Lista płac - jak ją wygenerować?
Lista płac jest to dokument potwierdzający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników wraz z uwzględnieniem wszystkich obowiązujących składników wynagrodzenia, ze wskazaniem składek płaconych zarówno przez pracodawcę jak i pracownika.
Generowanie zbiorczej listy płac
Zatrudniając pracowników na podstawie umowy o pracę, każde wypłacone wynagrodzenie należy udokumentować listą płac.
W celu wygenerowania listy płac dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, w celu wypłaty dywidendy lub wypłaty dla organów stanowiących należy przejść do zakładki KADRY » LISTY PŁAC » MENU » ZBIORCZE » DODAJ LISTĘ PŁAC (zbiorczą).
Jeżeli firma posiada pracowników zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, do umów wystawia się jedynie rachunki, które są księgowane jako koszt do KPiR zgodnie z datą wypłaty należności z tytułu umowy.
Kolejny krok to wybór okresu, za który lista płac ma zostać wygenerowana, daty wypłaty oraz dla kogo ma zostać wygenerowana lista płac.
System wFirma.pl podczas tworzenia listy płac kontroluje czy pracownicy, dla których naliczone zostanie wynagrodzenie, mają odpowiednio zaznaczone ustawienia dotyczące naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, w odniesieniu do wieku pracownika. Jeżeli zostaną wykryte nieprawidłowości system, przed wygenerowaniem listy płac, poinformuje użytkownika następującym komunikatem o zaistniałej sytuacji.
W celu zmiany ustawień dotyczących naliczania składek na FP i FGŚP należy przejść do zakładki KADRY » UMOWY, zaznaczyć omawianą umowę, bądź ostatni aneks do umowy, jeżeli taki istnieje, a następnie po wybraniu MODYFIKUJ w oknie Modyfikowania umowy/aneksu przejść do zakładki ZUS i wprowadzić odpowiednie zmiany w zakresie składek na FP i FGŚP. Zmiany należy zapisać, a następnie powrócić do generowania listy płac.
W systemie istnieje możliwość ręcznej edycji poszczególnych pozycji listy płac, o czym więcej można przeczytać w opracowaniu dotyczącym elastycznego kreowania listy płac.
Lista płac dla wszystkich pracowników
Jeżeli na liście płac mają zostać wykazani wszyscy pracownicy aktualnie zatrudnieni w firmie, należy wybrać opcję: Lista płac dla WSZYSTKICH PRACOWNIKÓW.
Jeśli pracownicy w danym miesiącu mają wprowadzone niezatwierdzone urlopy wypoczynkowe zostanie wyświetlona lista z tymi urlopami, należy zaznaczyć te, które mają zostać zatwierdzić, niezaznaczone urlopy zostaną usunięte.
Lista płac dla wybranych pracowników
Jeżeli na liście płac mają zostać wykazani tylko wybrani pracownicy, należy wybrać opcję: Lista płac dla WYBRANYCH PRACOWNIKÓW.
Następnie należy wybrać pracowników, którzy mają zostać wykazani na liście płac. Przy korzystaniu z tej opcji konieczne jest wyliczenie wynagrodzeń (wygenerowanie listy płac) bez pominięcia żadnego pracownika aktualnie zatrudnionego w firmie. Jest to niezbędne dla prawidłowego rozliczenia płac.
Gdy wybrany pracownik będzie miał wprowadzony niezatwierdzony urlop zostanie wyświetlona lista z tymi urlopami, należy zaznaczyć te, które mają zostać zatwierdzone, niezaznaczone urlopy zostaną usunięte.
Gdy wypłata wynagrodzenia nastąpi do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu świadczenia pracy, wówczas lista płac jest kosztem uzyskania przychodu miesiąca, którego dotyczy. W innych wypadkach jest księgowana po dacie wypłaty.
Data wypłaty ma wpływ na termin zapłaty składek ZUS i podatku dochodowego pracowników PIT-4, gdyż składki ZUS są wykazywane w deklaracjach rozliczeniowych zgodnie z datą wypłaty wynagrodzenia. Również opodatkowanie wynagrodzenia następuje zgodnie z miesiącem wypłaty wynagrodzenia. Składki ZUS należy uregulować w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty, zaś podatek PIT-4 do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty.
Księgowanie listy płac
W przypadku rozliczania się za pomocą KPiR wynagrodzenie brutto jest automatycznie księgowane w kolumnie 12. W sytuacji, gdy wynagrodzenie nie stanowi kosztu uzyskania przychodu wówczas należy odznaczyć opcje automatyczne księgowanie. Dzięki czemu lista płac nie zostanie zaksięgowana.
Widok listy płac - tryb pełnoekranowy
Dla wygody i komfortu pracy wygenerowaną listę płac można otworzyć w trybie pełnoekranowym. W tym celu należy nacisnąć na ikonkę "Przełącz na tryb prezentacji".
Wydruk listy płac
By wygenerować listę płac lub paski płac w formacie pdf pozwalającym na wydruk, należy zaznaczyć listę płac oraz wybrać opcję DRUKUJ » LISTĘ PŁAC.
Publikacja listy płac na panelu ePracownik
Wygenerowana listę płac użytkownik może udostępnić swoim pracownikom poprzez zaznaczenie jej i kliknięcie w opcję OPUBLIKUJ »NA PANELU ePRACOWNIK.
Opublikowana lista płac widoczna będzie na panelu ePracownik danej osoby w formie indywidualnego paska płac, dzięki czemu zostaną zachowane wszelkie standardy dot. RODO.