Aby ułatwić użytkownikom przechowywanie dokumentacji księgowej online w systemie wfirma.pl została wprowadzona integracja z dyskiem Dropbox.
W jaki sposób połączyć dysk w chmurze Dropbox z systemem wFirma?
Aby połączyć konto w systemie wfirma.pl z dyskiem Dropbox należy w zakładce USTAWIENIA » INTEGRACJE » DYSKI W CHMURZE skorzystać z funkcji DODAJ FOLDER W CHMURZE » DODAJ FOLDER W DROPBOX.
W oknie, które się pojawi, w podzakładce PODSTAWOWE, użytkownik może zdefiniować:
nazwę folderu w systemie wfirma.pl i sprawdzić pod jaką nazwą pojawi się nowy folder na dysku Dropbox,
czy dokumenty dodawane przez Dropbox mają być obsługiwane przez automatyczną funkcję OCR,
czy plik z wieloma stronami zaczytany z dysku Dropbox poprzez funkcję OCR ma być uznany za jedną fakturę.
Następnie w podzakładce KSIĘGOWE należy zdefiniować, czy zaksięgowana faktura kosztowa przez program do odczytywania faktur zostanie:
przeniesiona do archiwum (utworzy się folder z rokiem, w którym znajdować się będzie folder z nazwą miesiąca, w którym została zaksięgowana faktura) - opcja domyślnie zaznaczona,
usunięta z chmury - opcja domyślnie nie jest zaznaczona,
skopiowana i ujęta poza chmurą (po zaksięgowaniu wydatku powstanie kopia faktury w systemie wFirma - dzięki temu w systemie tworzone jest e-archiwum dokumentacji księgowej) - opcja domyślnie zaznaczona.
Następnie po uzupełnieniu ww. informacji należy kliknąć na opcję DALEJ.
System przekieruje użytkownika na stronę Dropbox, gdzie należy zalogować się na konto Dropbox, aby połączyć je z kontem wfirma.pl. Po zalogowaniu system zapyta o zezwolenie na dostęp do własnego folderu APLIKACJE » wfirma.pl przez system księgowy. Zgodę udziela się przez wybranie akcji ZEZWÓL.
Po pomyślnej integracji dysku z systemem, użytkownik zostanie przeniesiony do zakładki CRM » DOKUMENTY (w której zarządza się dyskiem) i uzyska komunikat “Dysk w chmurze został przypięty”.
Dyski w chmurze - jak działają w systemie wFirma?
Użytkownik z dwóch poziomów może wprowadzać dokumenty do dysku zewnętrznego (Dropbox). Pierwszym sposobem jest wprowadzanie ich bezpośrednio na dysku. Wówczas w tym celu użytkownik loguje się na konto w serwisie i przechodzi do folderu APLIKACJE » WFIRMA.PL
W sytuacji, gdy użytkownik posiada aplikację Dropbox pobraną na dysk komputera wówczas również z tegoż poziomu możliwe jest wprowadzenie dokumentu.
W folderach wprowadzamy dokumenty, w przypadku Dropbox za pomocą funkcji PRZEŚLIJ lub UPUŚĆ. Następnie, aby ukazały się one w serwisie wfirma.pl należy odczekać chwilę aby zaktualizowała się wartość folderu lub aby folder zaktualizował się od razu - przejść do zakładki CRM » DOKUMENTY » (nazwa folderu dysku zewnętrznego) i skorzystać z funkcji SYNCHRONIZUJ FOLDER.
Drugim sposobem jest dodanie ich bezpośrednio w systemie wfirma.pl w zakładce: CRM » DOKUMENTY » (nazwa folderu dysku zewnętrznego) poprzez skorzystanie z funkcji DODAJ » DODAJ DOKUMENT.
W oknie, które się pojawi można wybrać sposób wprowadzenia dokumentu do systemu:
na podstawie szablonu - papier firmowy,
na podstawie pliku (załącza się go za pomocą funkcji ZAŁĄCZ PLIK lub UPUŚĆ TUTAJ)
na podstawie URL.
Następnie, gdy wybrany zostanie sposób wprowadzenia dokumentu korzystamy z funkcji DALEJ, po czym dokument zostanie dodany do folderu. Dodatkowo pojawi się on na dysku zewnętrznym.
Program do odczytywania faktur a dyski w chmurze
Program do odczytywania faktur w chmurze (ang. OCR, Optical Character Recognition) to narzędzie, które umożliwia odczytanie danych zawartych na zeskanowanej fakturze zakupu. Cały proces odbywa się w prosty sposób:
skanujemy dokument, bądź robimy jego zdjęcie,
wgrywamy go do systemu,
system go rozczytuje,
sprawdzamy wprowadzone przez niego dane,
zapisujemy.
Szybki i przejrzysty sposób wprowadzania faktur zakupu pozwoli przedsiębiorcy m.in. na zaoszczędzenie czasu, zwiększenie jej komfortu, czy na archiwizowanie dokumentów w jednym miejscu. Do tego wygodny tryb pełnoekranowy księgowanego wydatku pozwala łatwiej porównywać wczytane dane przez OCR z podglądem załączonej faktury.
