PIT-11 to podstawowa informacja o przychodach, dochodach, kosztach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Informacja jest wystawiana oraz dostarczana przez płatnika i stanowi źródło danych niezbędnych do sporządzenia zeznań rocznych między innymi PIT-37, czy PIT-36.
Generowanie PIT-11
Wygenerowanie deklaracji PIT-11 dla osób zatrudnionych możliwe jest w zakładkach:
- START » PODATKI » ROCZNE DEKLARACJE PRACOWNIKÓW » DODAJ DEKLARACJĘ,
- KADRY » PRACOWNICY » kliknięcie w imię i nazwisko pracownika » DEKLARACJE » DODAJ DEKLARACJĘ.
Deklarację PIT-11 należy wygenerować w celu rozliczenia dochodów pracownika za dany rok kalendarzowy.
Deklarację należy przekazać:
- drogą elektroniczną do Urzędu Skarbowego.
- dowolną drogą - pracownikowi.
Egzemplarz deklaracji PIT-11 wraz z potwierdzeniem odbioru przez pracownika należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej.
Obecnie każdy pracodawca ma obowiązek przekazywać deklaracje PIT-11 do Urzędu Skarbowego drogą elektroniczną w terminie najpóźniej do ostatniego dnia stycznia danego roku za rok poprzedni.
Dane o zarobkach, kosztach uzyskania przychodu i składkach niezbędne do sporządzenie PIT-11 zostaną pobrane z wcześniej wygenerowanych w danym roku list płac / rachunków oraz na podstawie dotyczących pracownika danych wprowadzonych do systemu.
Egzemplarz dla pracownika należy przekazać podatnikowi do końca lutego.
PIT-11 dla wszystkich pracowników
Po wybraniu opcji generowania PIT-11 pojawi się okno, w którym należy wybrać dla kogo będzie generowana ta deklaracja. Deklarację można wygenerować dla wszystkich pracowników, którzy osiągnęli dochód w danym roku. W tym celu z listy należy wybrać opcję WSZYSCY PRACOWNICY Z DOCHODEM W DANYM ROKU.
PIT-11 dla wybranych pracowników
Deklaracje PIT-11 można generować również dla pojedynczych pracowników. W takim przypadku z listy należy wybrać konkretnego pracownika naciskając na jego imię i nazwisko.
Modyfikowanie PIT-11
System daje możliwość edycji danych w sekcji D, E, G oraz punktu 11, w sekcji D, w informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Aby tego dokonać należy (w zakładce START » PODATKI » ROCZNE DEKLARACJE PRACOWNIKÓW / KADRY » PRACOWNICY » kliknięcie w imię i nazwisko pracownika » DEKLARACJE) zaznaczyć deklarację i kliknąć na MODYFIKUJ.
Pojawi się okno Modyfikowanie informacji o dochodach i zaliczkach PIT-11, w którym część danych można poprawić, a pozostałe dane są automatycznie pobierane ze wcześniej wprowadzonych danych (funkcja szczegóły pracownika).
Aby edytować sekcje D, E, F oraz G należy wyłączyć zaznaczenie przy polu "automatyczne wyliczenie". Po tym kroku możliwe będzie modyfikowanie informacji zawartych w tych punktach.
Korekta deklaracji PIT 11
System pozwala na stworzenie korekty deklaracji PIT-11. Można ją przygotować w zakładkach:
START » PODATKI » ROCZNE DEKLARACJE PRACOWNIKÓW » DODAJ DEKLARACJĘ,
KADRY » PRACOWNICY » kliknięcie w imię i nazwisko pracownika » DEKLARACJE » DODAJ DEKLARACJĘ.
Po wybraniu DODAJ DEKLARACJĘ pojawi się okno "Dodawanie informacji o dochodach i zaliczkach PIT-11", gdzie należy wybrać imię i nazwisko pracownika, dla którego chcemy utworzyć korektę. Następnie należy w wierszu "Cel złożenia" zaznaczyć “korekta deklaracji”.
Korekty deklaracji PIT 11 przekazuje się do Urzędu Skarbowego oraz pracownikowi. Należy pamiętać, aby przechowywać korektę deklaracji w formie papierowej razem z potwierdzeniem przekazania tego dokumentu pracownikowi.
Aktualnie nie ma obowiązku dołączania do korekty deklaracji PIT-11 pisemnego uzasadnienia przyczyny korekty.
Wysyłka PIT-11
Aby wysłać wygenerowane dokumenty z systemu wFirma.pl należy zaznaczyć utworzony PIT i wybrać opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO US ALBO ZUS.
