Koszty działalności gospodarczej księguje się w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE, klikając na DODAJ, gdzie do wyboru są trzy rodzaje dokumentów księgowych: faktura, faktura (bez VAT) lub dowód wewnętrzny - w przypadku podatnika VAT, a w przypadku podatnika zwolnionego z VAT: wydatek, dowód wewnętrzny.
Po wybraniu rodzaju dokumentu będącego podstawą księgowania pojawi się okno, w którym należy uzupełnić wszystkie dane związane z wydatkiem.
Księgowanie wydatków w systemie - film
Uzupełnienie danych dostawcy
W pierwszej kolejności należy uzupełnić dane dostawcy, korzystając z menu rozwijanego po prawej stronie. Jeżeli dostawca został już wcześniej wpisany do katalogu kontrahentów, można pobrać jego dane klikając SZUKAJ W KATALOGU.
lub wpisując pierwsze litery jego nazwy lub NIP w polu DOSTAWCA.
Istnieje również możliwość importowania danych bezpośrednio z bazy Głównego Urzędu Statystycznego przez wybranie opcji POBIERZ GUS i wpisanie NIP kontrahenta.
System sam automatycznie dopisze nowego kontrahenta do katalogu kontrahentów w zakładce CRM » KONTRAHENCI.
Uzupełnienie informacji o datach i płatności
Kolejną czynnością, jaką należy wykonać jest wypełnienie pól dotyczących dat.
Wprowadzenie danych u czynnego podatnika VAT
W przypadku, gdy firma jest płatnikiem VAT wprowadza się dane w polach:
- DATA WYSTAWIENIA FAKTURY,
- DATA KSIĘGOWANIA DO KPiR/KH,
- DATA KSIĘGOWANIA DO VAT,
- TERMIN PŁATNOŚCI,
- NUMER DOKUMENTU,
- METODA PŁATNOŚCI z ewentualnym zaznaczeniem opcji ZAPŁACONO jeśli wydatek jest uregulowany.
W przypadku księgowania faktur kosztowych bez VAT poprzez OCR bądź na podstawie pliku, będąc jednocześnie płatnikiem VAT, jeśli dana faktura ma zostać ujęta w kwocie brutto w kosztach bez odliczenia VAT, wówczas należy skorzystać ze stawki "tylko brutto".
Tak zaksięgowany wydatek zostanie ujęty wyłącznie w KPIR lub księdze handlowej, natomiast nie pojawi się w rejestrze VAT zakupów.
Wprowadzenie danych u podatnika zwolnionego z VAT
W przypadku, gdy firma jest zwolniona z VAT wprowadza się dane w polach:
- DATA WYSTAWIENIA FAKTURY,
- DATA KSIĘGOWANIA DO KPiR/KH- wprowadzona data w tym polu odpowiada za datę ujęcia wydatku w KPiR/KH,
- TERMIN PŁATNOŚCI,
- NUMER DOKUMENTU,
- METODA PŁATNOŚCI z ewentualnym zaznaczeniem opcji ZAPŁACONO jeśli wydatek jest uregulowany.
Wprowadzone dane mają kluczowe znaczenie pod kątem księgowania wydatku w ewidencjach.
Bardzo istotnymi informacjami z punktu widzenia księgowego są również data terminu płatności oraz data rozliczenia po dokonaniu zapłaty. Więcej informacji na ten temat zawarte jest w artykułach dotyczących korekt kosztów w związku z przeciwdziałaniem zatorom płatniczym oraz pomniejszenia odliczenia VAT.
Wprowadzanie płatności do wydatków wyjaśnia szczegółowo artykuł: Wprowadzanie informacji o otrzymanej płatności
Księgowanie wydatku w KPiR
Określenie rodzaju wydatku w KPiR
W celu prawidłowego ujęcia kosztu w KPiR, należy wybrać odpowiedni RODZAJ WYDATKU.
Do wyboru są następujące rodzaje wydatków:
- ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH ORAZ MATERIAŁÓW PODSTAWOWYCH,
- KOSZTY UBOCZNE ZAKUPU,
- KOSZTY MEDIÓW I USŁUG TELEKOMUNIKACYJNYCH,
- LEASING LUB DZIERŻAWA,
- LEASING LUB DZIERŻAWA SAMOCHODU,
- ZAKUP PALIWA DO POJAZDU,
- INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU,
- INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ,
- ZAKUP WYPOSAŻENIA,
- ZAKUP ŚRODKÓW TRWAŁYCH,
- ZAKUP SAMOCHODU OSOBOWEGO - "KŚT. 741",
- ZAKUP SAMOCHODU CIĘŻAROWEGO - "KŚT. 742",
- ZAKUP WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH,
- ULEPSZENIE ŚRODKA TRWAŁEGO,
- WYDATKI NIEKSIĘGOWANE DO EWIDENCJI.
