Specyfikacja czyli fakturowanie wydarzeń płatnych

Specyfikacje służą do zgrupowania wszystkich płatnych wydarzeń wynikających z dodatkowych usług świadczonych klientom, które następnie zostają zafakturowane zbiorczo. Przedsiębiorca na bieżąco w trakcie miesiąca wprowadza płatne wydarzenia (dokonując ich wyceny) i na koniec miesiąca wystawia zbiorczo specyfikację (z możliwością wysyłki do akceptacji klienta). Wówczas stanowią one podstawę do automatycznego wystawienia dokumentów sprzedaży.

Od 1 października 2020 roku czynni podatnicy VAT mają obowiązek stosowania przy fakturach sprzedaży oznakowania GTU, czyli kodów dla wybranych grup towarów i usług. Aby wystawione na podstawie specyfikacji faktury posiadały odpowiednie GTU należy włączyć je w pierwszej kolejności w zakładce: USTAWIENIA » PODATKI » RODZAJ TRANSAKCJI W JPK V7 » GTU.

Jak włączyć możliwość dodawania specyfikacji?

Aby wystawiać specyfikacje na podstawie wydarzeń płatnych należy włączyć funkcję w systemie w zakładce: USTAWIENIA » FAKTURY » METODY FAKTUROWANIA, zaznaczyć opcję FAKTUROWANIE NA PODSTAWIE WYDARZEŃ PŁATNYCH i zatwierdzić zmianę przyciskiem ZAPISZ.

Specyfikacja - włączanie funkcji

Jak dodać wydarzenia płatne?

W pierwszej kolejności należy wprowadzić wydarzenie płatne przez zakładkę CRM » WYDARZENIA » DODAJ WPIS. Wówczas wyświetli się okno dodawania wydarzenia, w którym należy zaznaczyć opcję ODPŁATNE oraz uzupełnić:

  • datę wydarzenia,
  • czas wykonania (w minutach),
  • wartość netto,
  • stawę VAT,
  • rodzaj sprzedaży JPK V7 - gdy wymaga tego dokonywana transakcja,
  • GTU - gdy przedmiot sprzedaży został objęty obowiązkowym oznaczeniem,
  • kontrahenta,
  • typ wydarzenia,
  • opis wydarzenia, który zostanie zawarty w specyfikacji.

Specyfikacja - dodawanie wydarzeń

Wystawianie specyfikacji

Wystawienie specyfikacji jest możliwe z zakładki CRM » WYDARZENIA przez zaznaczenie wydarzenia płatnego i wybranie opcji WYSTAW SPECYFIKACJĘ. Wówczas wyświetli się okno definiowania daty wystawienia oraz daty ważności specyfikacji.

Specyfikacja - wystawianie specyfikacji

Dokument specyfikacji zostanie automatycznie wystawiony na podstawie wprowadzonych wcześniej danych w wydarzeniu.

Specyfikację można również wystawić przez zakładkę PRZYCHODY » PRO FORMY » WYSTAW » SPECYFIKACJĘ. Dane do specyfikacji zostają zaczytane na podstawie powiązania kontrahenta z wydarzeniami płatnymi dodanymi w zakładce CRM » WYDARZENIA.

Specyfikacja - wystawianie specyfikacji w zakładce Przychody

Specyfikacje nie stanowią dokumentów księgowych, przez co nie są księgowane w rejestrach VAT, KPiR lub w Ewidencji Przychodów (ryczałt). Specyfikacje nie wpływają również na stany magazynowe produktów.

Masowe wystawianie specyfikacji

Możliwe jest również masowe wystawianie specyfikacji do wprowadzonych wydarzeń w zakładce CRM. W tym celu należy przejść do zakładki CRM » WYDARZENIA, zaznaczyć kilka lub wszystkie wydarzenia na liście i wybrać opcję WYSTAW SPECYFIKACJĘ. Dla każdego kontrahenta zdefiniowanego w wydarzeniach zostanie wystawiona jedna specyfikacja (wydarzenia dla tego samego kontrahenta zostaną umieszczone na jednej specyfikacji).

Specyfikacja - jak wystawić masowo?

