupu. Pozycja ta wpływa na prawidłowe wykazanie daty transakcji w JPK VAT. Faktury bez VAT (rachunki) oraz dowody wewnętrzne trafiają bezpośrednio do Księgi Przychodów i Rozchodów w dacie z pola DATA WYSTAWIENIA FAKTURY.Bardzo istotnymi informacjami z punktu widzenia księgowego są również data terminu płatności oraz data rozliczenia po dokonaniu zapłaty. Więcej informacji na ten temat zawarte jest w artykułach dotyczących korekt kosztów w związku z przeciwdziałaniem zatorom płatniczym oraz pomniejszenia odliczenia VAT.
Następnie należy wprowadzić NUMER DOKUMENTU oraz określić metodę płatności.
Wprowadzanie płatności do wydatków wyjaśnia szczegółowo artykuł: Wprowadzanie informacji o otrzymanej płatności
Przy księgowaniu wydatków przydatną funkcja są również tzw. drafty wydatków czyli księgowanie kosztów w wersji roboczej. Ma ona na celu zwiększenie bezpieczeństwa rozliczeń poprzez podwójną weryfikację wprowadzonych do systemu wydatków ponieważ draft nie jest ujmowany w ewidencjach jeżeli użytkownik po jego wprowadzeniu do systemu nie wybierze opcji KSIĘGUJ.
Określenie rodzaju wydatku
W celu prawidłowego ujęcia kosztu w KPiR, należy wybrać odpowiedni RODZAJ WYDATKU.
Do wyboru są następujące rodzaje wydatków:
- ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH ORAZ MATERIAŁÓW PODSTAWOWYCH,
- KOSZTY UBOCZNE ZAKUPU,
- KOSZTY MEDIÓW I USŁUG TELEKOMUNIKACYJNYCH,
- LEASING LUB DZIERŻAWA,
- LEASING LUB DZIERŻAWA SAMOCHODU,
- ZAKUP PALIWA DO POJAZDU,
- INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU,
- INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ,
- ZAKUP WYPOSAŻENIA,
- ZAKUP ŚRODKÓW TRWAŁYCH,
- ZAKUP SAMOCHODU OSOBOWEGO - "KŚT. 741",
- ZAKUP SAMOCHODU CIĘŻAROWEGO - "KŚT. 742",
- ZAKUP WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH,
- ULEPSZENIE ŚRODKA TRWAŁEGO,
- WYDATKI NIEKSIĘGOWANE DO EWIDENCJI.