Dodawanie umowy o pracę - jakie informacje należy wprowadzić?

Zatrudnienie pracownika wiąże się dla pracodawcy z kilkoma obowiązkami, o których należy pamiętać. Najważniejszymi z nich są badania lekarskie i szkolenie bhp. Kolejnym krokiem jest podpisanie umowy z pracownikiem. Sprawdź, jak wygląda dodawanie umowy o pracę do systemu wFirma.pl

Od 1 września 2016 roku pracodawca ma obowiązek podpisania z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do wykonywania pracy!

Dodawanie umowy o pracę

Dodawanie umowy o pracę w systemie wFirma.pl odbywa się z poziomu: 

  • zakładki KADRY » UMOWY » DODAJ UMOWĘ » UMOWA O PRACĘ lub

Dodawanie umowy o pracę w systemie wFirma.pl - zakładka umowy

  • z zakładki KADRY » PRACOWNICY » WYSTAW » UMOWĘ. Możliwość generowania umowy z poziomu zakładki PRACOWNICY ma na celu usprawnienie całego procesu zatrudniania pracownika.

Dodawanie umowy o pracę w systemie wFirma.pl - wystawianie umowy

W następnym kroku należy określić jej rodzaj.

Dodawanie umowy o pracę w systemie wFirma.pl - wybór rodzaju umowy

Dodatkowo istnieje możliwość masowego generowania umów. W tym celu należy zaznaczyć kilku pracowników, wybrać WYSTAW»UMOWĘ.

Dodawanie umowy o pracę a podstawowe informacje

Dodawanie umowy o pracę należy zacząć od określenia, któremu pracownikowi chcemy ją przypisać.

Dodawanie umowy o pracę w systemie wFirma.pl - wybór pracownika

W zakładce wprowadza się podstawowe parametry umowy takie jak: rodzaj umowy, kwotę brutto, wymiar etatu, daty podpisania, rozpoczęcia i zakończenia (jeżeli jest to umowa na czas określony) oraz stanowisko.

W przypadku podpisania umowy o pracę na okres próbny, okres umowy nie może przekroczyć 3 miesięcy.

Informacje odnośnie miejsca pracy zostaną uzupełnione automatycznie według danych wprowadzonych w zakładce USTAWIENIA.

System pozwala na utworzenie umowy o pracę:

  • na czas nieokreślony,
  • na czas określony,
  • na okres próbny.

Zmiany Nowy Ład 2022 

Nowy ład, który obowiązuje od 2022 roku znacznie wpłynie na wyliczenia pensji pracowników. Zmiany jakie wprowadzono to:

  • brak możliwości odliczenia składki zdrowotnej od podatku;
  • wzrost progu podatkowego z 85 528 zł do 120 000 zł, od którego odprowadzana jest zaliczka na podatek w wysokości 17%;
  • wzrost kwoty wolnej od podatku z 8000 zł do 30 000 zł, kwota zmniejszająca podatek będzie wynosiła 425,00 zł (30 000 x 17% = 5100 zł / 12 = 425,00 zł) i będzie możliwa do odliczenia również dla osób, które przekroczyły drugi próg podatkowy;
  • wprowadzenie „ulgi dla klasy średniej”, pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę osiągający dochód w przedziale od 5701 zł do 11 141 zł miesięcznie będą mieli dodatkową ulgę uwzględnianą przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy.

Wszystkie zmiany o których mowa powyżej będą dostępne w systemie wFirma. Więcej na ich temat można dowiedzieć się tutaj
Zmiany dotyczące wynagrodzeń będą możliwe do wyliczenia bezpośrednio w systemie wFirma! Ulga dla klasy średniej będzie wyliczana automatycznie. Wszystkie wskaźniki, które uległy modyfikacji będą począwszy od pierwszej wypłaty w 2022 roku naliczane na nowych zasadach. 

Podatek dochodowy

Bardzo istotnym elementem jest wybór odpowiednich parametrów dotyczących wyliczania podatku dochodowego. Stosowanie ulgi podatkowej (kwoty zmniejszającej podatek), kosztów uzyskania przychód a także informacje o zwolnieniach z podatku to istotne dane, wpływające na prawidłowe naliczenie podatku dochodowego pracownika.

Ulga podatkowa

Wyboru ulgi podatkowej dokonuje się na podstawie złożonej przez pracownika deklaracji PIT-2. Wskazuje się tam płatnika, który będzie odliczał od zaliczek na podatek dochodowy, kwotę zmniejszającą podatek. Można wybrać też opcję "brak" ulgi podatkowej. Opcja ta jest stosowana między innymi w przypadku, kiedy pracownik jest zatrudniony u innego pracodawcy na podstawie umowy o pracę, gdzie uwzględniana jest już ulga podatkowa lub gdy pracownik dodatkowo prowadzi działalność gospodarczą. Od 2022 roku kwota ulgi została zmieniona z 43,76 na 425 zł. 

