W systemie wfirma.pl użytkownik ma możliwość ustawienia własnej serii numeracji faktur sprzedażowych oraz innych dokumentów księgowych. Podczas dodawania nowej serii numeracji można także wprowadzić logo firmy, które następnie będzie umieszczane na fakturze z danej serii. Serie numeracji można w prosty sposób edytować w zakładce USTAWIENIA.
Jak wybrać serie numeracji?
W zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » SERIE NUMERACJI dostępny jest wybór serii numeracji dokumentów: faktur sprzedażowych i innych dokumentów, przy uwzględnieniu dostępnych znaczników.
Przykładowe wzorce:
- [numer]/[rok]
- FS [numer]/[miesiąc]/[rok]
- [numer] - [miesiąc] - [rok] JK
Dostępne znaczniki:
- [numer] - generowany podczas wystawiania faktury (znacznik obowiązkowy)
- [dzień] - dzień z daty wystawienia
- [dzień_roku] - dzień roku z daty wystawienia
- [miesiąc] - miesiąc z daty wystawienia. Dla wzorca [numer]/[miesiąc]/[rok] generowane będą faktury 1/1/2020, 2/1/2020, 3/1/2020 ... 1/2/2020, 2/2/2020 itd.
- [kwartał] - kwartał z daty wystawienia. Zapisywany w postaci liczbowej. Na przykład drugi kwartał ma oznaczenie 2.
- [rok] - rok z daty wystawienia (czterocyfrowy) np. 2020
- [rok:format_dwucyfrowy] - rok z daty wystawienia (dwucyfrowy) np. 20
Istnieje możliwość zastosowania zer poprzedzających w znacznikach. Przykładowe znaczniki:
- [numer:zera_wiodące=3] - 003
- [miesiąc:zera_wiodące=2] - 02
Jak dodać nową serię numeracji?
Aby zdefiniować swój unikalny wzorzec numeracji dokumentów, należy dodać nową serię.
Wybierając opcję Dodaj serię, należy określić jej nazwę oraz typ dokumentu, dla którego tworzony jest wzór dokumentu.
Następny krok to wybór odpowiedniego Wzorca, tak, by program automatycznie definiował poprawny numer dokumentu. Po wprowadzeniu tych danych należy wskazać Numer początkowy serii (ważne szczególnie w przypadku rozpoczęcia korzystania z wfirma.pl w trakcie roku) oraz okres Resetowania numeru (co roku, co miesiąc, codziennie, nigdy).
Podczas dodawania nowej serii numeracji można opcjonalnie wprowadzić logo, które będzie umieszczane na fakturze z danej serii (przydatne przy kilku typach działalności w ramach jednej firmy). W przypadku nieoddania logo w tym miejscu, zastosowane zostanie logo globalne z zakładki USTAWIENIA » FAKTURY »LOGO FIRMY.
Funkcja sprawdzania poprawności numeracji faktur i blokada modyfikacji numeru
W zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » SERIE NUMERACJI znajduje się również opcja Sprawdzanie poprawności numeracji faktur i blokada modyfikacji numeru. Po wyłączeniu jej zaznaczenia będzie możliwe edytowanie numerów faktur, które są automatycznie nadawane przez system. Edytowanie numeru możliwe jest dopiero podczas modyfikacji wcześniej wystawionego dokumentu.
Schematy księgowe dla wybranych serii numeracji na księgach rachunkowych (pełna księgowość)
W systemie została udostępniona opcja przypisania schematu księgowego do danej serii numeracji.
Opcja przypisywania schematów księgowych jest dostępna dla faktur VAT i faktur (bez VAT) wystawianych w systemie. Aby przypisać schemat księgowy do serii numeracji należy przejść do okna modyfikacji serii. Dostępne z poziomu zakładki USTAWIENIA » FAKTURY » SERIE NUMERACJI » FAKTURY » zaznaczenie posiadanej serii numeracji » MODYFIKUJ » POWIĄZANY SCHEMAT » ZASTOSUJ PODPOWIADANIE SCHEMATU KSIĘGOWEGO » DODAJ.
Po odznaczeniu tej opcji dokumenty będą dekretowane z wykorzystaniem domyślnego schematu księgowego.
Jeśli kolejny rok obrotowy, będzie zawierał schemat o tej samej kategorii i nazwie, wówczas system automatycznie przypisze go do serii numeracji dla nowego okresu.
Jeżeli w oknie wystawiania dokumentu zostanie wskazana seria numeracji z przypisanym schematem, wówczas informacja o zastosowanym schemacie księgowym będzie widoczna po przejściu w oknie dodawania dokumentu do zakładki DEKRETACJA.
