Pakiet mobilności w systemie wFirma

Od lutego 2022 roku weszły w życie przepisy tzw. „pakiet mobilności” dotyczące rozliczania wynagrodzeń kierowców, które są konsekwencją dostosowania polskich przepisów do dyrektyw unijnych. 

Pakiet mobilności w systemie wFirma

W systemie wFirma można ustalić podstawę oskładkowania i opodatkowania zgodnie z nowymi przepisami, tak aby kwoty zobowiązań składkowych i podatkowych były prawidłowe i w odpowiedni sposób wykazywały się w deklaracjach. Natomiast prawidłowe wykazywanie składników wynagrodzenia, jak i ustalanie podstawy wynagrodzenia chorobowego oraz ewidencjonowanie czasu pracy należy ustalić samodzielnie poza systemem.

W praktyce mogą wystąpić dwie sytuacje wymagające rozliczenia:

1. podstawa oskładkowania jest niższa niż przychód do opodatkowania (przykład 1.);
2. podstawa oskładkowania jest wyższa niż przychód do opodatkowania (przykład 2.).

Rozliczenie wynagrodzenia należy rozpocząć od dodania pracownikowi umowy o pracę w zakładce KADRY » UMOWY » DODAJ » UMOWA O PRACĘ i w kwocie wynagrodzenia wprowadzić np. kwotę pensji zasadniczej.

Co ważne, w zakładce PODATEK DOCHODOWY, w rubryce „wniosek o przedłużenie terminu zaliczki”, należy wybrać opcję ZŁOŻONY.

Przykład 1.Podstawa oskładkowania niższa niż przychód do opodatkowania

Kierowca firmy transportowej wykonywał przewóz ładunku we Francji. Pracownik złożył PIT-2, nie przynależy do PPK. Pracownik za granicą przebywał 7 dni.

Wynagrodzenie pracownika:

zasadnicze: 6500 zł 

ryczałt za nadgodziny: 500 zł 

ryczałt za godziny nocne: 100 zł

SUMA: 7100 zł

Podstawa oskładkowania:

1. ustalenie kwoty „wirtualnej diety” (dieta 50 euro, przyjęty kurs euro 4,45 zł)

7 dni x 50 euro diety = 350 euro

350 euro x 4,45 zł = 1557,50 zł

2. ustalenie podstawy oskładkowania 

7100 zł – 1557,50 zł = 5542,50 zł

5542,50 < 5922 zł

podstawa oskładkowania 5922 zł

Przychód do opodatkowania

7 x 50 euro = 350 euro

350 euro x 30% = 105 euro 

105 euro x 4,45 zł = 467,25 zł

7100 – 467,25 zł = 6632,75 zł 

Wyliczenie wynagrodzenia:

Wynagrodzenie za pracę: 7100 zł brutto

Podstawa składek społecznych: 5922 zł

Składki społeczne: 5922 zł x 13,71% = 811,91

Podstawa składki zdrowotnej: 5922 – 811,91 zł = 5110,09 zł

Składka zdrowotna: 5110,09 zł x 9% = 459,91 zł 

KUP: 250 zł

Ulga dla klasy średniej: 368,05 zł

Przychód do opodatkowania : 6632,75 zł 

Podstawa zaliczki na podatek: 6632,75 – 250 – 811,91 zł – 368,05 zł  = 5202,79 zł → 5203 zł

5203 zł x 17% – 425 zł = 459,51 zł w przybliżeniu 460,00 zł 

Wynagrodzenie netto: 7100 zł  – 811,91 zł – 459,91 zł  – 460,00 zł  = 5368,18 zł 

Następnie po ustaleniu (poza systemem) kwoty wynagrodzenia brutto pracownika (wynagrodzenie zasadnicze razem z ewentualnymi dodatkami) należy ustalić kwoty podstawy oskładkowania, kwoty przychodu do opodatkowania oraz prawidłowej kwoty netto.

Posługując się danymi z przykładu 1.:

• wynagrodzenie brutto: 7100 zł

• podstawa oskładkowania:  5922 zł

• przychód do opodatkowania: 6632,75 zł

• wynagrodzenie netto: 5368,18 zł

Krok 1. Dodać dodatek „wyrównujący” podstawę opodatkowania

W tym celu należy dodać dodatek w zakładce KADRY » PRACOWNICY » nacisnąć na imię i nazwisko pracownika » DODATKI I POTRĄCENIA » DODAJ » INNY DODATEK.

