W systemie wFirma.pl integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) działa w kontekście konkretnego użytkownika. Oznacza to, że uprawnienia nadane właścicielowi konta nie przechodzą automatycznie na pracowników. Aby pracownik mógł wystawiać lub odbierać faktury ustrukturyzowane, konieczna jest konfiguracja zarówno po stronie administratora, jak i samego pracownika. Poniżej omawiamy jak dodać pracownika do obsługi KSeF w systemie wFirma.pl.
Czynności po stronie Administratora (Właściciela)
Pierwszym etapem jest nadanie pracownikowi odpowiednich uprawnień zewnętrznych, w aplikacji podatnika KSeF oraz systemowych.
Uprawnienia w KSeF
W celu nadania uprawnień pracownikowi, właściciel firmy musi zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF - https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/login. Po poprawnym zalogowaniu należy przejść do zakładki UPRAWNIENIA » NADAJ UPRAWNIENIE.
Następnie uzupełniamy następująco sekcje w formularzu:
- W sekcji “Rodzaj uprawnień” w polu “Rodzaj uprawnienia” wybieramy OSOBIE FIZYCZNEJ DO PRACY W KSEF,
- W polu RODZAJ PODMIOTU UPRAWNIONEGO - Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL.
- W polu Identyfikator - NIP lub PESEL (zgodnie z ustaleniami),
- W polu Imię i Nazwisko - uzupełniamy dane pracownika
- W części “Zakres uprawnień” można wybrać jakie funkcje w zakresie KSeF ma otrzymać wskazana osoba. Na przykład uprawnienie do przeglądania faktur pozwala na import zarówno faktur sprzedaży jak i zakupu.
Następnie aby zatwierdzić uprawnienia korzystamy z akcji NADAJ UPRAWNIENIA. Wówczas dany pracownik będzie mógł utworzyć własny certyfikat uwierzytelniający do integracji z KSeF z systemu wFirma.
Uprawnienia w systemie wFirma
Administrator (Właściciel konta) decyduje o tym, czy dany pracownik w ogóle zobaczy zakładkę dotyczącą KSeF. Aby nadać odpowiednie uprawnienia:
- Przejdź do zakładki USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY.
- Zaznacz wybraną osobę na liście i kliknij UPRAWNIENIA.
- W drzewie uprawnień odszukaj i zaznacz ścieżkę: USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY (KSEF).
- Dodatkowo upewnij się, że pracownik ma zaznaczone uprawnienia do wystawiania faktur w sekcji PRZYCHODY » FAKTURY.
Czynności po stronie Pracownika
Po nadaniu uprawnień przez administratora, pracownik musi samodzielnie dokonać autoryzacji na swoim koncie.
- Zaloguj się na swoje konto w systemie wFirma.pl.
- W menu przejdź do PRZYCHODY » KSEF.
- Kliknij przycisk KONFIGURACJA INTEGRACJI.
- Przeprowadź autoryzację, wybierając opcję:
- Nie mam certyfikatu/tokenu - wygeneruj z wFirma – system wygeneruje plik metadanych, który po podpisaniu (Profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym) pozwoli na automatyczne utworzenie certyfikatów.
- Mam certyfikat – dla osób posiadających certyfikaty wygenerowane bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF.
Webinar - instrukcja tworzenia certyfikatu
Dla przypadku generowania certyfikatu do integracji z KSeF wprost z systemu wFirma, przygotowaliśmy instrukcję wideo:
Poziomy uprawnień KSeF pracownika w praktyce
W zależności od nadanych dostępów oraz przeprowadzonej autoryzacji, pracownik może pełnić różne role:
- Pełna obsługa KSeF: Pracownik z nadanymi uprawnieniami systemowymi oraz wykonaną autoryzacją (własnym certyfikatem) może samodzielnie wystawiać i wysyłać e-Faktury bezpośrednio do systemu rządowego (jeśli nadano mu uprawnienie do wystawiania faktur w KSeF).
- Przygotowywanie dokumentów (Wersje robocze): Pracownik, który posiada uprawnienia do wystawiania faktur, ale nie przeprowadził autoryzacji z KSeF lub też nie uzyskał uprawnień do wysyłki faktur do KSeF, może zapisywać dokumenty jako WERSJE ROBOCZE. Nie zostaną one wysłane do KSeF, dopóki administrator lub uprawniony pracownik ich nie zatwierdzi i nie wyśle.
- Brak dostępu: Bez zaznaczenia odpowiedniej opcji w drzewie uprawnień w ustawieniach systemu do wystawiania faktur, pracownik nie będzie mógł w ogóle wystawiać lub modyfikować faktur sprzedaży.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy wgrany przeze mnie certyfikat zadziała na koncie pracownika?
Nie. Integracja z KSeF jest przypisana do konkretnego użytkownika (loginu). Każdy pracownik musi przejść proces autoryzacji osobno na swoim koncie.
Co się stanie, jeśli pracownik nie przejdzie autoryzacji?
Pracownik nie będzie mógł bezpośrednio wysyłać dokumentów do KSeF ani ich stamtąd pobierać, nawet jeśli posiada uprawnienia do zakładki Przychody.
