Od 1 stycznia 2026 roku obowiązywać będą zmiany w rozliczeniach samochodów osobowych i ciężarowych (poniżej 3,5t bez VAT-1/VAT-2) używanych w działalności, które dotyczą:
obniżenia limitu amortyzacji nabytych pojazdów osobowych oraz ciężarowych (poniżej 3,5t bez VAT-1/VAT-2) do kwoty 100 tys. zł (do końca 2025 r. limit ten wynosił odpowiednio 150 tys. zł) w przypadku gdy pojazd ma emisję CO2 50g/km lub powyżej,
obniżenia limitu zaliczenia do kosztów opłat wynikających z umowy leasingu operacyjnego, najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, do wysokości 100 tys. zł dla samochodów osobowych oraz ciężarowych (poniżej 3,5t bez VAT-1/VAT-2) - z wyłączeniem opłat dotyczących składek na ubezpieczenie - w przypadku gdy pojazd ma emisję CO2 50g lub powyżej.
Wówczas określenie nowych limitów amortyzacji i kosztów leasingu operacyjnego/najmu będzie się kształtowało następująco:
Środek trwały (wprowadzony przed 2026 r.) | |||||
TYP: | samochód osobowy oraz ciężarowy (poniżej 3,5t bez VAT-1/VAT-2) | ||||
Limit amortyzacji: | 150 tys. zł | ||||
Środek trwały (wprowadzony po 2026 r.) | |||||
TYP: | samochód osobowy oraz ciężarowy (poniżej 3,5t bez VAT-1/VAT-2) | samochód osobowy oraz ciężarowy (poniżej 3,5t bez VAT-1/VAT-2) | |||
Emisja CO2: | 50g/km i powyżej | poniżej 50g/km | |||
Limit amortyzacji: | 100 tys. zł | 150 tys. zł | |||
Leasing operacyjny i najem - wydatki księgowe do końca 2025 roku | |||||
TYP: | samochód osobowy oraz ciężarowy (poniżej 3,5t bez VAT-1/VAT-2) | ||||
Limit do proporcji: | 150 tys. zł | ||||
Leasing operacyjny i najem - wydatki księgowe od 01 stycznia 2026 r. | |||||
TYP: | samochód osobowy oraz ciężarowy (poniżej 3,5t bez VAT-1/VAT-2) | samochód osobowy oraz ciężarowy (poniżej 3,5t bez VAT-1/VAT-2) | |||
Emisja CO2: | 50g/km i powyżej | poniżej 50g/km | |||
Limit do proporcji: | 100 tys. zł | 150 tys. zł | |||
Czy system wFirma.pl zostanie dostosowany do zmian w rozliczeniach leasingu i środków trwałych od 2026 r.?
System wFirma.pl jest przystosowany do nowo obowiązujących przepisów dotyczących zmiany w rozliczeniach samochodów i będzie automatycznie uwzględniał wysokość nowych limitów. Po aktualizacji systemu konieczne będzie uzupełnienie:
emisji CO2 oraz
wartości pojazdu (gdy ta nie była uzupełniana w systemie, dotyczy formy własności: “Leasing operacyjny i najem”)
- dla już wprowadzonych pojazdów w systemie.
W tym celu przy zapisywaniu wydatku związanego z leasingiem pojawi się okno, w którym konieczne będzie uzupełnienie powyższych informacji.
Pola te pojawią się również do uzupełnienia dla nowo wprowadzanych pojazdów.
Zmiany w rozliczeniach samochodów wprowadzonych do systemu po 2026 roku
W przypadku pojazdów, które były wprowadzone do środków trwałych przed rozpoczęciem 2026 roku obowiązują przepisy przejściowe, które wskazują, że pojazdy te obowiązywać będzie dotychczas stosowany limit amortyzacji - niezależny od emisji CO2. Natomiast dla pojazdów już wprowadzanych po 2026 r. konieczne jest określenie emisji CO2 i na jej podstawie system automatycznie zastosuje odpowiedni limit dla amortyzacji.
Natomiast w przypadku pojazdów w leasingu operacyjnym (najmie, dzierżawie lub innej umowy o podobnym charakterze) przy dodawaniu pierwszego wydatku z nim związanego w 2026 roku pojawi się omawiane wcześniej okno informujące o konieczności zdefiniowania emisji CO2 samochodu i jeśli nie była uzupełniana wartość pojazdu konieczne będzie jej uzupełnienie.
Gdzie można znaleźć emisję CO2 dla pojazdu?
Poniżej wskazujemy miejsca, w których można sprawdzić emisje CO2 samochodu.
mObywatel aplikacja (w wersji na telefon) - wówczas informacja o emisji spalin zawarta jest w zakładce:
DOKUMENTY » MOJE POJAZDY »:
» klikamy w nazwę pojazdu »
» DANE POJAZDU »
» pozycja EMISJA CO2.
mObywatel wersja przeglądarkowa (konieczne jest logowanie). Można przejść bezpośrednio ze strony Ministerstwa - Sprawdź swój pojazd.
Sprawdzenie historii pojazdu w Centralnej Ewidencji Pojazdów i rejestrach zagranicznych (nie trzeba się logować) - wówczas po wprowadzeniu następujących danych:
- Numer rejestracyjny,
- Numer VIN, nadwozia, podwozia lub ramy
- Data pierwszej rejestracji
można uzyskać informację o emisji CO2 pojazdu.
Jak przygotować się na zmiany w rozliczeniach samochodów osobowych? - instrukcja dla biur rachunkowych
Poniżej przedstawiamy możliwe zastosowania funkcji w systemie aby móc lepiej dostosować się do nadchodzących zmian z limitami rozliczeń pojazdów (ścieżka po wejściu nowych funkcji w systemie).
