23 lutego 2023

PIT-11 - generowanie deklaracji dochodów pracowników

23 lutego 2023

20 osób poleca

PIT-11 to podstawowa informacja o przychodach, dochodach, kosztach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Informacja jest wystawiana oraz dostarczana przez płatnika i stanowi źródło danych niezbędnych do sporządzenia zeznań rocznych między innymi PIT-37 czy PIT-36.

Generowanie PIT-11

Wygenerowanie deklaracji PIT-11 dla osób zatrudnionych możliwe jest w zakładkach:

KADRY » DEKLARACJE » DODAJ DEKLARACJĘ lub
KADRY » PRACOWNICY w szczegółach pracownika, w zakładce DEKLARACJE » DODAJ DEKLARACJĘ.

PIT-11 - dodawanie

Deklarację PIT-11 należy wygenerować w celu rozliczenia dochodów pracownika za dany rok kalendarzowy.

Deklarację należy przekazać:

drogą elektroniczną do urzędu skarbowego.
dowolną drogą - pracownikowi.

Egzemplarz deklaracji PIT-11 wraz z potwierdzeniem odbioru przez pracownika, należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej.

Obecnie każdy pracodawca ma obowiązek przekazywać deklaracje PIT-11 do urzędu skarbowego drogą elektroniczną w terminie najpóźniej do ostatniego dnia stycznia danego roku za rok poprzedni.

Dane o zarobkach, kosztach uzyskania przychodu i składkach niezbędne do sporządzenie PIT-11 zostaną pobrane z wcześniej wygenerowanych w danym roku list płac/rachunków oraz na podstawie dotyczących pracownika danych, wprowadzonych do systemu.

Egzemplarz dla pracownika, należy przekazać podatnikowi do końca lutego.

PIT-11 dla wszystkich pracowników

Po wybraniu opcji generowania PIT-11 pojawi się okno, w którym należy wybrać dla kogo będzie generowana ta deklaracja. Deklarację można wygenerować dla wszystkich pracowników, którzy osiągnęli dochód w danym roku. W tym celu z listy należy wybrać opcję WSZYSCY PRACOWNICY Z DOCHODEM W DANYM ROKU.

PIT-11 dla wszystkich pracowników

PIT-11 dla wybranych pracowników

Deklaracje PIT-11 można generować również dla pojedynczych pracowników. W takim przypadku z listy należy wybrać konkretnego pracownika naciskając na jego imię i nazwisko.

PIT-11 dla wybranych pracowników

Modyfikowanie PIT-11

System daje możliwość edycji danych w sekcji D, E, G oraz punktu 11 w sekcji C w informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Aby tego dokonać należy w zakładce KADRY » DEKLARACJE zaznaczyć deklarację i kliknąć na MODYFIKUJ.

Modyfikowanie PIT-11

Pojawi się okno Modyfikowanie informacji o dochodach i zaliczkach PIT-11, w którym część danych można poprawić, a pozostałe dane są automatycznie pobierane ze wcześniej wprowadzonych danych (Funkcja szczegóły pracownika).

Aby edytować sekcje D, E, F oraz G należy odznaczyć pole automatyczne wyliczenie. Po tym kroku możliwe będzie modyfikowanie informacji zawartych w tych punktach.

PIT-11 - automatyczne wyliczenie

Korekta deklaracji PIT 11

System pozwala na stworzenie korekty deklaracji PIT-11. Można ją przygotować w zakładkach:

KADRY » DEKLARACJE » DODAJ DEKLARACJĘ lub
KADRY » PRACOWNICY w szczegółach pracownika, w zakładce DEKLARACJE » DODAJ DEKLARACJĘ.

Po wybraniu DODAJ DEKLARACJĘ pojawi się okno Dodawanie informacji o dochodach i zaliczkach PIT-11, gdzie należy wybrać imię i nazwisko pracownika, dla którego chcemy utworzyć korektę, następnie należy w wierszu Cel złożenia zaznaczyć “korekta deklaracji”.

PIT-11 - korekta

Korekty deklaracji PIT 11 przekazuje się do urzędu skarbowego oraz pracownikowi. Należy pamiętać aby przechowywać korektę deklaracji w formie papierowej razem z potwierdzeniem przekazania tego dokumentu pracownikowi.

Aktualnie nie ma obowiązku dołączania do korekty deklaracji PIT-11 pisemnego uzasadnienia przyczyny korekty.

Wysyłka PIT-11

Aby wysłać wygenerowane dokumenty z systemu wFirma.pl należy zaznaczyć utworzony PIT i wybrać opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO US ALBO ZUS.

PIT-11- wysyłka

Wysyłki można dokonać bez podpisu - wystarczy wprowadzenie kwoty przychodu z zeznania rocznego. Co istotne ta osoba jest niedostępna w przypadku spółek.

PIT-11 - wysyłka bez podpsiu

Przesyłając deklaracje drogą elektroniczną do urzędu skarbowego, należy zachować Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) dla celów dowodowych funkcja Pobierz UPO. UPO można pobrać gdy przy danej deklaracji widnieje zielona koperta, która oznacza że deklaracja została poprawnie wysłana.

