KSeF - łatwa integracja z systemem wFirma.pl

KSeF a automatyzacja i nowe technologie

Zachęcamy do zapoznania się prelekcją Beaty Kostrzyckiej, Dyrektor Rozwoju Systemu wFirma i wFirma dla Biur Rachunkowych, w którym poruszone są zagadnienia automatyzacji i optymalizacji technologicznej w zakresie efektywności pracy biura rachunkowego.

Pobierz bezpłatny e-book o KSeF

Ebook "Krajowy System e-Faktur" to kompleksowe źródło wiedzy dla przedsiębiorców i księgowych. Pobierz i poznaj najważniejsze informacje dotyczące KSeF, w tym praktyczne wskazówki dotyczące jego skutecznego wdrożenia!

Integracja z KSeF

Aby zintegrować się z KSeF należy przejść do zakładki USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY » KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR i zaznaczyć opcję włącz integrację. Warto zaznaczyć, że możliwość włączenia i wyłączenia integracji z KSeF mają tylko użytkownicy z uprawnieniami “Administrator”. 

Po włączeniu integracji, użytkownik ma możliwość autoryzacji w KSeF na dwa sposoby:

1. Wygenerowanie tokena autoryzacyjnego poprzez pobranie pliku metadanych na dysk klikając przycisk “Zapisz metadane na dysku” oraz podpisania go za pomocą pieczęci lub podpisu elektronicznego, na przykład Profilu Zaufanego w systemie ePUAP. Po kliknięciu przycisku “Załącz podpisany plik XML” należy wybrać wspomniany podpisany plik z dysku lub przeciągnąć go i upuścić we wskazane miejsce. 

Następnie po kliknięciu “Autoryzuj w Krajowym Systemie e-Faktur” nastąpi próba autoryzacji. O jej powodzeniu świadczy wyświetlony komunikat. Czas aktywacji tokena i możliwości skorzystania z funkcji oferowanych w ramach integracji jest zależny od czasu jego przetworzenia przez KSeF.

Czas przetworzenia i aktywacji wygenerowanego tokena jest zależny od czasu przetworzenia go przez KSeF.

2. Wygenerowanie numeru tokena autoryzacyjnego z poziomu aplikacji KSeF, a następnie wklejenie go w wyznaczone pole, które wyświetli się po kliknięciu w przycisk WGRAJ TOKEN.

Token po stronie KSeF można wygenerować, uprzednio logując się do aplikacji ministerstwa, a następnie przechodząc do zakładki TOKENY » GENERUJ TOKEN. Lista wygenerowanych tokenów widoczna jest w zakładce TOKENY » LISTA TOKENÓW.

W przypadku, gdy użytkownik - pracownik firmy, ma nadane uprawnienia w KSeF przez właściciela, to w celu poprawnej integracji, powinien on wybrać otrzymane uprawnienia, podczas przeprowadzania procesu autoryzacji w KSeF w zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY » KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR » INTEGRACJA.

W zakładce USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY, przy użytkownikach, w kolumnie INTEGRACJA Z KSEF, będzie widoczny wpis świadczący o pomyślnym przejściu autoryzacji przez użytkownika i aktywnej integracji z KSeF.

Nadanie dostępu do KSeF biurowi rachunkowemu przez klienta

W sytuacji, w której księgowość prowadzona jest przez biuro rachunkowe, biura rachunkowe mogą stosować 1 z 4 modeli współpracy klienta z biurem rachunkowym w ramach KSeF, taki jak:

Model 1 - Klient nie nadaje dostępu do KSeF dla biura rachunkowego,
Model 2 - Klient nadaje dostęp do KSeF dla biura rachunkowego jako podmiotu,
Model 3 - Klient nadaje dostęp do KSeF właścicielowi biura rachunkowego jako osobie fizycznej,
Model 4 - Klient nadaje dostęp do KSeF wybranemu pracownikowi biura rachunkowego.

Dodatkowe informacje

System pozwala również dodać stałe informacje o firmie użytkownika, które zostaną następnie umieszczone w strukturze XML wysyłanego dokumentu do KSeF. Są one możliwe do skonfigurowania w zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY » KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR » KONFIGURACJA. 

Użytkownik ma również możliwość uzupełnienia dodatkowych informacji dotyczących wystawianego dokumentu, które także zostaną umieszczone w strukturze XML. Opcja ta jest dostępna podczas dodawania faktur w podzakładce KSEF. Po zaznaczeniu opcji PRZEDMIOTEM WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWEJ DOSTAWY SĄ NOWE ŚRODKI TRANSPORTU zostaną wyświetlone pola, pozwalające na wypełnienie danych odnośnie środka transportu.

