W celu wyeliminowania błędów podczas fakturowania, użytkownicy systemu mają możliwość wystawienia faktury w wersji roboczej. Wersja robocza faktur sprzedaży, umożliwia wystawienie dokumentu sprzedaży, nie będącego dokumentem księgowym, który można modyfikować w dowolny sposób do momentu jego zaakceptowania przez nabywcę. Tak sytuacja wyklucza w przyszłości konieczność korygowania faktury sprzedaży z uwagi na błędy spowodowane brakiem wzajemnej konsultacji po stronie sprzedawcy i nabywcy w odniesieniu do realizowanej transakcji. Przeczytaj i sprawdź jak działają wersje robocze faktur sprzedaży w systemie wFirma.pl!
Wersje robocze faktur sprzedaży - na czym polega funkcjonalność?
Funkcja wersji roboczych faktur sprzedaży umożliwia zweryfikowanie danych i wartości wskazanych na dokumencie, przed jego faktycznym wystawieniem. Nabywca otrzymuje od sprzedawcy fakturę w wersji roboczej, tak aby zapoznać się z danymi na niej wskazanymi. Generowana w ten sposób wersja robocza faktury sprzedaży nie wywołuje skutku księgowego po stronie sprzedawcy. Jeśli wszystkie dane wskazane na wersji roboczej są poprawne, nabywca dokonuje jej akceptacji, co powoduje automatyczne przekształcenie wersji roboczej w fakturę sprzedaży ze skutkiem księgowym zarówno na gruncie PIT i VAT.
Włączenie wersji roboczych faktur sprzedaży
Funkcję wersji roboczych faktur sprzedaży należy włączyć przechodząc do zakładki USTAWIENIA » FAKTURY » METODY FAKTUROWANIA, gdzie kolejno należy zaznaczyć opcję WERSJE ROBOCZE FAKTUR SPRZEDAŻY.
Wystawienie wersji roboczej faktury sprzedaży
Aby wystawić fakturę w wersji roboczej należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » WERSJĘ ROBOCZĄ FAKTURY. W otwartym okienku należy uzupełnić dane kontrahenta oraz w polu:
- DATA WYSTAWIENIA wskazać bieżącą datę w której dokument jest wystawiany,
- DATA SPRZEDAŻY wskazać datę dostawy towarów/ wykonania usługi, w przypadku braku należy odznaczyć okienko.
Dodatkowo należy określić termin płatności, serię numeracji i metodę płatności oraz kwotę wpłaty, jeśli jest uregulowana na moment wystawiania dokumentu. Po uzupełnieniu danych należy wybrać opcję ZAPISZ WERSJĘ ROBOCZĄ.
Wystawiona wersja robocza faktury sprzedaży nie jest ujmowana w żadnej ewidencji księgowej (KPIR, Ewidencja Przychodów (ryczałt) i VAT), znaleźć ją można na liści wystawionych dokumentów w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ.
Seria numeracji wybrana podczas wystawiania jest widoczna także po zapisaniu wersji roboczej. Aby ją sprawdzić, należy w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ kliknąć numer wersji roboczej. W oknie szczegółów, w zakładce PODSTAWOWE INFORMACJE, obok pola NUMER znajduje się pole SERIA NUMERACJI.
Pole SERIA NUMERACJI jest widoczne również po wybraniu opcji MODYFIKUJ, w oknie edycji wersji roboczej. Pole służy tylko do podglądu - serii zapisanej wersji roboczej nie można zmienić.
Numer z serii widocznej w polu SERIA NUMERACJI system nada dopiero po zatwierdzeniu wersji roboczej lub jej akceptacji przez nabywcę.
Wystawianie wersji roboczych faktur korygujących
Wersję roboczą można wystawić także dla faktury korygującej sprzedaż. Funkcja obejmuje korekty do faktur VAT, faktur (bez VAT) oraz faktur VAT marża - zarówno korekty pozycji faktury, jak i korekty danych formalnych. Warunkiem jest włączona funkcja wersji roboczych w zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » METODY FAKTUROWANIA.
