Program do odczytywania faktur w chmurze - automatyczny OCR

Dzięki integracji z OCR użytkownicy sytemu wfirma.pl mogą znacznie skrócić proces księgowania wydatków. Program do odczytywania faktur w chmurze automatycznie uzupełnia dane na podstawie załączonego dokumentu, przez co księgowanie staje się o wiele prostsze i szybsze.

Czym jest program do odczytywania faktur w chmurze?

Program do odczytywania faktur w chmurze (ang. OCR, Optical Character Recognition) to narzędzie, które umożliwia odczytanie danych zawartych na zeskanowanej fakturze zakupu. Cały proces odbywa się w prosty sposób:

1. skanujemy dokument bądź robimy jego zdjęcie,
2. wgrywamy go do systemu,
3. system go rozczytuje,
4. sprawdzamy wprowadzone przez niego dane,
5. zapisujemy.

Szybki i przejrzysty sposób wprowadzania faktur zakupu pozwoli przedsiębiorcy m.in. na zaoszczędzenie czasu, zwiększenie jej komfortu czy na archiwizowanie dokumentów w jednym miejscu. Do tego wygodny tryb pełnoekranowy księgowanego wydatku pozwala łatwiej porównywać zczytane dane przez OCR z podglądem załączonej faktury.

Jak włączyć OCR?

Program do odczytywania faktur w chmurze stanowi integralną część pakietu “Księgowość online”. Użytkownik może skorzystać z dwóch dostępnych rodzajów OCR:

1. Automatycznego OCR,
2. Podstawowego OCR.

Korzystanie z automatycznego OCR może odbywać się poprzez:

• dodawanie dokumentów do odczytu do folderu znajdującego się w zakładce START » STRONA GŁÓWNA
• dodawanie dokumentów do odczytu na dysk Dropbox - funkcja ta wymaga podpięcia do systemu dysku Dropbox.

Drugi rodzaj OCR nie wymaga dodatkowych czynności poza ręcznym wgrywaniem pliku z dokumentem.

Automatyczny OCR

Dzięki automatycznemu OCR system w tle odczytuje samodzielnie faktury kosztowe tworząc wersje robocze wydatków. Jest to oszczędność czasu w porównaniu do opcji podstawowego odczytywania dokumentów przez OCR ponieważ użytkownik może w tym samym czasie wystawiać faktury.

Dodawanie dokumentów bezpośrednio do systemu

W prosty sposób można dodać wiele dokumentów do odczytu bez posiadania dodatkowych integracji systemu z zewnętrznymi dyskami. W tym celu należy dodać na stronie startowej dodatkowy moduł do którego użytkownik może dodawać dokumenty do odczytu w tle. Aby tego dokonać należy przejść do zakładki START » STRONA GŁÓWNA i w górnym prawym rogu wejść w USTAWIENIA i zaznaczyć opcję KSIĘGUJ WYDATEK.

Możliwe jest również bezpośrednie wprowadzenie danych do odczytu, wybierając opcję DODAJ WYDATEK Z OCR.

Aby wgrać pliki do odczytu wystarczy przeciągnąć je do powyższego modułu, a OCR automatycznie pobierze je z tego miejsca i utworzy wersje robocze wydatków.

Jeżeli zostanie przeniesionych do modułu wiele plików, system będzie dodawał je kolejno na listę dokumentów do przetworzenia przez OCR. Proces ten widoczny jest w module w liczniku postępu dodawania plików.

Po dodaniu plików będą widoczne na liście dokumentów oczekujących na odczyt. Po kliknięciu w opcję Kolejka przetwarzania otworzy się okno w którym można zweryfikować wgrane pliki i po zaznaczeniu ich na liście usunąć nieprzetworzony jeszcze plik.

Po kliknięciu na numer faktury, użytkownik przekierowywany jest to okna księgowania wersji roboczej wydatku. 

W przypadku gdy dokument do zaksięgowania został przesłany omyłkowo, można go usunąć, klikając na ikonę kosza.

Czas przetworzenia wgranych plików i utworzenie na ich podstawie wersji roboczych wydatków uzależniony jest od ilości wgranych plików i może trwać o kilku sekund do kilku minut.

Jak zintegrować dysk Dropbox?

