Program do odczytywania faktur w chmurze - automatyczny OCR

Dzięki integracji z OCR użytkownicy sytemu wfirma.pl mogą znacznie skrócić proces księgowania wydatków. Program do odczytywania faktur w chmurze automatycznie uzupełnia dane na podstawie załączonego dokumentu, przez co księgowanie staje się o wiele prostsze i szybsze.

Jak dostarczyć dokumenty do biura rachunkowego poprzez OCR?

Czym jest program do odczytywania faktur w chmurze?

Program do odczytywania faktur w chmurze (ang. OCR, Optical Character Recognition) to narzędzie, które umożliwia odczytanie danych zawartych na zeskanowanej fakturze zakupu. Cały proces odbywa się w prosty sposób:

1. skanujemy dokument bądź robimy jego zdjęcie,
2. wgrywamy go do systemu,
3. system go rozczytuje,
4. sprawdzamy wprowadzone przez niego dane,
5. zapisujemy.

Szybki i przejrzysty sposób wprowadzania faktur zakupu pozwoli przedsiębiorcy m.in. na zaoszczędzenie czasu, zwiększenie jej komfortu czy na archiwizowanie dokumentów w jednym miejscu. Do tego wygodny tryb pełnoekranowy księgowanego wydatku pozwala łatwiej porównywać zczytane dane przez OCR z podglądem załączonej faktury.

Jak włączyć OCR?

Program do odczytywania faktur w chmurze stanowi integralną część pakietu “Księgowość online”. Użytkownik może skorzystać z dwóch dostępnych rodzajów OCR:

• Automatycznego OCR,
• Podstawowego OCR.

Korzystanie z automatycznego OCR może odbywać się poprzez:

• dodawanie dokumentów do odczytu do folderu znajdującego się w zakładce START » STRONA GŁÓWNA
• dodawanie dokumentów do odczytu na dysk Dropbox - funkcja ta wymaga podpięcia do systemu dysku Dropbox.

Drugi rodzaj OCR nie wymaga dodatkowych czynności poza ręcznym wgrywaniem pliku z dokumentem.

Zalecanymi aplikacjami do robienia zdjęć faktur kosztowych są między innymi: camscanner czy Microsoft Office Lens (program dostępny jest dla androida oraz IOS). Pozwalają one na spłaszczenie obrazu i nałożenie filtru, który pozwoli OCR lepiej odczytać fakturę. Zaleca się również wczytywanie skanów o parametrach 150-200 dpi, w kolorze lub ewentualnie odcieniach szarości (najmniej pożądane są wersje czarno-białe).

Automatyczny OCR

Dzięki automatycznemu OCR system w tle odczytuje samodzielnie faktury kosztowe tworząc wersje robocze wydatków. Jest to oszczędność czasu w porównaniu do opcji podstawowego odczytywania dokumentów przez OCR ponieważ użytkownik może w tym samym czasie wystawiać faktury.

Program do odczytywania faktur w chmurze odczytuje obrazy faktur zakupu wystawionych w języku polskim w formacie PDF, PNG lub JPG.

Funkcja domyślnego rozliczenia wydatków dodanych przez OCR

W przypadku, gdy użytkownik chciałby dodać do systemu już rozliczone wydatki, bez każdorazowego oznacza tego faktu, ma możliwość zaznaczenia tej informacji przed dodaniem dokumentów do OCR.

Aby to zrobić, należy kliknąć ikonę "koła zębatego"  znajdującą się w dolnej części wspomnianego modułu.

Następnie, w nowo otwartym oknie, należy zaznaczyć opcję OZNACZ JAKO ZAPŁACONE W CAŁOŚCI i kliknąć ZAPISZ.

Dzięki wprowadzonej zmianie każdy kolejny wydatek wrzucony do systemu OCR będzie automatycznie oznaczony jako rozliczony w dacie wystawienia dokumentu.

Dodawanie dokumentów bezpośrednio do systemu

W prosty sposób można dodać wiele dokumentów do odczytu bez posiadania dodatkowych integracji systemu z zewnętrznymi dyskami. W tym celu należy dodać na stronie startowej dodatkowy moduł do którego użytkownik może dodawać dokumenty do odczytu w tle. Aby tego dokonać należy przejść do zakładki START » STRONA GŁÓWNA i w górnym prawym rogu wejść w USTAWIENIA i zaznaczyć opcję DODAJ WYDATEK Z OCR.

Możliwe jest również bezpośrednie wprowadzenie danych do odczytu, wybierając opcję DODAJ WYDATEK Z OCR.

