W artykule opisano, jak w systemie wFirma.pl wygenerować, uzupełnić i przygotować do wysyłki formularz Zawiadomienia ZAW-FA. Zawiadomienie to służy do upoważniania osoby trzeciej do czynności w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) lub do zgłaszania danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika.
Pobierz naszą ściągę! »Uwierzytelnienie w KSeF«
Złożenie zawiadomienia ZAW-FA w Urzędzie Skarbowym
Złożenie zawiadomienia leży po stronie podatnika lub podmiotu. Dokument musi trafić do właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego.
- Wysyłka papierowa: Podpisany dokument należy złożyć osobiście lub wysłać pocztą tradycyjną.
- Wysyłka elektroniczna: Dokument można złożyć elektronicznie np. poprzez platformę ePUAP lub jako załącznik do pisma ogólnego w e-Urzędzie Skarbowym. Należy przy tej formie wysyłki pamiętać, że w imieniu spółki zawiadomienie mogą podpisać
wyłącznie osoby uprawnione do jej reprezentacji w liczbie wymaganej dla danego
podmiotu).
uprawnień (tj. po wprowadzeniu przez pracownika urzędu skarbowego danych z zawiadomienia ZAW-FA do systemu). Jeśli chodzi o wysyłkę pocztą może wystąpić naturalne opóźnienie w wprowadzeniu danych o czas doręczenia.)
Jak wygenerować zawiadomienie ZAW-FA?
W celu wygenerowania formularza ZAW-FA należy przejść do zakładki: START » PODATKI » PODATEK VAT » DODAJ » ZAWIADOMIENIE ZAW-FA.
Dzięki temu otworzy się okno z formularzem zawiadomienia ZAW-FA, w którym należy uzupełnić wymagane dane:
Część A. MIEJSCE I CEL SKŁADANIA: W polu 6. Cel złożenia formularza wybierz właściwą opcję, zaznaczając odpowiedni kwadrat:
Nadanie uprawnień - aby upoważnić osobę trzecią do nadawania uprawnień w KSeF.
Odebranie uprawnień - aby odwołać wcześniej upoważnioną osobę.
Zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika.
Część B. DANE PODATNIKA LUB PODMIOTU: Dane te są uzupełniane automatycznie na podstawie informacji wprowadzonych w systemie. Upewnij się, że są one poprawne.
Część C. DANE OSOBY UPRAWNIONEJ: Uzupełnij dane identyfikacyjne, adres zamieszkania oraz dane kontaktowe osoby, której nadaje się uprawnienia.
Część C.3. DANE KONTAKTOWE: Obowiązkowo uzupełnij pole 38. E-mail podmiotu, który zostaje upoważniony w KSeF.
W przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi (np. spółek), zaleca się, aby dokument ZAW-FA został złożony na osobę zarządzającą podmiotem (np. prezesa, wspólnika). Ta osoba, po autoryzacji w KSeF, staje się administratorem uprawnień i to ona nadaje dalsze uprawnienia do wystawiania lub odbioru faktur dla biura rachunkowego czy pracowników.
Jak pobrać zawiadomienie ZAW-FA w systemie wFirma.pl?
Aby wydrukować wypełniony formularz należy przejść do zakładki: START » PODATKI » PODATEK VAT, gdzie po zaznaczeniu na liście zawiadomienia ZAW-FA i z górnego menu wybrać opcję DRUKUJ.
W systemie przyjęto rozwiązanie polegające na włączeniu lub wyłączeniu funkcji zabezpieczających dokument PDF. W przypadku gdy dana opcja jest włączona, po pobraniu wydruku w formacie PDF nie będzie możliwości jego edycji czy podpisania. W celu umożliwienia podpisu elektronicznego wydruków generowanych w systemie, należałoby w zakładce USTAWIENIA » INNE » WYDRUKI, wyłączyć opcję WŁĄCZ ZABEZPIECZENIE ZAWARTOŚCI PLIKÓW PDF, a następnie ponownie wygenerować wydruk.
Jak udostępnić zawiadomienie ZAW-FA klientowi biura rachunkowego w systemie wFirma.pl?
Aby udostępnić sporządzony formularz ZAW-FA klientowi do pobrania, podpisania i wysłania należy przejść do zakładki START » PODATKI » PODATEK VAT, gdzie po zaznaczeniu na liście zawiadomienia ZAW-FA i z górnego menu wybrać opcję OPUBLIKUJ » OPUBLIKUJ KLIENTOWI. Dzięki temu klient otrzyma dostęp do dokumentu w swoim panelu.
Przy opublikowanym zawiadomieniu pojawi się ikona 
Jak przesłać online zawiadomienie ZAW-FA?
Ministerstwo Finansów nie udostępniło możliwości wysyłki przez systemy księgowe zawiadomienia ZAW-FA stąd jego przesłanie jak zostało wspomniane może się odbyć przez platformę ePUAP lub w e-Urzędzie Skarbowym.
- Kwalifikowany podpis elektroniczny: Podpisz plik PDF z wypełnionym ZAW-FA przy użyciu podpisu kwalifikowanego za pomocą narzędzi udostępnionych przez producenta podpisu bądź podpis możesz nanieść w systemie, zgodnie ze ścieżką w artykule pomocy: Podpisywanie dokumentów własnym podpisem kwalifikowanym.
- Profil zaufany: Podpisz plik PDF z wypełnionym zawiadomieniem ZAW-FA przy użyciu bezpłatnej opcji „Podpisz dokument” dostępnej na platformie ePUAP.
Wysyłka przez ePUAP
Zapisz formularz jako plik PDF (Jak pobrać zawiadomienie ZAW-FA w systemie wFirma.pl?).
Podpisz elektronicznie plik PDF (poza systemem wFirma.pl), używając Profilu Zaufanego lub Podpisu kwalifikowanego.
Zaloguj się na platformie ePUAP.
Wypełnij i wyślij Pismo Ogólne do Urzędu Skarbowego, dołączając podpisany plik ZAW-FA jako załącznik.
Wysyłka poprzez e-Urząd Skarbowy
Zapisz formularz jako plik PDF (Jak pobrać zawiadomienie ZAW-FA w systemie wFirma.pl?)
Podpisz elektronicznie plik PDF, używając Profilu Zaufanego lub Podpisu kwalifikowanego.
Zaloguj się do serwisu e-Urząd Skarbowy. Przejdź do zakładki ZŁÓŻ DOKUMENT » PISMO OGÓLNE. Następnie uzupełnij między innymi następujące informacje:
- Rodzaj pisma - Inne pismo,
- Temat pisma - ZAW-FA
- Wyślij Pismo Ogólne, dołączając podpisany plik ZAW-FA jako załącznik.
