KSeF w biurze rachunkowym – autoryzacja, uprawnienia i integracja

W systemie wFirma.pl biura rachunkowe mogą zarządzać dokumentami klientów w Krajowym Systemie e-Faktur, bez konieczności logowania do aplikacji podatnika KSeF. Kluczem do tej automatyzacji jest poprawne zautoryzowanie konta biura oraz uzyskanie uprawnień od klienta do pracy "w jego kontekście". Dzięki temu możliwe jest masowe pobieranie faktur zakupu i sprzedaży oraz wysyłka faktur do KSeF, jeśli biuro rachunkowe świadczy taką usługę dla  klienta.

Połączenie z KSeF na koncie biura rachunkowego

Integrację z KSeF zaczyna się od konta głównego biura rachunkowego. Aby móc importować faktury zakupowe i dokonywać wysyłki sprzedaży do KSeF na koncie biura, konieczne jest zautoryzowanie się w KSeF. 

W tym celu na koncie biura, w zakładce PRZYCHODY » KSEF, w szczegółach KONFIGURACJI INTEGRACJI - dokonujemy połączenia z KSeF.

W oknie autoryzacji należy wskazać sposób integracji:

• Nie mam certyfikatu/tokenu - wygeneruj z wFirma – system wygeneruje plik metadanych, który po podpisaniu (Profilem Zaufanym, Podpisem Kwalifikowanym lub Pieczęcią z NIP) pozwoli na automatyczne utworzenie certyfikatów.
• Mam certyfikat – dla osób posiadających certyfikaty wygenerowane bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF.
• Mam token – opcja dostępna wyłącznie do końca 2026 roku - nie zalecamy jej, jeśli chcą Państwo skorzystać z opcji masowej autoryzacji z KSeF na kontach klientów biura. 

Całą instrukcję znajdą Państwo w artykule pomocy: Autoryzacja za pomocą certyfikatów w KSeF w systemie wFirma.pl

Połączenie z KSeF na koncie klienta

Aby możliwe było połączenie z KSeF na koncie klienta przez biuro, konieczne jest posiadanie odpowiednich uprawnień nadanych przez klienta biura w aplikacji podatnika KSeF. Dopiero po ich nadaniu można przejść do masowej autoryzacji w KSeF.

Nadanie uprawnień przez klienta w Aplikacji Podatnika KSeF

W celu nadania uprawnień biuru rachunkowemu, klient musi zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF - https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/login. W kolejnym kroku gdy klient zaloguje się na swoje konto, przechodzi do zakładki UPRAWNIENIA » NADAJ UPRAWNIENIE.

W zakładce tej wybiera zakres uprawnień. W przypadku przekazywania uprawnień biuru rachunkowemu, możliwe są do wyboru następujące uprawnienia:

Wariant 1: Rodzaj uprawnień - Osobie fizycznej do pracy w KSeF

W sytuacji gdy klient skorzysta z tego wariantu to:

1. Nadawane są uprawnienia dostępu do KSeF na numer PESEL lub NIP właściciela biura (lub można od razu też na pracownika),
2. Trzeba dodatkowo określić uprawnienie np. do przeglądania faktur, które pozwala na import zarówno faktur sprzedaży, jak i zakupu.
3. Przekazanie dalej uprawnień np. pracownikom biura dokonywane jest przez klienta lub konieczne jest dodanie biura jako administratora.

Instrukcja krok po kroku dla klienta:

• W polu RODZAJ PODMIOTU UPRAWNIONEGO - Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL. 
• W polu Identyfikator - NIP lub PESEL (zgodnie z ustaleniami),
• W polu Imię i Nazwisko - uzupełniamy dane szefa biura lub pracownika 
• W części “Zakres uprawnień” można wybrać jakie funkcje w zakresie KSeF ma otrzymać wskazana osoba. Na przykład uprawnienie do przeglądania faktur pozwala na import zarówno faktur sprzedaży jak i zakupu.

Niezależnie od tego, który identyfikator wybrał klient w sytuacji gdy biuro rachunkowe prowadzone jest w formie JDG, zadziała nam do integracji z KSeF na jego koncie zarówno certyfikat z NIP, jak i PESEL.

Wariant 2 - Rodzaj uprawnień - Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur (rekomendowane)

W sytuacji gdy klient skorzysta z tego wariantu to:

1. Nadawane są uprawnienia dostępu do KSeF na numer NIP biura 

(Uwaga! Wybór tego uprawnienia pozwala również biuru (JDG) na korzystanie z autoryzacji PESEL.)

