Dyski w chmurze - integracja z dyskami Google Drive i Dropbox

Aby ułatwić użytkownikom przechowywanie dokumentacji księgowej online w systemie wfirma.pl została wprowdzona integracja z dyskami Google Drive i Dropbox.

W jaki sposób połączyć dyski w chmurze z systemem wfirma.pl?

Integracja z Google Drive

W celu połączenia konta w systemie wfirma.pl oraz dysku Google Drive należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » INTEGRACJE » DYSKI W CHMURZE. W oknie, które się pojawi należy skorzystać z funkcji DODAJ FOLDER W CHMURZE » DODAJ FOLDER W GOOGLE DRIVE.

Dyski w chmurze - dodaj folder w Google Drive

W kolejnym kroku w podzakładce PODSTAWOWE - możemy zobaczyć pod jaką nazwą folder pojawi się na dysku Google oraz możemy wskazać jego nazwę w systemie wfirma.pl.

Dyski w chmurze - zakładka podstawowe

Natomiast w podzakładce KSIĘGOWE użytkownik może zdefiniować czy chce aby zaksięgowana faktura kosztowa przez program do odczytywania faktur została:

  • przeniesiona do archiwum (utworzy się folder z rokiem, w którym znajdować się będzie folder z nazwą miesiąca, w którym została zaksięgowana faktura) - opcja domyślnie zaznaczona,
  • usunięta z chmury - opcja domyślnie odznaczona,
  • skopiowana i ujęta poza chmurą (po zaksięgowaniu wydatku powstanie kopia faktury w systemie wfirma - dzięki temu w systemie tworzone jest e-archiwum dokumentacji księgowej) - opcja domyślnie zaznaczona.

Dyski w chmurze - zakładka księgowe

Po zdefiniowaniu ustawień klikamy opcję DALEJ. W kolejnym kroku użytkownik zostanie przekierowany w tym samym oknie przeglądarki do logowania się na swoje konto Google. Następnie należy wyrazić zgodę na dostęp konta wfirma.pl do dysku Google Drive. Zgodę udziela się przez wybór opcji ZEZWÓL.

Dyski w chmurze - zgoda na integracje

W sytuacji, gdy użytkownik nie posiada konta na Google Drive lub Dropbox może w trakcie integracji je od razu założyć.Po pomyślnej integracji dysku z systemem, użytkownik zostanie przekierowany do zakładki CRM » DOKUMENTY ( w której zarządza się dyskiem), a system wyśle komunikat “Dysk w chmurze został przypięty”.

Integracja z Dropbox

Aby połączyć konto w systemie wfirma.pl z dyskiem Dropbox należy w zakładce: USTAWIENIA » INTEGRACJE » DYSKI W CHMURZE skorzystać z funkcji DODAJ FOLDER W CHMURZE » DODAJ FOLDER W DROPBOX.

Dyski w chmurze - dodaj Dropbox

W oknie, które się pojawi w podzakładce PODSTAWOWE użytkownik może zdefiniować nazwę folderu w systemie wfirma.pl i sprawdzić pod jaką nazwą pojawi się nowy folder na dysku Dropbox.

Dyski w chmurze - podzakładka podstawowe

Następnie w podzakładce KSIĘGOWE należy zdefiniować czy zaksięgowana faktura kosztowa przez program do odczytywania faktur zostanie:

  • przeniesiona do archiwum (utworzy się folder z rokiem, w którym znajdować się będzie folder z nazwą miesiąca, w którym została zaksięgowana faktura) - opcja domyślnie zaznaczona,
  • usunięta z chmury - opcja domyślnie odznaczona,
  • skopiowana i ujęta poza chmurą (po zaksięgowaniu wydatku powstanie kopia faktury w systemie wfirma - dzięki temu w systemie tworzone jest e-archiwum dokumentacji księgowej) - opcja domyślnie zaznaczona.

Dyski w chmurze - zakładka księgowe

Następnie po uzupełnieniu ww. informacji klikamy na opcję DALEJ.

