Lista płac jest to dokument potwierdzający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników wraz z uwzględnieniem wszystkich obowiązujących składników wynagrodzenia, ze wskazaniem składek płaconych zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika.
Generowanie zbiorczej listy płac
Zatrudniając pracowników na podstawie umowy o pracę, każde wypłacone wynagrodzenie należy udokumentować listą płac.
W celu wygenerowania listy płac należy przejść do zakładki KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE » DODAJ » LISTĘ PŁAC (z odpowiednim dopiskiem).
Kolejny krok to wybór okresu, za który lista płac ma zostać wygenerowana, daty wypłaty oraz dla kogo ma zostać wygenerowana lista płac.
System wFirma.pl podczas tworzenia listy płac kontroluje, czy pracownicy, dla których naliczone zostanie wynagrodzenie, mają odpowiednio zaznaczone ustawienia dotyczące naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, w odniesieniu do wieku pracownika. Jeżeli zostaną wykryte nieprawidłowości system, przed wygenerowaniem listy płac, poinformuje użytkownika następującym komunikatem o zaistniałej sytuacji.
W celu zmiany ustawień dotyczących naliczania składek na FP i FGŚP należy przejść do zakładki KADRY » UMOWY, zaznaczyć umowę, bądź ostatni aneks do umowy, jeżeli taki istnieje, a następnie po wybraniu MODYFIKUJ w oknie Modyfikowania umowy/aneksu przejść do zakładki ZUS i wprowadzić odpowiednie zmiany w zakresie składek na FP i FGŚP. Zmiany należy zapisać, a następnie powrócić do generowania listy płac.
Lista płac dla wszystkich pracowników
Jeżeli na liście płac mają zostać wykazani wszyscy pracownicy aktualnie zatrudnieni w firmie należy wybrać opcję: Lista płac dla WSZYSTKICH PRACOWNIKÓW.
Jeśli pracownicy w danym miesiącu mają wprowadzone niezatwierdzone urlopy wypoczynkowe zostanie wyświetlona lista z tymi urlopami - należy zaznaczyć te, które mają zostać zatwierdzone, a niezaznaczone urlopy zostaną usunięte.
Lista płac dla wybranych pracowników
Jeżeli na liście płac mają zostać wykazani tylko wybrani pracownicy, należy wybrać opcję: Lista płac dla WYBRANYCH PRACOWNIKÓW.
Następnie należy wybrać pracowników, którzy mają zostać wykazani na liście płac. Przy korzystaniu z tej opcji konieczne jest wyliczenie wynagrodzeń (wygenerowanie listy płac) bez pominięcia żadnego pracownika aktualnie zatrudnionego w firmie. Jest to niezbędne dla prawidłowego rozliczenia płac.
Data wypłaty ma wpływ na termin zapłaty składek ZUS i podatku dochodowego pracowników PIT-4, gdyż składki ZUS są wykazywane w deklaracjach rozliczeniowych zgodnie z datą wypłaty wynagrodzenia. Również opodatkowanie wynagrodzenia następuje zgodnie z miesiącem wypłaty wynagrodzenia. Składki ZUS należy uregulować w terminie do 15. lub 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty, zaś podatek PIT-4 do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty.
Edycja numeru listy płac
Numeracja list płac w systemie wfirma.pl odbywa się automatycznie podczas ich generowania. Jednak po utworzeniu listy płac istnieje możliwość zmiany jej numeru. Aby zmienić numer lub nazwę listy płac, należy przejść do zakładki KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE, wybrać wygenerowaną listę płac » MODYFIKUJ, po czym można wprowadzić nową Nazwę oraz Numer i zatwierdzić przyciskiem Zapisz.
Księgowanie listy płac
System wFirma.pl umożliwia automatyczne księgowanie wypłacanych wynagrodzeń, niemniej jest również możliwość ręcznego rozliczenia kosztu z tytułu wypłacanych wynagrodzeń.
