Od lutego 2022 roku weszły w życie przepisy tzw. „pakiet mobilności” dotyczące rozliczania wynagrodzeń kierowców, które są konsekwencją dostosowania polskich przepisów do dyrektyw unijnych.
W systemie wFirma.pl można wprowadzić podstawę oskładkowania i opodatkowania zgodnie z przepisami tzw. Pakietu Mobilności, tak aby kwoty zobowiązań składkowych i podatkowych były prawidłowe i w odpowiedni sposób wykazywały się w deklaracjach. Natomiast do rozliczania wynagrodzeń kierowców służą dedykowane do tej branży oprogramowania, najczęściej zintegrowane z tachografami rejestrującymi czas pracy. To te systemy służą do szczegółowego rozliczania wynagrodzeń kierowców.
Rozliczenie pakietu mobilności w systemie wFirma.pl
Chcąc rozliczyć wynagrodzenie kierowcy według zasad pakietu mobilności w systemie wfirma, należy samodzielnie, poza systemem ustalić kwoty takie jak:
- wynagrodzenie brutto,
- podstawę oskładkowania,
- podstawę opodatkowania,
- wynagrodzenie netto.
Kwoty te powinny być wprowadzone do systemu sumarycznie, czyli bez rozdzielania ich na poszczególne składniki, składające się na wynagrodzenie pracownika.
Prawidłowe wykazywanie składników wynagrodzenia, jak i ustalanie podstawy wynagrodzenia chorobowego oraz ewidencjonowanie czasu pracy należy ustalić samodzielnie poza systemem.
W praktyce mogą wystąpić dwie sytuacje wymagające rozliczenia:
podstawa oskładkowania jest wyższa niż przychód do opodatkowania (przykład 2.);
podstawa oskładkowania jest niższa niż przychód do opodatkowania (przykład 1.).
Rozliczenie wynagrodzenia należy rozpocząć od dodania pracownikowi umowy o pracę w zakładce KADRY » UMOWY » DODAJ » UMOWA O PRACĘ i w kwocie wynagrodzenia wprowadzić np. kwotę pensji zasadniczej.
Rozliczenie, gdy podstawa oskładkowania jest niższa niż przychód do opodatkowania
Poniżej przedstawiamy sposób rozliczenia wynagrodzenia pracownika, którego podstawa oskładkowania jest niższa od przychodu do opodatkowania, czyli:
podstawa oskładkowania
Przykład 1.
Kierowca firmy transportowej wykonywał przewóz ładunku we Francji. Pracownik złożył PIT-2, nie przynależy do PPK. Pracownik za granicą przebywał 7 dni.
Wynagrodzenie pracownika:
zasadnicze: 9000,00 zł
ryczałt za nadgodziny: 500,00 zł
ryczałt za godziny nocne: 100,00 zł
SUMA: 9600,00 zł
Podstawa oskładkowania:
ustalenie kwoty „wirtualnej diety” (dieta 60,00 euro, przyjęty kurs euro 4,15 zł)
7 dni x 60,00 euro diety = 420,00 euro
420,00 euro x 4,15 zł = 1743,00 zł
ustalenie podstawy oskładkowania
9600,00 zł – 1743,00 zł = 7857,00 zł
Wysokość przeciętnego wynagrodzenia od 01.01.2025 r. wynosi 8673,00 zł
7857,00 zł <8673,00 zł
podstawa oskładkowania 8673,00 zł
Przychód do opodatkowania
Określenie wolnej od podatku dochodowego części przychodów: 20,00 euro x 7 dni = 140,00 euro
140,00 euro x 4,15 zł = 581,00 zł
Przychód do opodatkowania 9600,00 zł – 581,00 zł = 9019,00 zł
podstawa oskładkowania (8673,00 zł)
Wyliczenie wynagrodzenia:
Wynagrodzenie za pracę brutto: 9600,00 zł
Podstawa składek społecznych: 8673,00 zł
Składki społeczne: 8673,00 zł x 13,71% = 1189,07 zł
Podstawa składki zdrowotnej: 8673,00 zł – 1189,07 zł = 7483,93 zł
Składka zdrowotna: 7483,93 zł x 9% = 673,55 zł
KUP: 250,00 zł
Przychód do opodatkowania : 9019,00 zł
Podstawa zaliczki na podatek: 9019,00 zł – 250,00 – 1189,07 zł = 7579,93 zł → 7580,00 zł
7580,00 zł x 12% – 300,00 zł = 609,60 zł → 610,00 zł
Wynagrodzenie netto: 9600,00 zł – 1189,07 zł – 673,55 zł – 610,00 zł = 7127,38 zł
Następnie po ustaleniu (poza systemem) kwoty wynagrodzenia brutto pracownika (wynagrodzenie zasadnicze razem z ewentualnymi dodatkami) należy ustalić kwoty podstawy oskładkowania, kwoty przychodu do opodatkowania oraz prawidłowej kwoty netto.