Określenie kursu zastosowanego do VAT
W przypadku walutowych faktur krajowych zakupu system umożliwia zastosowanie odrębnego kursu do celów VAT niż do podatku dochodowego. Aby skorzystać z tej opcji, podczas księgowania wydatku należy w zakładce IMPORT Z ZAGRANICY I INNE ZAAWANSOWANE wskazać walutę faktury. Następnie trzeba zaznaczyć checkbox VAT W PLN. W polu KURS, które pojawi się po zaznaczeniu tej opcji, można określić kurs zastosowany przez sprzedawcę na jeden z dwóch sposobów:
kliknąć ikonę kalendarza i wybrać datę ogłoszenia kursu przez Narodowy Bank Polski,
wpisać kurs ręcznie, zgodnie z danymi z faktury.
W polu KWOTA VAT W PLN system automatycznie wyświetli wartość podatku VAT z zakładki PODSTAWOWE INFORMACJE, przeliczoną według wskazanego kursu.
Jeżeli wyliczona kwota VAT różni się od wartości podanej na dokumencie, w zakładce VAT Z FAKTURY można ręcznie wprowadzić poprawną kwotę, tak aby była zgodna z danymi z faktury. System uwzględni te zmiany do wyliczenia kursu.
Dodanie uwag w kolumnie 17. KPiR
Podczas księgowania wydatku z poziomu zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » ZAKSIĘGOWANE istnieje możliwość wprowadzenia uwag, które będą widoczne na wydruku KPiR w kolumnie 17.:
- FAKTURA VAT/BEZ VAT podzakładka IMPORT Z ZAGRANICY I INNE ZAAWANSOWANE/ ZAAWANSOWANE (u vatowca)
- WYDATEK podzakładka ZAAWANSOWANE (u nievatowca)
- DOWÓD WEWNĘTRZNY podzakładka ZAAWANSOWANE
Po wprowadzeniu treści w powyższym polu oraz zapisaniu okna wydatku, będzie ona widoczna na wydruku KPiR w kolumnie 17. Uwagi. Wydruk generuje z poziomu zakładki EWIDENCJE » KPIR » DRUKUJ » DRUKUJ KPIR.
Księgowanie wydatku w KH (księdze handlowej)
Określenie kursu zastosowanego do VAT
W przypadku walutowych faktur krajowych zakupu system umożliwia zastosowanie odrębnego kursu do celów VAT niż do podatku dochodowego. Aby skorzystać z tej opcji, podczas księgowania wydatku należy w zakładce IMPORT Z ZAGRANICY I INNE ZAAWANSOWANE wskazać walutę faktury. Następnie trzeba zaznaczyć checkbox VAT W PLN. W polu KURS, które pojawi się po zaznaczeniu tej opcji, można określić kurs zastosowany przez sprzedawcę na jeden z dwóch sposobów:
kliknąć ikonę kalendarza i wybrać datę ogłoszenia kursu przez Narodowy Bank Polski,
wpisać kurs ręcznie, zgodnie z danymi z faktury.
W polu KWOTA VAT W PLN system automatycznie wyświetli wartość podatku VAT z zakładki PODSTAWOWE INFORMACJE, przeliczoną według wskazanego kursu.
Jeżeli wyliczona kwota VAT różni się od wartości podanej na dokumencie, w zakładce VAT Z FAKTURY można ręcznie wprowadzić poprawną kwotę, tak aby była zgodna z danymi z faktury. System uwzględni te zmiany do wyliczenia kursu.
W przypadku wzorcowych schematów system, podczas dekretacji, przeliczy nieodliczoną część VAT według kursu zastosowanego do podatku dochodowego oraz automatycznie wyliczy powstałą w tym momencie rachunkową różnicę kursową.
Schemat księgowy i dekretacja
Kolejnym krokiem po wybraniu rodzaju wydatku jest dobranie odpowiedniego SCHEMATU KSIĘGOWEGO. To na jego podstawie system podpowie prawidłową dekretację dokumentu i przypisze konto księgowe.
