Faktura VAT - jak wystawić?

Wystawianie faktury VAT

W celu wystawienia faktury sprzedaży, należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » WYSTAW FAKTURĘ. W wyświetlonym oknie należy uzupełnić wszystkie wymagane pola.

Faktura vat - jak wystawić?

W pierwszym kroku należy wybrać nabywcę:

  • przeglądając katalog (opcja SZUKAJ W KATALOGU) - jeżeli wcześniej dane kontrahenta zostały do niego wprowadzone (więcej na ten temat w punkcie: Dodawanie nowego kontrahenta),

Faktura VAT - wybór kontrahenta

Faktura VAT - wFirma.pl

  • dodając nowego nabywcę - należy uzupełnić wszystkie dane, a program automatycznie doda nabywcę do Katalogu kontrahentów.

Faktura VAT dodawanie kontrahenta

Domyślnie w polu KRAJ ustawiono Polskę, jednak z rozwijanej listy można wybrać również inne kraje.

Dopisanie kontrahenta do katalogu jest opcjonalne, można z niego zrezygnować odznaczając kratkę ZAPISZ ZMIANY DO KATALOGU KONTRAHENTÓW.

Faktura VAT dane kontrahenta

Następnie należy uzupełnić podstawowe informacje dotyczące faktury:

  • metoda płatności - do wyboru pozostaje: przelew, gotówka, kompensata, za pobraniem oraz karta płatnicza,
  • seria - automatycznie ustawiona jest domyślna. Jej wzorzec można zobaczyć w zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » SERIE NUMERACJI. Istnieje również możliwość dodania nowej serii (więcej w tym temacie w artykule: Wybór serii dokumentów),
  • zapłacono - w sytuacji, gdy wraz z wystawieniem faktury kontrahent dokonuje zapłaty należności, można tę informację wprowadzić bezpośrednio w polu ZAPŁACONO (więcej na ten temat w artykule: Wprowadzanie informacji o otrzymanej płatności),
  • data wystawienia - po jej wprowadzeniu system automatycznie uzupełni datę sprzedaży oraz termin płatności. Powyższe daty można również modyfikować ręcznie.

Faktura VAT w walucie i języku obcym

W zakładce ZAAWANSOWANE dostępny jest szereg dodatkowych opcji, m.in.:

  • waluta - fakturę można wystawić w jednej z dostępnych w systemie walut obcych,
  • język - dostępne są następujące języki: angielski, francuski, hiszpański, niemiecki, norweski, włoski; po wybraniu języka obcego zostanie wystawiona dwujęzyczna faktura (po polsku i w wybranym języku obcym).

Faktura VAT wybór języka i waluty

Ponadto do wyboru pozostają:

Faktura VAT wybór szablonu

  • faktura do paragonu (więcej na ten temat w artykule: Wystawianie faktury do paragonu),
  • faktura anulowana - zaznaczenie tej opcji możliwe jest jedynie w przypadku, gdy dokument nie trafił jeszcze do obiegu prawnego (więcej na ten temat w punkcie: Anulowanie wystawionej faktury),
  • automatyczna wysyłka na maila - w przypadku zaznaczenia tej opcji, faktura dla kontrahenta, którego adres mailowy został zapisany w systemie, zostanie wstawiona do kolejki wysyłki. Wysyłka obejmuje tylko te dokumenty, które nie zostały wysłane ręcznie.

Dodanie towaru lub usługi do faktury

Następnie pozostaje do uzupełnienia część dotycząca pozycji faktury. Należy wpisać ręcznie nazwę produktu lub usługi bądź wybrać je z katalogu produktów (więcej informacji o dodawaniu produktu lub usługi do katalogu w artykule: Dodawanie produktu oraz Magazyn). Po wyborze produktu/usługi wszystkie pola zostaną uzupełnione automatycznie.

Przy ręcznym wpisywaniu pozycji należy uzupełnić pola: PKWiU (wymóg konieczny w przypadku sprzedaży zwolnionej z VAT), jednostka miary, ilość, wybrać wyliczenie od ceny netto lub brutto (wyliczenie od brutto stosowane jest w przypadku sprzedaży na rzecz osób prywatnych). W tym miejscu istnieje również możliwość przyznania rabatu (procentowo) oraz ewentualnej zmiany stawki podatku VAT. Wartość netto lub brutto zostaną uzupełnione automatycznie.

Nową pozycję na fakturze można dodać klikając na przycisk DODAJ WIERSZ. Niepotrzebnie dodane wiersze można usunąć poprzez kliknięcie na znak “x”.

W przypadku wyboru ryczałtu jako formy opodatkowania należy dodatkowo przy danym wierszu wybrać stawkę zryczałtowanego podatku, odpowiednią dla sprzedawanego produktu lub usługi.

Faktura VAT ryczałtowiec

W zakładce OPIS można zamieścić opcjonalnie dodatkowe informacje widoczne na fakturze (limit do 512 znaków).

Faktura VAT - opis

Istnieje również możliwość zapisania stałego tekstu, który będzie się pojawiał na fakturach. W celu jego ustawienia należy przejść do zakładki USTAWIENIA » FAKTURY » DODATKOWY TEKST.

Zapamiętywanie wybranych opcji na fakturze

W prawym górnym rogu okna znajduje się opcja USTAWIENIA KONTA. Daje ona możliwość zdecydowania czy dla danego pola ma działać funkcja: zapamiętywanie wyboru.

Faktura VAT - ustawienia okna

Po wybraniu opcji Tryb edycji okna pojawi się komunikat Wybierz zachowanie pola w przyszłości, w którym znajdują się 3 możliwości do wyboru.

Faktura VAT - zachowanie pola w przyszłości

W ostatnim kroku należy kliknąć na przycisk ZAPISZ. Faktura będzie widoczna na liście dokumentów w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ. Zapis trafi również do Rejestru sprzedaży VAT oraz do Księgi Przychodów i Rozchodów lub Ewidencji przychodów dla ryczałtu (w przypadku pakietu Księgowość online i Księgowość online + magazyn), znajdujących się w zakładce EWIDENCJE.

Szczegóły wystawionego dokumentu można sprawdzić przez kliknięcie na niego. Wówczas zostanie wyświetlone okno z wszystkimi danymi, w którym można również sprawdzić PODGLĄD WYDRUKU w zakładce o takiej samej nazwie.

W przypadku użytkowania pakietu z magazynem (Zarządzanie sprzedażą + magazyn  lub Księgowość online + magazyn) w szczegółach faktury w zakładce PODSTAWOWE INFORMACJE znajduje się informacja o zysku z danej transakcji sprzedaży towaru. System automatycznie porównuje cenę zakupu z kwotą sprzedaży i podaje zysk wartościowo oraz procentowo.

Faktura VAT - zysk ze sprzedaży

Link do automatycznego księgowania faktury

Dodatkowo w zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » WYSYŁKA WIADOMOŚCI  » WYSYŁKA WIADOMOŚCI E-MAIL można włączyć opcję DOŁĄCZ ODNOŚNIK DO FAKTURY.

Faktura VAT - odnośnik do faktury

Kontrahent, który również korzysta z serwisu wfirma.pl, po kliknięciu w ten link będzie miał możliwość automatycznego zaksięgowania otrzymanej faktury w swoich wydatkach. Więcej na ten temat w punkcie: Automatyczne księgowanie faktury.