Dodawanie umowy o pracę - jakie informacje należy wprowadzić?

Zatrudnienie pracownika wiąże się dla pracodawcy z kilkoma obowiązkami, o których należy pamiętać. Najważniejszymi z nich są badania lekarskie i szkolenie bhp. Kolejnym krokiem jest podpisanie umowy z pracownikiem. Sprawdź, jak wygląda dodawanie umowy o pracę w systemie wFirma.pl

Dodawanie umowy o pracę

Dodawanie umowy o pracę w systemie wFirma.pl odbywa się z poziomu: 

• zakładki KADRY » UMOWY » DODAJ UMOWĘ » UMOWA O PRACĘ lub

• z zakładki KADRY » PRACOWNICY » WYSTAW » UMOWĘ. Możliwość generowania umowy z poziomu zakładki PRACOWNICY ma na celu usprawnienie całego procesu zatrudniania pracownika.

W następnym kroku należy określić jej rodzaj.

Dodatkowo istnieje możliwość masowego generowania umów. W tym celu należy zaznaczyć kilku pracowników, wybrać WYSTAW » UMOWĘ.

Dodawanie umowy o pracę a podstawowe informacje

Dodawanie umowy o pracę należy zacząć od określenia, któremu pracownikowi chcemy ją przypisać.

W zakładce wprowadza się podstawowe parametry umowy takie jak: rodzaj umowy, kwotę brutto, wymiar etatu, daty podpisania, rozpoczęcia i zakończenia (jeżeli jest to umowa na czas określony) oraz nazwę stanowiska pracy.

Informacje odnośnie miejsca pracy zostaną uzupełnione automatycznie według danych wprowadzonych w zakładce USTAWIENIA.

System pozwala na utworzenie umowy o pracę:

• na czas nieokreślony,
• na czas określony,
• na okres próbny.

Zmiany w Kodeksie pracy 2023 a umowa o prace w systemie wFirma

 W kwietniu 2023 roku nastąpiły istotne zmiany w Kodeksie pracy, m.in:

• uregulowano przepisy dotyczące pracy zdalnej,
• wprowadzono przepisy dotyczace kontroli trzeźwości,
• wprowadzono zmiany w treści umowy o pracę,
• zmieniono regulacje dotyczace umowy na okres próbny.

Umowa o pracę na okres próbny

Wspomniane wyżej zmiany w Kodeksie pracy w znaczny sposób wpłynęły na umowę o pracę na okres próbny. Od 26 kwietnia 2023 r. umowa na okres próbny może zostać przedłużona o okres usprawiedliwionej nieobecności. 

Informacje dotyczące możliwości przedłużenia umowy na okres próbny należy wpisać w części "Inne warunki zatrudnienia". Innym sposobem jest dopisanie odpowiednich informacji otwierając wydruk umowy w trybie edycji.

Umowa na część etatu

Nowe przepisy wprowadziły także obowiązek umieszczania na umowie informacji o dopuszczalnej liczbie godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 151¹ § 1 Kodeksu pracy. Dotyczy to jednak tylko umów zawartych na część etatu.

Podczas wprowadzania do systemu umowy o pracę i wybierając w wymiarze czasu pracy - częściowy etat, np. 3/4, 1/2 pojawi się dodatkowa rubryka LIMIT GODZIN gdzie należy wprowadzić odpowiednią wartość. Informacja ta zostanie umieszona na wydruku umowy. 

Co ważne, informacja ta pojawi się tylko w sytuacji, kiedy w danym zakładzie pracy nie funkcjonuje Regulamin pracy. Opcja ta zaznaczana jest w zakładce USTAWIENIA » INNE » KADRY » REGULAMIN PRACY.

Podatek dochodowy

Bardzo istotnym elementem jest wybór odpowiednich parametrów dotyczących wyliczania podatku dochodowego. Stosowanie ulgi podatkowej (kwoty zmniejszającej podatek), kosztów uzyskania przychodu a także informacje o zwolnieniach z podatku to istotne dane, wpływające na prawidłowe naliczenie podatku dochodowego pracownika.

