Dodawanie umowy o pracę - jakie informacje należy wprowadzić?

Zatrudnienie pracownika wiąże się dla pracodawcy z kilkoma obowiązkami, o których należy pamiętać. Najważniejszymi z nich są badania lekarskie i szkolenie bhp. Kolejnym krokiem jest podpisanie umowy z pracownikiem. Sprawdź, jak wygląda dodawanie umowy o pracę do systemu wFirma.pl

Dodawanie umowy o pracę

Dodawanie umowy o pracę w systemie wFirma.pl odbywa się z poziomu: 

• zakładki KADRY » UMOWY » DODAJ UMOWĘ » UMOWA O PRACĘ lub

• z zakładki KADRY » PRACOWNICY » WYSTAW » UMOWĘ. Możliwość generowania umowy z poziomu zakładki PRACOWNICY ma na celu usprawnienie całego procesu zatrudniania pracownika.

W następnym kroku należy określić jej rodzaj.

Dodatkowo istnieje możliwość masowego generowania umów. W tym celu należy zaznaczyć kilku pracowników, wybrać WYSTAW»UMOWĘ.

Dodawanie umowy o pracę a podstawowe informacje

Dodawanie umowy o pracę należy zacząć od określenia, któremu pracownikowi chcemy ją przypisać.

W zakładce wprowadza się podstawowe parametry umowy takie jak: rodzaj umowy, kwotę brutto, wymiar etatu, daty podpisania, rozpoczęcia i zakończenia (jeżeli jest to umowa na czas określony) oraz stanowisko.

Informacje odnośnie miejsca pracy zostaną uzupełnione automatycznie według danych wprowadzonych w zakładce USTAWIENIA.

System pozwala na utworzenie umowy o pracę:

• na czas nieokreślony,
• na czas określony,
• na okres próbny.

Zmiany Nowy Ład 2022 

Nowy ład, który obowiązuje od 2022 roku znacznie wpłynie na wyliczenia pensji pracowników. Zmiany jakie wprowadzono to:

• brak możliwości odliczenia składki zdrowotnej od podatku;
• wzrost progu podatkowego z 85 528 zł do 120 000 zł, od którego odprowadzana jest zaliczka na podatek w wysokości 17%;
• wzrost kwoty wolnej od podatku z 8000 zł do 30 000 zł, kwota zmniejszająca podatek będzie wynosiła 425,00 zł (30 000 x 17% = 5100 zł / 12 = 425,00 zł) i będzie możliwa do odliczenia również dla osób, które przekroczyły drugi próg podatkowy;
• wprowadzenie „ulgi dla klasy średniej”, pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę osiągający dochód w przedziale od 5701 zł do 11 141 zł miesięcznie będą mieli dodatkową ulgę uwzględnianą przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy.

Podatek dochodowy

Bardzo istotnym elementem jest wybór odpowiednich parametrów dotyczących wyliczania podatku dochodowego. Stosowanie ulgi podatkowej (kwoty zmniejszającej podatek), kosztów uzyskania przychód a także informacje o zwolnieniach z podatku to istotne dane, wpływające na prawidłowe naliczenie podatku dochodowego pracownika.

Ulga podatkowa

Wyboru ulgi podatkowej dokonuje się na podstawie złożonej przez pracownika deklaracji PIT-2. Wskazuje się tam płatnika, który będzie odliczał od zaliczek na podatek dochodowy, kwotę zmniejszającą podatek. Można wybrać też opcję "brak" ulgi podatkowej. Opcja ta jest stosowana między innymi w przypadku, kiedy pracownik jest zatrudniony u innego pracodawcy na podstawie umowy o pracę, gdzie uwzględniana jest już ulga podatkowa lub gdy pracownik dodatkowo prowadzi działalność gospodarczą. Od 2022 roku kwota ulgi została zmieniona z 43,76 na 425 zł. 

