Zmiana systemu księgowego na przełomie roku w pewnych sytuacjach może powodować, że konieczne będzie uzupełnienie niektórych danych, aby dostosować kolejne wyliczenia. Jest to szczególnie ważne dla prawidłowego ustalenia wysokości składki zdrowotnej za przedsiębiorcę, odliczenia składek ZUS od podatku czy zachowania prawidłowego księgowania odpisów amortyzacyjnych.
Składki opłacone za grudzień, gdy przeniesienie księgowości jest na przełomie roku
Składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne za przedsiębiorcę wynikające z deklaracji rozliczeniowej ZUS sporządzonej poza systemem należy ująć w momencie dodawania zaliczki na podatek dochodowy lub wprowadzić je bezpośrednio jako koszt (w przypadku rozliczenia na podstawie KPIR). Należy zaznaczyć, że składki powinny być odliczane zgodnie z miesiącem ich faktycznego opłacenia.
Przykład 1.
Składki społeczne i w niektórych przypadkach zdrowotna z deklaracji DRA za grudzień 2022 roku opłacone w styczniu 2023 roku należy podać przy wyliczaniu zaliczki na podatek za styczeń 2023 roku / I kwartał 2023 roku.
Jak zaksięgować składki w przypadku gdy przeniesienie księgowości będzie na przełomie roku? Zależy to w głównej mierze od wybranej przez przedsiębiorcę formy opodatkowania i tak w przypadku:
skali podatkowej - opłacone za przedsiębiorcę i osobę współpracującą składki:
społeczne jeżeli są odliczane bezpośrednio od dochodu - ujmuje się podczas wyliczania zaliczki na podatek, natomiast składki społeczne - gdy zaliczane do kosztów - księguje się dowodem wewnętrznym w wydatkach,
na Fundusz pracy - księguje się dowodem wewnętrznym w wydatkach,
zdrowotne - nie podlegają odliczeniu.
podatku liniowego - opłacone za przedsiębiorcę i osobę współpracującą składki:
społeczne jeżeli są odliczane bezpośrednio od dochodu - ujmuje się podczas wyliczania zaliczki na podatek, natomiast składki społeczne - gdy zaliczane do kosztów - księguje się dowodem wewnętrznym w wydatkach,
na Fundusz pracy - księguje się dowodem wewnętrznym w wydatkach,
zdrowotne - jeżeli są odliczane bezpośrednio od dochodu - ujmuje się podczas wyliczania zaliczki na podatek, natomiast składki zdrowotne - gdy zaliczane do kosztów - księguje się dowodem wewnętrznym w wydatkach. W 2023 roku (chodzi o datę zapłaty składki bez względu na to za jaki miesiąc składki są należne) limit odliczenia składek zdrowotnych wynosi 10 200 zł.
ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych - opłacone za przedsiębiorcę i osobę współpracującą składki:
społeczne ujmuje się podczas wyliczania zaliczki na podatek,
zdrowotne - ujmuje się podczas wyliczania zaliczki na podatek, przy czym należy pamiętać że limit odliczenia tej składki wynosi 50% zapłaconej kwoty.
Składki opłacane za pracowników finansowane przez pracodawcę, które stanowią koszt podatkowy, księguje się poprzez dowód wewnętrzny, przy czym:
do końca 2022 roku obowiązuje zasada, że jeśli wynagrodzenie wypłacone jest pracownikom w terminie i składki zapłacone są w ustawowym terminie, to księgowanie odbywa się w grudniu (czyli nie dodaje się DW w systemie). Gdy składki zostaną opłacone po terminie, to należy dodać DW zgodnie z datą zapłaty;
od 2023 roku składki ZUS stanowią koszt miesiąc, za który są należne o ile zostaną zapłacone w terminie wynikającym z przepisów (bez znaczenia jest data wypłaty wynagrodzenia pracownikom). W dalszym ciągu jednak, gdy składki zostaną opłacone po terminie, to należy dodać DW zgodnie z datą zapłaty.