2. Można przydzielić dla biura przekazywanie dalej uprawnień np. dla pracowników biura. Dzięki temu biuro może masowo podpinać pod pracownika wielu klientów.

Instrukcja krok po kroku dla klienta:

• W polu NIP - uzupełniamy NIP biura rachunkowego.
• W polu PEŁNA NAZWA - uzupełniamy nazwę biura rachunkowego.
• W polu ZAKRES UPRAWNIEŃ - wystawianie faktur lub/i przeglądanie faktur. Jeśli zaznaczymy “z prawem do dalszego przekazywania uprawnień” to biuro będzie mogło przekazać dalej uprawnienia np. swoim pracownikom.

Klient nadał uprawnienia dla biura z formą prawną JDG -> połączenia z KSeF na koncie klienta możemy dokonać za pomocą numeru PESEL lub NIP.

Klient nadał uprawnienia dla biura, które prowadzone jest w formie spółki -> Połączenia z KSeF na koncie klienta możemy dokonać tylko za pomocą certyfikatu wygenerowanego na numer NIP. Jeśli chcesz skorzystać z certyfikatu z PESEL w tym wariancie przejdź do akapitu Spółka a Certyfikat z PESEL.

Spółka a Certyfikat z PESEL

Jeśli otrzymaliśmy uprawnienia na NIP Spółki a chcemy korzystać z naszego certyfikatu na PESEL osoby fizycznej należy:

1. Zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF klienta lub biura jeśli posiadamy nadane przez klienta prawo do dalszego przekazywania uprawnień
2. Nadać sobie na numer PESEL uprawnienia:
• Osobie fizycznej do pracy w KSeF lub
• Osobie fizycznej do pracy dla wszystkich klientów (jeśli posiadamy prawo do dalszego przekazywania uprawnień).

Masowa autoryzacja w KSeF na kontach klientów

W systemie wFirma został udostępniony mechanizm masowej autoryzacji w KSeF na kontach klientów. Korzystamy z tej opcji gdy:

1. klient nie fakturuje w systemie wFirma i chcemy pobierać jego sprzedaż i zakupy,
2. klient fakturuje w systemie i połączył się z KSeF, ale chcemy kontrolnie mieć możliwość ręcznego pobrania wydatków klienta z KSeF.

Funkcja dostępna jest z poziomu listy firm i zakładki KSIĘGOWOŚĆ. Po zaznaczeniu wszystkich lub wybranych firm klientów na liście, użytkownik z ramienia biura rachunkowego może skorzystać z akcji INTEGRACJA Z KSEF » AUTORYZUJ W KSEF CERTYFIKATEM.

W kolejnym oknie istnieje możliwość zdecydowania, czy na danych firmach zostaną włączone opcje:

• Pobieraj automatycznie faktury zakupu z KSeF
• Pobieraj automatycznie faktury sprzedaży z KSeF
• Wysyłaj do KSeF faktury sprzedaży dla firm (B2B)
• Wysyłaj do KSeF faktury sprzedaży dla konsumentów (B2C)

Warunkiem poprawnego przeprowadzenia autoryzacji na firmie klienta jest:

1. posiadanie przez użytkownika wgranego certyfikatu autoryzacyjnego bezpośrednio na firmie biura rachunkowego,
2. posiadanie odpowiednich uprawnień po stronie aplikacji podatnika KSeF w kontekście danej firmy klienta (biuro rachunkowe otrzymało upoważnienie od klienta).

Jak sprawdzić aktywność integracji z KSeF

System wFirma udostępnia widoki, które pozwalają szybko zweryfikować , czy klienci dokonali samodzielnie integracji z konta na wFirma z KSeF, a także czy nadali nam dostęp do pracy w KSeF.

Sprawdź czy klient na pewno nadał Ci poprawnie uprawnienia

Weryfikacji nadanych uprawnień możesz dokonać bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF, przechodząc do sekcji UPRAWNIENIA » MOJE UPRAWNIENIA. W tabeli zobaczysz NIPy wszystkich klientów, którzy upoważnili Twoje biuro do pracy w ich kontekście.