Automatyczne księgowanie wynagrodzeń z umów o pracę
Aby wynagrodzenie brutto zostało ujęte jako koszt, a składki społeczne finansowane przez płatnika zostały ujęte w miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne należy podczas generowania listy płac z tytułu umowy o pracę KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE » DODAJ » LISTĘ PŁAC (UMOWY O PRACĘ), w zakładce ZAAWANSOWANE pozostawić zaznaczoną opcję AUTOMATYCZNE KSIĘGOWANIE.
Domyślnie zaznaczona opcja automatycznego księgowania powoduje, że płatnik deklaruje się opłacić składki ZUS w terminie. Wówczas po kliknięciu ZAPISZ:
- w KPiR, jako koszt zostaną wykazane następujące wpisy:
- wynagrodzenie pracowników w kwocie brutto,
- składki społeczne z umów o pracę w części finansowanej przez płatnika,
- składki FP i FGŚP z umów o pracę.
Dane w tym zakresie można zweryfikować klikając na wygenerowaną listę płać, przechodząc do podzakładki EWIDENCJE.
2. w księdze handlowej w przypadku korzystania ze wzorcowego planu kont w zakładce ZAAWANSOWANE można wskazać akcję AUTOMATYCZNE KSIĘGOWANIE, wówczas podpowiedziana dekretacja w zakładce DEKRETACJA zostanie zastosowana przy księgowaniu wpisu z listy płac. W przypadku gdy pracownicy mają wprowadzone dodatkowe składniki wynagrodzenia to system uwzględnia ich parametry przy dodawanej liście płac.
Dane dotyczące dekretacji można zweryfikować klikając na wygenerowaną listę płac, przechodząc do podzakładki DEKRETACJA.
Aktualny schemat dla księgowania listy płac prezentuje się następująco:
Przy koncie 404-01-01 oraz 401-01-02 wprowadzone są dodatkowe wyrażenia logiczne a mianowicie:
- dla 404-01-01 - [wypłata w terminie]
- dla 404-01-02 - NIE([wypłata w terminie])
Ręczne księgowanie wynagrodzeń z umów o pracę
Jeśli w momencie generowania listy płac z tytułu umowy o pracę w zakładce KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE » DODAJ » LISTĘ PŁAC (UMOWY O PRACĘ) » ZAAWANSOWANE zostanie wyłączone zaznaczenie przy opcji AUTOMATYCZNE KSIĘGOWANIE, wówczas:
- wynagrodzenie pracowników w kwocie brutto,
- składki społeczne z umów o pracę w części finansowanej przez płatnika,
- składki FP i FGŚP z umów o pracę
należy zaksięgować ręcznie.
Ręczny wpis z ww. składnikami dodaje bezpośrednio w KPiR poprzez zakładkę EWIDENCJE » KPIR » DODAJ WPIS, gdzie należy zaznaczyć opcję BRAK KONTRAHENTA wskazać datę księgowania składników, numer listy płac, a wartości wpisać w następujące kolumny:
- wynagrodzenie pracowników w kwocie brutto w kolumnie 12. KPiR Wynagrodzenia w gotówce i naturze,
- składki społeczne z umów o pracę w części finansowanej przez płatnika oraz składki FP I FGŚP w kolumnie 13. KPiR Pozostałe wydatki.
Księgowanie wynagrodzeń z pozostałych umów
Wynagrodzenie brutto z tytułu:
- umowy zlecenie,
- umowy o dzieło,
- kontraktu menedżerskiego
zostanie automatycznie zaksięgowane w kolumnie 12. KPiR wynagrodzenia w gotówce i naturze, jeśli podczas generowania listy płac zaznaczona była opcja AUTOMATYCZNE KSIĘGOWANIE. W sytuacji, gdy wynagrodzenie nie stanowi kosztu uzyskania przychodu, wówczas należy wyłączyć zaznaczenie opcji AUTOMATYCZNE KSIĘGOWANIE. Dzięki czemu lista płac nie zostanie zaksięgowana.
