Otrzymałam od kontrahenta fakturę zaliczkową oraz końcową. Jak zaksięgować fakturę zaliczkową i końcową dotyczącą wydatku w systemie?
Faktury zaliczkowe wywołują skutki podatkowe jedynie na gruncie podatku VAT i nie podlegają ujęciu w kosztach podatkowych. Dopiero na podstawie faktury końcowej można dokonać końcowego rozliczenia transakcji - obciążenie kosztów może nastąpić dopiero wtedy, gdy zaliczkowana dostawa/usługa zostanie zrealizowana.
Ujęcie faktury zaliczkowej - księgowość uproszczona
Ujęcie zaliczki bezpośrednio w rejestrze VAT
Fakturę VAT zaliczkową ujmuje się w dacie jej otrzymania, bezpośrednio do rejestru VAT zakupu poprzez zakładkę EWIDENCJE » REJESTR VAT ZAKUPÓW » DODAJ WPIS. Dane uzupełniane są na podstawie faktury.
Ujęcie zaliczki za pomocą skutku księgowego
W celu dokonania wpisu faktury zaliczkowej przez zakładkę WYDATKI należy skorzystać ze ścieżki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT, w pojawiającym się oknie należy uzupełnić dane zgodnie z fakturą i przejść do zakładki IMPORT Z ZAGRANICY I INNE ZAAWANSOWANE, następnie w wierszu SKUTEK KSIĘGOWY wybrać opcję KSIĘGUJ DO VAT.
Jak ująć fakturę końcową w systemie?
W momencie otrzymania faktury VAT końcowej należy zaksięgować ją na dwa razy - pierwszy raz do rejestru zakupu VAT schematem EWIDENCJE » REJESTR VAT ZAKUPÓW » DODAJ WPIS, ujmując pozostałą kwotę netto i VAT wykazaną na fakturze końcowej.
Drugi raz do KPiR poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT), wpisując kwotę netto całej transakcji, czyli sumę kwot netto zaliczki i faktury końcowej oraz zaznaczając odpowiedni rodzaj wydatku.
Jak zaksięgować fakturę zaliczkową na 100% zamówienia?
Jeśli faktura końcowa nie zostanie wystawiona (faktura zaliczkowa opiewała na 100% wartości zamówienia), lub będzie wystawiona na zerowe wartości, wówczas należy dokonać tylko jeden wpis do KPiR w dacie dostawy towaru/wykonania usługi na kwotę netto zamówienia.
W tym celu należy przejść do zakładki: EWIDENCJE » KPIR » DODAJ WPIS. Wówczas w polu DATA należy wprowadzić datę dostawy towaru bądź wykonania usługi. Natomiast wartość netto zamówienia należy uzupełnić w odpowiednim polu w zależności od rodzaju transakcji:
ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH ORAZ MATERIAŁÓW PODSTAWOWYCH
KOSZTY UBOCZNE
POZOSTAŁE WYDATKI.
Wówczas po zapisaniu wartość netto zakupu usługi/towaru zostanie ujęta wyłącznie w odpowiedniej kolumnie KPiR.
Jak zaksięgować fakturę zaliczkową za zakup środka trwałego?
Fakturę zaliczkową za zakup środka trwałego należy ująć poprzez EWIDENCJE » REJESTR VAT ZAKUPÓW » DODAJ WPIS wprowadzając dane z faktury, przy czym w polu DATA KSIĘGOWANIA DO VAT należy wskazać datę otrzymania faktury. Następnie w podzakładce ZAAWANSOWANE należy zaznaczyć opcję ŚRODEK TRWAŁY.
Faktura zaliczkowa na 100% wartości zamówienia
Jeśli faktura zaliczkowa obejmowała 100% wartości zamówienia, wówczas środek trwały ujmuje się poprzez WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT) wprowadzając numer faktury zaliczkowej, datę wystawienia jako datę dostawy środka trwałego a jako rodzaj wydatku proszę wybierać opcję ZAKUP ŚRODKÓW TRWAŁYCH wskazując w polu RAZEM kwotę netto z faktury zaliczkowej. Następnie należy wskazać dane dotyczące środka trwałego oraz jego amortyzacji.
