Lista płac - jak ją wygenerować?

Generowanie zbiorczej listy płac

Zatrudniając pracowników na podstawie umowy o pracę, każde wypłacone wynagrodzenie należy udokumentować listą płac.

W celu wygenerowania listy płac dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, w celu wypłaty dywidendy lub wypłaty dla  organów stanowiących należy przejść do zakładki KADRY » LISTY PŁAC » MENU » ZBIORCZE » DODAJ LISTĘ PŁAC (zbiorczą).

Lista płac - generowanie

Jeżeli firma posiada pracowników zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, do umów wystawia się jedynie rachunki, które są księgowane jako koszt do KPiR zgodnie z datą wypłaty należności z tytułu umowy. 

Kolejny krok to wybór okresu, za który lista płac ma zostać wygenerowana, daty wypłaty oraz dla kogo ma zostać wygenerowana lista płac.

Lista płac - wybór okresu

System wFirma.pl podczas tworzenia listy płac kontroluje czy pracownicy, dla których naliczone zostanie wynagrodzenie, mają odpowiednio zaznaczone ustawienia dotyczące naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, w odniesieniu do wieku pracownika. Jeżeli zostaną wykryte nieprawidłowości system, przed wygenerowaniem listy płac, poinformuje użytkownika następującym komunikatem o zaistniałej sytuacji.

Lista płac - informacja o Fundusz pracy

Lista płac - informacja o Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych

W celu zmiany ustawień dotyczących naliczania składek na FP i FGŚP należy przejść do zakładki KADRY » UMOWY, zaznaczyć omawianą umowę, bądź ostatni aneks do umowy, jeżeli taki istnieje, a następnie po wybraniu MODYFIKUJ w oknie Modyfikowania umowy/aneksu przejść do zakładki ZUS i wprowadzić odpowiednie zmiany w zakresie składek na FP i FGŚP. Zmiany należy zapisać, a następnie powrócić do generowania listy płac. 

W systemie istnieje możliwość ręcznej edycji poszczególnych pozycji listy płac, o czym więcej można przeczytać w opracowaniu dotyczącym elastycznego kreowania listy płac

Lista płac dla wszystkich pracowników

Jeżeli na liście płac mają zostać wykazani wszyscy pracownicy aktualnie zatrudnieni w firmie, należy wybrać opcję: Lista płac dla WSZYSTKICH PRACOWNIKÓW.

Jeśli pracownicy w danym miesiącu mają wprowadzone niezatwierdzone urlopy wypoczynkowe zostanie wyświetlona lista z tymi urlopami, należy zaznaczyć te, które mają zostać zatwierdzić, niezaznaczone urlopy zostaną usunięte.

Lista płac a niezaakceptowane urlopy

Lista płac dla wybranych pracowników

Jeżeli na liście płac mają zostać wykazani tylko wybrani pracownicy, należy wybrać opcję: Lista płac dla WYBRANYCH PRACOWNIKÓW.

Następnie należy wybrać pracowników, którzy mają zostać wykazani na liście płac. Przy korzystaniu z tej opcji konieczne jest wyliczenie wynagrodzeń (wygenerowanie listy płac) bez pominięcia żadnego pracownika aktualnie zatrudnionego w firmie. Jest to niezbędne dla prawidłowego rozliczenia płac.

Lista płac dla wybranych pracowników

Gdy wybrany pracownik będzie miał wprowadzony niezatwierdzony urlop zostanie wyświetlona lista z tymi urlopami, należy zaznaczyć te, które mają zostać zatwierdzone, niezaznaczone urlopy zostaną usunięte.

Lista płac - informacja o urlopach

Gdy wypłata wynagrodzenia nastąpi do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu świadczenia pracy, wówczas lista płac jest kosztem uzyskania przychodu miesiąca, którego dotyczy. W innych wypadkach jest księgowana po dacie wypłaty.

Data wypłaty ma wpływ na termin zapłaty składek ZUS i podatku dochodowego pracowników PIT-4, gdyż składki ZUS są wykazywane w deklaracjach rozliczeniowych zgodnie z datą wypłaty wynagrodzenia. Również opodatkowanie wynagrodzenia następuje zgodnie z miesiącem wypłaty wynagrodzenia. Składki ZUS należy uregulować w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty, zaś podatek PIT-4 do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty.

Księgowanie listy płac

W przypadku rozliczania się za pomocą KPiR wynagrodzenie brutto jest automatycznie księgowane w kolumnie 12. W sytuacji, gdy wynagrodzenie nie stanowi kosztu uzyskania przychodu wówczas należy odznaczyć opcje automatyczne księgowanie. Dzięki czemu lista płac nie zostanie zaksięgowana.

Lista płac - opcja automatyczne księgowanie

 

Widok listy płac - tryb pełnoekranowy

Dla wygody i komfortu pracy wygenerowaną listę płac można otworzyć w trybie pełnoekranowym. W tym celu należy nacisnąć na ikonkę "Przełącz na tryb prezentacji".

Lista płac - podgląd wydruku

Wydruk listy płac

By wygenerować listę płac lub paski płac w formacie pdf pozwalającym na wydruk, należy zaznaczyć listę płac oraz wybrać opcję DRUKUJ » LISTĘ PŁAC.

Lista płac - wydruk