Aby wystawić korektę w wersji roboczej, należy w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ zaznaczyć fakturę i wybrać opcję MODYFIKUJ » KORYGUJ POZYCJE FAKTURY (lub MODYFIKUJ » ZMIEŃ DANE FORMALNE), a następnie zapisać dokument jako wersję roboczą.
Wersja robocza faktury korygującej:
- nie wywołuje skutków księgowych - nie jest ujmowana w rejestrze VAT, KPIR, Ewidencji Przychodów ani w księgach rachunkowych,
- nie jest wysyłana do KSeF,
- otrzymuje numer roboczy i nie zajmuje numeru w serii faktur korygujących,
- może być dowolnie edytowana lub usunięta do momentu zatwierdzenia,
- na wydruku oznaczona jest znakiem wodnym „wersja robocza".
Wystawienie korekty w wersji roboczej blokuje możliwość modyfikacji faktury pierwotnej - tak samo jak zwykła faktura korygująca. Nie jest również możliwe wystawienie kolejnej korekty do tej samej faktury, dopóki wersja robocza korekty nie zostanie zatwierdzona - system wyświetli wówczas komunikat: „Aby móc wystawić kolejną fakturę korygującą, zatwierdź w pierwszej kolejności wystawioną korektę w wersji roboczej."
Wersje robocze korekt widoczne są na liście w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ po zastosowaniu filtra RODZAJ » WERSJA ROBOCZA FAKTURY. Zatwierdzenia dokonuje się poprzez zaznaczenie dokumentu i wybór opcji ROZLICZ » ZATWIERDŹ FAKTURĘ. Po zatwierdzeniu system przekształca wersję roboczą we właściwą fakturę korygującą, nadając jej kolejny numer w ramach serii korekt oraz bieżącą datę wystawienia - dopiero wtedy korekta wywołuje skutki księgowe i podlega wysyłce do KSeF.
Utworzenie, edycja, usunięcie oraz zatwierdzenie wersji roboczej korekty odnotowywane są w zakładce USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY » HISTORIA AKTYWNOŚCI.
Podgląd dekretacji wersji roboczej faktury sprzedaży - pełna księgowość
Funkcja wersji roboczych faktur sprzedaży umożliwia podgląd dekretacji roboczej w celu wstępnej weryfikacji poprawności ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych.
Weryfikacji dekretacji roboczej można dokonać bezpośrednio podczas wystawiania faktury w zakładce: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » WERSJĘ ROBOCZĄ FAKTURY (lub w oknie edycji dokumentu).
Użytkownicy, którzy korzystają z zewnętrznych ewidencji lub wprowadzają sprzedaż poprzez import dokumentów (np. bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur – KSeF), również mają udostępnioną opcję podglądu dekretacji roboczej. Aby przeprowadzić weryfikację, należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » WERSJE ROBOCZE, zaznaczyć wybrany dokument i kliknąć opcję KSIĘGUJ WERSJE ROBOCZE. W otwartym oknie, po przejściu do podzakładki DEKRETACJA, widoczny będzie szczegółowy podgląd dekretacji roboczej.
Wysyłanie wersji roboczej faktury sprzedaży i jej akceptacja
W celu uzyskania akceptacji od nabywcy wystawionej wersji roboczej faktury sprzedaży, należy dokonać jej wysyłki. Można w tym przypadku skorzystać z bezpośredniej wysyłki z poziomu systemu poprzez zaznaczenie wystawionej wersji roboczej faktury i wybór opcji WYŚLIJ, gdzie należy określić sposób wysyłki dokumentu.
W kolejny okienku w przypadku wysyłki email pojawi się okienko w którym należy uzupełnić dane, m. in. adres e- mail nabywcy na który ma zostać wysłana wersja robocza faktury sprzedaży.