Sprawdź czy klient połączył się z KSeF

Możesz monitorować status integracji z KSeF klienta jak i od strony biura, na liście firm w zakładce KSIĘGOWOŚĆ. W kolumnie INTEGRACJA Z KSEF widoczne są oznaczenia “Biuro / Klient”:

• Kolor zielony oznacza aktywną autoryzację z KSeF po danej stronie.
• Kolor szary oznacza brak aktywnego połączenia.

Integracji z KSeF mogą dokonać obie strony - klient i biur rachunkowe, chociaż nie zawsze będzie to niezbędne do prowadzenia rozliczeń klienta.

Niezależnie od tego, czy integrację z KSeF wykonał Klient, czy Biuro, jeśli w konfiguracji zaznaczono opcję POBIERAJ AUTOMATYCZNIE FAKTURY ZAKUPU Z KSEF, system samoczynnie w nocy pobiera faktury z poprzedniego dnia. Trafiają one do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE. Biuro widzi te dokumenty, nawet jeśli status "Biuro" jest na szaro (biuro korzysta z automatu klienta).

Przycisk importu z KSeF w zakładce Wersji roboczych wydatków,  służy do pobierania faktur na żądanie w ciągu dnia. Działa on tylko dla użytkownika, który ma wgrany własny certyfikat z uprawnieniem do przeglądania faktur.

Rekomendacja i ujednolicenie ustawień:

Aby Biuro miało pełną kontrolę (możliwość ręcznego pobierania faktur w dowolnym momencie) i ujednolicony widok, zaleca się model, w którym nie tylko Klient posiada integrację z KSeF, ale również Biuro autoryzuje się na kontach klientów.

Połączenie z KSeF a pracownicy biura rachunkowego

W przypadku biur rachunkowych zatrudniających pracowników, kluczowe jest rozróżnienie pomiędzy uprawnieniami nadanymi na poziomie Aplikacji Podatnika KSeF a dostępem do systemu wFirma.pl. 

Aby pracownik mógł sprawnie pobierać i wysyłać faktury w imieniu klientów, potrzebuje:

• uzyskać stosowne uprawnienia w aplikacji podatnika KSeF
• wygenerować swój certyfikat uwierzytelniający,
• zintegrować się z KSeF danym certyfikatem z poziomu konta w wFirma. 

Certyfikaty pracownicy biura rachunkowego mogą wgrć w analogiczny sposób jak to jest opisane w akapicie Połączenie z KSeF na koncie biura rachunkowego i dokonać ich masowego przypisania. Aby możliwe było masowe przypisanie certyfikatów przez pracownika biura musi on w pierwszej kolejności dodać swój certyfikat na koncie biura. 

Aby certyfikat pracownika biura zadziałał na koncie klienta, musi mieć on nadane uprawnienia w KSeF do pracy w kontekście firmy danego klienta. Uprawnienia może nadać biuro rachunkowe (jeśli posiada prawo do dalszego przekazywania uprawnień lub administratora) i wówczas:

1. Loguje się do Aplikacji Podatnika KSeF - kontekst klienta (uprawnienia administratora) lub biura (jeśli posiada prawo do dalszego przekazywania uprawnień)
2. Nadaje pracownikowi uprawnienia akcją UPRAWNIENIA » NADAJ UPRAWNIENIE.
3. Rodzaj uprawnienia wybieramy:
• Osobie fizycznej do pracy w KSeF (jeśli mamy uprawnienia administratora i logujemy się na kontekst klienta),
• Osobie fizycznej do pracy dla klienta (jeśli posiadamy prawo do dalszego przekazywania uprawnień i chcemy przekazać pracownikowi dostęp tylko do wybranych klientów)
• Osobie fizycznej do pracy dla wszystkich klientów (jeśli posiadamy prawo do dalszego przekazywania uprawnień oraz chcemy pracownikowi przydzielić uprawnienia do wszystkich klientów biura naraz).

Dlaczego import faktur z KSeF jest wyszarzony?

Jeśli opcja importu faktur jest nieaktywna (wyszarzona), najczęstszą przyczyną jest:

1. Brak autoryzacji – upewnij się, że połączenie w zakładce PRZYCHODY » KSEF ma status "Aktywna".
2. Brak uprawnień w KSeF – klient mógł jeszcze nie nadać biuru uprawnień w Aplikacji Podatnika lub wygasły one w systemie MF.
3. Błędny certyfikat – sprawdź, czy wgrany certyfikat nie wygasł lub nie został unieważniony.