Pierwsze kroki w systemie wFirma dla biur rachunkowych

Aby rozpocząć pracę w systemie wFirma dla biur rachunkowych należy w pierwszej kolejności wprowadzić odpowiednie ustawienia w poszczególnych zakładkach. Jest to istotne w celu prawidłowego generowania deklaracji oraz zaliczek, a także księgowania i wystawiania dokumentów. Poniższy artykuł opisuje pierwsze kroki w systemie aby użytkownicy mogli wykorzystywać wszystkie niezbędne funkcje i narzędzia w celu prowadzenia księgowości w biurze rachunkowym.

Uzupełnianie podstawowych danych biura w systemie

W zakładce USTAWIENIA » DANE PODSTAWOWE konieczne jest uzupełnienie informacji takich jak:

• Dane identyfikacyjne,
• Forma działalności i właściciele,
• Adres biura rachunkowego,
• Rachunki bankowe.

Szczegółowe omówienie wprowadzenia danych podstawowych w poszczególnych zakładkach znajduje się w artykule: Podstawowe dane firmy

Kolejnym krokiem jest uzupełnienie informacji podatkowych związanych z firmą. W tym celu należy przejść do zakładki USTAWIENIA » PODATKI, w której znajdują się informacje dotyczące ustawień podatkowych w podziale na:

• Ogólne (data rozpoczęcia działalności i miesiąc rozpoczęcia korzystania z systemu),
• Podatek dochodowy (dane związane z rozliczaniem podatku dochodowego, w tym rodzaj ewidencji, forma opodatkowania, metoda rozliczania kosztów),

• Podatek VAT (dane związane z rozliczaniem VAT, zgodnie z którymi generowane są deklaracje),
• ZUS (schematy składek i preferencje).

Jeżeli biuro przenosi księgowość do systemu wFirma dla biur rachunkowych to należy dodatkowo wprowadzić dane dotyczące środków trwałych w zakładce EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE oraz dotyczące zatrudnionych w biurze pracowników w zakładce KADRY. Szczegółowe omówienie kwestii związanych z przeniesieniem księgowości do systemu znajduje się w artykule: Przeniesienie księgowości

Zarządzanie e-biurem - pierwsze kroki

Zarządzanie pracownikami

Biuro rachunkowe zatrudniające pracowników ma możliwość między innymi na:

• utworzenie osobnego konta dla pracownika oraz przypisanie go do kont poszczególnych klientów z określeniem jego roli w firmie jako: opiekun, kadrowy lub księgowy,
• przydzielić zadania pracownikom,
• kontrolować jego działania dzięki historii aktywności, w której znajduje się lista czynności wykonanych przez danego użytkownika,
• zwiększyć lub zmniejszyć uprawnienia pracownikowi na koncie głównym biura rachunkowego (dostęp do poszczególnych zakładek programu oraz określenie możliwości dokonywanych w programie).

Więcej w tym temacie wyjaśnia artykuł: System uprawnień użytkowników w biurze rachunkowym.

Współpraca z klientem

Utworzenie konta klienta może się odbywać w dwojaki sposób:

1. Biuro rachunkowe samo utworzy konto klienta, które następnie udostępnia klientowi (klient ma ograniczony dostęp do niektórych funkcji, o czym więcej w artykule: Co widzi przedsiębiorca?
2. Klient posiadający już konto na wfirma.pl, który zdecyduje, że jego księgowość będzie prowadzona przez dane biuro rachunkowe posiadające konto w systemie wFirma dla biur rachunkowych, sam podpina swoje konto pod jego konto biura. Oznacza to przekazanie dla biura całkowitej zależności konta, a także wyłącznego dostępu do części modułów i funkcji, które w ramach zawartej z biurem rachunkowym umowy będą obsługiwane. Szczegółowe omówienie procedury jaką musi przeprowadzić klient znajduje się w artykule: Przypinanie istniejącego konta na wfirma.pl do biura rachunkowego

Dodatkowo w ramach współpracy z klientem możliwa jest komunikacja z klientem poprzez system, dzięki wykorzystaniu szybkich i łatwych w obsłudze wiadomości systemowych oraz wiele innych funkcji ułatwiających pracę z klientem m.in.:

• publikowanie wyliczeń i deklaracji,
• otwieranie i zamykanie okresów księgowych,
• pobieranie przez klienta druczków przelewów.

Generowanie UPL-1

Nawiązując współpracę z klientem biuro rachunkowe musi posiadać upoważnienie do wysyłki deklaracji w imieniu klienta. W tym celu, szef biura rachunkowego, opiekun lub kadrowy może bezpośrednio z systemu wygenerować formularz UPL-1 dla pracowników biura. Na koncie klienta należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » INNE » UŻYTKOWNICY, gdzie po zaznaczeniu pracownika biura podpiętego do konta klienta, z górnego menu należy wybrać opcję UPL-1 » WYŚLIJ UPL-1. Dzięki temu formularz UPL-1 zostanie wysłany do klienta.

Szczegółowe omówienie sposobu generowania UPL-1 znajduje się w artykule: Generowanie UPL-1 dla klientów biur rachunkowych

Podobnie można wygenerować upoważnienie ZUS-PEL.

Fakturowanie w biurze rachunkowym

Zazwyczaj w biurze rachunkowym faktury za podstawowe usługi księgowe lub księgowo-kadrowe wystawiane są na taką samą, ryczałtową kwotę. W systemie wFirma dla biur rachunkowych czas wystawiania comiesięcznych faktur może zostać skrócony do kilku sekund. Natomiast usługi dodatkowo płatne wykonywane w trakcie miesiąca mogą być na bieżąco ewidencjonowane w systemie i są podstawą do wystawienia jednej zbiorczej faktury dla klienta na koniec miesiąca.