Nadawanie i odbieranie uprawnień

W systemie wFirma istnieje możliwość także nadawania lub odbierania uprawnień, bez konieczności logowania się do platformy KSeF. Opcja ta jest dostępna w zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY » KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR » NADAWANIE UPRAWNIEŃ. Aby nadać uprawnienia, niezbędne jest podanie numeru PESEL lub NIP użytkownika, opisu uprawnień, określenie czy uprawnienia są nadawane dla osoby fizycznej czy dla podmiotu oraz wybór uprawnień, które zostaną przydzielone. Uprawnienia zostaną zlecone do nadania do KSeF po kliknięciu przycisku DODAJ UPRAWNIENIA.

Aby odebrać uprawnienia, należy zaznaczyć wybrane wpisy w tabeli i skorzystać z przycisku ODBIERZ UPRAWNIENIA.

Wszelka modyfikacja uprawnień lub ich aktualizacja wymaga kliknięcia przycisku SYNCHRONIZUJ. W ten sposób w tabeli zostaną wyświetlone wszystkie aktualnie nadane uprawnienia do firmy w KSeF.

Wysyłka faktur

Faktura wystawiona w systemie wFirma zostaje od razu wysłana do Krajowego Systemu e-Faktur. W przypadku chęci zapisania faktury sprzedaży bez wysyłania jej do KSeF, istnieje możliwość jej utworzenia, jako wersji roboczej. 

Proces księgowania nastąpi po wysłaniu faktury do Krajowego Systemu e-Faktur i poprawnym jej zarejestrowaniu (po otrzymaniu statusu 100 oraz numeru KSeF). O tym fakcie świadczy numer widoczny w kolumnie NUMER DOKUMENTU KSEF, którą użytkownik ma możliwość dodania do widoku tabeli. 

Podczas wystawiania faktury, w celu zapisania jej w systemie wFirma i wysłania do KSeF użytkownik może skorzystać z przycisku ZAPISZ I WYŚLIJ DO KSeF.

Przy zleconych do wysyłki fakturach pojawi się ikona obok ich numeru - informuje ona o statusie wysyłki faktury do KSeF.

• Kolor niebieski - faktura jest w trakcie wysyłki i przetwarzania przez KSeF.
• Kolor czerwony - wystąpił błąd wysyłki faktury do KSeF.

Szczegółowe informacje na temat statusu wysyłki faktury użytkownik może uzyskać klikając w wyżej wspomnianą ikonę. Wyświetli się wówczas okno historii komunikacji z serwerem KSeF. 

O poprawnej wysyłce i przyjęciu przez KSeF faktury świadczy komunikat o kodzie “100” natomiast o poprawnym jej przetworzeniu i zaakceptowaniu przez KSeF, świadczyć będzie komunikat z kodem “200”. Wspomniane komunikaty są widoczne po kliknięciu w niebieski numer w kolumnie NUMER DOKUMENTU W KSEF, który po kliknięciu wyświetli również historię komunikacji z serwerem KSeF. 

W przypadku, gdy użytkownik posiada stworzone wersje robocze w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, to w momencie zatwierdzenia takiej wersji roboczej poprzez opcję ROZLICZ » ZATWIERDŹ FAKTURĘ, zostanie ona przekształcona w pełnoprawną fakturę sprzedaży oraz zostanie automatycznie wysłana do KSeF. Analogiczna sytuacja będzie miała miejsce po zatwierdzeniu takiej wersji roboczej przez kontrahenta za pomocą specjalnego odnośnika w wysłanej wiadomości e-mail z wersją roboczą faktury.

Z poziomu danej zakładki istnieje także możliwość ustawienia filtru KSeF, według następujących kryteriów:

• pusta opcja - w tabeli zostaną wyświetlone wszystkie dokumenty,
• wysłane - w tabeli zostaną wyświetlone wszystkie dokumenty, które zostały pomyślnie przetworzone przez KSeF,
• niewysłane - w tabeli zostaną wyświetlone wszystkie dokumenty, które oczekują na wysyłkę do KSeF,
• odrzucone - w tabeli zostaną wyświetlone wszystkie dokumenty, dla których został zwrócony komunikat o błędzie wysyłki.

Po pomyślnym przetworzeniu wysłanego dokumentu i wygenerowaniu UPO przez system KSeF, będzie możliwość jego pobrania z poziomu systemu. Funkcja ta jest dostępna w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, gdzie należy zaznaczyć wysłane dokumenty i wybrać opcję POBIERZ UPO. 