Aby móc skorzystać z automatycznego odczytywania faktur w pierwszej kolejności należy podpiąć do systemu dysk Dropbox. W tym celu należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » INTEGRACJE » DYSK W CHMURZE » DODAJ FOLDER W CHMURZE » DODAJ FOLDER W DROPBOX i w oknie dodawania folderu w chmurze w podzakładce PODSTAWOWE wprowadzić nazwę folderu w Dropbox z którego pobierane będą dokumenty a następnie zaznaczyć opcję OBSŁUGA AUTOMATYCZNEGO OCR’a.

 Po zintegrowaniu folderu na Dropbox będzie on widoczny na liście z oznaczeniem dla potrzeb OCR.

Automatyczne księgowanie wydatków

Po zalogowaniu na konto Dropbox należy dodawać faktury kosztowe do folderu DO ODCZYTU skąd automat będzie importował dokumenty do systemu wfirma.pl i tworzył na ich podstawie wersje robocze wydatków.

Wersje robocze wydatków utworzone przez automatyczny OCR widoczne są w zakładce: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE.

W celu zaksięgowania wersji roboczej wydatku należy zaznaczyć ją na liście i z górnego menu wybrać opcję Księguj wersję roboczą.

Po zaksięgowaniu faktury będzie ona widoczna w zakładce: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » ZAKSIĘGOWANE oraz zostanie ujęta w rejestrze VAT zakupów oraz w odpowiedniej kolumnie KPiR.

Podstawowy OCR

Program do odczytywania faktur w chmurze stosowany w systemie pozwala na księgowanie:

• pojedynczych wydatków (rozwiązanie przydatne dla przedsiębiorców księgujących niewielkie ilości dokumentów na bieżąco),

• masowe plików zawierających wiele faktur (rozwiązanie zalecane dla przedsiębiorców ewidencjonujących duże ilości dokumentów).

Bezpośrednie księgowanie pojedynczych wydatków na podstawie pliku

Aby rozczytać fakturę, którą posiadamy w formacie PDF, PNG lub JPG należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE i skorzystać z opcji DODAJ » NA PODSTAWIE PLIKU ^Nowość.

W oknie które się pojawi wgrywamy plik do systemu poprzez funkcję ZAŁĄCZ PLIK lub UPUŚĆ PLIK:

W sytuacji gdy przetwarzany plik PDF zawiera wiele stron, należy określić sposób w jaki ma zostać zinterpretowany:

• każda strona to osobna faktura zakupu,

• w pliku znajduje się jedna faktura zakupu (system traktuje załączony plik, który zawiera kilka stron jako jedną fakturę),

• indywidualny podział na osobne faktury zakupu (ręcznie zmieniamy kolejność w jakiej księgowane będą faktury oraz sami ustalamy podział stron co pozwoli na rozdzielenie faktur kilkustronicowych).

Następnie system rozpocznie zczytywanie danych z załączonej faktury. Gdy zakończy, w systemie otworzy się okno DODAWANIE NOWEGO WYDATKU w trybie pełnoekranowym. Zostanie ono podzielone na dwie części:

• w jednej części pojawią się standardowe pola, które uzupełnia się przy księgowaniu wydatku, z tą różnicą że zostaną one uzupełnione automatycznie przez program do odczytywania faktur w chmurze. Przy czym samodzielnie należy uzupełnić m.in. takie dane jak: termin płatności, data odbioru faktury, metoda płatności czy fakt, że faktura została opłacona,

• w drugiej części znajdować się będzie wgrany obraz - podgląd faktury. Na jej podstawie można porównać zaciągnięte dane przez OCR i dokonać ich ewentualnej modyfikacji (okno faktury w sytuacji gdy jest w formacie PDF można powiększać/zmniejszać wedle uznania poprzez ikonę “+” i “-”).

Masowe księgowanie wydatków dodanych w CRM

Odczytywanie faktur z katalogu dokumentów

W systemie umożliwione zostało zczytanie faktur zakupu bezpośrednio z poziomu CRM » DOKUMENTY. Czyli na podstawie dokumentów wgrywanych bezpośrednio w systemie. Wówczas w celu wczytania wgranego pliku z wyżej przedstawionego poziomu należy, zaznaczyć plik (bądź kilka plików w przypadku masowego księgowania wydatków) i skorzystać z opcji DODAJ DOKUMENT » DODAJ WYDATEK (faktura VAT)/DODAJ WYDATEK (faktura bez VAT).'

