Zatrudnienie pracownika wiąże się dla pracodawcy z kilkoma obowiązkami, o których należy pamiętać. Najważniejszymi z nich są badania lekarskie i szkolenie bhp. Kolejnym krokiem jest podpisanie umowy z pracownikiem. Sprawdź, jak wygląda dodawanie umowy o pracę do systemu wFirma.pl
Dodawanie umowy o pracę w systemie wFirma.pl odbywa się z poziomu:
W następnym kroku należy określić jej rodzaj.
Dodatkowo istnieje możliwość masowego generowania umów. W tym celu należy zaznaczyć kilku pracowników, wybrać WYSTAW»UMOWĘ.
Dodawanie umowy o pracę należy zacząć od określenia, któremu pracownikowi chcemy ją przypisać.
W zakładce wprowadza się podstawowe parametry umowy takie jak: rodzaj umowy, kwotę brutto, wymiar etatu, daty podpisania, rozpoczęcia i zakończenia (jeżeli jest to umowa na czas określony) oraz stanowisko.
Informacje odnośnie miejsca pracy zostaną uzupełnione automatycznie według danych wprowadzonych w zakładce USTAWIENIA.
System pozwala na utworzenie umowy o pracę:
Nowy ład, który obowiązuje od 2022 roku znacznie wpłynie na wyliczenia pensji pracowników. Zmiany jakie wprowadzono to:
Bardzo istotnym elementem jest wybór odpowiednich parametrów dotyczących wyliczania podatku dochodowego. Stosowanie ulgi podatkowej (kwoty zmniejszającej podatek), kosztów uzyskania przychód a także informacje o zwolnieniach z podatku to istotne dane, wpływające na prawidłowe naliczenie podatku dochodowego pracownika.
Ulga podatkowa
Wyboru ulgi podatkowej dokonuje się na podstawie złożonej przez pracownika deklaracji PIT-2. Wskazuje się tam płatnika, który będzie odliczał od zaliczek na podatek dochodowy, kwotę zmniejszającą podatek. Można wybrać też opcję "brak" ulgi podatkowej. Opcja ta jest stosowana między innymi w przypadku, kiedy pracownik jest zatrudniony u innego pracodawcy na podstawie umowy o pracę, gdzie uwzględniana jest już ulga podatkowa lub gdy pracownik dodatkowo prowadzi działalność gospodarczą. Od 2022 roku kwota ulgi została zmieniona z 43,76 na 425 zł.
Koszty uzyskania przychodu
Wyboru podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, odliczanych przy wyliczeniu podstawy opodatkowania, dokonuje się na podstawie złożonego przez pracownika oświadczenia o zamieszkaniu poza miejscowością, w której mieści się siedziba pracodawcy, oraz że nie otrzymuje dodatku za rozłąkę. Można także wybrać zwykłe koszty lub brak - wtedy koszty nie będą naliczane. Nowe stawki kosztów uzyskania przychodu obowiązują od dnia 1 października 2019 roku.
Ulga dla klasy średniej
Ulga dla klasy średniej może być stosowana dla wynagrodzeń wypłaconych od stycznia 2022 r. Pracodawca powinien stosować ulgę, jeśli przychody pracownika mieszczą się w limicie przychodów (automatycznie). Dopiero po złożeniu wniosku przez pracownika o niestosowaniu ulgi dla klasy średniej pracodawca powinien wybrać NIE. Możliwe opcje do ustawienia:
Stopa procentowa podatku
System wFirma.pl umożliwiają przypisanie danej umowie odpowiednią wysokość stawki podatku dochodowego. Od 1 października 2019 roku pierwszemu progowi podatkowemu została przypisana stawka 17%. Drugi próg, niezmiennie, wynosi 32%. Od 2022 roku zmieniono próg podatkowy i został on znacząco zwiększony do 120 tys. zł.