Ulga podatkowa

Na PIT-2 podatnik określa wszystkie informacje mające wpływ na sposób ustalania zaliczki na podatek dochodowy, w tym kwotę wolną od podatku (w jakich częściach ma być stosowana – maksymalnie 3 płatników). Oznacza to, że podatnik może wskazać w oświadczeniu składanym płatnikowi, czy ma on zmniejszać zaliczkę o kwotę stanowiącą:

• 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (300 zł), czy
• 1/24 kwoty zmniejszającej podatek (150 zł), czy
• 1/36 kwoty zmniejszającej podatek (100 zł).

Kwota zmniejszająca podatek w sumie nie może przekroczyć 300 zł miesięcznie. System wFirma będzie pilnował, czy limit jest wykorzystany odpowiednio. W przypadku gdy podczas dodawania listy płac będzie on wykraczał poza 300 zł lub ponad 600 zł (jeśli w systemie ustalono podwójną kwotę wolną), system automatycznie obniży kwotę wolną do wspomnianego limitu.

Koszty uzyskania przychodu

Wyboru podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, odliczanych przy wyliczeniu podstawy opodatkowania, dokonuje się na podstawie złożonego przez pracownika oświadczenia o zamieszkaniu poza miejscowością, w której mieści się siedziba pracodawcy, oraz że nie otrzymuje dodatku za rozłąkę. Można także wybrać zwykłe koszty lub brak - wtedy koszty nie będą naliczane. Nowe stawki kosztów uzyskania przychodu obowiązują od dnia 1 października 2019 roku.

Stopa procentowa podatku

System wFirma umożliwia przypisanie danej umowie odpowiednią wysokość stawki podatku dochodowego. Pierwszemu progowi podatkowemu została przypisana stawka 12%. Drugi próg wynosi 32%. Pierwszzy próg podatkowy wynosi 120 tys. zł. 

Zwolnienie z PIT

Pracownicy do 26 roku życia mają prawo korzystać z ulgi bez PIT dla młodych. Po przypisaniu tej ulgi, od wynagrodzenia pracownika nie będzie wyliczana zaliczka na podatek dochody w związku z przysługującym mu zwolnieniem.

Obecnie istnieją również inne zwolnienia z podatku dochodowego. Są to:

• Ulga dla rodziców (4+) - mogą z niej skorzystać rodzice wychowujący co najmniej 4 dzieci.

• Ulga na powrót - ulga z której mogą korzystać osoby, które zmienią rezydencję podatkową na polską.

• Pracujący emeryt - z ulgi może skorzystać osoba po ukończeniu 60. roku życia w przypadku kobiety i 65. roku życia w przypadku mężczyzny, która ma przyznane prawo do emerytury, ale jej nie pobiera i jednocześnie jest zatrudniona 

Co ważne pracodawca może stosować te zwolnienia tylko jeśli pracownik złoży pracodawcy wniosek o stosowanie danej ulgi.

Niepobieranie zaliczki na podatek

Kwota wolna od podatku to określona przez przepisy kwota dochodów podatnika, od której nie jest naliczany podatek dochodowy. Obecnie kwota wolna od podatku wynosi 30 tys. zł. Katalog osób, które mogą korzystać i złożyć wniosek o niepobieranie zaliczki na podatek obejmuje osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę. W systemie wFirma wprowadzono możliwość oznaczenia wspomnianego zwolnienia.

System pilnuje wskazanego limitu 30 tys. zł w obrębie jednego źródła. Pracodawca ma bowiem obowiązek pilnować limitu 30 000 zł w ramach danej umowy (źródła przychodu).

Koszty autorskie

Gdy w  umowie mają zostać zastosowane 50% koszty uzyskania przychodów, wówczas należy zaznaczyć opcję KOSZTY AUTORSKIE.

