Faktura automatyczna - jak wystawić?

Faktura automatyczna jest szablonem, na podstawie którego system sam będzie wystawiał faktury VAT. Mechanizm ten najlepiej sprawdza się w przypadku abonamentów, czynszów itp., gdzie trzeba z tą samą częstotliwością (np. raz na miesiąc) wystawiać taką samą fakturę.

W celu wystawienia faktury automatycznej należy przejść do zakładki PRZYCHODY » AUTOMATYCZNE » FAKTURY » DODAJ FAKTURĘ AUTOMATYCZNĄ.

Faktura automatyczna - generowanie

W wyświetlonym oknie należy uzupełnić nazwę faktury (np. czynsz) i dodać nabywcę (jednego lub kilku). Tak jak na każdej fakturze sprzedaży, również na fakturze automatycznej, przedsiębiorca może zdefiniować nabywcę oraz dodatkowo odbiorcę. W pierwszej kolejności należy dodać nabywcę, następnie po jego zaznaczeniu aktywna staje się opcja DODAJ ODBIORCĘ.

Faktura automatyczna - dodawanie odbiorcy

W oknie Dodawanie faktury automatycznej do wyboru są opcje:

  • rodzaj dokumentu: Faktura VAT, Faktura (bez VAT), Faktura pro forma, Faktura pro forma (bez VAT),

  • seria,

  • metoda płatności,

  • ważna od - data włącznie, od której zaczyna się proces automatycznego fakturowania,

  • grupa cenowa,

  • dzień miesiąca, którego mają zostać wystawiane faktury,

  • co ile miesięcy - częstotliwość wystawiania,

  • termin płatności wystawionego dokumentu,

  • ważna do - data włącznie, do której będą wystawiane faktury, można zostawić puste pole.

Pierwsze faktury automatyczne będą wystawione w miesiącu wskazanym jako początek okresu ważności (wyjątkiem jest sytuacja, gdy minął już dzień miesiąca, w którym powinna zostać wystawiona faktura).

W zakładce ZAAWANSOWANE dostępne są kolejne opcje, jak:

  • waluta,

  • schemat księgowy,

  • format daty sprzedaży: dzienny lub miesięczny,

  • data sprzedaży: jak data wystawienia lub ostatni dzień poprzedniego miesiąca,

  • wywołaj skutek magazynowy (opcja w pakietach z Rozbudowanym magazynem),

  • język: język kontrahenta, polski, pol-ang, pol-fra, pol-hisz, pol-niem, pol-norw, pol-włos,

  • szablon wydruku,

  • faktura do paragonu,

  • automatyczna wysyłka Pocztą Polską,

  • automatyczna wysyłka na adres e-mail - w ten sposób faktury tuż po wygenerowaniu, dokumenty zostaną wysłane na adresy mailowe nabywców.

Faktura automatyczna - zakładka zaawansowane

W polu JĘZYK domyślnie ustawiony jest JĘZYK KONTRAHENTA, który został do niego przypisany (CRM » KONTRAHENCI » MODYFIKUJ » FAKTURY » JĘZYK). Po wystawieniu faktury w języku kontrahenta przy jej nazwie pojawia się ikona globusaFaktura automatyczna - oznaczenie faktury w języku obcym.

Jeżeli z jakiś powodów zachodzi potrzeba wcześniejszego wygenerowania faktury, wystarczy zaznaczyć pozycję faktury automatycznej w zakładce PRZYCHODY » AUTOMATYCZNE oraz z górnego menu wybrać opcję WYSTAW TERAZ.

Faktura automatyczna - opcja WYSTAW TERAZ

Pojawi się komunikat z informacją jaka jest data wystawienia oraz możliwością zaznaczenia opcji PRZESUŃ DATĘ PLANOWANEGO WYSTAWIANIA NA KOLEJNY OKRES. Należy nacisnąć ZAPISZ i dokument zostanie utworzony.

Faktura automatyczna - komunikat dotyczący daty wystawienia

Ręczne wygenerowanie faktur nie wpływa na harmonogram ich automatycznego wystawiania.

Tak wygenerowana faktura zostanie zaksięgowana do Rejestru sprzedaży VAT oraz Księgi Przychodów i Rozchodów lub Ewidencji Przychodów w dacie jaka została określona przy jej wystawianiu.

W celu wydrukowania lub wysłania automatycznie wystawionej faktury wystarczy kliknąć na dany dokument w zakładce AUTOMATYCZNE. W otwartym oknie (Widok szczegółowy faktury) należy przejść do zakładki FAKTURY.

Faktura automatyczna - drukowanie faktury

 Następnie należy zaznaczyć nowy dokument oraz z górnego menu wybrać DRUKUJ/GENERUJ » DRUKUJ.

Faktura automatyczna - drukowanie

Aby wysłać fakturę automatyczną należy z górnego menu wybrać WYŚLIJ » WYŚLIJ E-MAIL.

Faktura automatyczna - jak wysłać?

Faktura automatyczna a aktualizacja systemu

Każda aktualizacja w systemie przeprowadzana jest w taki sposób aby nie naruszyć wystawienia oraz wysyłki faktur automatycznych - w przypadku gdy na ten sam dzień przypada ich ustawienie (zostały zdefiniowane parametry faktury). W związku z czym jeżeli godzina wystawienia oraz wysyłki pokryje się z aktualizacją systemu nie będzie to miało wpływu na wystawienie i wysyłkę dokumentów. Po prostu zostanie ona przesunięta w czasie, czyli wysyłka i wystawienie odbędzie się po zakończeniu aktualizacji.