System wFirma pozwala na wysyłanie e-deklaracji zarówno przez użytkowników posiadających podpis elektroniczny oraz tych, którzy go nie mają.
Podmioty nieposiadające podpisu kwalifikowanego - wysyłka deklaracji niewymagających podpisu
Wysyłanie e-deklaracji jest bardzo łatwe. Po wygenerowaniu odpowiedniej deklaracji w zakładce START » PODATKI » PODATEK VAT/ JEDNOLITY PLIK KONTROLNY/ DEKLARACJE ROCZNE/ ROCZNE DEKLARACJE PRACOWNIKÓW, START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE lub, można ją wysłać z zakładki BEZ PODPISU.
W celach autoryzacji deklaracji wysyłanych w roku 2025 należy dodatkowo w polu PRZYCHÓD Z 2023 ROKU wprowadzić informację o kwocie osiągniętego przychodu oraz kliknąć na przycisk WYŚLIJ DO URZĘDU. Dla deklaracji wysyłanych w 2026 roku będzie to przychód z 2024 roku.
Kolejne etapy realizowane są przez wFirma. Na bieżąco można śledzić status wysyłki e-deklaracji klikając na kopertę, która się pojawi przy deklaracji po zleceniu jej do wysyłki.
Podmioty nieposiadające podpisu kwalifikowanego - wysyłka deklaracji wymagających podpisu
Upoważnienia UPL-1
Jeżeli firma nie posiada podpisu elektronicznego, e-deklaracje mogą być wysyłane przy użyciu podpisów elektronicznych, należących do wfirma.pl. W takiej sytuacji konieczne jest złożenie do urzędu skarbowego formularza UPL-1, który informuje urząd o pełnomocnictwie do podpisywania deklaracji przez upoważnioną osobę z wfirma.pl.
UPL-1 można wygenerować wchodząc w zakładkę USTAWIENIA » PODATKI » E-DEKLARACJE klikając na POBIERZ.
Należy pamiętać o tym, że w przypadku braku złożenia upoważnień UPL-1, system e-deklaracje.gov.pl automatycznie odrzuci deklarację. Dlatego należy złożyć upoważnienia z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby urząd skarbowy zdążył je przetworzyć i wprowadzić do swojego systemu informatycznego.
Weryfikacja usługi
Kolejny krok to weryfikacja firmy i aktywowanie usługi e-deklaracje poprzez wykonanie przelewu w wysokości 10 PLN brutto. Dane do przelewu można znaleźć wchodząc w zakładkę USTAWIENIA » PODATKI » E-DEKLARACJE, następnie wybierając link DANE DO PRZELEWU ZNAJDUJĄ SIĘ TUTAJ. Przelew należy wykonać z konta firmowego, dlatego że służy ono do weryfikacji danych. W przypadku niezgodności danych usługa nie zostanie aktywowana.
Akceptacja regulaminu
Następnie należy zaakceptować regulamin i zaznaczyć pole o dostarczeniu pisma UPL-1 do urzędu w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » E-DEKLARACJE. Po wypełnieniu całej procedury i aktywacji usługi, można będzie swobodnie wysyłać deklaracje elektronicznie.
Jak wysłać e-deklaracje do urzędu skarbowego?
W celu zlecenia deklaracji do wysyłki należy przejść do zakładki START » PODATKI » PODATEK VAT / JEDNOLITY PLIK KONTROLNY / ROCZNE » WYŚLIJ DO URZĘDU. W oknie, które się pojawi należy przejść do zakładki UPL - WFIRMA.PL i wybrać (u dołu strony) ZLEĆ DO PODPISU I WYSYŁKI.
Po kliknięciu na kopertę znajdującą się obok danej deklaracji, można sprawdzić historię komunikacji z serwerem urzędu skarbowego.
Podmioty posiadające własny podpis kwalifikowany - wysyłka deklaracji wymagających podpisu
Aby wysłać deklaracje należy przejść do zakładki START » PODATKI » PODATEK VAT / JEDNOLITY PLIK KONTROLNY / ROCZNE / ROCZNE DEKLARACJE PRACOWNIKÓW i zaznaczyć odpowiednią deklarację, następnie w górnym menu wybrać opcję WYŚLIJ DO URZĘDU.
W oknie, które się pojawi, użytkownik musi przejść do zakładki WŁASNY PODPIS i wybrać przycisk PODPISZ DEKLARACJĘ.
W celu podpisania deklaracji przy wykorzystaniu obsługiwanego podpisu kwalifikowanego zalecamy korzystanie z urządzeń z zainstalowanym systemem Windows.
Warto pamiętać, że dla spółek jedyną metodą w przypadku wysyłki zeznań rocznych za pracowników jest posiadanie podpisu kwalifikowanego osoby uprawnionej. Deklaracje w systemie mogą być podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej do reprezentacji spółki (np. Członka Zarządu, Głównej Księgowej). Rekomendujemy korzystanie z zewnętrznego urządzenia (np. token, karta) z ważnym certyfikatem kwalifikowanym.
Poniżej przedstawiamy listę dostawców podpisów kwalifikowanych zintegrowanych z wfirma:
W przypadku, gdy deklaracje będą wysyłane za pomocą podpisu kwalifikowanego warto upewnić się, że osoba upoważniona dysponuje aktualnym i ważnym pełnomocnictwem do podpisywania deklaracji składanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej (UPL-1). Należy pamiętać, że ten formularz należy złożyć odpowiednio wcześniej, aby urząd zdążył go przetworzyć przed terminem wysyłki tych deklaracji. Więcej na temat UPL-1 można znaleźć w artykułach:
UPL-1 - omówienie wypełnienia formularza
UPL-1, czyli upoważnienie do wysyłki deklaracji elektronicznych
UPL-1 dla wspólnika spółki – kiedy upoważnienie jest konieczne?
Wysyłka deklaracji organizacji (spółek, stowarzyszeń, fundacji) przez konto w e-Urzędzie Skarbowym
Pracodawcy mają obowiązek złożenia deklaracji PIT-11, PIT-4R oraz PIT-8AR do 31 stycznia. Możliwą alternatywą dla tradycyjnej wysyłki elektronicznej jest skorzystanie z Konta Organizacji w e-Urzędzie Skarbowym (e-US). Rozwiązanie to pozwala spółkom, fundacjom czy stowarzyszeniom na składanie formularzy online bez konieczności posiadania płatnego podpisu kwalifikowanego.
Aby skorzystać z tej możliwości, organizacja powinna jednak upoważnić osobę fizyczną (posiadającą PESEL) do dostępu do konta poprzez złożenie wniosku do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Dla każdego użytkownika konta organizacja może wybrać jeden z dwóch poziomów uprawnień: dostęp podstawowy lub rozszerzony. Użytkownik z dostępem rozszerzonym może samodzielnie zarządzać uprawnieniami innych osób w organizacji, co jeszcze bardziej usprawnia proces rozliczeń.
Szczegółowe informacje dotyczące dostępu do e-Urzędu można znaleźć na stronie: Uzyskaj dostęp do konta organizacji już teraz. W styczniu złóż PIT-11 i PIT-4R bez podpisu elektronicznego
