System wFirma.pl umożliwia bezpośrednią integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Dzięki tej funkcji możesz automatycznie lub ręcznie księgować pobrane z KSeF faktury zakupu. Import faktur zakupu z KSeF pozwala na znaczną oszczędność czasu poprzez wyeliminowanie ręcznego wprowadzania danych.
Import faktur zakupu z KSeF
Aby dokonać importu faktur zakupu z KSeF należy przejść do zakładki WYDATKI » WERSJE ROBOCZE, gdzie korzystamy z akcji IMPORTUJ Z KSEF.
W kolejnym kroku należy wyznaczyć konkretną datę, od której zostaną pobrane faktury lub ilość dni wstecz, oraz zatwierdzić przyciskiem POBIERZ.
Jeśli pobieramy faktury zakupu 1 marca 2026 roku za luty 2026, to należy jako datę w kalendarzu wskazać 1 luty 2026.
Wybrane z listy faktury można zapisać do wersji roboczej lub od razu przystąpić do ich księgowania. W tym celu zaznaczamy wybrane faktury lub wszystkie.
Następnie możemy skorzystać z akcji:
- ZAPISZ JAKO WERSJE ROBOCZE - co powoduje, że wskazane faktury zapisują się jako wersje robocze i można dokonać ich późniejszego księgowania pojedynczego lub masowego.
- ZAPISZ I KSIĘGUJ - otwiera się okno z wizualizacją dokumentu oraz wstępnie uzupełnionymi danymi dotyczącymi faktur zakupu, które należy zweryfikować. W przypadku zaznaczenia większej ilości pozycji po zaksięgowaniu faktury następuje automatyczne przejście do następnego dokumentu. Co ważne dokumenty te również pierwotnie zostają zapisane jako wersje robocze, dlatego w razie potrzeby istnieje możliwość pominięcia księgowania danej faktury (akcja POMIŃ - dostępna gdy księgujemy wiele faktur).
Dla celów zaksięgowania faktur w systemie wFirma, z KSeF pobierane są następujące informacje:
- Dane nabywcy,
- Numer KSeF
- Numer faktury,
- Data wystawienia,
- Kwoty z podziałem na stawki VAT,
- Termin płatności (jeśli był uzupełniony przez sprzedawcę),
- Metoda płatności,
- Waluta,
- Informacja o płatności razem z jej datą.
- metoda kasowa (system automatycznie zaznacza jeśli sprzedawca ją zastosował).
W trakcie księgowania wersji roboczej wystarczy wprowadzić informacje podatkowe, jeśli takowe powinny być zastosowane dla wydatku np.:
- faktura VAT_RR
- informacja o podzielonej płatności,
- VAT w PLN,
- skutek księgowy,
Automatyczny import faktur zakupu z KSeF
Użytkownik ma również możliwość włączyć automatyczny import faktur zakupu z KSeF, wówczas faktury zakupu z KSeF będą pobierane automatycznie raz na dobę w godzinach nocnych, bez ingerencji użytkownika.
W celu włączenia automatycznego importu faktur zakupu z KSeF należy przejść do PRZYCHODY » KSEF » WŁĄCZ INTEGRACJĘ » KONFIGURACJA INETGRACJI (AKTYWNA INTEGRACJA) gdzie należy zaznaczyć opcję POBIERAJ AUTOMATYCZNIE FAKTURY ZAKUPU Z KSeF (domyślnie jest ona zaznaczona).
Faktury będą również zapisywane w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE, skąd można uruchomić ich księgowanie. Istnieje możliwość pominięcia księgowania danej faktury (akcja POMIŃ dostępna przy księgowaniu wielu faktur).
Sposób księgowania danych typów faktur
Faktury zaliczkowe
W przypadku księgowości uproszczonej w zakładce IMPORT Z ZAAGRANICY I INNE ZAAWANASOWANE zmieniamy skutek księgowy na KSIĘGUJ DO VAT.
W przypadku pełnej księgowości w zakładce DEKRETACJA zmieniam dekretację faktury zakupu.
Faktury końcowe
W przypadku księgowości uproszczonej:
- dla pobranej faktury w zakładce IMPORT Z ZAAGRANICY I INNE ZAAWANASOWANE zmieniamy skutek księgowy na KSIĘGUJ DO VAT.
- Powielamy wpis (zaznaczamy wpis i korzystamy z akcji POWIEL), poprawiamy daty, polu wartość netto zmieniamy wartość netto na pełną wartość zamówienia i w zakładce ZAAWANSOWANE zmieniamy skutek księgowy na KSIĘGUJ DO KPiR/EWIDENCJI PRZYCHODÓW.
W przypadku pełnej księgowości w zakładce DEKRETACJA zmieniamy dekretację faktury zakupu.
Faktury korygujące pozycje
Obecnie aby faktura korygująca powiązała się z fakturą pierwotną, konieczne jest w pierwszej kolejności zaksięgowanie faktury pierwotnej. Wówczas system dokona ich powiązania automatycznie. Nie jest potrzebne wpisywanie numeru faktury pierwotnej w trakcie księgowania korekty, system sam ją na potrzeby połączenia zczytał z KSeF.
