Program do odczytywania faktur w chmurze

Czym jest program do odczytywania faktur w chmurze?

Program do odczytywania faktur w chmurze (ang. OCR, Optical Character Recognition) to narzędzie, które umożliwia odczytanie danych zawartych na zeskanowanej fakturze zakupu. Cały proces odbywa się w prosty sposób:

  1. skanujemy dokument bądź robimy jego zdjęcie,
  2. wgrywamy go do systemu,
  3. system go rozczytuje,
  4. sprawdzamy wprowadzone przez niego dane,
  5. zapisujemy. 

Szybki i przejrzysty sposób wprowadzania faktur zakupu pozwoli przedsiębiorcy m.in. na zaoszczędzenie czasu, zwiększenie jej komfortu czy na archiwizowanie dokumentów w jednym miejscu.

Jak uruchomić program do odczytywania faktur w chmurze?

W systemie wfirma.pl program do odczytywania faktur w chmurze stanowi płatny dodatek w ramach pakietu “Księgowość Online” lub “Księgowość Online + magazyn”.
Dodatek uruchamia się w zakładce: USTAWIENIA » MÓJ PAKIET » AKTYWNE DODATKI poprzez kliknięcie na opcję ZOBACZ DODATKI.

Program do odczytywania faktur w chmurze - jak włączyć dodatek

Następnie zaznaczamy okienko przy dodatku OCR odczytywanie faktur i wskazujemy ilość faktur (w pakietach po 20 szt.) do odczytania, którą chcemy zakupić. Poprzez kliknięcie na ikonę “+” możemy zwiększać pakiet o kolejne 20 szt.

Gdy zostaną ustalone parametry wybieramy ZAPŁAĆ.Okres ważności wykupionego pakietu OCR odczytywanie faktur to 30 dni (bez względu na wielkość pakietu).Po zakupie dodatku możemy kontrolować jego termin ważności oraz ilość faktur, która pozostała do odczytania poprzez opcję SPRAWDŹ WAŻNOŚĆ.

Program do odczytywania faktur w chmurze - termin ważności

Każdy dokument (w formacie JPG, PNG lub PDF), który zostanie przesłany do rozczytania przez system pomniejszy pulę faktur dostępnych do rozczytania.

Zapoznaj się z Regulaminem usługi OCR odczytywania faktur w chmurze.

Księgowanie faktur za pomocą programu do odczytywania faktur w chmurze

Program do odczytywania faktur w chmurze stosowany w systemie pozwala na księgowanie:

  • pojedynczych wydatków (rozwiązanie przydatne dla przedsiębiorców księgujących niewielkie ilości dokumentów na bieżąco)
  • masowe plików zawierających wiele faktur (rozwiązanie zalecane dla przedsiębiorców ewidencjonujących duże ilości dokumentów).

Program do odczytywania faktur w chmurze odczytuje obrazy faktur VAT zakupu wystawionych w języku polskim w formacie PDF, PNG lub JPG. Nieobsługiwanymi dokumentami są: faktury zagraniczne (obcojęzyczne oraz walutowe), faktury korygujące oraz faktury zaliczkowe.

Księgowanie pojedynczych wydatków

Aby rozczytać fakturę, którą posiadamy w formacie PDF, PNG lub JPG należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE i skorzystać z opcji DODAJ » NA PODSTAWIE PLIKU Nowość

Program do odczytywania faktur w chmurze - dodaj wydatek

W oknie które się pojawi wgrywamy plik do systemu poprzez funkcję ZAŁĄCZ PLIK lub UPUŚĆ TUTAJ:

Program do odczytywania faktur w chmurze - załącz plik

W trakcie dodawania wydatku na podstawie pliku można zweryfikować pozostałą ilość obrazów (faktur kosztowych) do przetworzenia.W sytuacji gdy przetwarzany plik PDF zawiera wiele stron, należy określić sposób w jaki ma zostać zinterpretowany:

  • każda strona to osobna faktura zakupu,
  • w pliku znajduje się jedna faktura zakupu (system traktuje załączony plik, który zawiera kilka stron jako jedną fakturę),
  • indywidualny podział na osobne faktury zakupu (ręcznie zmieniamy kolejność w jakiej księgowane będą faktury oraz sami ustalamy podział stron co pozwoli na rozdzielenie faktur kilkustronicowych).

