Schematy księgowe - gdzie się znajdują i jak je modyfikować?

Wprowadzone schematy księgowe mają na celu zautomatyzowanie księgowania w księgach rachunkowych niwelując ręczne wprowadzanie dekretacji. W przypadku wzorcowego planu kont schematy księgowe są domyślnie tworzone natomiast w sytuacji gdy korzystamy z własnego planu kont, schematy księgowe należy stworzyć we własnym zakresie.

Schematy księgowe w systemie wFirma - jak działają?

Działanie na schematach księgowych zależne jest od tego czy korzystamy z wzorcowego planu kont czy też korzystamy z własnego planu kont. Wynika to z faktu, że pracując na wzorcowym planie kont (bez dokonywania zmian w planie kont) nie jest konieczne dokonywanie zmian w schematach księgowych, a wystarczy tylko dokonać ręcznego księgowania dokumentów (czyli w zakładce dekretacja odznaczyć automatyczne wyliczenie i ręcznie nanieść konta), dla których nie został utworzony schemat księgowy wzorcowy.

Użytkownik, który skorzystał z możliwości zdefiniowania własnego planu kont od zera będzie musiał samodzielnie zdefiniować schematy księgowe. Co ważne, są miejsca w systemie gdzie nie jest możliwe zapisanie księgowania bez zdefiniowania schematu księgowego - to  m.in.:

• Odpis RMK - rozliczenie międzyokresowe kosztów,
• Wniesienie środka trwałego w budowie - zakończenie budowy,
• Amortyzacja środków trwałych.

Informacje na temat wybranego schematu oraz dokonanego na jego podstawie automatycznego księgowania na konta widoczne są po przejściu do zakładki DEKRETACJA. Z tego poziomu użytkownik ma możliwość wyłączenia automatycznego księgowania poprzez odznaczenie pola “automatyczne wyliczenie”, wówczas możliwa jest zmiana kont w dekretacji oraz w razie potrzeby dodanie księgowania równoległego.

Klikając w numer dokumentu i przechodząc do zakładki DEKRETACJA można sprawdzić czy przy dodawaniu wpisu zaznaczona była opcja AUTOMATYCZNE WYLICZENIE oraz jaki został wykorzystany schemat księgowy.

Po najechaniu kursorem na numer konta księgowego wyświetla się podpowiedź z nazwą danego konta. Funkcja ta dostępna jest zarówno w zakładce DEKRETACJA jak i SCHEMATY KSIĘGOWE.  

Schematy księgowe domyślnie pojawiają się w zakładce: USTAWIENIA » PODATKI » PLAN KONT I SCHEMATY KSIĘGOWE » SCHEMATY KSIĘGOWE. Również z tego poziomu dodawane mogą być lub modyfikowane schematy księgowe.

Ukrywanie schematów księgowych

Użytkownicy mają możliwość ukrywania schematów, w przypadku jeżeli nie są to ostatnie schematy danej kategorii w systemie, tak aby nie były one podpowiadane przy wystawianiu dokumentów. Aby ukryć wybrany schemat należy zaznaczyć go na liście, a następnie z menu rozwijanego dostępnego pod przyciskiem MODYFIKUJ wybrać opcję UKRYJ. Możliwe jest również masowe ukrywanie schematów, zaznaczając przed ukryciem kilka pozycji.

Aby zobaczyć ukryte schematy, należy skorzystać z filtra WIDOCZNOŚĆ dostępnego w dolnej części okienka, gdzie można przełączyć widok na UKRYTE. Stąd też istnieje możliwość ich przywrócenia.

Pobierz rozszerzenie artykułu w formie broszury!

Schematy księgowe dla wybranych serii numeracji

W systemie została udostępniona opcja przypisania schematu księgowego do danej serii numeracji. 

Opcja przypisywania schematów księgowych jest dostępna dla faktur VAT i faktur (bez VAT) wystawianych w systemie. Aby przypisać schemat księgowy do serii numeracji należy przejść do okna modyfikacji serii. Dostępne z poziomu zakładki USTAWIENIA » FAKTURY » SERIE NUMERACJI » FAKTURY » zaznaczenie posiadanej serii numeracji » MODYFIKUJ » POWIĄZANY SCHEMAT » ZASTOSUJ PODPOWIADANIE SCHEMATU KSIĘGOWEGO » DODAJ. 

