Integracja z PEF (platforma elektronicznego fakturowania)

Kogo dotyczy PEF

Platforma Elektronicznego Fakturowania jest przeznaczona dla:

  • zamawiających w zamówieniach publicznych, np. urzędów

  • wykonawców zamówień publicznych – przedsiębiorców wykonujących usługi i dostarczających towary dla podmiotów publicznych

Wykonawca wystawiający faktury na rzecz instytucji publicznej 

Przedsiębiorca realizujący zamówienie na rzecz instytucji publicznej może wysyłać fakturę w formie elektronicznej tzw. faktura ustrukturyzowana jaką posiada system wfirma.pl. Od 01.08.2019 każda instytucja publiczna ma obowiązek przyjęcia takiej faktury. 

Integracja z PEF (platforma elektronicznego fakturowania) w systemie wfirma.pl

Łącznikiem między Przedsiębiorcą a Instytucją jest Platforma PEF czyli Platforma elektronicznego fakturowania. System wfirma.pl jest zintegrowany z platformą i pozwala na wysyłkę faktur tym systemem. 

Jak dokonać z integracji z PEF

Krok 1 - Wybór brokera 

Do wyboru są dwa rozwiązania, które przed rejestracją można przetestować 

Aplikacja testowa PEFexpert

Aplikacja testowa Infinite IT Solutions

Krok 2 - Rejestracja w PEF

  1. Konieczne będą:

    • Dane firmy/instytucji oraz NIP do rozliczeń VAT

    • Numer PEPPOL (może nim być np.: NIP instytucji lub numer GLN)

    • Login i hasło (osoba zakładająca Konto Podmiotu staje się automatycznie Super Użytkownikiem takiego konta – będzie zarządzać kontem i dodawać kolejnych użytkowników. Zakładając Konto Podmiotu osoba ta musi potwierdzić swoją tożsamość wykorzystując Profil Zaufany)

    • musisz posiadać swój profil zaufany na epuap jeżeli nie masz zapoznaj się z artykułem jak założyć profil zaufany

  2. Aby zarejestrować Konto Podmiotu w aplikacji webowej wybranego Brokera PEF należy przejść do rejestracji:

    • Konsorcjum PEFexpert 

      1. należy pamiętać by w polu Podmiot należy do wybrać SEKTORA PRYWATNEGO (czyli że występuje w relacji jako firma) 

    • Firma Infinite IT Solutions

      1. należy pamiętać by w polu typ wybrać FIRMA 

      2. w tym przypadku przyjdzie na skrzynkę link weryfikacyjny po kliknięciu którego ustala się hasło do systemu 

Pamiętaj, że możesz przenieść swoje konto wraz z otrzymanymi lub wysłanymi dokumentami do drugiego Brokera PEF (nie częściej niż raz na 30 dni).

Krok 3 - logowanie do systemu

Po pozytywnym założeniu konta istnieje możliwość logowania:

  • jeżeli wybrałeś PEFexpert - widok po zalogowaniu do systemu


Krok 4 - złożenie użytkowników i przypisanie uprawnień

Aby poprawnie zintegrować system PEF z wfirma.pl konieczne jest założenie użytkowników API oraz nadanie im odpowiednich uprawnień:

  • PEFexpert - menu głównym należy przejść do ZARZĄDZANIE UŻYTKOWNIKAMI gdzie w prawym górnym rogu tabeli będzie przycisk + DODAJ UŻYTKOWNIKA; podczas uzupełniania danych w polu ROLA W SYSTEMIE należy zaznaczyć UŻYTKOWNIK API 

 

Następnie należy przypisać uprawnienia: ZMIEŃ DOSTĘPNE AKCJE zaznaczyć okienko WYSYŁKA I ODBIÓR DOKUMENTÓW

 

 

Krok 5 - integracja z systemem wfirma.pl

Aby połączyć system wfirma z PEF należy przejść do zakładki USTAWIENIA >> FAKTURY >> E-FAKTURY PEF a następnie wprowadzić dane do logowania takie same jak na koncie PEF czyli login użytkownika API i hasło.

Wystawianie faktur na rzecz instytucji publicznych przez PEF 

Aby wystawić fakturę ustrukturyzowaną a następnie przesłać ją przez PEF do instytucji publicznej należy w pierwszej kolejności stworzyć pro formę - zamówienie w zakładce PRZYCHODY >> PRO FORMY >> DODAJ. Następnie na podstawie pro formy wygenerować fakturę. W tym celu należy zaznaczyć pro formę WYSTAW >> FAKTURĘ VAT 

A następnie wysłać tak wystawioną fakturę przez PEF do instytucji publicznej: zaznaczyć fakturę WYŚLIJ >> WYŚLIJ PRZEZ PEF.