Użytkownik ma możliwość również masowego pobrania UPO dla wszystkich faktur z wybranego okresu. W tym celu należy przejść do zakładki USTAWIENIA » INNE » WYGENERUJ WYDRUKI, zdefiniować odpowiednie daty, zaznaczyć opcję UPO Z KSEF i nacisnąć przycisk GENERUJ.

W przypadku, gdy z przyczyn techniczny związanych z komunikacją z KSeF nie będzie można zapisać oraz wysłać faktury, zostanie ona automatycznie zapisana jako wersja robocza. Świadczy o tym stosowny komunikat.

Analogiczna sytuacja ma miejsce odnośnie faktur wystawionych poprzez integrację Allegro oraz IdoSell oraz faktur automatycznych. Użytkownik o niepowodzeniu zapisania i wysłania faktury do KSeF zostanie również poinformowany drogą mailową oraz komunikatem w zakładce USTAWIENIA » BEZPIECZEŃSTWO » WIADOMOŚCI SYSTEMOWE (w przypadku faktur automatycznych).

Modyfikacja wysłanej do KSeF faktury

Po wysłaniu dokumentu do KSeF, możliwość modyfikacji faktur jest ograniczona. Danymi, które można modyfikować są:

• opis dokumentu,
• skutek księgowy,
• szablon wydruku,
• skutek magazynowy,
• dekretacja,
• etykiety,
• rozliczenie dostawy,
• stawka ryczałtu,
• załączniki.

Istnieje natomiast możliwość zmiany oznaczeń JPK lub kodów GTU z poziomu zakładki EWIDENCJE » EWIDENCJA JPK V7.

Dodanie NIP kontrahenta na fakturach nieprzetworzonych przez KSeF

Domyślnie faktury nieprzetworzone przez KSeF nie zawierają NIP kontrahenta, natomiast istnieje możliwość wymuszenia jego wyświetlenia poprzez przejście do zakładki USTAWIENIA » FAKTURY » SZABLONY » USTAWIENIA SZABLONÓW i zaznaczenie opcji WYMUŚ POKAZYWANIE NIP-U NA FAKTURZE PRZED PRZET. PRZEZ KSEF.

Import faktur zakupowych

W systemie wFirma użytkownik ma możliwość pobrania faktur zakupowych z Krajowego Systemu e-Faktur. Aby zaimportować dokumenty, należy przejść do zakładki WYDATKI » WERSJE ROBOCZE » IMPORTUJ Z KSEF. W kolejnym kroku należy wyznaczyć datę, od której zostaną pobrane faktury. 

Po kliknięciu przycisku POBIERZ zostanie wyświetlone okno z listą dokumentów. Ich zapis można wykonać pojedynczo lub masowo. Użytkownik ma możliwość ich zaksięgowania na dwa sposoby:

1. poprzez zapisanie ich jako wersje robocze, a następnie ich późniejsze zaksięgowanie za pomocą opcji KSIĘGUJ WERSJE ROBOCZE - instrukcja dotycząca księgowania wersji roboczych znajduje się w artykule: Wersje robocze wydatków - jak wprowadzić w systemie wfirma?,
2. poprzez wybranie opcji ZAPISZ I ZAKSIĘGUJ, co umożliwi zaksięgowanie dokumentu i w przypadku zaznaczenia większej ilości pozycji, automatyczne przejście do następnego. Dokumenty te również pierwotnie zostają zapisane jako wersje robocze, dlatego w razie potrzeby istnieje możliwość pominięcia księgowania danej faktury.

Automatyczny import wydatków z KSeF

Użytkownik ma również możliwość włączyć automatyczny import wydatków z KSeF, wówczas włączenie funkcji sprawia, że faktury kosztowe z KSeF będą pobierane automatycznie raz dziennie w godzinach nocnych bez ingerencji użytkowanika.

W celu włączenia automatycznego importu wydatków z KSeF należy przejść do USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY » KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR » KONFIGURACJA gdzie należy zaznaczyć opcję AUTOMATYCZNY IMPORT WYDATKÓW.

Masowe generowanie podglądu faktur zakupowych zaimportowanych z KSeF

Faktury zaimportowane z KSeF posiadają wizualizację, które zbiorczo można wydrukować z poziomu masowego generowania wydruków. W celu wygenerowania zbiorczych wydruków należy przejść do zakładki USTAWIENIA, a następnie w sekcji INNE wybrać opcję WYGENERUJ WYDRUKI.