Składki opłacone w styczniu, podlegające odliczeniu od dochodu/przychodu podaje się ustalając podatek w zakładce START » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY » WYLICZ PODATEK.
Po pojawieniu się okna dialogowego należy wprowadzić opłacone składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne (w przypadku opodatkowania podatkiem liniowym lub ryczałtem ewidencjonowanych) w polach POZOSTAŁE SKŁADKI. Należy pamiętać, że składkę na ubezpieczenie zdrowotne można odliczyć w wysokości wskazanej wcześniej.
Natomiast składkę na FP (o ile przedsiębiorca ją opłaca) należy ująć w KPiR dowodem wewnętrznym poprzez WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » DOWÓD WEWNĘTRZNY, wybierając schemat księgowy KOSZTY PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI (co należy dokonać przed wyliczeniem zaliczki na podatek dochodowy).
Deklaracje ZUS generuje się poprzez START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ. Aby deklaracje zostały utworzone poprawnie należy ustawić prawidłowy schemat opłacania składek przez przedsiębiorcę w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » ZUS.
Co do zasady deklaracje rozliczeniowe ZUS sporządza się dopiero po zakończeniu miesiąca. Po opłaceniu składek należy wprowadzić płatność do deklaracji zaznaczając dokument i wybierając opcję ROZLICZ, dzięki temu składki zostaną automatycznie uwzględnione w wyliczeniu zaliczki na podatek dochodowy (do wysokości limitu odliczenia) w miesiącu ich opłacenia i nie trzeba ich będzie ręcznie wprowadzać.
Przeniesienie księgowości na przełomie roku a składka zdrowotna
Aby prawidłowo wyliczyć składkę zdrowotną w styczniu po przeniesieniu księgowości do wFirma.pl w styczniu w niektórych przypadkach konieczne będzie podanie parametrów, do zachowania ciągłości wyliczeń. Dotyczy to przede wszystkim osób, które decydują się kontynuować w 2023 roku formę opodatkowania taką jak w roku poprzednim - podstawie skali podatkowej lub podatku liniowego. W tych formach opodatkowania (przy kontynuacji tej samej formy) pojawia się instytucja roku składkowego trwającego od 1 lutego do 31 stycznia, przez co składka zdrowotna w DRA za styczeń musi być wyliczona na podstawie danych z poprzedniego roku.
W celu wygenerowania ZUS DRA należy przejść do zakładki: START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ. Wyświetli się okno, w którym system sam wskaże za jakie okresy rozliczeniowe i jakich danych potrzebuje aby wyliczyć prawidłową wysokość składki zdrowotnej.
Co istotne, dane o formie opodatkowania wybranej w roku, od którego nastąpiło rozpoczęcie pracy w wFirma.pl system przyjmuje z zakładki USTAWIENIA » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY i to na tej podstawie ustala czy następuje kontynuacja formy opodatkowania, czy jej zmiana.
Przy kontynuacji (w przypadku podatku liniowego lub skali podatkowej), w polu:
Forma opodatkowania w roku RRRR podać należy formę rozliczania podatku dochodowego w grudniu poprzedniego roku kalendarzowego.
Przychody narastająco na koniec grudnia RRRR należy wprowadzić przychody osiągnięte od stycznia danego roku do końca grudnia poprzedniego roku (lub od lipca do grudnia poprzedniego roku kalendarzowego, gdy w trakcie 2022 roku zmieniono formę opodatkowania) z podsumowania kolumny 9 KPiR .
Koszty narastająco na koniec grudnia RRRR należy wprowadzić koszty poniesione od stycznia danego roku do końca grudnia poprzedniego roku (lub od lipca do grudnia poprzedniego roku kalendarzowego, gdy w trakcie 2022 roku zmieniono formę opodatkowania) czyli sumę podsumowania kolumn 10, 11, 12 i 13 KPiR.