Program do odczytywania faktur w chmurze - interpretacja pliku

Następnie system rozpocznie zczytywanie danych z załączonej faktury. Gdy zakończy, w systemie otworzy się okno DODAWANIE NOWEGO WYDATKU. Zostanie ono podzielone na 2 części:

  • w jednej części pojawią się standardowe pola, które uzupełnia się przy księgowaniu wydatku, z tą różnicą że zostaną one uzupełnione automatycznie przez program do odczytywania faktur w chmurze. Przy czym samodzielnie należy uzupełnić m.in. takie dane jak: termin płatności, data odbioru faktury, metoda płatności czy fakt, że faktura została opłacona.
  • w drugiej części znajdować się będzie wgrany obraz - podgląd faktury. Na jej podstawie można porównać zaciągnięte dane przez OCR i dokonać ich ewentualnej modyfikacji (okno faktury w sytuacji gdy jest w formacie PDF można powiększać/zmniejszać wedle uznania poprzez ikonę “+” i “-”).

Program do odczytywania faktur w chmurze - masowe księgowanie faktur

Za pierwszym razem gdy wczytujemy fakturę dla danego kontrahenta należy ręcznie wskazać księgowany rodzaj wydatku (po jego wybraniu OCR uzupełni kwoty). Przy każdym kolejnym zczytywaniu faktury od danego kontrahenta system zapamięta ostatnio wybrany rodzaj wydatku.

Masowe księgowanie wydatków za pomocą OCR

Odczytywanie faktur z katalogu dokumentów

W systemie umożliwione zostało zczytanie faktur zakupu bezpośrednio z poziomu CRM » DOKUMENTY. Czyli na podstawie dokumentów wgrywanych bezpośrednio w systemie. Wówczas w celu wczytania wgranego pliku z wyżej przedstawionego poziomu należy, zaznaczyć plik (bądź kilka plików w przypadku masowego księgowania wydatków) i skorzystać z opcji DODAJ DOKUMENT » DODAJ WYDATEK (faktura VAT)/DODAJ WYDATEK (faktura bez VAT).

Program do odczytywania faktur w chmurze - dodaj wydatek

W przypadku gdy załączony plik zawiera kilka stron system poprosi o określenie sposobu ich interpretowania:

  • każda strona to osobna faktura zakupu,
  • w pliku znajduje się jedna faktura zakupu (system traktuje załączony plik, który zawiera kilka stron jako jedną fakturę),
  • indywidualny podział na osobne faktury zakupu (ręcznie zmieniamy kolejność w jakiej księgowane będą faktury oraz sami ustalamy podział stron co pozwoli na rozdzielenie faktur kilkustronicowych).

Program do odczytywania faktur w chmurze - interpretacja pliku

Po określeniu interpretacji załączonego pliku pojawi się okno DODAWANIE NOWEGO WYDATKU w którym:

  • w pierwszej części - uzupełnią się automatycznie dane odczytane z załączonej faktury. Przy czym dane takie jak m.in. metoda płatności, czy faktura została zapłacona oraz w jakiej dacie - należy uzupełnić samodzielnie.
  • w drugiej części - załączy się wgrana faktura. Na jej podstawie można porównać spisane przez OCR dane i dokonać ich ewentualnej modyfikacji (w przypadku pliku wgranego w formacie PDF możliwe jest za pomocą "+" jego powiększanie). 

Przy czym w przypadku księgowania większej ilości faktur w prawym górnym rogu pojawi się dodatkowo informacja ile dokumentów zostało do zaksięgowania.

Program do odczytywania faktur w chmurze - masowe księgowanie wydatków

Po kliknięciu ZAPISZ, księgowany wydatek zostanie ujęty w ewidencjach księgowych. Następnie zostanie wczytana kolejna faktura z pliku (aż do momentu gdy wszystkie faktury z pliku zostaną zaksięgowane).

Program do odczytywania faktur w chmurze - dodawanie nowego wydatku

W sytuacji gdy wyjdziemy z dodawania wydatku na podstawie pliku zawierającego kilka faktur system przy ponownym skorzystaniu z tej funkcji wymusi wybranie kolejnego pliku. Nie będzie kontynuował wprowadzania wydatków na podstawie wcześniej wgranego pliku.

Odczytywanie faktur z dysku zewnętrznego

Zczytywanie faktur dostępne jest również z poziomu: CRM » DOKUMENTY » FOLDER DROPBOX/FOLDER W GOOGLE DRIVE. Dokonywane jest ono na podstawie dokumentów wgrywanych na dyskach zewnętrznych zintegrowanymi z systemem. Aktualnie system obsługuje 2 dyski zewnętrzne: Dropbox oraz Google Drive.

