Lista płac - jak ją wygenerować?

Lista płac jest to dokument potwierdzający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników wraz z uwzględnieniem wszystkich obowiązujących składników wynagrodzenia, ze wskazaniem składek płaconych zarówno przez pracodawcę jak i pracownika.

Generowanie zbiorczej listy płac

Zatrudniając pracowników na podstawie umowy o pracę, każde wypłacone wynagrodzenie należy udokumentować listą płac.

W celu wygenerowania listy płac należy przejść do zakładki KADRY » LISTY PŁAC » MENU » ZBIORCZE » DODAJ » LISTĘ PŁAC z odpowiednim dopiskiem 

Kolejny krok to wybór okresu, za który lista płac ma zostać wygenerowana, daty wypłaty oraz dla kogo ma zostać wygenerowana lista płac.

System wFirma.pl podczas tworzenia listy płac kontroluje czy pracownicy, dla których naliczone zostanie wynagrodzenie, mają odpowiednio zaznaczone ustawienia dotyczące naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, w odniesieniu do wieku pracownika. Jeżeli zostaną wykryte nieprawidłowości system, przed wygenerowaniem listy płac, poinformuje użytkownika następującym komunikatem o zaistniałej sytuacji.

W celu zmiany ustawień dotyczących naliczania składek na FP i FGŚP należy przejść do zakładki KADRY » UMOWY, zaznaczyć omawianą umowę, bądź ostatni aneks do umowy, jeżeli taki istnieje, a następnie po wybraniu MODYFIKUJ w oknie Modyfikowania umowy/aneksu przejść do zakładki ZUS i wprowadzić odpowiednie zmiany w zakresie składek na FP i FGŚP. Zmiany należy zapisać, a następnie powrócić do generowania listy płac.

Lista płac dla wszystkich pracowników

Jeżeli na liście płac mają zostać wykazani wszyscy pracownicy aktualnie zatrudnieni w firmie, należy wybrać opcję: Lista płac dla WSZYSTKICH PRACOWNIKÓW.

Jeśli pracownicy w danym miesiącu mają wprowadzone niezatwierdzone urlopy wypoczynkowe zostanie wyświetlona lista z tymi urlopami, należy zaznaczyć te, które mają zostać zatwierdzić, niezaznaczone urlopy zostaną usunięte.

Lista płac dla wybranych pracowników

Jeżeli na liście płac mają zostać wykazani tylko wybrani pracownicy, należy wybrać opcję: Lista płac dla WYBRANYCH PRACOWNIKÓW.

Następnie należy wybrać pracowników, którzy mają zostać wykazani na liście płac. Przy korzystaniu z tej opcji konieczne jest wyliczenie wynagrodzeń (wygenerowanie listy płac) bez pominięcia żadnego pracownika aktualnie zatrudnionego w firmie. Jest to niezbędne dla prawidłowego rozliczenia płac.

Gdy wybrany pracownik będzie miał wprowadzony niezatwierdzony urlop zostanie wyświetlona lista z tymi urlopami, należy zaznaczyć te, które mają zostać zatwierdzone, niezaznaczone urlopy zostaną usunięte.

Księgowanie listy płac

System wFirma.pl umożliwia automatyczne księgowanie wypłacanych wynagrodzeń, niemniej jest również możliwość ręcznego rozliczenia kosztu z tytułu wypłacanych wynagrodzeń.

Automatyczne księgowanie wynagrodzeń z umów o pracę

Aby wynagrodzenie brutto zostało ujęte jako koszt a składki społeczne finansowane przez płatnika zostały ujęte w miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne należy, podczas generowania listy płac z tytułu umowy o pracę KADRY  » LISTY PŁAC  » ZBIORCZE  » DODAJ  » LISTĘ PŁAC (UMOWY O PRACĘ) pozostawić zaznaczoną opcję AUTOMATYCZNE KSIĘGOWANIE.

Domyślnie zaznaczona opcja automatycznego księgowania powoduje, że płatnik deklaruje się opłacić składki ZUS w terminie, wówczas po kliknięciu ZAPISZ w KPiR jako koszt zostaną wykazane następujące wpisy:

• wynagrodzenie pracowników w kwocie brutto,
• składki społeczne z umów o pracę w części finansowanej przez płatnika,
• składki FP i FGŚP z umów o pracę.

