Import produktów - jak wykonać w systemie?

W przypadku gdy użytkownik prowadzi katalog produktów poza systemem wfirma.pl może go w łatwy sposób zaimportować do systemu. Import produktów możliwy jest w pakiecie z rozszerzonym magazynem (Księgowość online + magazyn lub Zarządzanie sprzedażą + magazyn) oraz pod warunkiem, że katalog produktów przedstawiony jest w pliku z rozszerzeniem CSV.

Import produktów - jak wykonać?

Aby wykonać import produktów, należy przejść do zakładki MAGAZYN » PRODUKTY i z paska menu wybrać opcję IMPORTUJ Z PLIKU.

W celu poprawnego importu danych należy przedstawić je według kolejności kolumn podanej w oknie, które się pojawi.

W celu ułatwienia przygotowania pliku do importu produktów udostępniamy również przykładowy plik, który można pobrać w otwartym oknie importu produktów za pomocą akcji POBIERZ.

Dodatkowo trzeba pamiętać o wybraniu właściwego dla posiadanego systemu operacyjnego kodowania znaków oraz separatora, aby program mógł prawidłowo odczytać dane (przykładowy plik posiada kodowanie UTF-8 oraz separator ";"). Podczas importowania produktów można także zdefiniować do którego magazynu mają trafić stany magazynowe, jaka etykieta ma być przypisana importowanym produktom oraz z jaką datą przyjęcia produkty zostaną przyjęte na magazyn. Data przyjęcia oraz magazyn docelowy, wraz z listą produktów, znajdą się na stworzonym przez system dokumencie PW (pojawi się on w zakładce: MAGAZYN » DOKUMENTY).

Aktualizowanie produktów za pomocą opcji importu z pliku

Import produktów pozwala również na zaktualizowanie za pomocą importowanego pliku produktów wprowadzonych wcześniej do systemu wfirma. W tym celu zarówno produkty w systemie, jak i te w importowanym pliku powinny posiadać przypisany kod produktu oraz podczas wczytywania pliku należy zaznaczyć opcję AKTUALIZUJ PRODUKTY Z TYM SAMYM KODEM. 

Dzięki tej opcji w łatwy sposób można zaktualizować wszystkie importowane za pomocą pliku dane, w tym także cenę oraz ilość.

Import produktów z datami ważności

Po włączeniu w USTAWIENIA » INNE » MAGAZYN opcji używania dat ważności (WŁĄCZ DATY WAŻNOŚCI PRODUKTÓW) istnieje również możliwość przyjęcia za pomocą importu z pliku partii produktów z określoną datą ważności. W tym celu należy włączyć daty ważności w szczegółach danego produktu a następnie zaimportować przygotowany wcześniej plik zgodnie z instrukcją przez zakładkę MAGAZYN » PRODUKTY » IMPORTUJ Z PLIKU.

Działanie funkcji dat ważności produktów wyjaśnia szczegółowo artykuł: Daty ważności w rozbudowanym magazynie.

W przypadku importowania plików po włączeniu funkcjonalności daty ważności możliwe są następujące przypadki:

• Produkt ma włączoną (w szczegółach produktu) opcję daty ważności i w importowanym pliku jest data wprowadzona - nastąpi przyjęcie partii z podaną w pliku datą ważności,
• Produkt ma włączoną (w szczegółach produktu) opcję daty ważności, ale w pliku nie ma podanej daty lub jest ona niepoprawna - zostanie wyświetlone okno z listą wierszy zawierających błąd i zaznaczonym polem, w którym należy wprowadzić poprawną datę ważności,
• Produkt nie ma włączonej (w szczegółach produktu) opcji daty ważności i w pliku nie ma podanej daty - produkty zostaną zaimportowane bez konieczności uzupełnienia dat,
• Produkt nie ma włączonej (w szczegółach produktu) opcji daty ważności, ale w pliku data jest podana - nastąpi przyjęcie partii produktu, ale bez przypisania jej daty ważności.

Dodatkowo po włączeniu funkcjonalności daty ważności w oknie importu produktów będzie można pobrać przykładowy plik wzbogacony o kolumnę odpowiadającą za import dat.