Przedsiębiorca w swojej firmie może zatrudnić pracowników w oparciu o umowę o pracę, umowę zlecenie lub umowę o dzieło. W zależności od rozmaitych aspektów tych kontraktów koszt zatrudnienia pracownika różni się.
Instrukcja video - Jak ustalić całkowity koszt zatrudnienia pracownika?
Umowa o pracę - koszt zatrudnienia pracownika
W przypadku zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę jego wynagrodzenie przy zatrudnieniu na pełen etat nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie ogłoszone w danym roku. W przypadku zatrudnienia na część etatu wynagrodzenie minimalne może zostać pomniejszone proporcjonalnie.
W systemie już na poziomie dodawania umowy (KADRY » UMOWY » DODAJ) możliwe jest sprawdzenie kosztu wynagrodzenia pracownika, gdyż po wprowadzeniu wartości wynagrodzenia automatycznie wyliczane są składki na poszczególne ubezpieczenia i możemy sprawdzić całkowity koszt wynagrodzenia.
Przy zatrudnieniu pracownika część składek ZUS jest potrącana z wynagrodzenia pracownika, natomiast część jest finansowana ze środków pracodawcy.
W przypadku umów o pracę kosztem uzyskania przychodu firmy są zarówno wynagrodzenie brutto, jak i składki ZUS obciążające pracodawcę. W związku z tym całkowity koszt zatrudnienia pracownika stanowi koszt uzyskania przychodu przedsiębiorstwa.
Księgowanie wynagrodzenia brutto odbywa się automatycznie na podstawie wygenerowanej listy płac. Gdy wypłata wynagrodzenia nastąpi do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu świadczenia pracy, wówczas lista płac jest kosztem uzyskania przychodu miesiąca, którego dotyczy. W innych przypadkach jest księgowana po dacie wypłaty.
Bezpośrednim wpisem do KPiR zostanie zaksięgowana kwota brutto z listy płac widniejąca w zakładce KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE.
Składki ZUS finansowane przez płatnika zostaną ujęte w miesiącu, za który są należne należy podczas generowania listy płac z tytułu umowy o pracę KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE » DODAJ » LISTĘ PŁAC (UMOWY O PRACĘ) pozostawić zaznaczoną opcję AUTOMATYCZNE KSIĘGOWANIE.
Domyślnie zaznaczona opcja automatycznego księgowania powoduje, że płatnik deklaruje się opłacić składki ZUS w terminie, wówczas po kliknięciu ZAPISZ w KPiR jako koszt zostaną wykazane następujące wpisy:
- wynagrodzenie pracowników w kwocie brutto,
- składki społeczne z umów o pracę w części finansowanej przez płatnika,
- składki FP i FGŚP z umów o pracę.
Dane w tym zakresie można zweryfikować klikając na wygenerowaną listę płać, przechodząc do podzakładki EWIDENCJE.
Koszt zatrudnienia pracownika przy umowie zlecenie
W przypadku zatrudnienia na podstawie umowy zlecenie istotne jest to, czy zleceniobiorca posiada inne tytuły do ubezpieczenia. Zleceniobiorca, który posiada inny tytuł do ubezpieczenia, po spełnieniu określonych kryteriów (kwoty wynagrodzenia, od której są opłacane składki na ubezpieczenie społeczne) może zostać zgłoszony jedynie do ubezpieczenia zdrowotnego. Z kolei za ucznia lub studenta do 26. roku życia zatrudnionego na podstawie umowy zlecenie nie opłaca się składek ZUS i nie dokonuje się zgłoszenia tej osoby do ubezpieczeń.
Tak jak w przypadku umowy o pracę już na poziomie dodawania umowy (KADRY » UMOWY » DODAJ) możliwe jest sprawdzenie kosztu wynagrodzenia zleceniobiorcy, gdyż po wprowadzeniu wartości wynagrodzenia i wyborze schematu opłacania składek automatycznie wyliczane są składki na poszczególne ubezpieczenia i poznajemy całkowity koszt wynagrodzenia.
Przy zatrudnieniu zleceniobiorcy część składek ZUS jest potrącana z wynagrodzenia zleceniobiorcy, natomiast część jest finansowana ze środków zleceniodawcy.
W przypadku umów zlecenie, kosztem uzyskania przychodu firmy są zarówno wynagrodzenie brutto, jak i składki ZUS obciążające zleceniodawcę. W związku z tym całkowity koszt zatrudnienia pracownika stanowi koszt uzyskania przychodu przedsiębiorstwa.
Księgowanie wynagrodzenia brutto odbywa się automatycznie na podstawie wygenerowanego rachunku lub listy płac, zgodnie z datą wypłaty podaną przy generowaniu rachunku. Bezpośrednim wpisem do KPiR zostanie zaksięgowana kwota brutto z rachunku widniejąca w zakładce KADRY » RACHUNKI/LISTY PŁAC.
Składki ZUS finansowane ze środków pracodawcy zostaną zaksięgowane podczas generowania listy płac lub rachunku z tytułu umowy zlecenia w zakładce KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE » DODAJ » LISTĘ PŁAC (UMOWY ZLECENIE) lub KADRY » RACHUNKI » DODAJ przy zaznaczonej opcji AUTOMATYCZNE KSIĘGOWANIE.
Umowa o dzieło a koszt zatrudnienia pracownika
W sytuacji, gdy przedsiębiorca zdecyduje się zlecić wykonanie dzieła, co do zasady wykonawca nie podlega ubezpieczeniom w ZUS - wyjątek stanowi umowa o dzieło zawarta z własnym pracownikiem.
Od wynagrodzenia z tytułu umowy o dzieło potrącana jest jedynie zaliczka na podatek dochodowy, w związku z tym całkowitym kosztem przedsiębiorcy zatrudniającego wykonawcę dzieła jest kwota brutto.
Tak samo, jak w przypadku umowy o pracę i umowy zlecenie, koszt umowy jest widoczny w oknie generowania umowy.
Księgowanie wynagrodzenia brutto odbywa się automatycznie na podstawie wygenerowanego rachunku lub listy płac, zgodnie z datą wypłaty podaną przy generowaniu rachunku. Bezpośrednim wpisem do KPiR zostanie zaksięgowana kwota brutto z rachunku widniejąca w zakładce KADRY » RACHUNKI/LISTY PŁAC.
