Aby ułatwić użytkownikom przechowywanie dokumentacji księgowej online w systemie wfirma.pl została wprowdzona integracja z dyskami Google Drive i Dropbox.
W jaki sposób połączyć dyski w chmurze z systemem wfirma.pl?
Integracja z Google Drive
W celu połączenia konta w systemie wfirma.pl oraz dysku Google Drive należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » INTEGRACJE » DYSKI W CHMURZE. W oknie, które się pojawi należy skorzystać z funkcji DODAJ FOLDER W CHMURZE » DODAJ FOLDER W GOOGLE DRIVE.
przeniesiona do archiwum (utworzy się folder z rokiem, w którym znajdować się będzie folder z nazwą miesiąca, w którym została zaksięgowana faktura) - opcja domyślnie zaznaczona,
usunięta z chmury - opcja domyślnie odznaczona,
skopiowana i ujęta poza chmurą (po zaksięgowaniu wydatku powstanie kopia faktury w systemie wfirma - dzięki temu w systemie tworzone jest e-archiwum dokumentacji księgowej) - opcja domyślnie zaznaczona.
Po pomyślnej integracji dysku z systemem, użytkownik zostanie przekierowany do zakładki CRM » DOKUMENTY ( w której zarządza się dyskiem), a system wyśle komunikat “Dysk w chmurze został przypięty”.
Integracja z Dropbox
Aby połączyć konto w systemie wfirma.pl z dyskiem Dropbox należy w zakładce: USTAWIENIA » INTEGRACJE » DYSKI W CHMURZE skorzystać z funkcji DODAJ FOLDER W CHMURZE » DODAJ FOLDER W DROPBOX.
nazwę folderu w systemie wfirma.pl i sprawdzić pod jaką nazwą pojawi się nowy folder na dysku Dropbox,
czy dokumenty dodawane przez Dropbox mają być obsługiwane przez automatyczną funkcję OCR,
czy plik z wieloma stronami zaczytany z dysku Dropbox poprzez funkcję OCR ma być uznany za jedną fakturę.
przeniesiona do archiwum (utworzy się folder z rokiem, w którym znajdować się będzie folder z nazwą miesiąca, w którym została zaksięgowana faktura) - opcja domyślnie zaznaczona,
usunięta z chmury - opcja domyślnie odznaczona,
skopiowana i ujęta poza chmurą (po zaksięgowaniu wydatku powstanie kopia faktury w systemie wfirma - dzięki temu w systemie tworzone jest e-archiwum dokumentacji księgowej) - opcja domyślnie zaznaczona.
System przekieruje nas na stronę Dropbox, gdzie należy zalogować się na konto Dropbox, aby połączyć je z kontem wfirma.pl. Po zalogowaniu system zapyta o zezwolenie na dostęp do własnego folderu APLIKACJE » wfirma.pl przez system księgowy. Zgodę udziela się przez funkcję ZEZWÓL.
Dyski w chmurze - jak działają w systemie wfirma?
Użytkownik z dwóch poziomów może wprowadzać dokumenty do dysków zewnętrznych (Google Drive lub Dropbox). Pierwszym sposobem jest wprowadzanie ich bezpośrednio na dysku. Wówczas w tym celu użytkownik loguje się na konto w serwisie i przechodzi do folder:
- dla Google Drive: WFIRMA.PL
- dla Dropbox: APLIKACJE » WFIRMA.PL
W folderach wprowadzamy dokumenty, w przypadku Dropbox za pomocą funkcji PRZEŚLIJ, natomiast na dysku Google plik przesyła się funkcją +NOWY » PRZEŚLIJ PLIK lub poprzez opcje UPUŚĆ PLIK TUTAJ. Następnie, aby ukazały się one w serwisie wfirma.pl należy odczekać chwile aby zaktualizowała się wartość folderu lub aby folder zaktualizował się od razu przejść do zakładki: CRM » DOKUMENTY » (nazwa folderu dysku zewnętrznego) i skorzystać z funkcji SYNCHRONIZUJ FOLDER.
Drugim sposobem jest dodanie ich bezpośrednio w systemie wfirma.pl w zakładce: CRM » DOKUMENTY » (nazwa folderu dysku zewnętrznego) poprzez skorzystanie z funkcji DODAJ DOKUMENT » DODAJ DOKUMENT.
W oknie, które się pojawi można wybrać sposób wprowadzenia dokumentu do systemu:
na podstawie szablonu - papier firmowy,
na podstawie pliku (załącza się go za pomocą funkcji ZAŁĄCZ PLIK lub UPUŚĆ TUTAJ)
na podstawie URL.
Program do odczytywania faktur a dyski w chmurze
Program do odczytywania faktur w chmurze (ang. OCR, Optical Character Recognition) to narzędzie, które umożliwia odczytanie danych zawartych na zeskanowanej fakturze zakupu. Cały proces odbywa się w prosty sposób:
skanujemy dokument, bądź robimy jego zdjęcie,
wgrywamy go do systemu,
system go rozczytuje,
sprawdzamy wprowadzone przez niego dane,
zapisujemy.
Szybki i przejrzysty sposób wprowadzania faktur zakupu pozwoli przedsiębiorcy m.in. na zaoszczędzenie czasu, zwiększenie jej komfortu, czy na archiwizowanie dokumentów w jednym miejscu. Do tego wygodny tryb pełnoekranowy księgowanego wydatku pozwala łatwiej porównywać wczytane dane przez OCR z podglądem załączonej faktury.