Program do odczytywania faktur w chmurze - dysk googleAby dodać dysk należy w zakładce: CRM » DOKUMENTY skorzystać z opcji DODAJ DOKUMENT » DODAJ FOLDER DROPBOX lub DODAJ FOLDER W GOOGLE DRIVE w zależności od tego gdzie posiadamy dysk zewnętrzny.Wówczas aby z dysków zewnętrznych zaczytać wprowadzone faktury zakupu należy zaznaczyć plik w nim się znajdujący (bądź kilka plików w przypadku masowego księgowania wydatków) i skorzystać z opcji DODAJ DOKUMENT » DODAJ WYDATEK (faktura VAT)/DODAJ WYDATEK (faktura bez VAT).

Program do odczytywania faktur w chmurze - dodaj fakturę zakupu

Jeśli wprowadzone dokumenty na dysku zewnętrznym nie pojawią się w systemie należy skorzystać z funkcji SYNCHRONIZUJ FOLDER. Wówczas pliki zawarte w folderze powinny się zaktualizować.Jeśli wgrany plik w formacie PDF zawiera kilka stron niezbędne będzie określenie sposobu ich interpretowania:

  • każda strona to osobna faktura zakupu,
  • w pliku znajduje się jedna faktura zakupu (system traktuje załączony plik, który zawiera kilka stron jako jedną fakturę),
  • indywidualny podział na osobne faktury zakupu (ręcznie zmieniamy kolejność w jakiej księgowane będą faktury oraz sami ustalamy podział stron co pozwoli na rozdzielenie faktur kilkustronicowych).

Program do odczytywania faktur w chmurze - interpretacja pliku

Następnie otworzy się okno DODAWANIE NOWEGO WYDATKU, w którym:

  • w pierwszej części - w polach dotyczących informacji księgowanego wydatku system zaciągnie automatycznie dane z rozczytanej faktury (system nie uzupełni samodzielnie danych takich jak np.  metoda płatności, czy faktura została zapłacona oraz w jakiej dacie została opłacona)
  • w drugiej części - załączy się załączony dokument zakupu, dzięki czemu można porównać dane odczytane przez OCR w części pierwszej z widokiem faktury. W sytuacji gdy wyjdą rozbieżności można dokonać modyfikacji danych (w sytuacji gdy wgrany jest plik w formacie PDF możliwe jest za pomocą "+" jego powiększanie). 

Program do odczytywania faktur w chmurze - masowe księgowanie wydatków

Gdy księgowana jest większa ilość dokumentów system informować będzie o pozostałej ilości wydatków do zaksięgowania z pliku.Po kliknięciu ZAPISZ, księgowany wydatek zostanie ujęty w ewidencjach księgowych. Następnie zostanie wczytana kolejna faktura z pliku (aż do momentu gdy wszystkie faktury z pliku zostaną zaksięgowane). Przy czym gdy wyjdziemy z dodawania wydatku na podstawie pliku zawierającego kilka faktur, system przy ponownym skorzystaniu z tej funkcji wymusi wybranie kolejnego pliku. Nie będzie kontynuował wprowadzania wydatków na podstawie wcześniej wgranego pliku.Zaksięgowane faktury przez dysk zewnętrzny zgodnie z ustawieniami dotyczącymi folderu dysku zewnętrznego będą:
- przenoszone do archiwum (utworzy się folder z rokiem, w którym znajdować się będzie folder z nazwą miesiąca, w którym została zaksięgowana faktura) - opcja domyślnie ustawiona,
- usunięte z chmury - opcja domyślnie odznaczona,
- powielą się, czyli utworzy się kopia w chmurze (po zaksięgowaniu wydatku powstanie jego kopia w systemie) - opcja domyślnie ustawiona.

Program do odczytywania faktur w chmurze - podsumowanie

Użytkownik, który ma aktywny dodatek OCR ODCZTYWANIE FAKTUR w pierwszej kolejności powinien przygotować plik faktur, które chce aby program odczytał w formacie PDF, PNG lub JPG. Wprowadzony w systemie OCR przyjmuje do odczytania:

  • skan bądź zdjęcie pojedynczej faktury,
  • plik zawierający ciąg zeskanowanych faktur,
  • wskazane skany bądź zdjęcia zawierające fakturę zakupu (opcja możliwa przez CRM) - masowy odczyt kilku wgranych plików. 

Zalecanymi aplikacjami do robienia zdjęć faktur kosztowych są między innymi: camscanner czy Microsoft Office Lens (program dostępny jest dla androida oraz IOS). Pozwalają one na spłaszczenie obrazu i nałożenie filtru, który pozwoli OCR lepiej odczytać fakturę.