W przypadku gdy załączony plik zawiera kilka stron system poprosi o określenie sposobu ich interpretowania:

• każda strona to osobna faktura zakupu,
• w pliku znajduje się jedna faktura zakupu (system traktuje załączony plik, który zawiera kilka stron jako jedną fakturę),
• indywidualny podział na osobne faktury zakupu (ręcznie zmieniamy kolejność w jakiej księgowane będą faktury oraz sami ustalamy podział stron co pozwoli na rozdzielenie faktur kilkustronicowych).

Po określeniu stron załączonego pliku pojawi się okno DODAWANIE NOWEGO WYDATKU w trybie pełnoekranowym, w którym:

• w pierwszej części - uzupełnią się automatycznie dane odczytane z załączonej faktury. Przy czym dane takie jak m.in. metoda płatności, czy faktura została zapłacona oraz w jakiej dacie - należy uzupełnić samodzielnie,
• w drugiej części - załączy się wgrana faktura. Na jej podstawie można porównać spisane przez OCR dane i dokonać ich ewentualnej modyfikacji (w przypadku pliku wgranego w formacie PDF możliwe jest za pomocą "+" jego powiększanie). 

Przy czym w przypadku księgowania większej ilości faktur w prawym górnym rogu pojawi się dodatkowo informacja ile dokumentów zostało do zaksięgowania.

Po kliknięciu ZAPISZ, księgowany wydatek zostanie ujęty w ewidencjach księgowych. Następnie zostanie wczytana kolejna faktura z pliku (aż do momentu gdy wszystkie faktury z pliku zostaną zaksięgowane).

Odczytywanie faktur z dysku zewnętrznego

Zczytywanie faktur dostępne jest również z poziomu: CRM » DOKUMENTY » FOLDER DROPBOX/FOLDER W GOOGLE DRIVE. Dokonywane jest ono na podstawie dokumentów wgrywanych na dyskach zewnętrznych zintegrowanymi z systemem. Aktualnie system obsługuje dwa dyski zewnętrzne: Dropbox oraz Google Drive.

Wówczas aby z dysków zewnętrznych zaczytać wprowadzone faktury zakupu należy zaznaczyć plik w nim się znajdujący (bądź kilka plików w przypadku masowego księgowania wydatków) i skorzystać z opcji DODAJ DOKUMENT » DODAJ WYDATEK (faktura VAT)/DODAJ WYDATEK (faktura bez VAT).

Jeśli wgrany plik w formacie PDF zawiera kilka stron niezbędne będzie określenie sposobu ich interpretowania:

• każda strona to osobna faktura zakupu,
• w pliku znajduje się jedna faktura zakupu (system traktuje załączony plik, który zawiera kilka stron jako jedną fakturę),
• indywidualny podział na osobne faktury zakupu (ręcznie zmieniamy kolejność w jakiej księgowane będą faktury oraz sami ustalamy podział stron co pozwoli na rozdzielenie faktur kilkustronicowych).

Następnie otworzy się okno DODAWANIE NOWEGO WYDATKU, w którym:

• w pierwszej części - w polach dotyczących informacji księgowanego wydatku system zaciągnie automatycznie dane z rozczytanej faktury (system nie uzupełni samodzielnie danych takich jak np. metoda płatności, czy faktura została zapłacona oraz w jakiej dacie została opłacona)
• w drugiej części - załączy się załączony dokument zakupu, dzięki czemu można porównać dane odczytane przez OCR w części pierwszej z widokiem faktury. W sytuacji gdy wyjdą rozbieżności można dokonać modyfikacji danych (w sytuacji gdy wgrany jest plik w formacie PDF możliwe jest za pomocą "+" jego powiększanie). 

Po kliknięciu ZAPISZ, księgowany wydatek zostanie ujęty w ewidencjach księgowych. Następnie zostanie wczytana kolejna faktura z pliku (aż do momentu gdy wszystkie faktury z pliku zostaną zaksięgowane). Przy czym gdy wyjdziemy z dodawania wydatku na podstawie pliku zawierającego kilka faktur, system przy ponownym skorzystaniu z tej funkcji wymusi wybranie kolejnego pliku. Nie będzie kontynuował wprowadzania wydatków na podstawie wcześniej wgranego pliku.