Aby wgrać pliki do odczytu wystarczy przeciągnąć je do powyższego modułu, a OCR automatycznie pobierze je z tego miejsca i utworzy wersje robocze wydatków.

Jeżeli zostanie przeniesionych do modułu wiele plików, system będzie dodawał je kolejno na listę dokumentów do przetworzenia przez OCR. Proces ten widoczny jest w module w liczniku postępu dodawania plików.

Po dodaniu plików będą widoczne na liście dokumentów oczekujących na odczyt. Po kliknięciu w opcję Kolejka przetwarzania otworzy się okno w którym można zweryfikować wgrane pliki i po zaznaczeniu ich na liście usunąć nieprzetworzony jeszcze plik.

Po odczytaniu dokumentu przez OCR, wersja robocza wydatku pojawi się w WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE oraz w module "Księguj wydatek". Po kliknięciu w numer faktury, użytkownik przekierowywany jest do okna księgowania wersji roboczej wydatku.

W przypadku gdy dokument do zaksięgowania został przesłany omyłkowo, można go usunąć, klikając na ikonę kosza.

Czas przetworzenia wgranych plików i utworzenie na ich podstawie wersji roboczych wydatków uzależniony jest od ilości wgranych plików i może trwać o kilku sekund do kilku minut.

Jak zintegrować dysk Dropbox?

Aby móc skorzystać z automatycznego odczytywania faktur w pierwszej kolejności należy podpiąć do systemu dysk Dropbox. W tym celu należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » INTEGRACJE » DYSK W CHMURZE » DODAJ FOLDER W CHMURZE » DODAJ FOLDER W DROPBOX i w oknie dodawania folderu w chmurze w podzakładce PODSTAWOWE wprowadzić nazwę folderu w Dropbox z którego pobierane będą dokumenty a następnie zaznaczyć opcję OBSŁUGA AUTOMATYCZNEGO OCR’a.

 Po zintegrowaniu folderu na Dropbox będzie on widoczny na liście z oznaczeniem dla potrzeb OCR.

Automatyczne księgowanie wydatków

Po zalogowaniu na konto Dropbox należy dodawać faktury kosztowe do folderu DO ODCZYTU skąd automat będzie importował dokumenty do systemu wfirma.pl i tworzył na ich podstawie wersje robocze wydatków.

Zalecamy dodawanie pojedynczych plików gdzie w każdym będzie znajdować się tylko jedna faktura.

Wersje robocze wydatków utworzone przez automatyczny OCR widoczne są w zakładce: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE.

W celu zaksięgowania wersji roboczej wydatku należy zaznaczyć ją na liście i z górnego menu wybrać opcję Księguj wersję roboczą.

Po zaksięgowaniu faktury będzie ona widoczna w zakładce: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » ZAKSIĘGOWANE oraz zostanie ujęta w rejestrze VAT zakupów oraz w odpowiedniej kolumnie KPiR.

Podstawowy OCR

Program do odczytywania faktur w chmurze stosowany w systemie pozwala na księgowanie:

• pojedynczych wydatków (rozwiązanie przydatne dla przedsiębiorców księgujących niewielkie ilości dokumentów na bieżąco),
• masowe plików zawierających wiele faktur (rozwiązanie zalecane dla przedsiębiorców ewidencjonujących duże ilości dokumentów).

Program do odczytywania faktur w chmurze odczytuje obrazy faktur VAT zakupu wystawionych w języku polskim w formacie PDF, PNG lub JPG. Nieobsługiwanymi dokumentami są: faktury zagraniczne (obcojęzyczne oraz walutowe), faktury korygujące oraz faktury zaliczkowe.

Bezpośrednie księgowanie pojedynczych wydatków na podstawie pliku

Aby rozczytać fakturę, którą posiadamy w formacie PDF, PNG lub JPG należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE i skorzystać z opcji DODAJ » NA PODSTAWIE PLIKU^Nowość.

W oknie które się pojawi wgrywamy plik do systemu poprzez funkcję ZAŁĄCZ PLIK lub UPUŚĆ PLIK:

W trakcie dodawania wydatku na podstawie pliku można zweryfikować pozostałą ilość obrazów (faktur kosztowych) do przetworzenia.