Po zaznaczeniu opcji KOSZTY AUTORSKIE pojawia się rubryki:

• CZĘŚĆ WYNAGRODZENIE OBJĘTA AUTORSKIMI PRAWAMI - należy wu wpisać procent wynagrodzenia jaki obejmują koszty autorskie,
• TREŚĆ PRZENIESIENIA PRAW AUTORSKICH można w tym miesiącu wpisać zapisy dotyczące przeniesienia praw autorskich 
• AUTORSKIE KOSZTY UZYSKANIA PRZYCHODÓW U INNYCH PŁATNIKÓW należy uzupełnić w przypadku, gdy osoba pracująca na podstawie umowy o pracę korzystała już w danym roku z rozliczenia z zastosowaniem 50% kosztów uzyskania przychodów u innych płatników lub w obecnego pracodawcy tylko na podstawie umowy cywilnoprawnej. W tym celu należy kliknąć w opcję DODAJ. W wygenerowanym oknie użytkownik powinien określić podstawowe parametry kosztów w tym ich wysokość.

W przypadku kosztów autorskich wynagrodzenie na liście płac będzie wykazane w dwóch częściach: objętą ryczałtowymi kosztami i 50% kosztami.

ZUS

Dodawanie umowy o pracę nie może się obejść bez określenia parametrów dotyczących składek ZUS. Pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o prace mają naliczane składki emerytalno-rentowe, chorobowe, wypadkowe oraz zdrowotne. 

W zakładce ZUS oznacza się, czy pracownik podlega obowiązkowi opłacania składek na Fundusz Pracy. Składki na Fundusz Pracy nie opłaca się:

• gdy suma przychodów pracownika ze wszystkich źródeł, objętych obowiązkowym ubezpieczeniem emerytalno-rentowym w danym miesiącu nie przekracza minimalnego wynagrodzenia,
• przez 36 miesięcy po powrocie pracownika z urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub wychowawczego,
• przez 12 miesięcy po zatrudnieniu osoby (na podstawie umowy o pracę), która ukończyła 50 rok życia i w okresie 30 dniowym poprzedzającym zatrudnienie była zarejestrowana w PUP jako osoba bezrobotna oraz za skierowanych przez urząd pracy zatrudnionych bezrobotnych, którzy nie ukończyli 30 roku życia. Okres 12-miesięcznego zwolnienia z opłacania składek na Fundusz Pracy i FGŚP liczy się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została zawarta umowa o pracę,
• gdy pracownik (kobieta) ukończyła 55 lat lub pracownik (mężczyzna) ukończył 60 lat.

Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: zwolnienie z obowiązku opłacania składek na FGŚP występuje:

• przez 36 miesięcy po powrocie pracownika z urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub wychowawczego,
• przez 12 miesięcy po zatrudnieniu osoby która ukończyła 50 rok życia i w okresie 30 dniowym poprzedzającym zatrudnienie była zarejestrowana w PUP jako osoba bezrobotna oraz za skierowanych przez urząd pracy zatrudnionych bezrobotnych, którzy nie ukończyli 30 roku życia. Okres 12-miesięcznego zwolnienia z opłacania składek na Fundusz Pracy i FGŚP liczy się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została zawarta umowa o pracę,
• gdy pracownik (kobieta) ukończyła 55 lat lub pracownik (mężczyzna) ukończył 60 lat.

Fundusz Emerytur Pomostowych: składki na FEP opłaca się za pracownika, który spełnia łącznie dwa warunki:

• urodził się po dniu 31 grudnia 1948 r.,
• wykonuje prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o których mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19.12.2008 r. o emeryturach pomostowych.

W zakładce ZUS można także zmienić kod tytułu ubezpieczenia pracownika, który domyślnie ustawiony jest na 01 10 - pracownik podlegający ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Zmieniając kod tytułu ubezpieczenia w umowie, można rozliczać pracowników młodocianych lub pracę nakładczą.

