Elektroniczna faktura ustrukturyzowana

Czym jest elektroniczna faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana jest to elektroniczna faktura, która posiada ustrukturyzowany zapis danych w formacie XML. Zakres danych zawartych jest jednolity i ściśle określony kategoriami informacji, które powinna posiadać ustrukturyzowana faktura według norm przyjętych przez Unię Europejską. Jej funkcjonowanie ma na celu automatyczne przekazywanie i przetwarzanie danych z faktur między systemami księgowymi instytucji publicznych (zamawiających) a systemami księgowymi przedsiębiorców (wykonawców), co ma uprościć i usprawnić rozliczenia oraz odciążyć pracę człowieka w tym zakresie.

Ważne, aby pamiętać, że faktura ustrukturyzowana nie jest tym samym co potocznie nazywana faktura elektroniczna (e-faktura), generowana zazwyczaj wyłącznie w formacie PDF lub skanu.

Więcej na temat faktury ustrukturyzowanej można przeczytać w artykule: Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Kto będzie zobowiązany do przyjmowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i od kiedy?

Obowiązek przyjmowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych obejmie w pierwszej kolejności instytucje publiczne, co nastąpi od 18 kwietnia 2019 r. i będzie dotyczyć transakcji o wartości powyżej 30 tys. euro. Natomiast od 1 sierpnia 2019 r. obowiązek ten obejmie wszystkie transakcje w zamówieniach publicznych, bez względu na kwotę. Do tego czasu instytucje publiczne muszą być gotowe do przyjmowania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych.

Szczegółowe informacje w artykule: Elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych

Jakie dane powinna zawierać faktura ustrukturyzowana?

Standardy dotyczące danych zawartych w ustrukturyzowanej fakturze zawierają unijne normy i na tej podstawie tworzone są standardy faktur wystawianych w systemie wfirma.pl.

Wśród danych jakie powinna zawierać faktura ustrukturyzowana znajdują się dane wymagane dla faktury przez ustawę o VAT, wymienione w art. 106e ust. 1 oraz dodatkowo:

  • informacje dotyczące odbiorcy płatności,
  • wskazanie umowy zamówienia publicznego, którego faktura dotyczy.

Faktura elektroniczna ustrukturyzowana w wfirma.pl

Wystawiane w systemie faktury za pomocą zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ, posiadają automatycznie zapisany format elektronicznej faktury ustrukturyzowanej.

Elektroniczna faktura ustrukturyzowana - jak wystawić?

Postać ustrukturyzowana faktury w formacie XML załączana jest do pliku z fakturą, który po pobraniu dla użytkownika wygląda jak zwykły PDF, lecz technicznie pod plikiem znajduje się format ustrukturyzowany w postaci XML, pozwalający na elektroniczne przesyłanie danych wg unijnego standardu.

Elektroniczna faktura ustrukturyzowana - podgląd wydruku

Każdy rodzaj faktury wystawiony w systemie wfirma.pl ma postać elektronicznej faktury ustrukturyzowanej. Dzięki temu otrzymujący taką fakturę jako koszt użytkownik nie musi ręcznie wprowadzać danych z takich faktur czy też korzystać z funkcji odczytywania faktur OCR.

Korzyści jakie daje elektroniczna faktura ustrukturyzowana

Wprowadzenie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych wniesie szereg korzyści, wśród których można wymienić:

  • automatyczne odczytanie danych z faktur ustrukturyzowanych eliminuje konieczność ręcznego księgowania i w ten sposób ogranicza ingerencję człowieka w proces księgowania,
  • przyspieszenie pracy i zwiększenie jej efektywności,
  • minimalizowanie ryzyka popełnienia błędów w zapisie danych z faktury,
  • standaryzacja sposobu elektronicznego fakturowania, co daje również pewność zamieszczenia na niej niezbędnych i właściwych informacji,
  • zmniejszenie kosztów z tytułu przetwarzania danych z faktur,
  • elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych.

Księgowanie faktury kosztowej w formacie XML w systemie

System wfirma.pl umożliwia księgowanie faktur kosztowych na podstawie pliku np. w formacie XML (w tym wystawionych przez innych użytkowników wfirma), co jest realizowane przy użyciu zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » NA PODSTAWIE PLIKU, gdzie w pojawiającym się oknie należy załączyć plik z fakturą wybierając ZAŁĄCZ PLIK lub przeciągając plik z komputera do wskazanego miejsca.

Elektroniczna faktura ustrukturyzowana - dodawanie wydatku 

Dane z faktury zostaną wypełnione automatycznie. Jedynie przy księgowaniu po raz pierwszy faktury od nowego kontrahenta należy dokonać wyboru rodzaju wydatku. Natomiast przy kolejnych fakturach od zapisanego w bazie kontrahenta ostatnio wybrany rodzaj wydatku będzie podpowiadany, a w razie potrzeby użytkownik może dokonać zmiany na inny rodzaj wydatku.

 Elektroniczna faktura ustrukturyzowana - dodawanie nowego wydatku