Koszty działalności gospodarczej księguje się w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE, klikając na DODAJ, gdzie do wyboru są trzy rodzaje dokumentów księgowych: faktura, faktura (bez VAT) lub dowód wewnętrzny - w przypadku podatnika VAT, a w przypadku podatnika zwolnionego z VAT: wydatek, dowód wewnętrzny.
Po wybraniu rodzaju dokumentu będącego podstawą księgowania pojawi się okno, w którym należy uzupełnić wszystkie dane związane z wydatkiem.
Uzupełnienie danych dostawcy
W pierwszej kolejności należy uzupełnić dane dostawcy, korzystając z menu rozwijanego po prawej stronie. Jeżeli dostawca został już wcześniej wpisany do katalogu kontrahentów, można pobrać jego dane klikając SZUKAJ W KATALOGU.
lub wpisując pierwsze litery jego nazwy lub NIP w polu DOSTAWCA.
Istnieje również możliwość importowania danych bezpośrednio z bazy Głównego Urzędu Statystycznego przez wybranie opcji POBIERZ GUS i wpisanie NIP kontrahenta.
System sam automatycznie dopisze nowego kontrahenta do katalogu kontrahentów w zakładce CRM » KONTRAHENCI.
Uzupełnienie informacji o datach i płatności
Kolejną czynnością, jaką należy wykonać jest wypełnienie pól dotyczących dat.
Wprowadzenie danych u czynnego podatnika VAT
W przypadku, gdy firma jest płatnikiem VAT wprowadza się dane w polach:
- DATA WYSTAWIENIA FAKTURY,
- DATA KSIĘGOWANIA DO KPiR,
- DATA KSIĘGOWANIA DO VAT,
- TERMIN PŁATNOŚCI,
- NUMER DOKUMENTU,
- METODA PŁATNOŚCI z ewentualnym zaznaczeniem opcji ZAPŁACONO jeśli wydatek jest uregulowany.
Wprowadzenie danych u podatnika zwolnionego z VAT
W przypadku, gdy firma jest zwolniona z VAT wprowadza się dane w polach:
- DATA WYSTAWIENIA FAKTURY,
- DATA KSIĘGOWANIA DO KPiR NOWOŚĆ! - wprowadzona data w tym polu odpowiada za datę ujęcia wydatku w KPiR,
- TERMIN PŁATNOŚCI,
- NUMER DOKUMENTU,
- METODA PŁATNOŚCI z ewentualnym zaznaczeniem opcji ZAPŁACONO jeśli wydatek jest uregulowany.
Wprowadzone dane mają kluczowe znaczenie pod kątem księgowania wydatku w ewidencjach.
Bardzo istotnymi informacjami z punktu widzenia księgowego są również data terminu płatności oraz data rozliczenia po dokonaniu zapłaty. Więcej informacji na ten temat zawarte jest w artykułach dotyczących korekt kosztów w związku z przeciwdziałaniem zatorom płatniczym oraz pomniejszenia odliczenia VAT.
Wprowadzanie płatności do wydatków wyjaśnia szczegółowo artykuł: Wprowadzanie informacji o otrzymanej płatności
Określenie rodzaju wydatku
W celu prawidłowego ujęcia kosztu w KPiR, należy wybrać odpowiedni RODZAJ WYDATKU.
Do wyboru są następujące rodzaje wydatków:
- ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH ORAZ MATERIAŁÓW PODSTAWOWYCH,
- KOSZTY UBOCZNE ZAKUPU,
- KOSZTY MEDIÓW I USŁUG TELEKOMUNIKACYJNYCH,
- LEASING LUB DZIERŻAWA,
- LEASING LUB DZIERŻAWA SAMOCHODU,
- ZAKUP PALIWA DO POJAZDU,
- INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU,
- INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ,
- ZAKUP WYPOSAŻENIA,
- ZAKUP ŚRODKÓW TRWAŁYCH,
- ZAKUP SAMOCHODU OSOBOWEGO - "KŚT. 741",
- ZAKUP SAMOCHODU CIĘŻAROWEGO - "KŚT. 742",
- ZAKUP WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH,
- ULEPSZENIE ŚRODKA TRWAŁEGO,
- WYDATKI NIEKSIĘGOWANE DO EWIDENCJI.
Wydatki w pakiecie "Fakturowanie"
W pakiecie "Fakturowanie" istnieje możliwość dodawania faktur kosztowych w zakładce WYDATKI, natomiast wprowadzane wpisy pełnią jedynie funkcję kontrolną (np. kontroli płatności za dokumenty) i nie są to dokumenty księgowe. Oznacza to, że pakiet "Fakturowanie" ma zastosowanie dla użytkowników, którzy głównie wystawiają faktury i posiada on pod tym względem mniej funkcjonalności. Stąd też między innymi nie ma możliwości uzupełnienia daty wystawienia dokumentu, a jedynie datę płatności, czy rozliczenia wydatku.
