Jak zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu?

Użytkując na drodze pojazd ciężarowy, bądź osobowy, należy posiadać wykupione obowiązkowe ubezpieczenie OC, a niektórzy podatnicy decydują się jeszcze na zakup ubezpieczenia dobrowolnego AC, NNW oraz GAP. Sposób księgowania polisy ubezpieczeniowej zależny jest od przyjętej metody ujmowania kosztów w KPIR, którą należy stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy.

Metoda ujmowania kosztów w KPIR a księgowanie polisy

Wyróżniamy dwie metody ujmowania kosztów w KPIR:

Metoda kasowa (uproszczona)

Metoda memoriałowa

Podatnik ma możliwość zaliczenia ubezpieczenia w koszty podatkowe jednorazowo w całości, w dacie zawarcia umowy polisy ubezpieczeniowej. W związku z czym przy kwalifikacji tego kosztu, nie ma znaczenia okres obowiązywania polisy oraz termin zapłaty.

Podatnik zalicza zakupione ubezpieczenie w dacie zawarcia umowy polisy ubezpieczeniowej. Jednak gdy koszt polisy odnosi się do okresu przekraczającego rok podatkowy i nie można określić jaka ich część odnosi się do danego roku podatkowego, wartość polisy należy podzielić proporcjonalnie do długości okresu, w którym obowiązuje polisa.

W systemie domyślnie oznaczona jest metoda kasowa, więc jeśli użytkownik stosuje metodę memoriałową rozliczania kosztów, należałoby dokonać zmian w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY w polu METODA ROZLICZANIA KOSZTÓW poprzez odznaczenie opcji MEMORIAŁOWA.

Księgowanie polisy ubezpieczeniowej samochodu - ustawienia metody rozliczania kosztów

Księgowanie polisy ubezpieczeniowej od 2019 roku

Mimo zmian w rozliczaniu samochodów, księgowanie polisy ubezpieczeniowej od 2019 roku w dalszym ciągu uzależnione jest od metody ujmowania kosztów w KPIR. Dodatkowo w związku z wejściem nowych przepisów:

  • polisa ubezpieczeniowa OC oraz NNW w przypadku pojazdów firmowych (stanowiących środek trwały w firmie lub wykorzystywanych na podstawie umowy leasingu operacyjnego, najmu lub dzierżawy) - rozliczana jest w pełnej wysokości (nie jest limitowana do 75%);

  • polisa ubezpieczeniowa OC, NNW, AC oraz GAP w przypadku pojazdów prywatnych (stanowiących majątek prywatny, lecz używanych także w działalności) - rozliczana jest do wysokości limitu 20%;
  • polisa ubezpieczeniowa AC oraz GAP - ubezpieczenia nieobowiązkowe (jeśli wycenione jest na podstawie wartości pojazdu, może być ujęta w kosztach uzyskania przychodu w pełnej wysokości, jeżeli wartość samochodu przyjęta w polisie, nie przekracza limitu 150 tys. zł. Dotyczy wyłącznie samochodów osobowych). W sytuacji, gdy wartość pojazdu przekracza ten limit, to wartość ubezpieczenia powinna zostać ujęta w proporcjonalnej wartości (przykładowo jeśli wartość pojazdu wynosi 450 tys. zł, to tylko ⅓ składki ubezpieczeniowej może być ujęta w kosztach). W przypadku pojazdów firmowych (stanowiących środek trwały w firmie lub wykorzystywanych na podstawie umowy leasingu operacyjnego, najmu lub dzierżawy) - wartość polisy AC i GAP rozliczana jest proporcjonalnie do limitu 150 tys. zł.

W przypadku ubezpieczenia nieobowiązkowego, limit 150 tys. zł obowiązuje dla polis wystawionych w 2019 roku, natomiast do końca 2018 roku obowiązywał limit do kwoty 20 tys. euro.

Aby móc księgować wydatki związane z eksploatacją pojazdu, należy wcześniej wprowadzić pojazd do systemu. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule: Dodawanie pojazdu do systemu.

