Specyfikacje służą do zgrupowania wszystkich płatnych wydarzeń wynikających z dodatkowych usług świadczonych klientom, które następnie zostają zafakturowane zbiorczo. Przedsiębiorca na bieżąco w trakcie miesiąca wprowadza płatne wydarzenia (dokonując ich wyceny) i na koniec miesiąca wystawia zbiorczo specyfikację (z możliwością wysyłki do akceptacji klienta). Wówczas stanowią one podstawę do automatycznego wystawienia dokumentów sprzedaży.
Jak włączyć możliwość dodawania specyfikacji?
Aby wystawiać specyfikacje na podstawie wydarzeń płatnych należy włączyć funkcję w systemie w zakładce: USTAWIENIA » FAKTURY » METODY FAKTUROWANIA, zaznaczyć opcję FAKTUROWANIE NA PODSTAWIE WYDARZEŃ PŁATNYCH i zatwierdzić zmianę przyciskiem ZAPISZ.
Jak dodać wydarzenia płatne?
W pierwszej kolejności należy wprowadzić wydarzenie płatne przez zakładkę CRM » WYDARZENIA » DODAJ WPIS. Wówczas wyświetli się okno dodawania wydarzenia, w którym należy zaznaczyć opcję ODPŁATNE oraz uzupełnić:
- datę wydarzenia,
- czas wykonania (w minutach),
- wartość netto,
- stawę VAT,
- rodzaj sprzedaży JPK V7 - gdy wymaga tego dokonywana transakcja,
- GTU - gdy przedmiot sprzedaży został objęty obowiązkowym oznaczeniem,
- kontrahenta,
- usługę wybierając ją z katalogu produktów przez zakładkę KATALOG lub typ wydarzenia i opis wydarzenia za pomocą zakładki WŁASNY OPIS, który zostanie zawarty w specyfikacji,
- typ wydarzenia,
- opis wydarzenia, który zostanie zawarty w specyfikacji.
Po wybraniu opcji KATALOG, istnieje możliwość wyboru usługi z dostępnych pozycji w zakładce PRZYCHODY » PRODUKTY lub w przypadku posiadania dodatku Magazyn, z poziomu zakładki MAGAZYN » PRODUKTY.
Wystawianie specyfikacji
Wystawienie specyfikacji jest możliwe z zakładki CRM » WYDARZENIA przez zaznaczenie wydarzenia płatnego i wybranie opcji WYSTAW SPECYFIKACJĘ. Wówczas wyświetli się okno definiowania daty wystawienia oraz daty ważności specyfikacji.
Dokument specyfikacji zostanie automatycznie wystawiony na podstawie wprowadzonych wcześniej danych w wydarzeniu.
Specyfikację można również wystawić przez zakładkę PRZYCHODY » PRO FORMY » WYSTAW » SPECYFIKACJĘ. Dane do specyfikacji zostają zaczytane na podstawie powiązania kontrahenta z wydarzeniami płatnymi dodanymi w zakładce CRM » WYDARZENIA.
Masowe wystawianie specyfikacji
Możliwe jest również masowe wystawianie specyfikacji do wprowadzonych wydarzeń w zakładce CRM. W tym celu należy przejść do zakładki CRM » WYDARZENIA, zaznaczyć kilka lub wszystkie wydarzenia na liście i wybrać opcję WYSTAW SPECYFIKACJĘ. Dla każdego kontrahenta zdefiniowanego w wydarzeniach zostanie wystawiona jedna specyfikacja (wydarzenia dla tego samego kontrahenta zostaną umieszczone na jednej specyfikacji).
Wydarzenia z różnymi GTU w ramach jednej specyfikacji
Jeżeli na jednej specyfikacji znajdują się wydarzenia oznaczone różnymi kodami GTU przedsiębiorca może wystawić jedną specyfikację dla wszystkich wydarzeń. Aby było to możliwe w zakładce: USTAWIENIA » FAKTURY » METODY FAKTUROWANIA należy odznaczyć opcję ŁĄCZENIE POZYCJI NA FAKTURZE.
Jeżeli opcja ta będzie zaznaczona w ustawieniach, przy próbie wystawienia jednej specyfikacji do kilku wydarzeń o różnym GTU system wyświetli komunikat informacyjny.
W sytuacji gdy opcja łączenia pozycji na fakturze zostanie wyłączona, przedsiębiorca może wystawić jedną specyfikację do kilku wydarzeń z różnymi kodami GTU.
Specyfikacja a akceptacja przez klienta
W systemie istnieje możliwość wysyłki specyfikacji do akceptacji przez klienta. Aby to zrobić należy przejść do zakładki PRZYCHODY » PRO FORMY, następnie należy zaznaczyć dokument do wysyłki i kliknąć na opcję WYŚLIJ » WYŚLIJ E-MAIL.
Kontrahent otrzyma wiadomość wraz z załącznikiem. W treści e-mail będzie widoczny przycisk AKCEPTUJ SPECYFIKACJĘ. Kliknięcie na przycisk spowoduje zatwierdzenie specyfikacji.
Zaakceptowana specyfikacja zostanie oznaczona w systemie dodatkowym zielonym symbolem.
Anulowanie specyfikacji
Specyfikacje wystawione w systemie, które jednocześnie nie zostały jeszcze zafakturowane można anulować. Aby to zrobić należy w zakładce PRZYCHODY » PRO FORMY kliknąć na numer dokumentu i w oknie które się pojawi wybrać opcję MODYFIKUJ » ANULUJ SPECYFIKACJĘ.
Jakie dokumenty można wystawić na podstawie specyfikacji?
W systemie do specyfikacji istnieje możliwość wystawiania następujących dokumentów:
- faktura VAT,
- faktura zaliczkową,
- faktura końcową,
- dowód sprzedaży,
- paragon fiskalny,
- oferta,
- proforma.
Aby wygenerować fakturę VAT na podstawie specyfikacji należy przejść do zakładki PRZYCHODY » PRO FORMY zaznaczyć dokument w tabeli i wybrać opcję WYSTAW » FAKTURĘ VAT.
Faktura generowana na podstawie wydarzeń płatnych z różnymi stawkami VAT będzie posiadała zbiorcze wpisy pogrupowane według zaznaczonych stawek.
Masowe wystawianie faktury do specyfikacji
W systemie możliwe jest również masowe wystawienie faktur do wygenerowanych wcześniej specyfikacji. W celu ich wystawienia należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » PRO FORMY, zaznaczyć kilka lub wszystkie specyfikacje i wybrać opcję WYSTAW » FAKTURĘ VAT. W kolejnym kroku wyświetli się okno, w którym należy zdefiniować datę sprzedaży oraz wystawienia faktury.
W sytuacji gdy w zakładce: USTAWIENIA » FAKTURY » METODY FAKTUROWANIA została zaznaczona opcja ŁĄCZENIE POZYCJI NA FAKTURZE na wystawionej fakturze będzie widoczna tylko jedna pozycja sprzedaży dla danej stawki VAT o nazwie USŁUGI WEDŁUG SPECYFIKACJI.