Faktury korygujące dane formalne
Gdy w trakcie księgowania trafimy na fakturę korygującą dane formalne należy ją pobrać i następnie:
- w przypadku uproszczonej księgowości można ją usunąć z listy wersji roboczych lub w zakładce IMPORT Z ZAAGRANICY I INNE ZAAWANASOWANE zmieniamy skutek księgowy na NIE KSIĘGUJ.
- w przypadku pełnej księgowości można ją usunąć z listy wersji roboczych.
Jeśli korekta danych formalnych zmienia kluczowe informacje dla celów podatkowych należy odszukać fakturę pierwotną i dokonać jej stosownych modyfikacji. Pobraną korektę można podpiąć pod fakturę pierwotną schematem: WYDATKI » ZAKSIĘGOWANE » klikamy na numer faktury pierwotnej » w podzakładce DOKUMENTY korzystamy z opcji DODAJ.
Faktury VAT marża
Po pobraniu faktury VAT marża aby ujęła się bez VAT w polu STAWKA VAT należy wybrać opcję TYLKO BRUTTO. Wówczas faktura zaksięguje się tylko do PIT/CIT.
Faktura bez VAT
Po pobraniu faktury VAT bez podatku VAT system automatycznie podpowie stawkę VAT “zw”. Wówczas faktura zaksięguje się tylko do PIT/CIT.
Pozycje magazynowe a pobieranie faktur z KSeF
W systemie wprowadzona została funkcja pobierania pozycji z faktury zaimportowanej z KSeF dla rodzaju wydatku “Zakup tow. handlowych oraz materiałów podst.”. Następuje to w sytuacji gdy Cyfrowy Asystent Księgowy na poziomie przypisywania rodzaju wydatku określił go jako zakup towarów.
Wówczas w sytuacji gdy klikniemy w zakładkę POZYCJE, pokażą się poszczególne elementy zakupu z faktury, które:
powiążą się 1:1 z produktem z magazynu jeśli nazwy są takie same (widnieje wtedy ikona (i) przy nazwie),
możemy sami powiązać z pozycją z magazynu - w tym celu wystarczy kliknąć na strzałkę przy produkcie i wyszukać z katalogu produkt, który chcemy powiązać,
pozostawić zaciągniętą pozycję - wówczas doda się ona jako nowa na magazynie.
możemy usunąć produkt z listy za pomocą czerwonego X.
Aby mechanizm połączenia towaru z magazynem zadziałał, wydatek musi zostać zaksięgowany z włączonym skutkiem magazynowym.
Podgląd wizualizacji faktury zakupu zaimportowanej z KSeF
Zaimportowane z KSeF faktury zakupu posiadają wizualizację pobranego XML w formie PDF. Wizualizacja faktury dostępna jest:
- po kliknięciu w numer faktury, w oknie które się pojawi, należy przejść do podzakładki PODGLĄD WYDRUKU,
- podczas księgowania wersji roboczej faktury zaimportowanej, w tym celu należy zaznaczyć fakturę i wybrać opcję KSIĘGUJ WERSJE ROBOCZE.
Pobranie podglądu faktury zakupu zaimportowanej z KSeF
Podgląd faktur zakupu zaimportowanych z KSeF można pobrać w formacie PDF. W tym celu należy kliknąć na fakturę a w oknie, które się pojawi przejść do podzakładki PODGLĄD WYDRUKU, gdzie w prawym górnym rogu nad wizualizacją należy kliknąć na ikonę » wybierając opcję POBIERZ.
Masowe generowanie podglądu faktur zakupu z KSeF
Faktury zaimportowane z KSeF posiadają wizualizację, które zbiorczo można wydrukować z poziomu masowego generowania wydruków. W celu wygenerowania zbiorczych wydruków należy przejść do zakładki USTAWIENIA, a następnie w sekcji INNE wybrać opcję WYGENERUJ WYDRUKI.
W oknie, które się pojawi należy zaznaczyć opcję KOPIE FAKTUR ZAKUPOWYCH Z KSEF a także wybrać wybrać okres za jaki dokumenty mają być wygenerowane oraz wybrać w jakim formacie dokumenty mają zostać wygenerowane: PDF (jednostronnie lub dwustronnie) lub ZIP.
Import faktur zakupu z KSeF w systemie wFirma - FAQ
Pytanie 1. Czy system pilnuje abyśmy nie pobrali dwa razy tej samej faktury?
Odpowiedź: Tak, na liście faktur sprzedażowych oraz zakupowych przeznaczonych do pobrania z KSeF nie pojawią się faktury, które zostały już zaksięgowane lub istnieją w wersjach roboczych.
Pytanie 2. Czy system blokuje zaksięgowanie tej samej faktury z tym samym numerem KSeF?
Odpowiedź:System powiadomi nas, że mamy już zaksięgowany wydatek z takim numerem.
Pytanie 3. Czy faktury korygujące z KSeF powiązują się z fakturami pierwotnymi?
Odpowiedź: Tak, aby tak się stało konieczne jest w pierwszej kolejności zaksięgowanie faktury pierwotnej.
Pytanie 4. Czy pobraną fakturę zakupu z KSeF można powiązać z PZ?
Odpowiedź: Obecnie nie ma takiej możliwości. Technicznym rozwiązaniem jest pobranie faktury z KSeF i dodanie jej ręcznie przez MAGAZYN » DOKUMENTY » zaznaczamy dokument PZ i korzystamy z akcji WYSTAW » WYDATEK.