Dane w tym zakresie można zweryfikować klikając na wygenerowaną listę płać, przechodząc do podzakładki EWIDENCJE.

Ręczne księgowanie wynagrodzeń z umów o pracę

Jeśli w momencie generowania listy płac z tytułu umowy o pracę KADRY  » LISTY PŁAC  » ZBIORCZE  » DODAJ  » LISTĘ PŁAC (UMOWY O PRACĘ) zostanie odznaczona opcja AUTOMATYCZNE KSIĘGOWANIE, wówczas:

• wynagrodzenie pracowników w kwocie brutto,
• składki społeczne z umów o pracę w części finansowanej przez płatnika,
• składki FP i FGŚP z umów o pracę

należy zaksięgować ręcznie.

Ręczny wpis z ww. składnikami dodaje bezpośrednio w KPiR poprzez EWIDENCJE » KPIR » DODAJ WPIS gdzie należy zaznaczyć opcję BRAK KONTRAHENTA wskazać datę księgowania składników, numer listy płac a wartości wpisać w następujące kolumny:

• wynagrodzenie pracowników w kwocie brutto w kolumnie 12. KPiR Wynagrodzenia w gotówce i naturze
• składki społeczne z umów o pracę w części finansowanej przez płatnika oraz składki FP I FGŚP w kolumnie 13. KPiR Pozostałe wydatki.

Księgowanie wynagrodzeń z pozostałych umów

Wynagrodzenie brutto z tytułu:

• umowy zlecenie,
• umowy o dzieło,
• kontraktu menedżerskiego

zostanie automatycznie zaksięgowane w kolumnie 12. KPiR wynagrodzenia w gotówce i naturze, jeśli podczas generowania listy płac zaznaczona była opcja AUTOMATYCZNE KSIĘGOWANIE. W sytuacji, gdy wynagrodzenie nie stanowi kosztu uzyskania przychodu, wówczas należy odznaczyć opcje AUTOMATYCZNE KSIĘGOWANIE. Dzięki czemu lista płac nie zostanie zaksięgowana.

Widok listy płac - tryb pełnoekranowy

Dla wygody i komfortu pracy wygenerowaną listę płac można otworzyć w trybie pełnoekranowym. W tym celu należy nacisnąć na ikonkę "Przełącz na tryb prezentacji".

Wydruk listy płac

By wygenerować listę płac lub paski płac w formacie pdf pozwalającym na wydruk, należy zaznaczyć listę płac oraz wybrać opcję DRUKUJ» LISTĘ PŁAC.

W systemie w tym miejscu można także wydrukować paski plac dla pracowników oraz rachunki należy zaznaczyć listę płac oraz  DRUKUJ » PASKI I RACHUNKI.

Wydruk podsumowania listy płac

W niektórych przypadkach potrzebne jest wydrukowanie samego podsumowania utworzonej listy płac. W systemie podsumowanie można wygenerować w łatwy sposób poprzez KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE należy zaznaczyć listę płac oraz kliknąć na DRUKUJ » LISTĘ PŁAC - PODSUMOWANIE. Dzięki czemu zostanie wygenerowanie podsumowanie listy płac bez danych pracowników.

Zbiorczy widok listy płac a dostosowanie kolumn

Po wygenerowaniu listy płac w zakładce KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE widoczne są dane sumaryczne dotyczące list z poszczególnych miesięcy. Kolumny można dowolnie dostosowywać pod własne potrzeby. W celu włączenia lub wyłączenia dodatkowych kolumn należy nacisnąć na ikonę kół zębatych  » USTAWIENIA KOLUMN i przenieść wybrane pozycję z lewej strony AKTYWNE KOLUMNY na prawą stronę DOSTĘPNE KOLUMNY.

Publikacja listy płac na panelu ePracownik

Wygenerowana listę płac użytkownik może udostępnić swoim pracownikom poprzez zaznaczenie jej i kliknięcie w opcję OPUBLIKUJ »NA PANELU ePRACOWNIK.

Opublikowana lista płac widoczna będzie na panelu ePracownik danej osoby w formie indywidualnego paska płac, dzięki czemu zostaną zachowane wszelkie standardy dot. RODO.