Wysłanie PIT 11 do pracowników

Wysłanie PIT-11 do pracownika jest możliwe w zakładce KADRY » DEKLARACJE, gdzie należy zaznaczyć wszystkich pracowników, którym pracodawca chce przekazać dokumenty a następnie wybierając z górnego paska akcje WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO PRACOWNIKÓW. Zbiorcza wysyłka PIT-11 i do pracowników jest możliwa wyłącznie jeśli użytkownik posiada własny bezpieczny podpis elektroniczny.

PIT-11- wysyłka do pracowników

Szczegółowa pomoc na ten temat Masowe generowanie PIT-11 i IMIR i ich zbiorcza wysyłka do pracowników.

Najczęściej zadawane pytania

Dlaczego nie widzę dochodu pracownika w PIT-11?

Najczęściej dzieje się tak, gdy pracownik jest osobą korzystającą z jednej z ulg podatkowych, dzięki której jej dochody zwolnione są z PIT. Wówczas dochód widoczny jest dopiero na 3. stronie deklaracji w części G.

Co się zmieniło w nowym PIT-11?

Nowy PIT-11 został dostosowany do przepisów wprowadzonych w 2022 roku tzw. ustawą Nowy Ład, w związku z czym:
rozbudowano sekcje G o ulgi z jakich mogą korzystać płatnicy,
wprowadzono w części E wiesze w których uwzględnia się przychody które otrzymują osoby, które ukończyły wiek emerytalny,
zmieniono pole dotyczące składki zdrowotnej, teraz wykazuje się w PIT 11 faktycznie pobrana składkę,
zasiłek macierzyński jest wykazywany w osobnych wierszach w sekcji E i G.
Więcej na ten temat:
Jak wypełnić PIT-11 za 2022 rok?

W PIT- 11 nie ma przychodów. Dlaczego?

W takie sytuacji należy zweryfikować sekcje G, gdzie wykazuje się przychody które było zwolnione z podatku np. w przypadku osób do 26 r.ż. lub korzystających z innych ulg. Dodatkowo przychody opodatkowane zryczałtowanym podatkiem nie będą wykazywane w PIT-11. Są to mi. przychody z umów cywilnoprawnych do 200 zł oraz nierezydentów podatkowych (cudzoziemców).

Gdzie będzie wykazany przychód osoby, która korzysta ze zwolnienia dla młodych?

Przychody wykazywane są w sekcji G pkt 109-113.

Gdzie będzie wykazany przychód osoby która korzysta z ulgi dla rodziców 4+?

Przychody wykazywane są w sekcji G pkt 114. - 117. Dodatkowo zaznaczony jest punkt 119.

Gdzie będzie wykazany przychód osoby która korzysta z ulgi na powrót?

Przychody wykazywane są w sekcji G pkt 114. - 117. Dodatkowo zaznaczony jest punkt 118.

Gdzie będzie wykazany przychód osoby która korzysta ulgi dla pracującego seniora?

Przychody wykazywane są w sekcji G pkt 114. - 117. Dodatkowo zaznaczony jest punkt 120.

Gdzie będzie wykazany przychód z zasiłku macierzyńskiego?

Zasiłki macierzyńskie zwolnione z podatku wykazywane są w sekcji G pkt 113 lub 117. Przychody opodatkowane są wydane w sekcji E wierszach 12 lub 13 lub 14.

Czy oprócz PIT-11 powinien wysłać do urzędu jeszcze jakieś deklaracje za pracownika?

Zwykle wraz z deklaracją PIT-11 konieczne jest przekazanie do urzędu również deklaracji PIT-4R. Pracownik powinien otrzymać PIT-11 do końca lutego wraz z informacją roczną dla osoby ubezpieczonej. PIT-4R nie przekazuje się pracownikowi.

Zatrudniam cudzoziemca. Dlaczego system nie generuje mi za niego deklaracji PIT-11?

W sytuacji, gdy dochody opodatkowane są zryczałtowanym podatkiem dochodowym, np. u cudzoziemców nieposiadających statusu rezydenta zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych wypełnia się druk IFT-1R.

Mam obcokrajowca, który nie posiada numeru PESEL. Dlaczego nie mogę wysłać PIT-11z ciągiem tych samych cyfr (jak 1111111111 czy 9999999999), tak jak to było w poprzednich latach?

Płatnik ma obowiązek wpisać w formularzu prawidłowy NIP lub PESEL podatnika. Błędem jest np. wpisywanie ciągu tych samych cyfr (jak 1111111111 czy 9999999999). Jaki informuje KIS od 1 stycznia 2023 r. informacje od płatników, które zawierają niewłaściwe identyfikatory, w tym z wpisanym ciągiem takich samych cyfr nie są przyjmowane.

Rozliczam pracowników, korzystając z pakietem mobilności. Czy PIT-11 musze poprawiać?

W przypadku pakietu mobilności dane na PIT-11, należy zweryfikować i wprowadzić odpowiednie zmiany w PIT-11 korzystając z opcji MODYFIKACJI.

Czy można w trackie roku?

W trakcie roku informacji PIT-11 w sytuacji, gdy były pracownik wystąpi z takim wnioskiem lub w przypadku zaprzestania prowadzenia działalności przed upływem terminów do złożenia deklaracji PIT-11 i PIT-4R, a więc przed końcem stycznia, obowiązek przesłania rocznego obliczenia podatku i deklaracji rocznej o zaliczkach na podatek dochodowy jest wykonywany nie później niż do dnia zaprzestania prowadzenia działalności.