Wystawianie faktur za usługi księgowe

Aby usprawnić proces wystawiania faktur za comiesięczne usługi księgowe w systemie można korzystać z funkcji faktur cyklicznych. Dzięki temu zbiorczo można wystawić faktury na podstawie zdefiniowanych parametrów dla wszystkich klientów. Aby dodać usługę cykliczną na koncie biura rachunkowego należy przejść do zakładki: CRM » KONTRAHENCI gdzie po kliknięciu w nazwę kontrahenta należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » USŁUGI CYKLICZNE i wybrać opcję DODAJ USŁUGĘ.

Po zdefiniowaniu usług cyklicznych dla klientów wystarczy raz w miesiącu zaznaczyć masowo klientów na liście i z górnego menu wybrać opcję WYSTAW » WYSTAW FAKTURĘ ZA USŁUGI CYKLICZNE. Fakturę za usługi cykliczne można wystawić również z głównej listy firm po zalogowaniu zaznaczając klientów na liście i wybierając z górnego menu opcję AKCJE MASOWE » WYSTAW FAKTURĘ ZA USŁUGICYKLICZNE.

Fakturowanie za dodatkowe usługi realizowane w trakcie miesiąca

Obsługując klientów, biura rachunkowe świadczą dodatkowe usługi za które pobierają opłaty. Aby ewidencjonować takie zdarzenia warto korzystać z funkcji wydarzeń płatnych na podstawie których zbiorczo można wystawić specyfikację będącą podstawą do wystawienia faktury za dodatkowe usługi. W tym celu należy przejść na koncie biura rachunkowego do zakładki: CRM » WYDARZENIA » DODAJ WPIS gdzie po uzupełnieniu informacji o dodatkowej usłudze należy zaznaczyć opcję ODPŁATNE.

Dzięki temu na koniec miesiąca możliwe jest wystawienie zbiorczej specyfikacji dla każdego klienta która następnie jest podstawą do wystawienia faktury. W tym celu należy zaznaczyć dodane wydarzenia na liście i z górnego menu wybrać opcję WYSTAW SPECYFIKACJĘ. Specyfikacje znajdują się w zakładce: PRZYCHODY » PRO FORMY gdzie po zaznaczeniu ich na liście z górnego menu należy wybrać opcję WYSTAW » FAKTURĘ VAT a następnie uzupełnić Datę sprzedaży i Datę wystawienia faktury.

Więcej informacji dotyczących fakturowania na podstawie specyfikacji znajduje się w artykule: Specyfikacja czyli fakturowanie wydarzeń płatnych

Przedłużanie pakietów - akcje masowe

W systemie wFirma dla biur rachunkowych przedłużanie ważności kont odbywa się wyłącznie z miesięczną częstotliwością. Dokonanie przedłużenia ważności pakietów do kont jest możliwe jedynie przez użytkownika z uprawnieniami szefa biura.

W celu przedłużenia pakietu do kont dodanych w systemie należy przejść do panelu głównego dostępnego po zalogowaniu, zaznaczyć firmy, dla których pakiet ma zostać przedłużony i skorzystać z funkcji PRZEDŁUŻ PAKIET O 30 DNI.

Wówczas pojawi się okno, w którym zostaną wyszczególnione dane takie jak:

• nazwa firmy,
• rodzaj pakietu,
• termin przedłużenia pakietu,
• cena brutto.

Po zaksięgowaniu płatności zostanie wystawiona jedna zbiorcza faktura za przedłużenie wszystkich pakietów w systemie, która zostanie również przesłana na adres e-mail biura rachunkowego. Dodatkowo dana faktura będzie dostępna na koncie biura rachunkowego w zakładce: USTAWIENIA » BEZPIECZEŃSTWO » WIADOMOŚCI SYSTEMOWE oraz USTAWIENIA » DANE PODSTAWOWE » HISTORIA FAKTUR.

Widok panelu po zalogowaniu

Rozbudowany widok w panelu głównym, dostępnym po zalogowaniu, na koncie biura rachunkowego ma na celu ułatwienie organizacji pracy biura, jak również wyszczególnienie istotnych informacji dla biura. W tym celu z poziomu głównego panelu mamy możliwość:

• bezpośredniego wejścia do oznaczonej firmy poprzez funkcję WEJDŹ DO FIRMY,
• utworzenia nowego konta dla klienta poprzez funkcję DODAJ KLIENTA,
• przedłużenia pakietu poprzez akcję PRZEDŁUŻ PAKIET O 30 DNI,
• wykonania określonych akcji masowych dla oznaczonych firm, poprzez opcję AKCJE MASOWE,
• wprowadzenia lub usunięcia kolejnych użytkowników z różnymi uprawnieniami poprzez opcję UŻYTKOWNICY,
• zbiorczo wyliczyć podatki i ZUSy poprzez opcję WYLICZENIA,
• zmienić statusu prowadzonej firmy na nieaktywną poprzez opcję ZMIEŃ NA NIEAKTYWNE,
• wysyłać powiadomienia do oznaczonych klientów poprzez funkcję POWIADOMIENIE.

W panelu głównym stosowane są również dodatkowe oznaczenia w formie kolorów statusu deklaracji PIT/CIT, VAT oraz ZUS jak również możliwa jest szybka weryfikacja kwoty faktur za usługi księgowe które nie zostały uregulowane przez klienta w terminie.

Szczegóły na temat funkcji panelu głównego można przeczytać w artykule: Widok panelu po zalogowaniu.