Przedsiębiorca posiadający dostęp do panelu klienta
W przypadku klientów, którzy aktywnie korzystają ze swojego panelu w systemie wFirma.pl, proces adaptacji do zmian w rozliczeniach pojazdów jest znacznie prostszy dla biura rachunkowego. Zadaniem biura jest w tym scenariuszu przede wszystkim edukacja i monitorowanie. W tym celu polecić możemy następujące kroki:
wykorzystać funkcje systemu do masowej wysyłki informacji (artykuł pomocy: Zbiorcze powiadomienia klientów biura rachunkowego) i wysłać wiadomość informującą o nowym obowiązku razem ze ścieżką postępowania w systemie.
Przykładowa wiadomość:
Temat: Ważne zmiany w rozliczaniu samochodów od 2026 r. – prośba o aktualizację danych w wFirma.pl Szanowni Państwo, Informujemy o nadchodzących, kluczowych zmianach w przepisach podatkowych, które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 roku. Zmiany te dotyczą sposobu rozliczania kosztów (amortyzacji oraz leasingu/najmu) samochodów osobowych oraz ciężarowych do 3,5t. Co się zmienia? Dotychczasowy limit odliczeń (150 tys. zł) zostanie obniżony do 100 tys. zł dla pojazdów, których emisja CO2 wynosi 50 g/km lub więcej. Limit 150 tys. zł zostanie utrzymany tylko dla pojazdów z emisją poniżej 50 g/km. W załączniku dołączam ściągę, które w pigułce omawia zmiany. Państwa działanie – co należy zrobić? Aby Państwa koszty samochodowe były prawidłowo księgowane w 2026 roku, konieczne jest uzupełnienie danych o emisji CO2 oraz wartości pojazdu dla pojazdu wprowadzonego w formie własności Leasing operacyjny i najem, do systemu wFirma.pl. Ponieważ aktywnie korzystają Państwo ze swojego panelu klienta, prosimy o samodzielne wykonanie następujących kroków omówionych w artykule pomocy: [link]. Gdzie znaleźć informację o emisji CO2? - [link]. Prosimy o dokonanie aktualizacji w terminie do [należy wstawić datę, np. 15.12.2025]. Po wykonaniu tych czynności, prosimy o krótką informację zwrotną wraz ze skanem umowy leasingu gdzie widoczna będzie wartość pojazdu (dla celów archiwalnych). W razie pytań lub problemów, jesteśmy do dyspozycji. Z poważaniem, [Nazwa Biura Rachunkowego] |
gdy klient dokona odpowiedzi o wprowadzonych informacjach przy pojeździe oraz prześle umowę leasingu możemy skorzystać z następujących funkcji:
- etykiet na liście firm - pozwoli to na łatwe filtrowanie listy i weryfikację, którzy klienci już potwierdzili wprowadzenie zmian, a do których należy wysłać przypomnienie.
- dodania umowy leasingu w CRM - pozwoli to na sięgnięcie do umowy leasingu w dowolnie wybranym przez siebie momencie. W przypadku dużej ilości zapisywanych dokumentów dla porządku można utworzyć folder “Umowy leasingu” i tam osadzać otrzymane umowy.
Przedsiębiorca nieposiadający dostępu do panelu klienta
Obsługa klientów, którzy nie logują się do panelu (lub go nie posiadają), wymaga pełnego zaangażowania ze strony biura rachunkowego. W tej sytuacji to biuro przejmuje odpowiedzialność za zebranie i wprowadzenie wszystkich danych. Proces należy rozpocząć od wysyłki mailowej z prośbą o dokumenty – konieczne będzie uzyskanie od klienta skanów umów leasingowych oraz specyfikacji pojazdów.
Przykładowa wiadomość:
Temat: Ważne zmiany w rozliczaniu samochodów od 2026 r. – prosimy o przesłanie dokumentów Szanowni Państwo, Informujemy o nadchodzących, kluczowych zmianach w przepisach podatkowych, które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 roku. Zmienią się zasady rozliczania kosztów (amortyzacji oraz leasingu/najmu) Państwa samochodów firmowych. Na czym polega zmiana? Limit kosztów, który można ująć w podatkach (obecnie 150 tys. zł), zostanie obniżony do 100 tys. zł. Stanie się tak dla wszystkich pojazdów, których emisja CO2 wynosi 50 g/km lub więcej. W załączniku dołączam ściągę, które w pigułce omawia zmiany. Konieczność aktualizacji danych Abyśmy mogli w Państwa imieniu prawidłowo wprowadzić dane do systemu księgowego i poprawnie rozliczać koszty od stycznia 2026, musimy uzyskać od Państwa dane o emisji CO2 dla każdego pojazdu oraz informację o wartości pojazdu. W związku z tym prosimy o przesłanie:
Gdzie znaleźć informację o emisji CO2? - [link].
WAŻNE: Jeśli nie uda się Państwu terminowo przesłać wartości emisji CO2 , będziemy zobowiązani przyjąć w systemie wariant niekorzystny (powyżej 50 g/km), co będzie skutkowało zastosowaniem niższego limitu 100 tys. zł. Prosimy o przesłanie powyższych informacji w odpowiedzi na tę wiadomość w terminie do [należy wstawić datę, np. 15.12.2025]. Z poważaniem, [Nazwa Biura Rachunkowego] |
Po zebraniu kompletu dokumentów, pracownik biura musi ręcznie dokonać wprowadzenia informacji o pojeździe do kartoteki klienta w systemie wFirma.pl.
Podobnie jak w pierwszym przypadku, proces ten może być wsparty przez etykietowanie i dokumenty w CRM. Umożliwi to zachowanie porządku w bazie klientów i szybką identyfikację, dla kogo praca została już wykonana, a kto wciąż oczekuje na wdrożenie.