Podczas zatrudnienia osób na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenie należy zgłosić do ZUS na deklaracji ZUS ZUA lub ZUS ZZA z określonym kodem zawodu. Informację tą można oznaczyć już podczas dodawania w systemie umowy o pracę, w zakładce ZUS.

W systemie zostało wprowadzane automatyczne podpowiadanie kodu zawodu na podstawie stanowiska podanego w zakładce PODSTAWOWE INFORMACJE. Kod zawodu zostanie automatycznie wybrany w zakładce ZUS. Jeśli wspomniany kod odpowiada danemu stanowisku, należy skorzystać z przycisku POTWIERDŹ WYGENEROWANY KOD ZAWODU. Dzięki temu kod zostanie zapisany. W przypadku braku akceptacji kodu, zmiana stanowiska spowoduje podpowiedzenie nowego kodu zawodu. 

Dodawanie umowy o pracę w systemie w zakładce ZUS można połączyć z dodaniem Informacji o rocznej podstawie wymiaru składek od początku roku.

Inne warunki zatrudnienia

Możliwe jest dopisanie w umowie innych warunków zatrudnienia, czyli np. możliwość przyznania premii, klauzulę dotyczącą okresu wypowiedzenia dla umowy na czas określony zawartej na okres dłuższy niż 6 miesięcy, itp.

Po wprowadzeniu danych należy zapisać zmiany, w ten sposób dodawanie umowy o pracę zostanie zakończone.

Podpisaną przez strony umowę należy przechowywać w części B akt osobowych pracownika. Zawarcie umowy o pracę wiąże się także z obowiązkiem zgłoszenia pracownika do ZUS na formularzu ZUS ZUA.

Podgląd wyliczeń wynagrodzenia

Wszystkie dane wprowadzane w kolejnych zakładkach wpływają bezpośrednio na podgląd wyliczeń wynagrodzenia pracownika, w kwocie brutto, netto, całkowitego kosztu zatrudnienia i wielkości odprowadzanych składek. Jest to wygodne narzędzie do przeprowadzenia prognozy wynagrodzenia pracownika. Jednak co ważne są to dane  poglądowe. Ostateczna kwota netto pracownika ustalana jest na podstawie wygenerowanej listy płac.

Komunikat dotyczący przekroczenia limitu umów na czas określony

Umowy zawierane na czas określony podlegają limitowaniu, są objęte jednocześnie dwoma limitami:

• ilościowym – limit umów, wynosi maksymalnie 3 umowy na czas określony, oraz
• czasowym – łączny czas zatrudnienia na podstawie tych umów nie może przekraczać 33 mies.

Wyczerpanie któregokolwiek z limitów skutkuje automatycznym nawiązaniem umowy o pracę na czas nieokreślony.

Przy próbie zapisania umowy, która wykracza poza limit ilościowy, system wyświetla komunikat:

Powiadomi on również o przekroczonym limicie czasowym umów na czas określony:

Udostępnienie umowy pracownikowi

Wprowadzoną do systemu umowę można opublikować pracownikowi na panelu ePracownik, skutkiem czego pracownikowi zostaną udostępnione jego godziny pracy zgodne z parametrami ustawionymi w umowie systemowej.

Podgląd warunków umowy

Po kliknięciu na numer umowy otworzy się okno gdzie w zakładce podstawowe informacje można sprawdzić ustawienia wprowadzone podczas dodawania umowy. Po kliknięciu w strzałkę w dół zostaną rozwinięte szczegóły każdej z zakładek. Dzięki temu nie trzeba wykonywać modyfikacji, aby sprawdzić wybrane parametry.

Polecamy także zapoznanie się z artykułami na temat obowiązków związanych z zatrudnianiem pracowników: Obowiązki przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników wobec urzędu skarbowego i ZUS.