Jak dokonać integracji z KSeF w spółce w systemie wFirma?

Integracja systemu wFirma.pl z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) umożliwia pełną automatyzację obiegu faktur ustrukturyzowanych. Dzięki połączeniu z KSeF 2.0 możliwe jest nie tylko wysyłanie faktur sprzedażowych, ale również automatyczne pobieranie dokumentów kosztowych. Proces integracji różni się w zależności od tego, czy spółka posługuje się pieczęcią elektroniczną z numerem NIP, czy też korzysta z autoryzacji poprzez osobę uprawnioną (ZAW-FA). Poniżej omawiamy jak dokonać integracji z KSeF w spółce w systemie wFirma?

Integracja z KSeF w spółce

W przypadku spółek, które nie posiadają pieczęci elektronicznej z NIP, proces wymaga wcześniejszego zgłoszenia administratora do urzędu skarbowego i nadania mu uprawnień. Konieczne jest przejście wszystkich 4 kroków.

W przypadku spółek z pieczęcią z NIP wykonujemy kroki 3 i 4 poniższej instrukcji.

Krok 1 - Sporządzenie i przekazanie ZAW-FA

Zawiadomienie ZAW-FA służy do wyznaczenia osoby fizycznej uprawnionej do zarządzania uprawnieniami w KSeF w imieniu spółki. Aby wygenerować ZAW-FA w systemie  należy przejść do zakładki: START » PODATKI » PODATEK VAT » ZGŁOSZENIE ZAW FA.

Zawiadomienie ZAW-FA składa się we właściwym dla podatnika urzędzie skarbowym:

• papierowo (osobiście lub pocztą), lub
• elektronicznie (np. jako załącznik do pisma ogólnego w e-Urzędzie Skarbowym), przy czym elektroniczna forma musi być podpisana przez wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu. Instrukcja do wysyłki przez e-urząd skarbowy.

Krok 2 - Aktywacja uprawnień do faktur w Aplikacji Podatnika KSeF

Po zarejestrowaniu ZAW-FA przez urząd skarbowy rejestruje osobę fizyczną wskazaną na ZAW-FA tylko z uprawnieniami do zarządzania uprawnieniami. Aby mieć uprawnienia do przeglądania i wystawiania faktur konieczne jest zalogowanie się do Aplikacji Podatnika KSeF (https://ap.ksef.mf.gov.pl) i nadanie na siebie dodatkowo uprawnień.

• Zaloguj się na stronie https://ap.ksef.mf.gov.pl

• Jako metodę uwierzytelnienia wybierz:
• Profil Zaufany (Zostaniesz przekierowany na stronę Profilu Zaufanego, gdzie przeprowadzisz proces autoryzacji.)
• lub Podpis kwalifikowany (Określ, czy certyfikat posiada PESEL lub NIP. Pobierz żądanie autoryzacyjne na dysk. Podpisz je podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną. Załącz podpisany plik z (w formacie .xml lub .xades). Kliknij "Dalej" aby sfinalizować uwierzytelnienie).

• W polu IDENTYFIKATOR wpisz NIP firmy i kliknij UWIERZYTELNIJ.

• Po poprawnym uwierzytelnieniu przejdź do zakładki UPRAWNIENIA » NADAJ UPRAWNIENIE.

• W sekcji “Rodzaj uprawnień” w polu “Rodzaj uprawnienia” wybieramy OSOBIE FIZYCZNEJ DO PRACY W KSEF,

W sekcji “dane osoby fizycznej” w polach:

• Rodzaj podmiotu uprawnianego - wskazujemy:

1. Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL
2. Osoba fizyczna posługująca się certyfikatem niezawierającym identyfikatora NIP ani PESEL

w zależności od tego jakim identyfikatorem się posługujemy. Zwykle wskazywana jest pierwsza opcja. 

• • Identyfikator - wskazujemy:
• NIP,
• PESEL,
• BRAK (jeśli skorzystaliśmy z opcji niezawierającej PESEL/NIP).