Automatyczne rozliczenie płatności
Dzięki funkcji tej użytkownik może zadecydować, czy wypłaty do list płac będą rozliczone automatycznie, czy płatności będą dodawane ręcznie.
Przykłady:
Przedsiębiorca wypłaca terminowo wynagrodzenie swoim pracownikom poprzez rachunek bankowy. Wówcza nie musi ręcznie dodawać wypłat tylko skorzystać z opcji AUTOMATYCZNE ROZLICZENIE PŁATNOŚCI.
Przedsiębiorca prowadzi kasę gotówkową i wypłaca z niej wynagrodzenie swoim pracownikom. Wówczas powinien odznaczyć opcję AUTOMATYCZNE ROZLICZENIE PŁATNOŚCI i dodać wypłatę poprzez START » KASA.
Widok listy płac - tryb pełnoekranowy
Dla wygody i komfortu pracy wygenerowaną listę płac można otworzyć w trybie pełnoekranowym. W tym celu należy nacisnąć na ikonkę "Przełącz na tryb prezentacji".
Wydruk listy płac
By wygenerować listę płac lub paski płac w formacie PDF, należy z poziomu zakładki KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE zaznaczyć listę płac oraz wybrać opcję DRUKUJ » LISTĘ PŁAC.
W tym miejscu można także w analogiczny sposób wydrukować paski plac dla pracowników oraz rachunki. W tym celu należy zaznaczyć listę płac oraz wybrać akcję DRUKUJ » PASKI I RACHUNKI.
W niektórych przypadkach potrzebne jest wydrukowanie samego podsumowania utworzonej listy płac. W systemie podsumowanie można wygenerować w łatwy sposób poprzez zakładkę KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE, gdzie należy zaznaczyć listę płac oraz kliknąć DRUKUJ » PODSUMOWANIE LISTY PŁAC. Dzięki temu zostanie wygenerowanie podsumowanie listy płac bez danych pracowników.
Bywają sytuacje, gdzie potrzebne jest zbiorcze podsumowanie list płac dla wybranych list płac. System umożliwia takie działanie. Możliwe jest to w zakładce KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE, należy zaznaczyć kilka list płac » DRUKUJ gdzie z listy rozwijanej będzie też PODSUMOWANIE ZBIORCZE LISTY PŁAC.
Na podsumowaniach list płac mogą być wyszczególnione wszystkie wypłacone składniki wynagrodzeń. Taką opcję można włączyć w USTAWIENIA » INNE » KADRY » LISTY PŁAC w polu GENEROWANIE PODSUMOWANIA LIST PŁAC należy wybrać czy ma być:
- podstawowe - wówczas pokazane są wszystkie składowe wynagrodzenia bez wyszczególnienia wypłaconych składników,
- szczegółowe - wtedy pojawia się dodatkowa kolumna ze wszystkimi wypłaconymi składnikami wynagrodzenia.
Zbiorczy widok listy płac a dostosowanie kolumn
Po wygenerowaniu listy płac w zakładce KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE widoczne są dane sumaryczne dotyczące list z poszczególnych miesięcy. Kolumny można dowolnie dostosowywać pod własne potrzeby. W celu włączenia lub wyłączenia dodatkowych kolumn należy nacisnąć na ikonę kół zębatych » USTAWIENIA KOLUMN i przenieść wybrane pozycję pomiędzy lewą stroną (AKTYWNE KOLUMNY), a prawą stroną (DOSTĘPNE KOLUMNY).
Publikacja listy płac na panelu ePracownik
Wygenerowana listę płac użytkownik może udostępnić swoim pracownikom poprzez zaznaczenie jej i kliknięcie w opcję OPUBLIKUJ » NA PANELU ePRACOWNIK.
Opublikowana lista płac widoczna będzie na panelu ePracownik danej osoby w formie indywidualnego paska płac, dzięki czemu zostaną zachowane wszelkie standardy dot. RODO.