Dodatek trzeba ustawić na dany miesiąc, którego dotyczy, a kwotę dodatku stanowi różnica między kwotą opodatkowania a oskładkowania, czyli w tym przypadku będzie to 6632,75 – 5922 = 710,75 zł.

W części ZAAWANSOWANE dodatek ten powinien mieć zaznaczone tylko dwie opcje:

• Czy składnik wchodzi do podstawy? – należy zaznaczyć tylko OPODATKOWANIA;

• Inne – należy zaznaczyć tylko UWZGLĘDNIAJ W KOSZTACH FIRMY.

Natomiast w zakładce ZASADY POMNIEJSZANIA SKŁADNIKA PRZY NIEOBECNOŚCI należy pozostawić puste (odznaczone).

Krok 2. Wygenerowanie listy płac

Po dodaniu dodatku należy wygenerować listę płac w zakładce KADRY » LISTY PŁAC » DODAJ.

Po jej utworzeniu trzeba skorzystać z funkcji elastycznej listy płac. Po naciśnięciu na listę płac pojawi się okno z listą osób z naliczonym wynagrodzeniem. Należy nacisnąć na ikonę ołówka, a wtedy możliwe będzie ręczne poprawienie kwoty wynagrodzenia zasadniczego. Kwotę tę należy zmienić na kwotę podstawy oskładkowania, czyli z przykładu 1. – 5922 zł.

Po zapisaniu zmiany kwoty wynagrodzenia system wyliczy kwotę brutto i netto.

Krok 3. Dodać dodatek „wyrównujący” kwotę netto wynagrodzenia

W celu wyrównania kwoty netto warto skorzystać z szybkiej opcji dodania składnika wynagrodzenia bezpośrednio w liście płac. Ponownie należy nacisnąć na ikonę ołówka przy pracowniku, a następnie dodać składnik wynagrodzenia DODAJ » INNY DODATEK. Trzeba uzupełnić nazwę oraz kwotę dodatku, którą stanowi różnica między kwotą brutto ustaloną poza systemem a kwotą brutto wyliczoną w systemie, czyli w przykładzie 1. będzie to kwota 467,25 zł (7100 zł – 6632,75 zł).

W części ZAAWANSOWANE powinna być zaznaczona tylko opcja UWZGLĘDNIAJ W KOSZTACH FIRMY.

Dzięki wykonaniu powyższych trzech kroków na liście płac będzie prawidłowo wykazana kwota netto, ale także należne składki ZUS, jak i podatek, które następnie będą wykazywane w deklaracjach ZUS i PIT.

Przykład 2.Podstawa oskładkowania wyższa niż przychód do opodatkowania

Kierowca firmy transportowej wykonywał przewóz ładunku w Belgii. Pracownik złożył PIT-2, nie przynależy do PPK. Pracownik za granicą przebywał 7 dni.

Wynagrodzenie pracownika:

zasadnicze: 6000 zł 

ryczałt za nadgodziny: 150 zł 

ryczałt za nocne: 100 zł

SUMA: 6250 zł

Podstawa oskładkowania:

1. ustalenie kwoty „wirtualnej diety” (dieta 48 euro, przyjęty kurs euro 4,45 zł)

7 dni x 48 euro diety = 36 euro

336 euro x 4,45 zł = 1495,20 zł

2. ustalenie podstawy oskładkowania 

6250 zł – 1495,20 zł = 4754,80 zł

4754,80 zł < 5922 zł

podstawa oskładkowania 5922 zł

Przychód do opodatkowania

1. 7 x 48 euro = 336 euro

336 euro x 30% = 100,80 euro 

100,80 euro x 4,45 zł = 448,56 zł

6250 – 448,56 zł = 5801,44 zł 

Wyliczenie wynagrodzenia:

Wynagrodzenie za pracę: 6250 zł brutto

Podstawa składek społecznych: 5922 zł 

Składki społeczne: 5922 zł x 13,71% = 811,91

Podstawa składki zdrowotnej: 5922 – 811,91 zł = 5110,09 zł

Składka zdrowotna: 5110,09 zł x 9% = 459,91 zł 

KUP: 250 zł

Ulga dla klasy średniej: 41,39 zł

Przychód do opodatkowania: 5801,44 zł

Podstawa zaliczki na podatek: 5801,44 zł – 250 – 795,38 zł* – 41,39 zł  = 4714,67 zł → 4715 zł

