Księgowanie wydatków

1 stycznia 2021

Aktualizacja: 11 stycznia 2023

28 osób poleca

Koszty działalności gospodarczej księguje się w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE, klikając na DODAJ, gdzie do wyboru są trzy rodzaje dokumentów księgowych: faktura, faktura (bez VAT) lub dowód wewnętrzny - w przypadku podatnika VAT, a w przypadku podatnika zwolnionego z VAT: wydatek, dowód wewnętrzny.

Księgowanie wydatków - rodzaje wydatków

Po wybraniu rodzaju dokumentu będącego podstawą księgowania pojawi się okno, w którym należy uzupełnić wszystkie dane związane z wydatkiem.

W systemie wfirma.pl można księgować wydatki również na podstawie pliku korzystając z funkcji odczytywania faktur w chmurze (OCR).

Uzupełnienie danych dostawcy

W pierwszej kolejności należy uzupełnić dane dostawcy, korzystając z menu rozwijanego po prawej stronie. Jeżeli dostawca został już wcześniej wpisany do katalogu kontrahentów, można pobrać jego dane klikając SZUKAJ W KATALOGU.

Księgowanie wydatków - wybór kontrahenta

lub wpisując pierwsze litery jego nazwy lub NIP w polu DOSTAWCA.

Księgowanie wydatków - wybieranie kontrahenta

Istnieje również możliwość importowania danych bezpośrednio z bazy Głównego Urzędu Statystycznego przez wybranie opcji POBIERZ GUS i wpisanie NIP kontrahenta.

Księgowanie wydatków - pobieranie danych kontrahenta z GUS

System sam automatycznie dopisze nowego kontrahenta do katalogu kontrahentów w zakładce CRM » KONTRAHENCI.

Uzupełnienie informacji o datach i płatności

Kolejną czynnością, jaką należy wykonać jest wypełnienie pól dotyczących dat:

DATA WYSTAWIENIA FAKTURY,
DATA KSIĘGOWANIA DO KPiR,
DATA KSIĘGOWANIA DO VAT,
TERMIN PŁATNOŚCI.

Mają one kluczowe znaczenie pod kątem księgowania wydatku w ewidencjach.

Koszty udokumentowane fakturami z prawem do odliczenia podatku VAT księgowane są do rejestru zakupu VAT w dacie z pola DATA KSIĘGOWANIA DO VAT. Do KPiR wpis zostanie umieszczony w dacie z pola DATA KSIĘGOWANIA DO KPIR, natomiast w pozycji DATA WYSTAWIENIA FAKTURY należy podać rzeczywistą datę wystawienia z faktury zakupu. Pozycja ta wpływa na prawidłowe wykazanie daty transakcji w JPK VAT. Faktury bez VAT (rachunki) oraz dowody wewnętrzne trafiają bezpośrednio do Księgi Przychodów i Rozchodów w dacie z pola DATA WYSTAWIENIA FAKTURY.

Bardzo istotnymi informacjami z punktu widzenia księgowego są również data terminu płatności oraz data rozliczenia po dokonaniu zapłaty. Więcej informacji na ten temat zawarte jest w artykułach dotyczących korekt kosztów w związku z przeciwdziałaniem zatorom płatniczym oraz pomniejszenia odliczenia VAT.

Następnie należy wprowadzić NUMER DOKUMENTU oraz określić metodę płatności.

Księgowanie wydatków - uzupełnienie pól kosztu

Wprowadzanie płatności do wydatków wyjaśnia szczegółowo artykuł: Wprowadzanie informacji o otrzymanej płatności

Przy księgowaniu wydatków przydatną funkcja są również tzw. drafty wydatków czyli księgowanie kosztów w wersji roboczej. Ma ona na celu zwiększenie bezpieczeństwa rozliczeń poprzez podwójną weryfikację wprowadzonych do systemu wydatków ponieważ draft nie jest ujmowany w ewidencjach jeżeli użytkownik po jego wprowadzeniu do systemu nie wybierze opcji KSIĘGUJ.

Określenie rodzaju wydatku

W celu prawidłowego ujęcia kosztu w KPiR, należy wybrać odpowiedni RODZAJ WYDATKU.

Księgowanie wydatków - wybór rodzaju wydatku

Do wyboru są następujące rodzaje wydatków:

Wydatki w pakiecie "Fakturowanie"

W pakiecie "Fakturowanie" istnieje możliwość dodawania faktur kosztowych w zakładce WYDATKI, natomiast wprowadzane wpisy pełnią jedynie funkcję kontrolną (np. kontroli płatności za dokumenty) i nie są to dokumenty księgowe. Oznacza to, że pakiet "Fakturowanie" ma zastosowanie dla użytkowników, którzy głównie wystawiają faktury i posiada on pod tym względem mniej funkcjonalności. Stąd też między innymi nie ma możliwości uzupełnienia daty wystawienia dokumentu, a jedynie datę płatności, czy rozliczenia wydatku.

Najczęściej zadawane pytania

Otrzymałem fakturę zakupu z datą wystawienia na 2023 rok natomiast data sprzedaży jest na 2022 rok. Czy faktura powinna być zaksięgowana w 2022 roku zgodnie z datą sprzedaży?

W przypadku gdy, określona jest metoda kasowa rozliczania kosztów, to wówczas datą poniesienia kosztu jest data wystawienia faktury. W tym przypadku nie ma znaczenia data sprzedaży. Na gruncie odliczenia podatku VAT w uproszczeniu datą odliczenia jest data odbioru faktury, a nie data sprzedaży.