Księgowanie w systemie polisy ubezpieczeniowej OC oraz NNW samochodu

Polisa OC/NNW samochodu będącego środkiem trwałym lub używanego na podstawie umowy leasingu lub najmu

Polisa ubezpieczeniowa OC oraz NNW w przypadku pojazdów firmowych (stanowiących środek trwały w firmie lub wykorzystywanych na podstawie umowy leasingu operacyjnego, najmu lub dzierżawy), księgowana jest przez zakładkę: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT) - w przypadku czynnych podatników VAT lub WYDATEK - w przypadku podatników zwolnionych z VAT. Jako numer dokumentu należy wprowadzić "Polisa nr ...", natomiast jako kontrahenta wpisać dane towarzystwa ubezpieczeniowego. W polu RODZAJ WYDATKU należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ oraz wypełnić pozostałe dane, zgodnie z dokumentem polisy. W przypadku oznaczenia w systemie metody memoriałowej, przy wprowadzaniu wydatku należy zaznaczyć opcję RMK i wpisać okres, którego dotyczy polisa.

Księgowanie polisy ubezpieczeniowej samochodu - RMK

W przypadku metody kasowej (uproszczonej), po zapisaniu rozliczania kosztów, wydatek zostanie ujęty w kolumnie 13 “Pozostałe wydatki” KPiR jednym wpisem, zgodnie z wprowadzoną datą wystawienia dokumentu. Natomiast w przypadku metody memoriałowej, system automatycznie dokona wpisów w kol. 13 KPiR w odpowiedniej wartości, w każdym miesiącu trwania polisy.

Księgowanie polisy ubezpieczeniowej samochodu w KPiR

Polisa OC/NNW samochodu będącego samochodem prywatnym dodatkowo używanym w działalności

Koszty związane z polisą samochodu prywatnego wykorzystywanego do celów firmowych, należy zaksięgować przez zakładkę: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT) - w przypadku czynnych podatników VAT lub WYDATEK - w przypadku podatników zwolnionych z VAT. Jako numer dokumentu, należy wprowadzić "Polisa nr ...", natomiast jako kontrahenta wpisać dane towarzystwa ubezpieczeniowego. W polu RODZAJ WYDATKU należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU oraz wypełnić pozostałe dane, zgodnie z dokumentem polisy. W przypadku oznaczenia w systemie metody memoriałowej przy wprowadzaniu wydatku, należy zaznaczyć opcję RMK i wpisać okres, którego dotyczy polisa.

Księgowanie polisy ubezpieczeniowej samochodu prywatnego

W przypadku metody kasowej (uproszczonej), po zapisaniu rozliczania kosztów, wydatek zostanie ujęty w kolumnie 13 “Pozostałe wydatki” KPiR jednym wpisem, zgodnie z wprowadzoną datą wystawienia dokumentu. Natomiast w przypadku metody memoriałowej system automatycznie dokona wpisów w kol. 13 KPiR w odpowiedniej wartości, w każdym miesiącu trwania polisy.

Księgowanie polisy ubezpieczeniowej samochodu w KPiR

Wpis dotyczący ubezpieczenia można ująć jednym wpisem w ewidencjach. Jednakże w wartości ujmowanej, należy uwzględnić limity ujęcia polisy w kosztach, w zależności od jej rodzaju ubezpieczenia oraz własności pojazdu którego dotyczy.

Księgowanie w systemie polisy ubezpieczeniowej AC, GAP

Odnośnie polisy AC (autocasco) lub GAP (jeśli wycenione jest na podstawie wartości pojazdu), które nie są ubezpieczeniem obowiązkowym, mogą stanowić one koszt uzyskania przychodu w całości wyłącznie, jeżeli wartość pojazdu przyjęta w polisie nie przekracza limitu 150 tys. zł (limit dotyczy wyłącznie pojazdów osobowych w środkach trwałych lub używanego na podstawie umowy leasingu lub najmu). Natomiast jeżeli wartość pojazdu przekracza ten limit, to do kosztów możemy zaliczyć jej proporcjonalną wartość (np. gdy wartość pojazdu wynosi 300 tys. zł, to tylko połowa wartości składki ubezpieczeniowej może zostać ujęta w kosztach). Limit 150 tys. zł obowiązuje od 2019 roku, natomiast do końca roku 2018, obowiązywał limit do kwoty 20 tys. euro.