Wydarzenia z różnymi GTU w ramach jednej specyfikacji

Jeżeli na jednej specyfikacji znajdują się wydarzenia oznaczone różnymi kodami GTU przedsiębiorca może wystawić jedną specyfikację dla wszystkich wydarzeń. Aby było to możliwe w zakładce: USTAWIENIA » FAKTURY » METODY FAKTUROWANIA należy odznaczyć opcję ŁĄCZENIE POZYCJI NA FAKTURZE.

Specyfikacja - łączenie pozycji

Jeżeli opcja ta będzie zaznaczona w ustawieniach, przy próbie wystawienia jednej specyfikacji do kilku wydarzeń o różnym GTU system wyświetli komunikat informacyjny.

Specyfikacja - masowe specyfikacje

W sytuacji gdy opcja łączenia pozycji na fakturze zostanie wyłączona, przedsiębiorca może wystawić jedną specyfikację do kilku wydarzeń z różnymi kodami GTU.

Opcja łączenia pozycji na fakturze jest w systemie domyślnie wyłączona w ustawieniach.

Specyfikacja a akceptacja przez klienta

W systemie istnieje możliwość wysyłki specyfikacji do akceptacji przez klienta. Aby to zrobić należy przejść do zakładki PRZYCHODY » PRO FORMY, następnie należy zaznaczyć dokument do wysyłki i kliknąć na opcję WYŚLIJ » WYŚLIJ E-MAIL.

Kontrahent otrzyma wiadomość wraz z załącznikiem. W treści e-mail będzie widoczny przycisk AKCEPTUJ SPECYFIKACJĘ. Kliknięcie na przycisk spowoduje zatwierdzenie specyfikacji.
Specyfikacja - wysyłka do akceptacji

Zaakceptowana specyfikacja zostanie oznaczona w systemie dodatkowym zielonym symbolem.

Specyfikacja - jak zatwierdzić?

Anulowanie specyfikacji

Specyfikacje wystawione w systemie, które jednocześnie nie zostały jeszcze zafakturowane można anulować. Aby to zrobić należy w zakładce PRZYCHODY » PRO FORMY kliknąć na numer dokumentu i w oknie które się pojawi wybrać opcję MODYFIKUJ » ANULUJ SPECYFIKACJĘ.

Specyfikacja - jak anulować?

Jakie dokumenty można wystawić na podstawie specyfikacji?

W systemie do specyfikacji istnieje możliwość wystawiania następujących dokumentów:

  • faktura VAT,
  • faktura zaliczkową,
  • faktura końcową,
  • dowód sprzedaży,
  • paragon fiskalny,
  • oferta, 
  • proforma.

Aby wygenerować fakturę VAT na podstawie specyfikacji należy przejść do zakładki PRZYCHODY » PRO FORMY zaznaczyć dokument w tabeli i wybrać opcję WYSTAW » FAKTURĘ VAT.
Specyfikacja - jak wystawić na jej podstawie fakturę?

Faktura generowana na podstawie wydarzeń płatnych z różnymi stawkami VAT będzie posiadała zbiorcze wpisy pogrupowane według zaznaczonych stawek.

Masowe wystawianie faktury do specyfikacji

W systemie możliwe jest również masowe wystawienie faktur do wygenerowanych wcześniej specyfikacji. W celu ich wystawienia należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » PRO FORMY, zaznaczyć kilka lub wszystkie specyfikacje i wybrać opcję WYSTAW » FAKTURĘ VAT. W kolejnym kroku wyświetli się okno, w którym należy zdefiniować datę sprzedaży oraz wystawienia faktury.

Specyfikacja - masowe wystawianie faktury do specyfikacji

Opcja masowego wystawiania faktury dostępna jest wyłącznie w przypadku gdy specyfikacje dotyczą wydarzeń objętych tym samym kodem GTU lub gdy żadna z pozycji specyfikacji nie posiada kodu GTU.

W sytuacji gdy w zakładce: USTAWIENIA » FAKTURY » METODY FAKTUROWANIA została zaznaczona opcja ŁĄCZENIE POZYCJI NA FAKTURZE na wystawionej fakturze będzie widoczna tylko jedna pozycja sprzedaży dla danej stawki VAT o nazwie USŁUGI WEDŁUG SPECYFIKACJI.

Specyfikacja a faktura VAT