Dekretację można sprawdzić przechodząc do podzakładki DEKRETACJA.
Natomiast odznaczając pole “automatyczne wyliczenie” można samodzielnie wybrać odpowiednie konta lub zmieniać kwoty a także dodać księgowanie równoległe.
Przy używaniu wzorcowego planu kont w przypadku podatku VAT tworzone są dwa dekrety. Pierwszy (główny) na koncie 222-2 “VAT naliczony rozliczany w innym okresie” w dacie księgowania do KH oraz drugi, który przeksięgowuje podatek w momencie powstania obowiązku podatkowego z konta 222-2 na 222-1 "VAT naliczony rozliczany w danym okresie”. Dzięki takiemu rozwiązaniu zostaną uwzględnione szczególne momenty powstania obowiązku podatkowego.
UWAGA! Automatyczne przeksięgowanie między kontami VAT, nie będzie działało po odznaczeniu tej opcji. Zalecane jest wówczas wprowadzenie odpowiedniej analityki VAT.
Mechanizm przeksięgowania VAT
W ramach Planu Kont 2.0 dla pełnej księgowości, dodano zmianę, która ma na celu jeszcze większe uproszczenie i optymalizację sposobu dekretacji wydatków na kontach 221- Rozrachunki z tytułu VAT należnego i 222- Rozrachunki z tytułu VAT naliczonego przy księgowaniu wydatków z podatkiem VAT.
Przeksięgowanie VAT - wydatki
Księgując wydatek zawierający podatek VAT do odliczenia w schemacie księgowym używane są konta analityczne VAT w zależności od sytuacji:
Konto 222-1-VAT naliczony rozliczany w danym okresie - w przypadku, gdy data księgowania do VAT jest z tego samego dnia co data księgowania do KH.
Konto 222-2- VAT naliczony rozliczany w innym okresie - w przypadku, gdy data księgowania do VAT jest wcześniejsza lub późniejsza, niż data księgowania do KH. Przy księgowaniu na konto 222-2, system automatycznie dokonuje przeksięgowania na konto 222-1 w dacie wskazanej w polu DATA KSIĘGOWANIA DO VAT.
Taki sposób księgowania wynika z konieczności uwzględnienia szczególnych momentów powstania obowiązku podatkowego podczas automatycznego generowania dekretów, np. w przypadku stosowania metody kasowej w VAT.
Przeksięgowanie VAT - przychody
W przypadku księgowania faktur sprzedaży wystawionych przez czynnych podatników VAT system automatycznie dokonuje przeksięgowania VAT należnego na odpowiednie konto w zależności od wskazanego momentu powstania obowiązku podatkowego.
W schematach księgowych używane są konta analityczne VAT w zależności od sytuacji:
Konto 221-1- VAT należny - w przypadku, gdy data księgowania do VAT jest z tego samego dnia co data sprzedaży
Konto 221-2 - VAT należny do rozliczenia- w przypadku, gdy data księgowania do VAT jest późniejsza, niż data księgowania do KH. (np. w przypadku metody kasowej w VAT)
Przy księgowaniu na konto 221-2, system automatycznie dokonuje przeksięgowania na konto 221-1 w dacie wskazanej w polu DATA KSIĘGOWANIA DO VAT.
Konto 221-3- VAT należny rozliczony przed wystawieniem dokumentu - w przypadku, gdy data powstania obowiązku podatkowego w VAT jest wcześniejsze, niż data wystawienia faktury
Przy księgowaniu na konto 221-1 oraz 221-3, system automatycznie dokonuje przeksięgowania na konto 221-1 w dacie powstania obowiązku podatkowego w VAT.
Taki sposób księgowania wynika z konieczności uwzględnienia szczególnych momentów powstania obowiązku podatkowego podczas automatycznego generowania dekretów.
Wydatki w pakiecie "Fakturowanie"
W pakiecie "Fakturowanie" istnieje możliwość dodawania faktur kosztowych w zakładce WYDATKI, natomiast wprowadzane wpisy pełnią jedynie funkcję kontrolną (np. kontroli płatności za dokumenty) i nie są to dokumenty księgowe. Oznacza to, że pakiet "Fakturowanie" ma zastosowanie dla użytkowników, którzy głównie wystawiają faktury i posiada on pod tym względem mniej funkcjonalności. Stąd też między innymi nie ma możliwości uzupełnienia daty wystawienia dokumentu, a jedynie datę płatności, czy rozliczenia wydatku.