Po odznaczeniu tej opcji dokumenty będą dekretowane z wykorzystaniem domyślnego schematu księgowego. 

Jeśli kolejny rok obrotowy, będzie zawierał schemat o tej samej kategorii i nazwie, wówczas system automatycznie przypisze go do serii numeracji dla nowego okresu.

Jeżeli w oknie wystawiania dokumentu zostanie wskazana seria numeracji z przypisanym schematem, wówczas informacja o zastosowanym schemacie księgowym będzie widoczna po przejściu w oknie dodawania dokumentu do zakładki DEKRETACJA. 

Tworzenie własnych schematów księgowych

Przy tworzeniu własnych schematów należy wyróżnić dwie sytuacje:

1. gdy modyfikujemy wzorcowy schemat księgowy i go zmieniamy (pojawia się przy nim ikona z informacją “Wprowadzono ręczne modyfikacje we wzorcowym schemacie księgowym”),

2. zostawiamy wzorcowe schematy i dodajemy nowe - własne schematy. (pojawia się przy nim ikona z informacją “Własny schemat księgowy”),

Gdy stosujemy własny plan kont, każdy schemat księgowy dodany jest z ikoną .

Uwaga! Konsekwencją dokonywania samodzielnych zmian we wzorcowym planie kont/schemacie jest utrata przez niego statusu wzorcowego. Wzorcowe schematy są automatycznie aktualizowane w przypadku dodawania nowych funkcji lub zmian w przepisach. Przy własnych lub modyfikowanych schematach należy ewentualne zmiany wprowadzać samodzielnie.

Z tego poziomu możliwe jest utworzenie nowego schematu księgowego poprzez opcję DODAJ lub zmodyfikowanie poprzez skorzystanie z opcji MODYFIKUJ. 

W oknie dodawania schematu należy wskazać:

• nazwę schematu - jest to nazwa, po której później będziemy wybierać schemat z listy,
• kategorię dokumentu - jest to zbiór kategorii z góry narzuconych przez system do zastosowania. Nie jest możliwa jego samodzielna rozbudowa / zmiana,
• symbol roku obrotowego - rok obrotowy, dla którego wskazaliśmy, że ma obowiązywać schemat; na poziomie dodawania schematu nie podlega on modyfikacji,
• Konto Wn / Konto Ma - wskazujemy konta z planu kont, które mają zostać zastosowane w schemacie,
• Wartość - w polu tym można wskazać definicje kwoty (tzw. zmienne o typie liczbowym). Definicje te są z góry określone w systemie i ich lista dostępna jest w akapicie “Zmienne o typie liczbowym”. Dodatkowo w polu tym można korzystać z funkcji:
• JEŻELI (wyrażenie logiczne, wartość w przypadku prawdy, wartość w przypadku fałszu)
• MAX (wartość1, wartość2)
• MIN (wartość1, wartość2)
• ZAOKR (wartość, liczba miejsc po przecinku =0 )
• ABS (wartość).

• Ustal dodatkowy warunek - po kliknięciu w ikonę widoczną z prawej strony pola “Wartość” możliwe jest dodanie warunków księgowania. Wówczas otworzy się nowe okno, w którym można zastosować zmienne o typie liczbowym, zmienne o typie napisowym oraz funkcje z operatorami. Zmienne o typie napisowym są z góry zdefiniowane w systemie. Ich lista dostępna jest w akapicie “Zmienne o typie napisowym”.