Koszty uzyskania przychodu

Wyboru podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, odliczanych przy wyliczeniu podstawy opodatkowania, dokonuje się na podstawie złożonego przez pracownika oświadczenia o zamieszkaniu poza miejscowością, w której mieści się siedziba pracodawcy, oraz że nie otrzymuje dodatku za rozłąkę. Można także wybrać zwykłe koszty lub brak - wtedy koszty nie będą naliczane. Nowe stawki kosztów uzyskania przychodu obowiązują od dnia 1 października 2019 roku.

Ulga dla klasy średniej

Ulga dla klasy średniej może być stosowana dla wynagrodzeń wypłaconych od stycznia 2022 r. Pracodawca powinien stosować ulgę, jeśli przychody pracownika mieszczą się w limicie przychodów (automatycznie). Dopiero po złożeniu wniosku przez pracownika o niestosowaniu ulgi dla klasy średniej pracodawca powinien wybrać NIE. Możliwe opcje do ustawienia:

  • Automatyczna - system będzie naliczał ulgę jeśli w danym miesiącu wystąpi przychód mieszczący się w limicie od 5701 brutto do 11 141 brutto. 
  • Nie - system nie będzie naliczał ulgi nawet jeśli pracownik spełni warunki do jej korzystania (pracownik powinien złożyć wniosek o niestosowanie ulgi dla klasy średniej)
  • Wzór 1- naliczenie będzie występowało zgodnie ze wzorem (A x 6,68% – 380,50 zł) ÷ 0,17, dla A wynoszącego co najmniej 5701 zł i nieprzekraczającego kwoty 8549 zł, gdzie A oznacza uzyskane w ciągu miesiąca przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy, które podlegają opodatkowaniu według skali podatkowej. 
  • Wzór 2 - naliczenie będzie występowało zgodnie ze wzorem (A x (– 7,35%) + 819,08 zł) ÷ 0,17, dla A wyższego od 8549 zł i nieprzekraczającego kwoty 11 141 zł, gdzie A oznacza uzyskane w ciągu miesiąca przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy, które podlegają opodatkowaniu według skali podatkowej. 

Stopa procentowa podatku

System wFirma.pl umożliwiają przypisanie danej umowie odpowiednią wysokość stawki podatku dochodowego. Od 1 października 2019 roku pierwszemu progowi podatkowemu została przypisana stawka 17%. Drugi próg, niezmiennie, wynosi 32%. Od 2022 roku zmieniono próg podatkowy i został on znacząco zwiększony do 120 tys. zł. 

Zwolnienie z PIT

W związku ze zmianami prawnymi, które weszły w życie 1 sierpnia 2019 roku pracownicy do 26 roku życia mają prawo korzystać z ulgi bez PIT dla młodych. Po przypisaniu tej ulgi, od wynagrodzenia pracownika nie będzie wyliczana zaliczka na podatek dochody w związku z przysługującym mu zwolnieniem.

Od 2022 r. wprowadzone zostały również inne zwolnienia z podatku dochodowego. Są to:

  • Ulga dla rodziców (4+) - mogą z niej skorzystać rodzice wychowujący co najmniej 4 dzieci.

  • Ulga na powrót - ulga z której mogą korzystać osoby, które zmienią rezydencję podatkową na polską.

  • Pracujący emeryt - z ulgi może skorzystać osoba po ukończeniu 60. roku życia w przypadku kobiety i 65. roku życia w przypadku mężczyzny, która ma przyznane prawo do emerytury, ale jej nie pobiera i jednocześnie jest zatrudniona 

Co ważne pracodawca może stosować te ulgi tylko jeśli pracownik złoży pracodawcy wniosek o stosowanie danej ulgi.

Dodawanie umowy o pracę - podatek dochodowy

ZUS

Dodawanie umowy o pracę nie może się obejść bez określenia parametrów dotyczących składek ZUS.

W zakładce ZUS oznacza się, czy pracownik podlega obowiązkowi opłacania składek na Fundusz Pracy. Składki na Fundusz Pracy nie opłaca się:

  • gdy suma przychodów pracownika ze wszystkich źródeł, objętych obowiązkowym ubezpieczeniem emerytalno-rentowym w danym miesiącu nie przekracza minimalnego wynagrodzenia,
  • przez 36 miesięcy po powrocie pracownika z urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub wychowawczego,
  • przez 12 miesięcy po zatrudnieniu osoby (na podstawie umowy o pracę), która ukończyła 50 rok życia i w okresie 30 dniowym poprzedzającym zatrudnienie była zarejestrowana w PUP jako osoba bezrobotna oraz za skierowanych przez urząd pracy zatrudnionych bezrobotnych, którzy nie ukończyli 30 roku życia. Okres 12-miesięcznego zwolnienia z opłacania składek na Fundusz Pracy i FGŚP liczy się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została zawarta umowa o pracę,
  • gdy pracownik (kobieta) ukończyła 55 lat lub pracownik (mężczyzna) ukończył 60 lat.

Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: zwolnienie z obowiązku opłacania składek na FGŚP występuje:

  • przez 36 miesięcy po powrocie pracownika z urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub wychowawczego,
  • przez 12 miesięcy po zatrudnieniu osoby która ukończyła 50 rok życia i w okresie 30 dniowym poprzedzającym zatrudnienie była zarejestrowana w PUP jako osoba bezrobotna oraz za skierowanych przez urząd pracy zatrudnionych bezrobotnych, którzy nie ukończyli 30 roku życia. Okres 12-miesięcznego zwolnienia z opłacania składek na Fundusz Pracy i FGŚP liczy się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została zawarta umowa o pracę,
  • gdy pracownik (kobieta) ukończyła 55 lat lub pracownik (mężczyzna) ukończył 60 lat.

Fundusz Emerytur Pomostowych: składki na FEP opłaca się za pracownika, który spełnia łącznie dwa warunki:

  • urodził się po dniu 31 grudnia 1948 r.,
  • wykonuje prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o których mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19.12.2008 r. o emeryturach pomostowych.

W zakładce ZUS można także zmienić kod tytułu ubezpieczenia pracownika, który domyślnie ustawiony jest na 01 10 - pracownik podlegający ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Dodawanie umowy o pracę - ZUS

 

Od 16 maja 2021 roku, podczas zatrudnienia osób na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenie należy zgłosić do ZUS na deklaracji ZUS ZUA lub ZUS ZZA z określonym kodem zawodu. Informację, tą można oznaczyć już podczas dodawania w systemie umowy o pracę w zakładce ZUS. Pomocna może być wyszukiwarka kodów zawodów.

Dodawanie umowy o pracę - kod zawodu

Dodawanie umowy o pracę w systemie w zakładce ZUS można połączyć z dodaniem Informacji o rocznej podstawie wymiaru składek od początku roku.

Dodawanie umowy o pracę - podstawa składek z innych tytułów

Wszystkie dane wprowadzane w kolejnych zakładkach wpływają bezpośrednio na podgląd wyliczeń wynagrodzenia pracownika, w kwocie brutto, netto, całkowitego kosztu zatrudnienia i wielkości odprowadzanych składek. Jest to wygodne narzędzie do przeprowadzenia prognozy wynagrodzenia pracownika.

Dodawanie umowy o pracę w systemie wFirma.pl - wyliczenia

 Inne warunki zatrudnienia

Możliwe jest dopisanie w umowie innych warunków zatrudnienia, czyli np. możliwość przyznania premii, klauzulę dotyczącą okresu wypowiedzenia dla umowy na czas określony zawartej na okres dłuższy niż 6 miesięcy, itp.

Dodawanie umowy o pracę w systemie wFirma.pl - inne warunki zatrudnienia

Po wprowadzeniu danych należy zapisać zmiany, w ten sposób dodawanie umowy o pracę zostanie zakończone.

Wprowadzoną do systemu umowę można opublikować pracownikowi na panelu ePracownik, skutkiem czego pracownikowi zostaną udostępnione jego godziny pracy zgodne z parametrami ustawionymi w umowie systemowej.

Dodawanie umowy o pracę w systemie wFirma.pl - publikacja

Podpisaną przez strony umowę należy przechowywać w części B akt osobowych pracownika. Zawarcie umowy o pracę wiąże się także z obowiązkiem zgłoszenia pracownika do ZUS na formularzu ZUS ZUA.

Podgląd warunków umowy

Po kliknięciu na numer umowy otworzy się okno gdzie w zakładce podstawowe informacje można sprawdzić ustawienia wprowadzone podczas dodawania umowy. Po kliknięciu w strzałkę w dół zostaną rozwinięte szczegóły każdej z zakładek. Dzięki temu nie trzeba wykonywać modyfikacji, aby sprawdzić wybrane parametry.

Dodawanie umowy o pracę w systemie wFirma.pl - podgląd warunków umowy

Polecamy także zapoznanie się z artykułami na temat obowiązków związanych z zatrudnianiem pracowników: Obowiązki przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników wobec urzędu skarbowego i ZUS.

Zapewniamy innowacyjność serwisu popartą wieloletnim doświadczeniem w branży księgowości i zarządzania biznesem. Cały czas monitorujemy zmiany oraz trendy zachodzące w sposobie prowadzenia i rozwijania firmy.
Beata Kostrzycka Dyrektor ds. Rozwoju Podpis eksperta wfirma
Ekspert wfirma Beata Kostrzycka