W sytuacji gdy przetwarzany plik PDF zawiera wiele stron, należy określić sposób w jaki ma zostać zinterpretowany:

• każda strona to osobna faktura zakupu,
• w pliku znajduje się jedna faktura zakupu (system traktuje załączony plik, który zawiera kilka stron jako jedną fakturę),
• indywidualny podział na osobne faktury zakupu (ręcznie zmieniamy kolejność w jakiej księgowane będą faktury oraz sami ustalamy podział stron co pozwoli na rozdzielenie faktur kilkustronicowych).

Następnie system rozpocznie zczytywanie danych z załączonej faktury. Gdy zakończy, w systemie otworzy się okno DODAWANIE NOWEGO WYDATKU w trybie pełnoekranowym. Zostanie ono podzielone na dwie części:

• w jednej części pojawią się standardowe pola, które uzupełnia się przy księgowaniu wydatku, z tą różnicą że zostaną one uzupełnione automatycznie przez program do odczytywania faktur w chmurze. Przy czym samodzielnie należy uzupełnić m.in. takie dane jak: termin płatności, data odbioru faktury, metoda płatności czy fakt, że faktura została opłacona,
• w drugiej części znajdować się będzie wgrany obraz - podgląd faktury. Na jej podstawie można porównać zaciągnięte dane przez OCR i dokonać ich ewentualnej modyfikacji (okno faktury w sytuacji gdy jest w formacie PDF można powiększać/zmniejszać wedle uznania poprzez ikonę “+” i “-”).

Za pierwszym razem gdy wczytujemy fakturę dla danego kontrahenta należy ręcznie wskazać księgowany rodzaj wydatku (po jego wybraniu OCR uzupełni kwoty). Przy każdym kolejnym zczytywaniu faktury od danego kontrahenta system zapamięta ostatnio wybrany rodzaj wydatku.

Podczas księgowania faktur z wykorzystaniem funkcji odczytywania OCR, do których został wybrany rodzaj wydatku: ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH I MATERIAŁÓW PODSTAWOWYCH system oprócz danych z faktury rozczyta wyłącznie podsumowanie kwot z faktury, które zostaną ujęte w podzakładce STAWKI. W tym przypadku jeżeli użytkownik systemu korzysta z pakietu z ROZBUDOWANYM MAGAZYNEM to w celu aktualizacji stanów magazynowych należy dodać ręcznie dokument magazynowy PZ przez zakładkę: MAGAZYN » DOKUMENTY » DODAJ » DODAJ DOKUMENT PZ.

Masowe księgowanie wydatków dodanych w CRM

Odczytywanie faktur z katalogu dokumentów

W systemie umożliwione zostało zczytanie faktur zakupu bezpośrednio z poziomu CRM » DOKUMENTY. Czyli na podstawie dokumentów wgrywanych bezpośrednio w systemie. Wówczas w celu wczytania wgranego pliku z wyżej przedstawionego poziomu należy, zaznaczyć plik (bądź kilka plików w przypadku masowego księgowania wydatków) i skorzystać z opcji DODAJ DOKUMENT » DODAJ WYDATEK (faktura VAT)/DODAJ WYDATEK (faktura bez VAT).

W przypadku gdy załączony plik zawiera kilka stron system poprosi o określenie sposobu ich interpretowania:

• każda strona to osobna faktura zakupu,
• w pliku znajduje się jedna faktura zakupu (system traktuje załączony plik, który zawiera kilka stron jako jedną fakturę),
• indywidualny podział na osobne faktury zakupu (ręcznie zmieniamy kolejność w jakiej księgowane będą faktury oraz sami ustalamy podział stron co pozwoli na rozdzielenie faktur kilkustronicowych).

Po określeniu stron załączonego pliku pojawi się okno DODAWANIE NOWEGO WYDATKU w trybie pełnoekranowym, w którym:

• w pierwszej części - uzupełnią się automatycznie dane odczytane z załączonej faktury. Przy czym dane takie jak m.in. metoda płatności, czy faktura została zapłacona oraz w jakiej dacie - należy uzupełnić samodzielnie,
• w drugiej części - załączy się wgrana faktura. Na jej podstawie można porównać spisane przez OCR dane i dokonać ich ewentualnej modyfikacji (w przypadku pliku wgranego w formacie PDF możliwe jest za pomocą "+" jego powiększanie). 

Przy czym w przypadku księgowania większej ilości faktur w prawym górnym rogu pojawi się dodatkowo informacja ile dokumentów zostało do zaksięgowania.

Po kliknięciu ZAPISZ, księgowany wydatek zostanie ujęty w ewidencjach księgowych. Następnie zostanie wczytana kolejna faktura z pliku (aż do momentu gdy wszystkie faktury z pliku zostaną zaksięgowane).