System wfirma.pl nie wylicza automatycznie limitu ujęcia ubezpieczenia AC/GAP - 150 tys. zł - w związku z czym, należy wyliczyć samodzielnie wartość, która może być wprowadzona w koszty podatkowe.

Polisa AC/GAP samochodu będącego środkiem trwałym lub używanego na podstawie umowy leasingu lub najmu

Polisa ubezpieczeniowa AC oraz GAP w przypadku pojazdów firmowych (stanowiących środek trwały w firmie lub wykorzystywanych na podstawie umowy leasingu operacyjnego, najmu lub dzierżawy) księgowana jest przez zakładkę: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT) - w przypadku czynnych podatników VAT lub WYDATEK - w przypadku podatników zwolnionych z VAT. Jako numer dokumentu, należy wprowadzić "Polisa nr ...", natomiast jako kontrahenta wpisać dane towarzystwa ubezpieczeniowego. W polu RODZAJ WYDATKU, należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ oraz wypełnić pozostałe dane zgodnie z dokumentem polisy.

W polu RAZEM należy wprowadzić:

  • pełną wartość ubezpieczenia, jeśli wartość pojazdu nie przekracza 150 tys. zł,

  • wartość ubezpieczenia w proporcji do 150 tys. zł w przypadku, gdy wartość pojazdu przekracza limit 150 tys. zł.

W przypadku oznaczenia w systemie metody memoriałowej przy wprowadzaniu wydatku, należy zaznaczyć opcję RMK i wpisać okres, którego dotyczy polisa.

Księgowanie polisy ubezpieczeniowej samochodu - RMK

Po zapisaniu w przypadku metody kasowej (uproszczonej) rozliczania kosztów wydatek zostanie ujęty w kolumnie “Pozostałe wydatki” 13 KPiR jednym wpisem, zgodnie z wprowadzoną datą wystawienia dokumentu. Natomiast w przypadku metody memoriałowej system automatycznie dokona wpisów w kol. 13 KPiR w odpowiedniej wartości, w każdym miesiącu trwania polisy.

Księgowanie polisy ubezpieczeniowej samochodu w KPiR

Polisa AC/GAP samochodu będącego samochodem prywatnym dodatkowo używanym w działalności

Koszty związane z polisą AC/GAP samochodu prywatnego wykorzystywanego do celów firmowych, należy zaksięgować przez zakładkę: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT) - w przypadku czynnych podatników VAT lub WYDATEK - w przypadku podatników zwolnionych z VAT. Jako numer dokumentu należy wprowadzić "Polisa nr ...", natomiast jako kontrahenta wpisać dane towarzystwa ubezpieczeniowego. w W polu RODZAJ WYDATKU należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU oraz wypełnić pozostałe dane, zgodnie z dokumentem polisy (wprowadzamy pełną wartość ubezpieczenia).

W polu RAZEM należy wprowadzić pełną wartość ubezpieczenia. W przypadku oznaczenia w systemie metody memoriałowej, przy wprowadzaniu wydatku należy zaznaczyć opcję RMK i wpisać okres, którego dotyczy polisa.

Księgowanie polisy ubezpieczeniowej samochodu prywatnego

Po zapisaniu w przypadku metody kasowej (uproszczonej) rozliczania kosztów, wydatek zostanie ujęty w kolumnie 13 “Pozostałe wydatki” KPiR jednym wpisem, zgodnie z wprowadzoną datą wystawienia dokumentu. Natomiast w przypadku metody memoriałowej, system automatycznie dokona wpisów w kol. 13 KPiR w odpowiedniej wartości, w każdym miesiącu trwania polisy.

Księgowanie polisy ubezpieczeniowej samochodu w KPiR