Księgowanie faktury końcowej
Z kolei, jeśli faktura zaliczkowa nie obejmowała pełnej wartości zamówienia, wówczas otrzymaną fakturę końcową ujmuje się poprzez WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (VAT) wprowadzając dane z faktury końcowej a jako rodzaj wydatku proszę wybierać opcję ZAKUP ŚRODKÓW TRWAŁYCH. Następnie należy wskazać dane dotyczące środka trwałego oraz jego amortyzacji, przy czym w polu WART. POCZĄTKOWA należy dodatkowo ująć wartość netto z faktury zaliczkowej.
Ujęcie faktury zaliczkowej - pełna księgowość
Ujęcie faktury zaliczki
W przypadku pełnej księgowości fakturę zaliczkową wprowadza się poprzez: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT, w pojawiającym się oknie należy uzupełnić dane zgodnie z fakturą a następnie przejść do zakładki DEKRETACJA i tam odznaczyć [] automatyczne wyliczenie i nanieść zmiany w dekrecie (domyślnie zastosowany podpowie konto kosztowe jakie należy zmienić).
Po zapisaniu faktura zaliczkowa trafi do zakładki;
- START » PŁATNOŚCI » ROZRACHUNKI i będzie można ją sparować z płatnością lub jeśli była wystawiona po płatności z wpisem dodanym jako rozliczenie z płatnikiem,
- EWIDENCJE » KSIĘGA HANDLOWA » REJESTR KSIĘGOWY, gdzie będzie widoczny wpis ze wskazanym księgowaniem w podzakładce DEKRETACJA,
- EWIDENCJE » REJESTR VAT ZAKUPU, gdzie będzie widoczny wpis z wartościami wskazanymi przy księgowaniu w podzakładce PODSTAWOWE INFORMACJE » sekcja STAWKI.
Zaksięgowanie faktury końcowej
Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmowała 100% to fakturę końcową wprowadzić jako WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT, stawkę VAT podać z faktury i wprowadzić tylko kwotę netto pozostałą do rozliczenia, następnie przejść do zakładki DEKRETACJA i tam odznaczyć [] automatyczne wyliczenie i nanieść odpowiednie zmiany w dekrecie, czyli ująć tylko dekretację faktury końcowej lub już ją rozbudować o przeksięgowanie zaliczki i tym samym pominięcie generowania dokumentu PK.
Po zapisaniu faktura zaliczkowa-końcowa trafi do zakładki;
- START » PŁATNOŚCI » ROZRACHUNKI i będzie można ją sparować z płatnością lub jeśli była wystawiona po płatności z wpisem dodanym jako rozliczenie z płatnikiem,
- EWIDENCJE » KSIĘGA HANDLOWA » REJESTR KSIĘGOWY, gdzie będzie widoczny wpis ze wskazanym księgowaniem w podzakładce DEKRETACJA,
- EWIDENCJE » REJESTR VAT ZAKUPU, gdzie będzie widoczny wpis z wartościami wskazanymi przy księgowaniu w podzakładce PODSTAWOWE INFORMACJE » sekcja STAWKI.
Kwotę netto zaliczki (jeśli nie została przeksięgowana przy fakturze końcowej) należy przeksięgować samodzielnie poprzez EWIDENCJE » KSIĘGA HANDLOWA » REJESTR KSIĘGOWY » DODAJ » DODAJ PK.
Przeksięgowanie zaliczki obejmującej 100% zamówienia
W przypadku gdy zaliczka o obejmowała 100% zamówienia jej przeksięgowanie na konto kosztów należy wprowadzić poprzez EWIDENCJE » KSIĘGA HANDLOWA » REJESTR KSIĘGOWY » DODAJ » DODAJ PK.