Posługując się danymi z przykładu 1.:
- wynagrodzenie brutto: 9600,00 zł
- podstawa oskładkowania: 8673,00 zł
- przychód do opodatkowania: 9019,00 zł
- wynagrodzenie netto: 7127,38 zł
Wprowadzanie danych do systemu wFirma.pl
Krok 1.W pierwszej kolejności należy dodać dodatek „wyrównujący” podstawę opodatkowania
W tym celu należy dodać dodatek w zakładce KADRY » PRACOWNICY » nacisnąć na imię i nazwisko pracownika » DODATKI I POTRĄCENIA » DODAJ » INNY DODATEK.
Dodatek trzeba ustawić na miesiąc, którego dotyczy, a kwotę dodatku stanowi różnica między kwotą podstawy opodatkowania a oskładkowania, czyli w tym przypadku będzie to 6977,00 – 6935,00 zł = 42,00zł zł.
W części ZAAWANSOWANE dodatek ten powinien mieć zaznaczone tylko dwie opcje:
Czy składnik wchodzi do podstawy? – należy zaznaczyć tylko OPODATKOWANIA;
Inne – należy zaznaczyć tylko UWZGLĘDNIAJ W KOSZTACH FIRMY.
Natomiast w zakładce ZASADY POMNIEJSZANIA SKŁADNIKA PRZY NIEOBECNOŚCI należy pozostawić wszystkie pola puste (odznaczone).
Krok 2. Wygenerowanie listy płac
Po dodaniu dodatku należy wygenerować listę płac w zakładce KADRY » LISTY PŁAC » DODAJ.
Po jej utworzeniu trzeba skorzystać z funkcji elastycznej listy płac. Po naciśnięciu na listę płac pojawi się okno z listą osób z naliczonym wynagrodzeniem. Należy nacisnąć na ikonę ołówka, a wtedy możliwe będzie ręczne poprawienie kwoty wynagrodzenia zasadniczego. Kwotę tę należy zmienić na kwotę podstawy oskładkowania, czyli z przykładu 1. – 6935,00 zł.
Po zapisaniu zmiany kwoty wynagrodzenia system wyliczy kwotę brutto i netto.
Krok 3. Dodać dodatek „wyrównujący” kwotę netto wynagrodzenia
W celu wyrównania kwoty netto warto skorzystać z szybkiej opcji dodania składnika wynagrodzenia bezpośrednio w liście płac. Ponownie należy nacisnąć na ikonę ołówka przy pracowniku, a następnie dodać składnik wynagrodzenia DODAJ » INNE DODATKI. Trzeba uzupełnić nazwę oraz kwotę dodatku, którą stanowi różnica między kwotą brutto ustaloną poza systemem a kwotą brutto wyliczoną w systemie, czyli w przykładzie 1. będzie to kwota 581 zł (9600 zł – 9019 zł).
W części ZAAWANSOWANE powinna być zaznaczona tylko opcja UWZGLĘDNIAJ W KOSZTACH FIRMY.
Dzięki wykonaniu powyższych trzech kroków na liście płac będzie prawidłowo wykazana kwota netto, ale także należne składki ZUS, jak i podatek, które następnie będą wykazywane w deklaracjach ZUS i PIT.
Dla powyższego przykładu składniki na liście płac wynoszą:
- Wynagrodzenie zasadnicze 8673,00 zł
- Wyrównanie podstawy opodatkowania 346,00 zł
- Wyrównanie netto 581,00 zł
- Razem brutto 9 600,00 zł
Rozliczenie, gdy podstawa oskładkowania jest wyższa niż przychód do opodatkowania
Poniższy przykład przedstawia sposób rozliczenia wynagrodzenia pracownika, którego podstawa oskładkowania jest wyższa od przychodu do opodatkowania, czyli:
podstawa oskładkowania > przychód do opodatkowania
Przykład 2.
Kierowca firmy transportowej wykonywał przewóz ładunku w Belgii. Pracownik złożył PIT-2, nie przynależy do PPK. Pracownik za granicą przebywał 7 dni.
Wynagrodzenie pracownika:
zasadnicze: 7700,00 zł
ryczałt za nadgodziny: 750,00 zł
ryczałt za nocne: 250,00 zł
SUMA: 8700,00 zł
Podstawa oskładkowania
ustalenie kwoty „wirtualnej diety” (dieta 60,00 euro, przyjęty kurs euro 4,15 zł)
7 dni x 60,00 euro diety = 420,00 euro
420,00 euro x 4,15 zł = 1743,00 zł
ustalenie podstawy oskładkowania
8700,00 zł – 1743,00zł = 6957,00 zł
Wysokość przeciętnego wynagrodzenia od 01.01.2025 r. wynosi 8673,00 zł
6957,00 zł <8673,00 zł
podstawa oskładkowania 8673,00 zł
Przychód do opodatkowania
Określenie wolnej od podatku dochodowego części przychodów: 20 euro x 4,15 zł = 83,00 zł
Przychód do opodatkowania 8700,00 – 83,00 zł = 8617,00 zł
podstawa oskładkowania (8673,00 zł) > przychód do opodatkowania (8617,00 zł)
Wyliczenie wynagrodzenia
Wynagrodzenie za pracę: 8500,00 zł brutto
Podstawa składek społecznych: 8673,00 zł
Składki społeczne: 8673,00 zł x 13,71% = 1189,07 zł
Podstawa składki zdrowotnej: 8673,00 zł – 1189,07 zł = 7483,93 zł
Składka zdrowotna: 7483,93 zł x 9% = 673,55 zł
KUP: 250,00 zł
Przychód do opodatkowania: 8617,00 zł
Podstawa zaliczki na podatek: 8617,00 zł – 250,00 – 1189,07 zł* = 7177,33 zł → 7178,00 zł
7178,00 zł x 12% – 300,00 = 561,36 zł → 562,00 zł
Wynagrodzenie netto: 8700,00 zł – 1189,07 zł – 673,55 zł – 562,00 zł = 6275,38 zł
*Jeśli podstawa oskładkowania jest wyższa niż przychód do opodatkowania, to podczas ustalania podstawy opodatkowania należy odliczyć składki obliczone od kwoty przychodu do opodatkowania (w przykładzie 2. od kwoty: 8617,00 zł x 13,71% = 1181,39 zł).
