Faktura automatyczna - jak wystawić?

Faktura automatyczna jest szablonem, na podstawie którego system sam będzie wystawiał faktury VAT. Mechanizm ten najlepiej sprawdza się w przypadku abonamentów, czynszów itp., gdzie trzeba z tą samą częstotliwością (np. raz na miesiąc) wystawiać taką samą fakturę.

Od 1 października 2020 roku czynni podatnicy VAT mają obowiązek stosowania przy fakturach sprzedaży: 

• oznakowania GTU, czyli kody dla wybranych grup towarów i usług (o czym więcej w artykule: Kody grup towarów i usług - GTU w JPK V7)

• oznaczeń szczególnych rodzajów transakcji (o czym więcej w artykule: Oznaczenia szczególnych rodzajów transakcji w JPK V7)

Faktura automatyczna - jak wystawić w systemie?

W celu wystawienia faktury automatycznej należy przejść do zakładki PRZYCHODY » AUTOMATYCZNE » FAKTURY » DODAJ FAKTURĘ AUTOMATYCZNĄ.

W wyświetlonym oknie należy uzupełnić nazwę faktury (np. czynsz) i dodać nabywcę (jednego lub kilku). Tak jak na każdej fakturze sprzedaży, również na fakturze automatycznej, przedsiębiorca może zdefiniować nabywcę oraz dodatkowo odbiorcę. W pierwszej kolejności należy dodać nabywcę, następnie po jego zaznaczeniu aktywna staje się opcja DODAJ ODBIORCĘ.

W oknie Dodawanie faktury automatycznej do wyboru są opcje:

• rodzaj dokumentu: Faktura VAT, Wersja robocza faktury VAT, Faktura (bez VAT), Wersja robocza faktury (bez VAT), Faktura pro forma, Faktura pro forma (bez VAT),
• seria,
• metoda płatności,
• ważna od - data włącznie, od której zaczyna się proces automatycznego fakturowania,
• grupa cenowa - opcja dostępna w pakiecie z magazynem,
• dzień miesiąca, którego mają zostać wystawiane faktury,
• co ile miesięcy - częstotliwość wystawiania,
• termin płatności wystawionego dokumentu,
• ważna do - data włącznie, do której będą wystawiane faktury, można zostawić puste pole.

Pierwsze faktury automatyczne będą wystawione w miesiącu wskazanym jako początek okresu ważności (wyjątkiem jest sytuacja, gdy minął już dzień miesiąca, w którym powinna zostać wystawiona faktura).

W zakładce ZAAWANSOWANE dostępne są kolejne opcje, jak:

• waluta,
• schemat księgowy,
• data sprzedaży - jak data wystawienia lub ostatni dzień poprzedniego miesiąca,
• wywołaj skutek magazynowy - opcja dostępna w pakietach z magazynem,
• język - język kontrahenta, polski, pol-ang, pol-fra, pol-hisz, pol-niem, pol-norw, pol-ros, pol-ukr, pol-włos,
• szablon wydruku,
• faktura do paragonu,
• automatyczna wysyłka na adres e-mail - w ten sposób faktury tuż po wygenerowaniu, dokumenty zostaną wysłane na adresy mailowe nabywców,
• rachunek,
• format daty sprzedaży - dzienny lub miesięczny,
• automatyczna wysyłka Pocztą Polską,

W polu JĘZYK domyślnie ustawiony jest JĘZYK KONTRAHENTA, który został do niego przypisany (CRM » KONTRAHENCI » MODYFIKUJ » FAKTURY » JĘZYK). Po wystawieniu faktury w języku kontrahenta przy jej nazwie pojawia się ikona globusa.

Jeżeli z jakiś powodów zachodzi potrzeba wcześniejszego wygenerowania faktury, wystarczy zaznaczyć pozycję faktury automatycznej w zakładce PRZYCHODY » AUTOMATYCZNE oraz z górnego menu wybrać opcję WYSTAW TERAZ.

Pojawi się komunikat z informacją jaka jest data wystawienia oraz możliwością zaznaczenia opcji PRZESUŃ DATĘ PLANOWANEGO WYSTAWIANIA NA KOLEJNY OKRES. Należy nacisnąć ZAPISZ i dokument zostanie utworzony.

Ręczne wygenerowanie faktur nie wpływa na harmonogram ich automatycznego wystawiania.

