W systemie wFirma.pl możesz w prosty sposób wykonać wydruk faktur. Funkcja ta pozwala na generowanie dokumentów do pliku PDF, co umożliwia ich archiwizację, wysyłkę drogą mailową lub wydruk fizyczny. System automatycznie dostosowuje również wygląd dokumentów wysłanych do KSeF, umieszczając na nich wymagane kody QR.
Jak wydrukować fakturę? – instrukcja krok po kroku
W zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ możliwe jest drukowanie wystawionej faktury: w tym celu należy zaznaczyć daną fakturą oraz wybrać opcję DRUKUJ » DRUKUJ.
Wówczas pojawi się okno Ustawienia drukowania z szeregiem opcji, które pozwalają na to, by:
- dołączyć adres nabywcy na odwrocie faktury (umieszczany jest on w takim miejscu, by po złożeniu faktury do rozmiaru DL adres był na wysokości okienka w kopercie),
- dołączyć druczek przelewu (generowany tylko dla faktur z metodą płatności „przelew” w PLN),
- dołączyć dokumenty kasowe - w przypadku gdy istnieją powiązane dokumenty kasowe KP/KW zostaną one dołączone do wydruku,
- dołączyć dokumenty magazynowe - jeśli posiadany jest dodatek MAGAZYN,
- wydrukować duplikat - na wydruku pojawi się oznaczenie „DUPLIKAT” (opcja niestosowana dla faktur wysłanych do KSeF).
- dołączyć specyfikacje - jeśli na jej podstawie była wystawiana faktura.
W wygenerowanym oknie należy zaznaczyć tylko te opcje, które są potrzebne. Po kliknięciu na przycisk DALEJ zostanie wygenerowana faktura sprzedaży w dwóch egzemplarzach (lub jednym jeżeli w polu STRONA zostanie wybrany oryginał, kopia lub wszystkie), w formacie PDF.
Przed wydrukowaniem faktury można również sprawdzić podgląd wydruku. W tym celu w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ należy kliknąć na numer wystawionego dokumentu oraz przejść do zakładki PODGLĄD WYDRUKU.
Wydruk faktury wysłanej do KSeF – obsługa kodów QR
W przypadku dokumentów sprzedaży, które zostały przesłane do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), system wFirma.pl automatycznie dostosowuje formę wydruku faktury w taki sposób, aby spełniała ona aktualne wymogi prawne dotyczące wizualizacji e-faktur. Jednym z kluczowych elementów takiego wydruku są kody QR, które umieszczane są na ostatniej stronie dokumentu.
Kody QR pełnią funkcję informacyjną oraz weryfikacyjną – umożliwiają szybki dostęp do danych faktury zapisanych w KSeF oraz potwierdzenie jej autentyczności. Ich liczba oraz przeznaczenie zależą od trybu, w jakim faktura została wystawiona.
Faktura wystawiona w trybie Online
W przypadku faktur wystawianych w trybie online, czyli bezpośrednio z połączeniem z KSeF, na wydruku umieszczany jest jeden kod QR.
Kod ten umożliwia:
- szybki wgląd do faktury w systemie KSeF,
- weryfikację poprawności danych zawartych na dokumencie,
- potwierdzenie, że faktura została skutecznie przesłana i zarejestrowana w KSeF.
Po zeskanowaniu kodu QR nabywca zostaje przekierowany do odpowiedniego widoku na stronie ministerialnej.
W sytuacji gdy faktura została wysłana do KSEF, ale jeszcze nie została przetworzona nie jest możliwe wydrukowanie faktury. Wówczas w takiej sytuacji drukowane jest potwierdzenie transakcji. Aby możliwe było wydrukowanie potwierdzenia transakcji konieczne jest posiadanie wgranego w systemie certyfikatu typu 2 tj. do trybu Offline. Jeśli certyfikat offline nie jest dodany w systemie to system zamiast potwierdzenia transakcji wydrukuje fakturę ze znakiem wodnym "Wersja robocza".
Faktura wystawiona w trybie Offline
W sytuacji, gdy faktura została wystawiona w trybie offline (np. w przypadku chwilowego braku połączenia z KSeF), na wydruku pojawiają się dwa odrębne kody QR, z których każdy pełni inną funkcję. Aby kody się załączyły konieczne jest posiadanie wgranego w systemie certyfikatu typu 2 tj. do trybu Offline.
- Pierwszy kod QR – umożliwia wgląd do danych faktury po jej późniejszym przesłaniu do KSeF. Po zeskanowaniu kodu możliwa jest weryfikacja treści dokumentu już po jego rejestracji w systemie.
- Drugi kod QR – służy do weryfikacji wystawcy faktury. Pozwala sprawdzić:
- dane podmiotu/ osoby, wystawiającej fakturę,
- status oraz aktywność certyfikatu, którym dokument został podpisany.
W tym przypadku również generuje się potwierdzenie transakcji. Jeśli chcemy aby faktura wydrukowała się w trybie Offline należy przejść do zakładki USTAWIENIA » PRZYCHODY » KSeF I INEGRACJE » AKTYWNA INTEGRACJA. W oknie „integracja z KSeF” przejdź do zakładki ZAAWANSOWANE, gdzie zaznaczamy opcję "Zezwól na wybór typu dokumentu przy drukowaniu faktury offline bez numeru KSeF".
Wówczas po oznaczeniu tej opcji w trakcie drukowania faktury bądź wysyłki faktury na maila użytkownik ma wybór dokumentu, który chce przekazać nabywcy:
- Faktura w trybie offline - stosujemy gdy fakturze wystawionej w trybie offline nie został jeszcze nadany numer KSeF, a nabywcą jest firma nieposiadająca krajowego identyfikatora podatkowego NIP.
- Potwierdzenie transakcji - stosujemy gdy fakturze wystawionej w trybie offline nie został jeszcze nadany numer KSeF, a nabywcą jest podatnik krajowy posiadający identyfikator podatkowy NIP.