System przekieruje nas na stronę Dropbox, gdzie należy zalogować się na konto Dropbox, aby połączyć je z kontem wfirma.pl. Po zalogowaniu system zapyta o zezwolenie na dostęp do własnego folderu APLIKACJE » wfirma.pl przez system księgowy. Zgodę udziela się przez funkcję ZEZWÓL.

Dyski w chmurze - zezwól na połączenie z wfirma.pl

Po pomyślnej integracji dysku z systemem, użytkownik zostanie przeniesiony do zakładki CRM » DOKUMENTY ( w której zarządza się dyskiem) i uzyska komunikat “Dysk w chmurze został przypięty”.

Dyski w chmurze - jak działają w systemie wfirma?

Użytkownik z dwóch poziomów może wprowadzać dokumenty do dysków zewnętrznych (Google Drive lub Dropbox). Pierwszym sposobem jest wprowadzanie ich bezpośrednio na dysku. Wówczas w tym celu użytkownik loguje się na konto w serwisie i przechodzi do folder:

  • dla Google Drive: WFIRMA.PL

Dyski w chmurze - Google Drive

 

  • dla Dropbox: APLIKACJE » WFIRMA.PL

Dyski w chmurze - dropbox

W sytuacji gdy użytkownik posiada aplikację Google Drive lub Dropbox pobraną na dysk komputera wówczas również z tegoż poziomu możliwe jest wprowadzenie dokumentu.W ww. folderach wprowadzamy dokumenty, w przypadku Dropbox za pomocą funkcji PRZEŚLIJ, natomiast na dysku Google plik przesyła się funkcją +NOWY » PRZEŚLIJ PLIK lub poprzez opcje UPUŚĆ PLIK TUTAJ. Następnie, aby ukazały się one w serwisie wfirma.pl należy odczekać chwile aby zaktualizowała się wartość folderu lub aby folder zaktualizował się od razu przejść do zakładki: CRM » DOKUMENTY » (nazwa folderu dysku zewnętrznego) i skorzystać z funkcji SYNCHRONIZUJ FOLDER .

Dyski w chmurze - synchronizuj folder

W sytuacji gdy użytkownik zrobi zdjęcie dokumentu możliwe jest wprowadzenie go do dysku z poziomu telefonu, o czym więcej w artykule: Odczytywanie faktur z telefonu.Drugim sposobem jest dodanie ich bezpośrednio w systemie wfirma.pl w zakładce: CRM » DOKUMENTY » (nazwa folderu dysku zewnętrznego) poprzez skorzystanie z funkcji DODAJ DOKUMENT » DODAJ DOKUMENT.

Dyski w chmurze - dodaj dokument

W oknie, które się pojawi można wybrać sposób wprowadzenia dokumentu do systemu:

  • na podstawie szablonu - papier firmowy,
  • na podstawie pliku (załącza się go za pomocą funkcji ZAŁĄCZ PLIK lub UPUŚĆ TUTAJ)
  • na podstawie URL.

Dyski w chmurze - sposób wprowadzenia dokumentu

Następnie gdy wybierzemy sposób wprowadzenia dokumentu korzystamy z funkcji DALEJ, po czym dokument zostanie dodany do folderu. Dodatkowo pojawi się on na dysku zewnętrznym.

Program do odczytywania faktur a dyski w chmurze

Użytkownik, który posiada płatny dodatek OCR odczytywanie faktur może dokonywać automatycznego odczytywania faktur zakupu wgranych do dysków zewnętrznych. W tym celu należy przejść do zakładki CRM » DOKUMENTY » (nazwa folderu dysku zewnętrznego). Następnie aby zczytać wprowadzone faktury zakupu należy zaznaczyć plik w nim się znajdujący (bądź kilka plików w przypadku masowego księgowania wydatków) i skorzystać z opcji DODAJ DOKUMENT » DODAJ WYDATEK (FAKTURA VAT)/DODAJ WYDATEK (FAKTURA BEZ VAT).

Dyski w chmurze - odczytywanie faktur w chmurze

Więcej na temat programu do odczytywania faktur w artykule pomocy: Program do odczytywania faktur w chmurze.