W oknie, które się pojawi należy zaznaczyć opcję KOPIE FAKTUR ZAKUPOWYCH Z KSEF a także wybrać wybrać okres za jaki dokumenty mają być wygenerowane oraz wybrać w jakim formacie dokumenty mają zostać wygenerowane: PDF (jednostronnie lub dwustronnie) lub ZIP.

Import faktur sprzedażowych

Użytkownik zintegrowany z KSeF ma również możliwość importu faktur sprzedażowych. Funkcjonalność ta znajduje się w zakładce PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » WERSJE ROBOCZE » IMPORTUJ Z KSEF.

Mechanizm działania importu dokumentów jest identyczny, jak w przypadku importu w faktur zakupowych. W pierwszej kolejności należy wyznaczyć datę początku pobierania dokumentów, a następnie na wyświetlonej liście zaznaczyć odpowiednie dokumenty i skorzystać z dwóch opcji: ZAPISZ JAKO WERSJĘ ROBOCZĄ oraz ZAPISZ I ZAKSIĘGUJ.

Zaksięgowane dokumenty będą widoczne w zakładce PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » ZAKSIĘGOWANE.

Podgląd wizualizacji faktury sprzedaży zaimportowanej z KSeF

Zaimportowane z KSeF faktury sprzedaży posiadają wizualizacje. Wizualizacja faktury dostępna jest:

• po kliknięciu w numer faktury a w oknie, które się pojawi należy przejść do podzakładki PODGLĄD WYDRUKU

• podczas księgowania wersji roboczej faktury zaimportowanej, w tym należy zaznaczyć fakturę i wybrać opcję KSIĘGUJ WERSJE ROBOCZE

Pobranie podglądu faktury sprzedaży zaimportowanej z KSeF

Podgląd faktur sprzedaży zaimportowanych z KSeF można pobrać w formacie PDF. W tym celu należy kliknąć na fakturę a w oknie, które się pojawi przejść do podzakładki PODGLĄD WYDRUKU gdzie w prawym górnym rogu nad wizualizacją należy kliknąć na ikonę » wybierając opcję POBIERZ.

Import dokumentów, a powiązywanie produktów magazynowych

W przypadku korzystania z katalogu produktów w zakładce PRZYCHODY » PRODUKTY lub posiadając moduł magazynowy i dodane w nim produkty w zakładce MAGAZYN » PRODUKTY, podczas importu faktur zakupowych, system powiązuje pozycje znajdujące się na dokumentach z produktami magazynowymi. Powiązywanie odbywa się po nazwach produktów, dlatego należy zwrócić szczególną uwagę na ujednolicenie ich nazewnictwa.

Anulowanie wystawionej faktury odrzuconej przez KSeF

Korzystając z integracji z KSeF również występuje możliwość anulowania faktury, jeśli:

• wystąpił błąd wysyłki faktury do KSeF a zostały już wystawione kolejne faktury z wyższym numerem i późniejszą datą wysyłki lub
• faktura nie została w ogóle przesłana do KSeF a zostały wysłane koleje faktury z wyższym numerem i późniejszą datą wysyłki.

W takiej sytuacji, aby anulować fakturę należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, gdzie należy kliknąć na numer faktury, która ma zostać anulowana. Następnie w oknie, które się pojawi należy wybrać opcję MODYFIKUJ » ANULUJ FAKTURĘ 

pojawi się wówczas komunikat: "Przed anulowaniem faktury zweryfikuj, czy znajduje się ona w KSeF. Jeśli tak, zamiast anulowania wystaw fakturę korygującą. Czy jesteś pewien, że chcesz anulować fakturę?". Po kliknięciu TAK faktura zostanie anulowana.

Własne szablony wydruków a dostosowanie ich do KSeF

Systemowe szablony wydruków zawierają dodatkowe informacje na temat numeru i daty przetworzenia faktury przez KSeF. Użytkownik korzystający z własnych szablonów ma również możliwość pobrania tych danych i wyświetlania ich na dokumencie poprzez umieszczenie w kodzie poniższych pól:

• $invoice['InvoiceKsef']['registration_date'] - data przetworzenia przez KSeF,
• $invoice['InvoiceKsef']['ksef_reference_number'] - numer nadany przez KSeF.

Pobieranie faktur przez API

Pobierając faktury poprzez API, w danych dotyczących dokumentu zawarte są również informację w sekcji “invoice”:

• ksef_registration_date - data przetworzenia przez KSeF,
• ksef_reference_number - numer nadany przez KSeF,
• ksef_status - kod dotyczący bieżącego statusu wysyłki dokumentu do KSeF.