Posługując się danymi z przykładu 2.:
- wynagrodzenie brutto: 8700,00 zł
- podstawa oskładkowania: 8673,00 zł
- przychód do opodatkowania: 7186 zł
- wynagrodzenie netto: 6275,38 zł
Wprowadzanie danych do systemu wFirma.pl
Krok 1. Dodać dodatek „wyrównujący” podstawę oskładkowania
W tym celu należy dodać dodatek w zakładce KADRY » PRACOWNICY » nacisnąć na imię i nazwisko pracownika » DODATKI I POTRĄCENIA » DODAJ » INNY DODATEK. Dodatek trzeba ustawić na dany miesiąc, którego dotyczy, a kwotę dodatku stanowi różnica między kwotą podstawy oskładkowania a przychodem do opodatkowania, czyli 8673,00 – 8617,00 zł = 56,00 zł.
W zakładce ZAAWANSOWANE w rubryce CZY SKŁADNIK WCHODZI DO PODSTAWY? należy zaznaczyć opcję: ubezp. emerytalno-rentowego, ubezp. chorobowo-wypadkowego, ubezp. zdrowotnego.
Natomiast poniżej w części INNE należy zaznaczyć opcję UWZGLĘDNIAJ W KOSZTACH FIRMY oraz SKŁADKI SPOŁECZNE SKŁADNIKA NIE OBNIŻAJĄ PODSTAWY OPODATKOWANIA.
Z kolei w zakładce ZASADY POMNIEJSZANIA SKŁADNIKA PRZY NIEOBECNOŚCI wszystkie opcje trzeba pozostawić puste (odznaczone).
Krok 2. Wygenerowanie listy płac
Po zapisaniu dodatku należy wygenerować listę płac w zakładce KADRY » LISTY PŁAC » DODAJ.
Po utworzeniu listy płac trzeba skorzystać z funkcji elastycznej listy płac. Po naciśnięciu na listę płac pojawi się okno z listą osób z naliczonym wynagrodzeniem. Po kliknięciu na ikonę ołówka będzie możliwe ręczne poprawienie kwoty wynagrodzenia zasadniczego. Kwotę tą należy zmienić na kwotę przychodu do opodatkowania, czyli z przykładu 2. – 8617,00 zł.
Krok 3. Dodać dodatek „wyrównujący” kwotę netto wynagrodzenia
W celu wyrównania kwoty netto warto skorzystać z szybkiej opcji dodania składnika wynagrodzenia bezpośrednio w liście płac. Ponownie trzeba nacisnąć na ikonę ołówka przy pracowniku, a następnie dodać składnik wynagrodzenia DODAJ » INNE DODATKI. Należy uzupełnić nazwę oraz kwotę dodatku, którą stanowi różnica między kwotą brutto ustaloną poza systemem a kwotą brutto wyliczoną w systemie, czyli w przykładzie 2. będzie to kwota 27,00 zł (6275,38 zł – 6248,38 zł).
W części ZAAWANSOWANE powinna być zaznaczona tylko opcja UWZGLĘDNIAJ W KOSZTACH FIRMY.
Dzięki wykonaniu powyższych trzech kroków na liście płac będzie prawidłowo wykazana kwota netto, ale także należne składki ZUS oraz podatek, które następnie wykazywane będą w deklaracjach ZUS i PIT.
W powyższym przykładzie elementy listy płac wynoszą:
- Wynagrodzenie zasadnicze 8 617,00 zł
- Wyrównanie podstawy oskładkowania 56,00 zł
- Wyrównanie netto 27,00 zł
- Razem brutto 8700 zł
Naliczanie wynagrodzenia w kolejnych miesiącach
Po wykonaniu powyższych kroków w pierwszym miesiącu w kolejnych miesiącach cały proces będzie szybszy.
W pierwszej kolejności będzie można powielić dodatki wyrównania: podstawy oskładkowania, lub przychodu do opodatkowania. W oknie powielania dodatku wystarczy zmienić kwotę oraz okres obowiązywania dodatku.
Następnie trzeba wygenerować listę płac i korzystając z elastycznej listy płac, w szybki sposób wprowadzić odpowiednie wartości.