Drukowanie i wysyłka faktury automatycznej

W celu wydrukowania lub wysłania automatycznie wystawionej faktury wystarczy kliknąć na dany dokument w zakładce AUTOMATYCZNE. W otwartym oknie (Widok szczegółowy faktury) należy przejść do zakładki FAKTURY.

 Następnie należy zaznaczyć fakturę na liście oraz z górnego menu wybrać DRUKUJ » DRUKUJ.

Aby wysłać fakturę automatyczną należy z górnego menu wybrać WYŚLIJ » WYŚLIJ E-MAIL.

Faktura automatyczna a aktualizacja systemu

Każda aktualizacja w systemie przeprowadzana jest w taki sposób, aby nie naruszyć wystawienia oraz wysyłki faktur automatycznych - w przypadku gdy na ten sam dzień przypada ich ustawienie (zostały zdefiniowane parametry faktury). W związku z czym jeżeli godzina wystawienia oraz wysyłki pokryje się z aktualizacją systemu nie będzie to miało wpływu na wystawienie i wysyłkę dokumentów. Po prostu zostanie ona przesunięta w czasie, czyli wysyłka i wystawienie odbędzie się po zakończeniu aktualizacji.

Jak działa automatyczna wysyłka faktur automatycznych do KSeF 2.0?

W przypadku faktur automatycznych system samodzielnie zarządza procesem wysyłki do KSeF. Mechanizm ten opiera się na następujących zasadach:

1. System przypisuje wysyłkę dokumentu do KSeF do certyfikatu najstarszego administratora w firmie (tj. osoby z najwcześniejszą datą nadania uprawnień administracyjnych).
2. Jeżeli najstarszy administrator nie posiada aktywnej integracji z KSeF, system automatycznie weryfikuje kolejnego administratora.
3. Dokument jest wysyłany przy użyciu certyfikatu pierwszego administratora, który posiada poprawnie skonfigurowany dostęp do KSeF.

Dzięki temu rozwiązaniu ciągłość wysyłki faktur automatycznych jest zachowana nawet w sytuacji, gdy nie wszyscy administratorzy korzystają z integracji.

Przykład 1.

W firmie jest dwóch administratorów: Jan (nadano uprawnienia 1 stycznia 2020 r.) i Anna (nadano uprawnienia 1 czerwca 2022 r.). Oboje mają włączoną integrację z KSeF. System do wysyłki faktur automatycznych użyje certyfikatu Jana, ponieważ posiada on uprawnienia administratora od najwcześniejszej daty.

Przykład 2.

W firmie jest dwóch administratorów: Marek (nadano uprawnienia 1 stycznia 2021 r.) i Ewa (nadano uprawnienia 15 marca 2023 r.). Marek nie włączył integracji z KSeF, natomiast Ewa posiada poprawnie skonfigurowane połączenie. W tej sytuacji system pominie Marka i wyśle faktury automatyczne, korzystając z certyfikatu Ewy.

Uprawnienia użytkowników do faktur automatycznych

W przypadku firm, w których do modułu fakturowania ma dostęp wielu pracowników, możliwe jest ograniczenie ich uprawnień. Pozwala to zapobiec nieautoryzowanym zmianom w definicjach faktur automatycznych lub ich przypadkowemu wystawieniu.

Aby zmodyfikować uprawnienia użytkownika:

1. Przejdź do zakładki USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY.
2. Kliknij na nazwę wybranego użytkownika, a następnie wybierz opcję Uprawnienia.
3. W oknie uprawnień przejdź do sekcji PRZYCHODY.
4. W tym miejscu możliwe jest ograniczenie dostępu, np:
• zablokowanie możliwości wystawiania faktur sprzedaży,
• odebranie prawa do modyfikacji wystawionych dokumentów sprzedaży (dotyczy to również faktur automatycznych).

Faktury automatyczne po uruchomieniu KSeF 2.0

W kontekście planowanego uruchomienia KSeF 2.0 należy zwrócić szczególną uwagę na faktury wystawiane automatycznie w dniu 1 lutego.

Faktury automatyczne z datą 1 lutego zostaną w systemie wygenerowane poprawnie. Dokumenty te nie zostaną jednak wysłane do KSeF. Wynika to z mechanizmu generowania faktur automatycznych, który następuje tuż po północy, czyli przed uruchomieniem integracji systemu wFirma z KSeF 2.0.Wszystkie kolejne faktury automatyczne (z datami późniejszymi) będą wysyłane do KSeF automatycznie, pod warunkiem posiadania aktywnej integracji na koncie.