Suma dochodu na koniec listopada RRRR należy wprowadzić sumę dochodów z poprzednich ZUS DRA z części XI formularza z poz. 02 /06 RCA część III E poz 02/06 (w zależności od formy opodatkowania i tego czy zatrudniani byli pracownicy) od ZUS DRA za luty do ZUS DRA za grudzień (lub od ZUS DRA za lipiec do ZUS DRA za grudzień poprzedniego roku kalendarzowego, gdy w trakcie roku zmieniono formę opodatkowania). Jeżeli składki społeczne odliczane były bezpośrednio w zaliczce to sumę dochodu należy powiększyć o kwotę odliczonych składek społecznych z tych ZUS DRA."
Składki społeczne do odliczenia w grudniu należy wpisać wartość składek społecznych zapłaconych za przedsiębiorcę lub osobę współpracującą w grudniu (nieważne za jaki okres były należne) oraz ewentualna wartość nieodliczonych składek w poprzednich miesiącach (czyli niewykorzystanych składek). Przy kontynuacji formy opodatkowania ujęte zostaną przy naliczaniu składki zdrowotnej w DRA za styczeń.
Składki społeczne do odliczenia w styczniu należy wpisać wartość składek społecznych zapłaconych za przedsiębiorcę lub osobę współpracującą w styczniu nowego roku (nieważne za jaki okres były należne). Składki te zostaną przy naliczaniu składki zdrowotnej w DRA za luty.
W razie zmiany formy opodatkowania, wystarczy uzupełnienie pól z formą opodatkowania oraz ze składkami opłaconymi w styczniu (pochodzącymi np. z DRA za grudzień, jeśli przedsiębiorca dokonuje płatności terminowo).
Po uzupełnieniu pól należy kliknąć ZAPISZ. W kolejnym oknie należy wybrać okres, za który ma zostać wygenerowany ZUS DRA i kliknąć ZAPISZ.
Dane dodane w oknie generowania ZUS DRA zostaną automatycznie przeniesione do składników składki zdrowotnej w zakładce: USTAWIENIA » PODATKI » ZUS » SKŁADKA ZDROWOTNA.
Generowanie JPK po przeniesieniu księgowości
Plik JPK za styczeń generuje się poprzez START » PODATKI » JEDNOLITY PLIK KONTROLNY » DODAJ » DODAJ JPK_V7.
Z kolei, jeśli w JPK za grudzień została wykazana nadwyżka do przeniesienia na kolejny okres (w poz. 62 pliku JPK), wówczas kwotę nadwyżki ze wspomnianej pozycji ujmuje się w JPK za styczeń w pkt. 26 Kwota nadwyżki VAT przeniesiona z poprzedniego okresu, gdzie należy zaznaczyć checkbox i w poz. 39 wskazać kwotę nadwyżki z poprzedniego okresu.
Przeniesienie księgowości na przełomie roku a ewidencja środków trwałych
Przenosząc księgowość na przełomie roku należy również pamiętać o uzupełnieniu Ewidencji środków trwałych w zakładce: EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE » DODAJ ŚRODEK TRWAŁY.
Przy wprowadzaniu środków trwałych szczególnie ważne jest pole DATA WPROWADZENIA, od którego zależy rozpoczęcie uwzględniania odpisów amortyzacyjnych, jakie przy przenoszeniu księgowości powinny być kontynuacją przyjętego już planu amortyzacji.
Kontrolę poprawności wprowadzonego środka trwałego można przeprowadzić poprzez porównanie planu amortyzacji.
Informacja o remanencie początkowym
Przedsiębiorcy opodatkowani skalą podatkową lub podatkiem liniowym muszą dodać remanent początkowy na dzień 1 stycznia. Wartość remanentu na dzień 1 stycznia należy wprowadzić poprzez zakładkę: EWIDENCJE » REMANENTY » DODAJ REMANENT » REMANENT POCZĄTKOWY.