4715 zł x 17% – 425 zł = 376,55 zł w przybliżeniu 377,00 zł 

Wynagrodzenie netto: 6250 zł  – 811,91 zł – 459,91 zł  – 377,00 zł  = 4601,18 zł 

*Jeśli podstawa oskładkowania jest wyższa niż przychód do opodatkowania, to podczas ustalania podstawy opodatkowania należy odliczyć składki obliczone od kwoty przychodu do opodatkowania (w przykład 2. od kwoty 5801,44 zł).

Posługując się danymi z przykładu 2.:

• wynagrodzenie brutto: 6250 zł

• podstawa oskładkowania:  5922 zł

• przychód do opodatkowania: 5801,44 zł

• wynagrodzenie netto: 4601,18 zł

Krok 1. Dodać dodatek „wyrównujący” podstawę oskładkowania

W tym celu należy dodać dodatek w zakładce KADRY » PRACOWNICY » nacisnąć na imię i nazwisko pracownika » DODATKI I POTRĄCENIA » DODAJ » INNY DODATEK. Dodatek trzeba ustawić na dany miesiąc, którego dotyczy, a kwotę dodatku stanowi różnica między kwotą oskładkowania a przychodem do opodatkowania, czyli 5922 – 5801,44 zł = 120,56 zł.

W zakładce ZAAWANSOWANE w rubryce CZY SKŁADNIK WCHODZI DO PODSTAWY? należy zaznaczyć opcję: ubezp. emerytalno-rentowego, ubezp. chorobowo-wypadkowego, ubezp. zdrowotnego.

Natomiast poniżej w części INNE należy zaznaczyć opcję UWZGLĘDNIAJ W KOSZTACH FIRMY oraz SKŁADKI SPOŁECZNE SKŁADNIKA NIE OBNIŻAJĄ PODSTAWY OPODATKOWANIA.

Z kolei w zakładce ZASADY POMNIEJSZANIA wszystkie opcje trzeba pozostawić puste (odznaczone).

Krok 2. Wygenerowanie listy płac

Po zapisaniu dodatku należy wygenerować listę płac w zakładce KADRY » LISTY PŁAC » DODAJ.

Po utworzeniu listy płac trzeba skorzystać z funkcji elastycznej listy płac. Po naciśnięciu na listę płac pojawi się okno z listą osób z naliczonym wynagrodzeniem. Po kliknięciu na ikonę ołówka będzie możliwe ręczne poprawienie kwoty wynagrodzenia zasadniczego. Kwotę tą należy zmienić na kwotę podstawy opodatkowania. 

Krok 3. Dodać dodatek „wyrównujący” kwotę netto wynagrodzenia

W celu wyrównania kwoty netto warto skorzystać z szybkiej opcji dodania składnika wynagrodzenia bezpośrednio w liście płac. Ponownie trzeba nacisnąć na ikonę ołówka przy pracowniku, a następnie dodać składnik wynagrodzenia DODAJ » INNY DODATEK. Należy uzupełnić nazwę oraz kwotę dodatku, którą stanowi różnica między kwotą brutto ustaloną poza systemem a kwotą brutto wyliczoną w systemie, czyli w przykładzie 2. będzie to kwota 328 zł (6250 zł – 5922 zł).

W części ZAAWANSOWANE powinna być zaznaczona tylko opcja UWZGLĘDNIAJ W KOSZTACH FIRMY.

Dzięki wykonaniu powyższych trzech kroków na liście płac będzie prawidłowo wykazana kwota netto, ale także należne składki ZUS oraz podatek, które następnie wykazywane będą w deklaracjach ZUS i PIT.

Naliczanie wynagrodzenia w kolejnych miesiącach

Po wykonaniu powyższych kroków w pierwszym miesiącu w kolejnych miesiącach cały proces będzie szybszy.

W pierwszej kolejności będzie trzeba powielić dodatki wyrównania: podstawy oskładkowania lub przychodu do opodatkowania. W oknie powielania dodatku wystarczy zmienić kwotę oraz okres obowiązywania dodatku.

Następnie trzeba wygenerować listę płac i korzystając z elastycznej listy płac, w szybki sposób wprowadzić odpowiednie wartości.