W sekcji “Zakres uprawnień” w polu Osoba będzie uprawniona do wybieramy co najmniej jedno uprawnienie:

• wystawiania faktur - uprawnienie to umożliwia wystawianie i wysyłanie faktur w formacie XML przez system KSeF.
• przeglądania faktur - uprawnienie to pozwala umożliwia importowanie faktur z KSeF przez system księgowy, zarówno dokumentów zakupu jak i sprzedaży.
• przeglądania uprawnień - opcja ta  pozwala sprawdzać, jakie uprawnienia posiada dany użytkownik (np. prawo do wystawiania, odbierania faktur).
• przeglądania historii sesji (generowania UPO) - uprawnienie to umożliwia wgląd w historię działań, w tym moment i status wygenerowania UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru), które jest potwierdzeniem przyjęcia faktury przez system.
• zarządzania jednostkami podrzędnymi - uprawnienie to pozwala zarządzać dostępem i uprawnieniami innych, mniejszych jednostek podległych.
• wykonywanie operacji egzekucyjnych - dotyczy komorników i organów egzekucyjnych.

Następnie aby zatwierdzić uprawnienia korzystamy z akcji NADAJ UPRAWNIENIA. Wówczas certyfikat uwierzytelniający będzie pomyślnie działał w wybranym zakresie, po połączeniu z systemem księgowym.

Krok 3 - Pozyskanie certyfikatów

Certyfikaty są niezbędne do technicznego połączenia systemu wFirma z KSeF. Możesz to zrobić na dwa sposoby:

• Automatyczna: Wygeneruj certyfikaty bezpośrednio w systemie wFirma.pl w zakładce PRZYCHODY » KSeF. System automatycznie przeprowadzi proces komunikacji z Aplikacją Podatnika KSeF.

• Samodzielna: Wygeneruj certyfikaty (Typ 1 - autoryzacyjny i Typ 2 - offline) samodzielnie na Aplikacji Podatnika KSeF w sekcji CERTYFIKATY. Pamiętaj o pobraniu plików .crt oraz .key i zapisaniu hasła do klucza prywatnego.

Webinar -  instrukcja tworzenia certyfikatu

Krok 4 -  Określenie zakresu integracji z KSeF

Z uwagi na to, że obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur od 1 lutego 2026 roku nie dotyczy wszystkich podmiotów w tym samym zakresie, administrator systemu może samodzielnie zdefiniować zasady automatyzacji.

Aby dostosować ustawienia, należy przejść do zakładki PRZYCHODY » KSEF, a następnie w sekcji KSEF wybrać opcję INTEGRACJA AKTYWNA.

Wybór konkretnych funkcji pozwala na określenie w jakim zakresie ma działać w systemie KSeF:

• POBIERAJ AUTOMATYCZNIE FAKTURY ZAKUPU Z KSEF – system każdej nocy będzie pobierał dokumenty kosztowe i umieszczał je w sekcji WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE.

Wskazówka: Przy aktywnej integracji możesz także wywołać pobieranie ręcznie, klikając IMPORTUJ Z KSEF w tej samej zakładce.

• WYSYŁAJ DO KSEF FAKTURY SPRZEDAŻY DLA FIRM (B2B) – dokumenty sprzedażowe będą przesyłane do systemu ministerialnego natychmiast po ich wystawieniu.

Wskazówka: Warto korzystać z funkcji wersji roboczych, co pozwala na sprawdzenie lub edycję dokumentu przed jego oficjalnym wysłaniem. Funkcję tę aktywujesz w menu USTAWIENIA » FAKTURY » METODY FAKTUROWANIA, zaznaczając WERSJE ROBOCZE FAKTUR SPRZEDAŻY.

• POBIERAJ AUTOMATYCZNIE FAKTURY SPRZEDAŻY Z KSEF – wFirma automatycznie w nocy pobierze dane o fakturach przychodowych wystawionych w innym systemie z serwerów KSeF i zapisze je w zakładce PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » WERSJE ROBOCZE.

• WYSYŁAJ DO KSEF FAKTURY SPRZEDAŻY DLA KONSUMENTÓW (B2C) – aktywacja tej opcji spowoduje wysyłkę faktur wystawionych dla osób fizycznych (identyfikowanych przez PESEL lub status "Brak") do systemu KSeF.