Zwolnienie z PIT
W związku ze zmianami prawnymi, które weszły w życie 1 sierpnia 2019 roku pracownicy do 26 roku życia mają prawo korzystać z ulgi bez PIT dla młodych. Po przypisaniu tej ulgi, od wynagrodzenia pracownika nie będzie wyliczana zaliczka na podatek dochody w związku z przysługującym mu zwolnieniem.
Od 2022 r. wprowadzone zostały również inne zwolnienia z podatku dochodowego. Są to:
Ulga dla rodziców (4+) - mogą z niej skorzystać rodzice wychowujący co najmniej 4 dzieci.
Ulga na powrót - ulga z której mogą korzystać osoby, które zmienią rezydencję podatkową na polską.
Pracujący emeryt - z ulgi może skorzystać osoba po ukończeniu 60. roku życia w przypadku kobiety i 65. roku życia w przypadku mężczyzny, która ma przyznane prawo do emerytury, ale jej nie pobiera i jednocześnie jest zatrudniona
Co ważne pracodawca może stosować te ulgi tylko jeśli pracownik złoży pracodawcy wniosek o stosowanie danej ulgi.
Dodawanie umowy o pracę nie może się obejść bez określenia parametrów dotyczących składek ZUS.
W zakładce ZUS oznacza się, czy pracownik podlega obowiązkowi opłacania składek na Fundusz Pracy. Składki na Fundusz Pracy nie opłaca się:
Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: zwolnienie z obowiązku opłacania składek na FGŚP występuje:
Fundusz Emerytur Pomostowych: składki na FEP opłaca się za pracownika, który spełnia łącznie dwa warunki:
W zakładce ZUS można także zmienić kod tytułu ubezpieczenia pracownika, który domyślnie ustawiony jest na 01 10 - pracownik podlegający ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Od 16 maja 2021 roku, podczas zatrudnienia osób na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenie należy zgłosić do ZUS na deklaracji ZUS ZUA lub ZUS ZZA z określonym kodem zawodu. Informację, tą można oznaczyć już podczas dodawania w systemie umowy o pracę w zakładce ZUS. Pomocna może być wyszukiwarka kodów zawodów.
Dodawanie umowy o pracę w systemie w zakładce ZUS można połączyć z dodaniem Informacji o rocznej podstawie wymiaru składek od początku roku.
Wszystkie dane wprowadzane w kolejnych zakładkach wpływają bezpośrednio na podgląd wyliczeń wynagrodzenia pracownika, w kwocie brutto, netto, całkowitego kosztu zatrudnienia i wielkości odprowadzanych składek. Jest to wygodne narzędzie do przeprowadzenia prognozy wynagrodzenia pracownika.
Możliwe jest dopisanie w umowie innych warunków zatrudnienia, czyli np. możliwość przyznania premii, klauzulę dotyczącą okresu wypowiedzenia dla umowy na czas określony zawartej na okres dłuższy niż 6 miesięcy, itp.
Po wprowadzeniu danych należy zapisać zmiany, w ten sposób dodawanie umowy o pracę zostanie zakończone.
Wprowadzoną do systemu umowę można opublikować pracownikowi na panelu ePracownik, skutkiem czego pracownikowi zostaną udostępnione jego godziny pracy zgodne z parametrami ustawionymi w umowie systemowej.
Podpisaną przez strony umowę należy przechowywać w części B akt osobowych pracownika. Zawarcie umowy o pracę wiąże się także z obowiązkiem zgłoszenia pracownika do ZUS na formularzu ZUS ZUA.
Po kliknięciu na numer umowy otworzy się okno gdzie w zakładce podstawowe informacje można sprawdzić ustawienia wprowadzone podczas dodawania umowy. Po kliknięciu w strzałkę w dół zostaną rozwinięte szczegóły każdej z zakładek. Dzięki temu nie trzeba wykonywać modyfikacji, aby sprawdzić wybrane parametry.
Polecamy także zapoznanie się z artykułami na temat obowiązków związanych z zatrudnianiem pracowników: Obowiązki przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników wobec urzędu skarbowego i ZUS.