Zmienne o typie liczbowym

• [Vat należny z ewidencji] 
• [VAT naliczony z ewidencji] 
• [VAT należny z deklaracji] 
• [VAT naliczony z deklaracji]
• [podatek z poprzedniego okresu]
• [rozliczenie podatku VAT z urzędem]
• [kwota zaliczki]
• [kwota netto]
• [kwota netto towarów]
• [kwota netto usług]
• [kwota VAT]
• [kwota VAT rozliczonego wcześniej]
• [kwota brutto]
• [wartość sprzedanych towarów w cenie nabycia]
• [kwota netto ŚT lub WNIP]
• [wartość początkowa ŚT lub WNIP]
• [wartość początkowa ŚT lub WNIP]
• [wartość umorzenia ŚT lub WNIP]
• [wartość nieumorzona ŚT lub WNIP]
• [kwota netto zaliczek]
• [kwota netto zaliczek z aktualnego roku]
• [kwota netto zaliczek z poprzednich lat]
• [wartość zakupu usług]
• [wartość zakupu towarów]
• [marża netto]
• [marża netto towarów]
• [marża netto usług]
• [kwota  noty]
• [wartość dodatniej różnicy kursowej]
• [wartość ujemnej różnicy kursowej]
• [odliczony VAT]
• [nieodliczony VAT]
• [odpis amortyzacyjny]
• [odpis amortyzacyjny KUP]
• [odpis amortyzacyjny NKUP]
• [podatek do zapłaty]
• [nadpłata]
• [kwota kosztu firmy]
• [kwota zus płatnika]
• [ppk pracownika]
• [ppk pracodawca]
• [wypłacone zasiłki]
• [kwota potrąceń]
• [kwota potrąceń alimentacyjnych]
• [kwota potrąceń niealimentacyjnych]
• [kwota potrąceń innych]
• [kwota pominiętych netto]
• [obroty kont grupy 4 wn]
• [obroty kont grupy 4 ma]
• [obroty kont grupy 7 przychody]
• [obroty kont grupy 7 wydatki]
• [obroty wyniku finansowego]
• [kwota odpisu]
• [kwota odpisów po przedterminowym zakończeniu RMK]
• [kwota dywidendy]
• [kwota]
• [kwota reszty do zwrotu]
• [kwota niedopłaty]
• [kwota z noty]
• [koszt podatkowy eksploatacji pojazdu]
• [wartość początkowa]

Zmienne o typie napisowym

Typ napisowy - zmienna o typie napisowym. Można ją wykorzystywać w wyrażeniu logicznym w funkcji JEŻELI lub do określania warunki stosowania księgowania na dane konto.

• [schemat środka trwałego]
• [schemat podatku dochodowego]
• [księguj paragony w KH]
• [księguj dowody sprzedaży w KH]
• [KŚT]
• [kategoria WNIP]
• [faktura do paragonu]
• [OSS]
• [WNT]
• [import usług art 28 b]
• [import usług]
• [import towarów art. 33a]
• [podzielona płatność]
• [metoda kasowa]
• [RMK]
• [skutek magazynowy]
• [waluta]
• [data wystawienia]
• [termin płatności]
• [metoda płatności]
• [inny płatnik]
• [saldo Wn]
• [saldo Ma]
• [podatek do zapłaty]
• [nadpłata]
• [waluta]

Wykorzystanie etykiet w warunkach logicznych

Podczas tworzenia własnych schematów, w oknie dodawania warunków księgowania możliwe jest wykorzystania etykiet w celu utworzenia dodatkowego warunkowania.

Wyrażenia, które można wykorzystać w tym celu to:

1. ZAWIERA([rodzaj etykiety],”Nazwa etykiety”);

2. POMIJA([rodzaj etykiety],”Nazwa etykiety”);

Rodzajami etykiet, które można zastosować do wyrażeń, zależnie od schematu są:

• [etykieta przychodu];

• [etykieta wydatku];

• [etykieta kontrahenta];

• [etykieta listy płac];

W momencie wystawiania dokumentu, gdy zastosowany zostanie utworzony schemat, w przypadku jeżeli wybrana zostanie etykieta o odpowiedniej nazwie po prawej stronie na dole ekranu, dla danego schematu ujęte zostaną zdefiniowane dla wybranej etykiety warunki.

Podobnie wydarzy się w przypadku jeżeli w schemacie zastosowana zostanie “[etykieta kontrahenta]” i na wystawianym dokumencie wybrany zostanie kontrahent, który oznaczony jest daną etykietą z poziomu zakładki CRM » KONTRAHENCI.

Więcej na temat etykiet znaleźć można w artykule pomocy znajdującym się pod adresem: Etykiety w systemie - do czego służą i jak z nich korzystać? 

Masowa zmiana schematu sprzedaży

W przypadku faktur sprzedaży w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ jak i w zakładce PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY istnieje możliwość masowej zmiany schematu poprzez funkcję MODYFIKUJ » DEKRETUJ ZBIORCZO.

e