Przy wysłanej wersji roboczej faktury pojawia się ikona 
Wersję roboczą faktury sprzedaży można także wysłać z poziomu jej wystawiania poprzez wybór opcji ZAPISZ I WYŚLIJ E- MAIL.
Nabywca otrzymuje na maila informację o wystawionej wersji roboczej faktury sprzedaży wraz z dokumentem w załączniku i z tego poziomu może dokonać jej akceptacji poprzez kliknięcie na opcję Akceptuj fakturę.
Przy zaakceptowanej wersji roboczej pojawia się zielona ikonka 
W przypadku wyboru innej formy wysyłki wersji roboczej faktury do akceptacji, konieczne jest jej zatwierdzenie poprzez zaznaczenie jednej lub wielu wersji roboczych i wybór opcji ROZLICZ » ZATWIERDŹ FAKTURĘ.
Przypomnienie o zaległych wersjach roboczych
Aby zapobiec przeoczeniom i ułatwić kontrolę nad procesem wystawiania wersji roboczych, system automatycznie weryfikuje bazę danych pod kątem niezatwierdzonych wersji roboczych dotyczących poprzedniego miesiąca. W przypadku wykrycia takich dokumentów, generowane jest przypomnienie o wersjach roboczych faktur w formie komunikatu systemowego. Rozwiązanie to pozwala na szybkie odszukanie i seryjne zatwierdzenie zaległych faktur przed upływem ustawowych terminów.
Powiadomienie pojawia się 10. dnia każdego miesiąca, bezpośrednio po zalogowaniu do systemu. Warunkiem jego uruchomienia jest posiadanie w bazie przynajmniej jednego dokumentu o statusie wersji roboczej, którego wskazana data sprzedaży przypada na miesiąc poprzedni.
Kliknięcie bezpośrednio w odnośnik PRZYCHODY » SPRZEDAŻ zawarty w komunikacie automatycznie przenosi do tabeli faktur, która zostaje od razu przefiltrowana pod kątem właściwego miesiąca oraz rodzaju dokumentu.
Filtrowanie wersji roboczych faktur sprzedaży
Aby na liście wyfiltrować wszystkie wersje robocze faktur sprzedaży należy w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ wybrać w filtrze RODZAJ » WERSJA ROBOCZA FAKTURY i ZATWIERDŹ.
Po zastosowaniu filtru na liście wyświetlą się wszystkie wystawione wersje robocze, które nie zostały dotychczas zaakceptowane i w związku z tym nie zostały zamienione na fakturę VAT.
Wyłączenie wersji roboczych faktur sprzedaży
W celu wyłączenia funkcji wersji roboczych faktur sprzedaży należy przejść do zakładki USTAWIENIA » FAKTURY » METODY FAKTUROWANIA, gdzie konieczne będzie odznaczenie opcji WERSJE ROBOCZE FAKTUR SPRZEDAŻY. Jeśli podczas wyłączania funkcji w systemie będą się znajdowały jeszcze niezaakceptowane wersje robocze, system uniemożliwi takie działanie wyświetlając komunikat.
Po zaakceptowaniu wersji roboczych lub ich usunięciu, możliwe będzie wyłączenie funkcjonalności.
Zmiana statusu wysyłki wersji roboczej
W zależności od tego czy wersja robocza została wysłana oraz odczytana system informuje o statusach wysłanej wiadomości. Obok każdej wysłanej wersji roboczej pojawi się ikona koperty, w zależności od statusu kolor ikony będzie się różnić:
- w przypadku oczekiwania na wysłanie ikona koperty będzie koloru szarego
- niebieska, jak i zielona ikonka świadczy o pomyślnie wysłanej wiadomości
- w przypadku zielonej koperty oznacza ona dodatkowo odczytanie przez klienta wysłanej wiadomości
- czerwona ikonka oznacza błąd w trakcie wysyłki, a co za tym idzie niedostarczenie wiadomości
Po kliknięciu w ikonę koperty ukazują się szczegółowe informacje dotyczące wysyłki lub błędu wysyłki.
