Śmierć pracownika w czasie trwania umowy

Otrzymałem informację że jeden z moich pracowników zmarł. Czy śmierć pracownika w czasie trwania umowy wpływa na wyliczenie wynagrodzenia? Czy w takiej sytuacji coś muszę zaznaczyć w systemie?

 

Śmierć pracownika jest powodem wygaśnięcia stosunku pracy. W takiej sytuacji  pracodawca ma obowiązek wypłaty rodzinie należności, które przysługują pracownikowi do dnia śmierci oraz czasami także odprawy pośmiertnej.  Od wypłaconego rodzinie wynagrodzenia i ekwiwalentu nie potrąca się składek, ale odprowadza się zaliczkę na podatek. Zaś odprawa pośmiertna jest całkowicie zwolniona z PIT i ZUS. 

Śmierć pracownika - zakończenie umowy

Pierwszym krokiem w takiej sytuacji jest wprowadzenie zakończenia umowy o pracę w zakładce KADRY » UMOWY zaznaczyć daną umowę oraz wybrać opcję DODAJ » ZAKOŃCZ. W oknie dodawania zakończenia umowy o pracę należy wybrać podstawę rozwiązania umowy: z powodu śmierci pracownika.

Śmierć pracownika - zakończenie umowy

Wypłata wynagrodzenia po śmierci pracownika

 Po wprowadzeniu rozwiązania umowy pojawi się komunikat, który informuje o  konieczności modyfikacji listy płac z datą wypłaty, która ma miejsce po śmierci pracownika. Można to zrobić przechodząc do zakładki  KADRY » LISTY PŁAC » MENU » ZBIORCZE » zaznaczając listę płac klikając MODYFIKUJ.

Śmierć pracownika - komunikat

Ważne!
Wszystkie składniki wynagrodzenia wypłacane po śmierci pracownika członkom jego rodziny nie stanowią przychodu ze stosunku pracy czyli są zwolnione ze składek ubezpieczeniowych ale odprowadza się od nich zaliczkę na podatek w wysokości 18%. 

 

Śmierć pracownika - lista płac

Śmierć pracownika - dokumenty

ZUS ZWUA

Na skutek wygaśnięcia stosunku pracy w wyniku śmierci pracownika ustaje obowiązek ubezpieczenia społecznego takiej osoby. W związku z tym pracodawca ma obowiązek wyrejestrować zmarłego pracownika z ubezpieczeń społecznych w terminie 7 dni od dnia ustania stosunku pracy. Deklaracje wyrejestrowującą można wygenerować START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE ZUS » DODAJ DEKLARACJĘ  » ZUS ZWUA jako Kod przyczyny wyrejestrowania wybierając: 500 - zgon osoby ubezpieczonej

Świadectwo pracy

W przypadku śmierci pracownika, pracodawca sporządza świadectwo pracy i przechowuje w akt osobowych. Należy pamiętać że z wnioskiem o wydanie świadectwa pracy może wystąpić do pracodawcy członek rodziny zmarłego pracownika lub inna osoba będąca spadkobiercą zmarłego pracownika. W celu wygenerowania świadectwa należy przejść do zakładki zakładki KADRY » PRACOWNICY, należy zaznaczyć pracownika oraz z opcji DRUKUJ wybrać Świadectwo pracy. Zalecane jest otwarcie trybu edycji w celu uzupełnienia danych w świadectwie pracy.

PIT 11

Gdy po zmarłym pracowniku nie ma osób uprawnionych do renty rodzinnej pracodawca powinien wystawić jedynie PIT-11 na osobę zmarłą uwzględniając kwoty wypłacone pracownikowi do dnia śmierci.

Jeśli istnieją osoby uprawnione do renty rodzinnej po zmarłym pracowniku, to pracodawca jako płatnik powinien wystawić informację PIT-11, :

  1. na zmarłego pracownika – w której wykazuje się wynagrodzenia wypłacone tej osobie za jej życia oraz

  2. na osoby uprawnione do renty rodzinnej po ww. pracowniku – która otrzymała wynagrodzenie po tym pracowniku już po jego śmierci.

W systemie można wygenerować PIT 11 za osobę zmarłą KADRY » DEKLARACJE » DODAJ DEKLARACJĘ » PIT 11. W PIT 11 zostaną uwzględnione tylko kwoty wynagrodzenia ze stosunku pracy otrzymane przez tę osobę do dnia śmierci.

 Uwaga!
Jeśli wynagrodzenie po śmierci pracownika wypłacono osobom uprawnionym wówczas informacje PIT-11  na te osoby należy sporządzić poza systemem. Nie są już to przychody ze stosunku pracy, lecz przychody z praw majątkowych, o których mowa w art. 18 ustawy o PIT.