Za pomocą systemu wFirma dla Biur Rachunkowych można w łatwy i wygodny sposób komunikować się z klientami biura rachunkowego, którzy mają dostęp do systemu. Ponadto możliwe jest również zbiorcze powiadamianie klientów biura rachunkowego, dzięki czemu nie trzeba wysyłać każdemu klientowi osobnej wiadomości i jednocześnie martwić się czy przy zbiorczej wysyłce maila nie zostały udostępnione dane innego klienta.
W jaki sposób wysłać zbiorcze powiadomienia klientów?
Aby wysłać zbiorcze powiadomienie do klientów biura rachunkowego należy przejść na główną listę firm (dostępną po zalogowaniu). Następnie należy zaznaczyć na liście firmy, do których ma zostać wysłane powiadomienie i wybrać z górnego menu opcję POWIADOMIENIE.
Zbiorcze powiadomienia - widok u klienta
Gdy klient otrzyma powiadomienie wysłane przez biuro rachunkowe przy jego avatarze pojawi się ikona informująca o ilości nieprzeczytanych wiadomości przesyłanych przez biuro rachunkowe. Aby wejść w ich treść należy kliknąć opcję WIADOMOŚCI.
Wysyłka wiadomości e-mail z poziomu listy firm
W systemie dodatkowo z poziomu listy firm dostępna jest funkcja wysyłki wiadomości e-mail do jednego lub kilku klientów.
Wysyłka wiadomości e-mail dostępna jest dla biur rachunkowych które:
- posiadają status ZWERYFIKOWANE
- posiadają integrację z SMTP
W przypadku jeśli biuro spełnia powyższe wymagania, na liście firm w zakładce Firmy, Księgowość, Kadry i Podatki pojawi się w menu akcja WIADOMOŚCI.
Aby wysłać wiadomość do klienta, należy zaznaczyć klienta lub wielu klientów na liście i kliknąć akcję WIADOMOŚCI. Otworzy się wówczas okno z edytorem do wpisania treści wiadomości, którą następnie będzie można przesłać na maila. Adres e-mail klienta jest identyczny z tym, na który zostało mu udostępnione konto w serwisie wFirma (identyczny z adresem stosowanym do wysyłki wyników podatków).
Z poziomu wysyłki wiadomości możliwe jest również dodanie załączników z wydrukami ewidencji, deklaracji i UPO za pomocą akcji DODAJ ZAŁĄCZNIK.
Po kliknięciu w opcję DODAJ ZAŁĄCZNIK w nowo otwartym oknie istnieje możliwość wyboru które z wydruków mają zostać dodane do wysyłanej wiadomości. Jeśli dane firmy mają różne formy opodatkowania to w widoku wydruków do załączenia podpowiedzą się wszystkie możliwe rodzaje ewidencji, natomiast dla danego klienta zostanie wysłana tylko ta, jaka w jego przypadku występuje. Na przykład do spółki z o.o. zostanie przesłany wydruk księgi handlowej a do klienta na ryczałcie - ewidencja przychodów.
Wygenerowane wydruki w formie linku oraz treść wiadomości zostaną przesłane na adres e-mail przedsiębiorcy. Aby przedsiębiorca mógł pobrać załączniki będzie musiał dokonać autoryzacji logując się na swoje konto do systemu wFirma. Tym samym załączone pliki są automatycznie zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem.
Archiwum wysłanych wiadomości z Listy firm gromadzone jest pod kontrahentem na koncie biura rachunkowego, w zakładce CRM » KONTRAHENCI, po kliknięciu w nazwę firmy w otwartym oknie zakładka Wiadomości. Jeśli do wiadomości dodano załączniki z wydrukami z systemu, ich lista będzie wyszczególniona w treści wiadomości.