W sytuacji gdy wyjdziemy z dodawania wydatku na podstawie pliku zawierającego kilka faktur system przy ponownym skorzystaniu z tej funkcji wymusi wybranie kolejnego pliku. Nie będzie kontynuował wprowadzania wydatków na podstawie wcześniej wgranego pliku.

Odczytywanie faktur z dysku zewnętrznego

Zczytywanie faktur dostępne jest również z poziomu: CRM » DOKUMENTY » FOLDER DROPBOX/FOLDER W GOOGLE DRIVE. Dokonywane jest ono na podstawie dokumentów wgrywanych na dyskach zewnętrznych zintegrowanymi z systemem. Aktualnie system obsługuje dwa dyski zewnętrzne: Dropbox oraz Google Drive.

Aby dodać dysk należy w zakładce: CRM » DOKUMENTY skorzystać z opcji DODAJ DOKUMENT » DODAJ FOLDER DROPBOX lub DODAJ FOLDER W GOOGLE DRIVE w zależności od tego gdzie posiadamy dysk zewnętrzny.

Szczegóły o integracji dysku Google i Dropbox z systemem wfirma można znaleźć w artykule: Dyski w chmurze - integracja z dyskami Google Drive i Dropbox.

Wówczas aby z dysków zewnętrznych zaczytać wprowadzone faktury zakupu należy zaznaczyć plik w nim się znajdujący (bądź kilka plików w przypadku masowego księgowania wydatków) i skorzystać z opcji DODAJ DOKUMENT » DODAJ WYDATEK (faktura VAT)/DODAJ WYDATEK (faktura bez VAT).

Jeśli wprowadzone dokumenty na dysku zewnętrznym nie pojawią się w systemie należy skorzystać z funkcji SYNCHRONIZUJ FOLDER. Wówczas pliki zawarte w folderze powinny się zaktualizować.

Jeśli wgrany plik w formacie PDF zawiera kilka stron niezbędne będzie określenie sposobu ich interpretowania:

• każda strona to osobna faktura zakupu,
• w pliku znajduje się jedna faktura zakupu (system traktuje załączony plik, który zawiera kilka stron jako jedną fakturę),
• indywidualny podział na osobne faktury zakupu (ręcznie zmieniamy kolejność w jakiej księgowane będą faktury oraz sami ustalamy podział stron co pozwoli na rozdzielenie faktur kilkustronicowych).

Następnie otworzy się okno DODAWANIE NOWEGO WYDATKU, w którym:

• w pierwszej części - w polach dotyczących informacji księgowanego wydatku system zaciągnie automatycznie dane z rozczytanej faktury (system nie uzupełni samodzielnie danych takich jak np. metoda płatności, czy faktura została zapłacona oraz w jakiej dacie została opłacona)
• w drugiej części - załączy się załączony dokument zakupu, dzięki czemu można porównać dane odczytane przez OCR w części pierwszej z widokiem faktury. W sytuacji gdy wyjdą rozbieżności można dokonać modyfikacji danych (w sytuacji gdy wgrany jest plik w formacie PDF możliwe jest za pomocą "+" jego powiększanie). 

Gdy księgowana jest większa ilość dokumentów system informować będzie o pozostałej ilości wydatków do zaksięgowania z pliku.

Po kliknięciu ZAPISZ, księgowany wydatek zostanie ujęty w ewidencjach księgowych. Następnie zostanie wczytana kolejna faktura z pliku (aż do momentu gdy wszystkie faktury z pliku zostaną zaksięgowane). Przy czym gdy wyjdziemy z dodawania wydatku na podstawie pliku zawierającego kilka faktur, system przy ponownym skorzystaniu z tej funkcji wymusi wybranie kolejnego pliku. Nie będzie kontynuował wprowadzania wydatków na podstawie wcześniej wgranego pliku.

Zaksięgowane faktury przez dysk zewnętrzny zgodnie z ustawieniami dotyczącymi folderu dysku zewnętrznego będą:

• przenoszone do archiwum (utworzy się folder z rokiem, w którym znajdować się będzie folder z nazwą miesiąca, w którym została zaksięgowana faktura) - opcja domyślnie ustawiona,
• usunięte z chmury - opcja domyślnie odznaczona,
• powielą się, czyli utworzy się kopia w chmurze (po zaksięgowaniu wydatku powstanie jego kopia w systemie) - opcja domyślnie ustawiona.