Koszty uzyskania przychodu

Wyboru podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, odliczanych przy wyliczeniu podstawy opodatkowania, dokonuje się na podstawie złożonego przez pracownika oświadczenia o zamieszkaniu poza miejscowością, w której mieści się siedziba pracodawcy, oraz że nie otrzymuje dodatku za rozłąkę. Można także wybrać zwykłe koszty lub brak - wtedy koszty nie będą naliczane. Nowe stawki kosztów uzyskania przychodu obowiązują od dnia 1 października 2019 roku.

Ulga dla klasy średniej

Ulga dla klasy średniej może być stosowana dla wynagrodzeń wypłaconych od stycznia 2022 r. Pracodawca powinien stosować ulgę, jeśli przychody pracownika mieszczą się w limicie przychodów (automatycznie). Dopiero po złożeniu wniosku przez pracownika o niestosowaniu ulgi dla klasy średniej pracodawca powinien wybrać NIE. Możliwe opcje do ustawienia:

• Automatyczna - system będzie naliczał ulgę jeśli w danym miesiącu wystąpi przychód mieszczący się w limicie od 5701 brutto do 11 141 brutto. 
• Nie - system nie będzie naliczał ulgi nawet jeśli pracownik spełni warunki do jej korzystania (pracownik powinien złożyć wniosek o niestosowanie ulgi dla klasy średniej)
• Wzór 1- naliczenie będzie występowało zgodnie ze wzorem (A x 6,68% – 380,50 zł) ÷ 0,17, dla A wynoszącego co najmniej 5701 zł i nieprzekraczającego kwoty 8549 zł, gdzie A oznacza uzyskane w ciągu miesiąca przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy, które podlegają opodatkowaniu według skali podatkowej. 
• Wzór 2 - naliczenie będzie występowało zgodnie ze wzorem (A x (– 7,35%) + 819,08 zł) ÷ 0,17, dla A wyższego od 8549 zł i nieprzekraczającego kwoty 11 141 zł, gdzie A oznacza uzyskane w ciągu miesiąca przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy, które podlegają opodatkowaniu według skali podatkowej. 

Stopa procentowa podatku

System wFirma.pl umożliwiają przypisanie danej umowie odpowiednią wysokość stawki podatku dochodowego. Od 1 października 2019 roku pierwszemu progowi podatkowemu została przypisana stawka 17%. Drugi próg, niezmiennie, wynosi 32%. Od 2022 roku zmieniono próg podatkowy i został on znacząco zwiększony do 120 tys. zł. 

Zwolnienie z PIT

W związku ze zmianami prawnymi, które weszły w życie 1 sierpnia 2019 roku pracownicy do 26 roku życia mają prawo korzystać z ulgi bez PIT dla młodych. Po przypisaniu tej ulgi, od wynagrodzenia pracownika nie będzie wyliczana zaliczka na podatek dochody w związku z przysługującym mu zwolnieniem.

Od 2022 r. wprowadzone zostały również inne zwolnienia z podatku dochodowego. Są to:

• Ulga dla rodziców (4+) - mogą z niej skorzystać rodzice wychowujący co najmniej 4 dzieci.

• Ulga na powrót - ulga z której mogą korzystać osoby, które zmienią rezydencję podatkową na polską.

• Pracujący emeryt - z ulgi może skorzystać osoba po ukończeniu 60. roku życia w przypadku kobiety i 65. roku życia w przypadku mężczyzny, która ma przyznane prawo do emerytury, ale jej nie pobiera i jednocześnie jest zatrudniona 

Co ważne pracodawca może stosować te ulgi tylko jeśli pracownik złoży pracodawcy wniosek o stosowanie danej ulgi.

ZUS

Dodawanie umowy o pracę nie może się obejść bez określenia parametrów dotyczących składek ZUS.

W zakładce ZUS oznacza się, czy pracownik podlega obowiązkowi opłacania składek na Fundusz Pracy. Składki na Fundusz Pracy nie opłaca się:

• gdy suma przychodów pracownika ze wszystkich źródeł, objętych obowiązkowym ubezpieczeniem emerytalno-rentowym w danym miesiącu nie przekracza minimalnego wynagrodzenia,
• przez 36 miesięcy po powrocie pracownika z urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub wychowawczego,
• przez 12 miesięcy po zatrudnieniu osoby (na podstawie umowy o pracę), która ukończyła 50 rok życia i w okresie 30 dniowym poprzedzającym zatrudnienie była zarejestrowana w PUP jako osoba bezrobotna oraz za skierowanych przez urząd pracy zatrudnionych bezrobotnych, którzy nie ukończyli 30 roku życia. Okres 12-miesięcznego zwolnienia z opłacania składek na Fundusz Pracy i FGŚP liczy się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została zawarta umowa o pracę,
• gdy pracownik (kobieta) ukończyła 55 lat lub pracownik (mężczyzna) ukończył 60 lat.

Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: zwolnienie z obowiązku opłacania składek na FGŚP występuje:

• przez 36 miesięcy po powrocie pracownika z urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub wychowawczego,
• przez 12 miesięcy po zatrudnieniu osoby która ukończyła 50 rok życia i w okresie 30 dniowym poprzedzającym zatrudnienie była zarejestrowana w PUP jako osoba bezrobotna oraz za skierowanych przez urząd pracy zatrudnionych bezrobotnych, którzy nie ukończyli 30 roku życia. Okres 12-miesięcznego zwolnienia z opłacania składek na Fundusz Pracy i FGŚP liczy się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została zawarta umowa o pracę,
• gdy pracownik (kobieta) ukończyła 55 lat lub pracownik (mężczyzna) ukończył 60 lat.

Fundusz Emerytur Pomostowych: składki na FEP opłaca się za pracownika, który spełnia łącznie dwa warunki:

• urodził się po dniu 31 grudnia 1948 r.,
• wykonuje prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o których mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19.12.2008 r. o emeryturach pomostowych.

W zakładce ZUS można także zmienić kod tytułu ubezpieczenia pracownika, który domyślnie ustawiony jest na 01 10 - pracownik podlegający ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Od 16 maja 2021 roku, podczas zatrudnienia osób na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenie należy zgłosić do ZUS na deklaracji ZUS ZUA lub ZUS ZZA z określonym kodem zawodu. Informację, tą można oznaczyć już podczas dodawania w systemie umowy o pracę w zakładce ZUS. Pomocna może być wyszukiwarka kodów zawodów.

Dodawanie umowy o pracę w systemie w zakładce ZUS można połączyć z dodaniem Informacji o rocznej podstawie wymiaru składek od początku roku.

Wszystkie dane wprowadzane w kolejnych zakładkach wpływają bezpośrednio na podgląd wyliczeń wynagrodzenia pracownika, w kwocie brutto, netto, całkowitego kosztu zatrudnienia i wielkości odprowadzanych składek. Jest to wygodne narzędzie do przeprowadzenia prognozy wynagrodzenia pracownika.

 Inne warunki zatrudnienia

Możliwe jest dopisanie w umowie innych warunków zatrudnienia, czyli np. możliwość przyznania premii, klauzulę dotyczącą okresu wypowiedzenia dla umowy na czas określony zawartej na okres dłuższy niż 6 miesięcy, itp.

Po wprowadzeniu danych należy zapisać zmiany, w ten sposób dodawanie umowy o pracę zostanie zakończone.

Wprowadzoną do systemu umowę można opublikować pracownikowi na panelu ePracownik, skutkiem czego pracownikowi zostaną udostępnione jego godziny pracy zgodne z parametrami ustawionymi w umowie systemowej.

Podpisaną przez strony umowę należy przechowywać w części B akt osobowych pracownika. Zawarcie umowy o pracę wiąże się także z obowiązkiem zgłoszenia pracownika do ZUS na formularzu ZUS ZUA.

Podgląd warunków umowy

Po kliknięciu na numer umowy otworzy się okno gdzie w zakładce podstawowe informacje można sprawdzić ustawienia wprowadzone podczas dodawania umowy. Po kliknięciu w strzałkę w dół zostaną rozwinięte szczegóły każdej z zakładek. Dzięki temu nie trzeba wykonywać modyfikacji, aby sprawdzić wybrane parametry.

Polecamy także zapoznanie się z artykułami na temat obowiązków związanych z zatrudnianiem pracowników: Obowiązki przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników wobec urzędu skarbowego i ZUS.