Wysyłki można dokonać bez podpisu - wystarczy wprowadzenie kwoty przychodu z zeznania rocznego. Co istotne ta opcja jest niedostępna w przypadku spółek, tu konieczne jest posiadanie własnego podpisu kwalifikowanego.
Sprawdzenie prawidłowego przetworzenia wysłanych deklaracji PIT-11
Po wysłaniu deklaracji PIT-11 należy sprawdzić czy wszystkie z nich zostały prawidłowo przetworzone. Od złożenia tych formularzy zależy bowiem późniejsze rozliczenie roczne pracownika.
Dodatkowo w razie niezłożenia deklaracji pracodawca naraża się na karę grzywny. Dotyczy to również sytuacji, kiedy deklaracja została wysłana, ale jest odrzucona (widnieje przy niej koperta w kolorze czerwonym) i pracodawca nie ponowił jej wysyłki. Kara grzywny za niezłożenie deklaracji wynosi do 180 stawek dziennych, co w praktyce oznacza kawy w wysokości do kilkudziesięciu tysięcy.
UPO można pobrać, gdy przy danej deklaracji widnieje zielona koperta, która oznacza, że deklaracja została poprawnie wysłana, aby tego dokonać należy przejść do START » PODATKI » ROCZNE DEKLARACJE PRACOWNIKÓW » zaznaczyć deklarację i wybrać z górnego paska akcję POBIERZ UPO.
Przesyłając deklaracje drogą elektroniczną do Urzędu Skarbowego, należy zachować Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) dla celów dowodowych. Więcej na temat pobierania UPO i konkretnych statusów można przeczytać w artykule: Potwierdzenie elektronicznej wysyłki deklaracji - UPO.
Wysłanie PIT 11 do pracowników
Wysłanie PIT-11 do pracownika jest możliwe w zakładce START » PODATKI » ROCZNE DEKLARACJE PRACOWNIKÓW / KADRY » PRACOWNICY » kliknięcie w imię i nazwisko pracownika » DEKLARACJE, gdzie należy zaznaczyć pracownika, któremu pracodawca chce przekazać dokumenty, a następnie wybrać z górnego paska akcje WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO PRACOWNIKÓW. Wysyłka PIT-11 i do pracowników jest możliwa wyłącznie jeśli użytkownik posiada własny podpis kwalifikowany. Aakcję można wykonać również zbiorczo dla wszystkich zaznaczonych pracowników.
Szczegółowa pomoc na ten temat dostępna jest w artykule: Masowe generowanie PIT-11 i IMIR i ich zbiorcza wysyłka do pracowników.
Publikacja PIT-11 przez biuro rachunkowe
Wygenerowane w systemie deklaracje PIT-11 można udostępnić klientom biura rachunkowego poprzez zaznaczenie deklaracji i kliknięcie OPUBLIKUJ » OPUBLIKUJ KLIENTOWI.
Zestawienie o dochodach i zaliczkach pracowników generowane na cele weryfikacji danych w PIT-11
W procesie weryfikacji PIT-11 pomocne może okazać się zestawienie, możliwe do wygenerowania z poziomu zakładki START » PODATKI » ROCZNE DEKLARACJE PRACOWNIKÓW » DRUKUJ » ZESTAWIENIE PRACOWNIKÓW DO PIT 11.
Generując zestawienie będzie można wybrać, czy chcemy je wygenerować dla jednego pracownika, czy dla wszystkich. Pracownicy, dla których utworzone zostanie zestawienie zostaną wykazani na tym dokumencie w kolejności alfabetycznej.
PIT 11 - najczęstsze pytania
Dlaczego nie widzę dochodu pracownika w PIT-11?
Najczęściej dzieje się tak, gdy pracownik jest osobą korzystającą z jednej z ulg podatkowych, dzięki której jej dochody zwolnione są z PIT. Wówczas dochód widoczny jest dopiero na 3. stronie deklaracji w części G.
W PIT- 11 nie ma przychodów. Dlaczego?
W takie sytuacji należy zweryfikować sekcje G, gdzie wykazuje się przychody, które było zwolnione z podatku np. w przypadku osób do 26 r.ż. lub korzystających z innych ulg. Dodatkowo przychody opodatkowane zryczałtowanym podatkiem nie będą wykazywane w PIT-11. Są to mi. przychody z umów cywilnoprawnych do 200 zł oraz nierezydentów podatkowych (cudzoziemców).
Gdzie będzie wykazany przychód osoby, która korzysta ze zwolnienia dla młodych?
Przychody wykazywane są w sekcji G pkt 109-113.
Gdzie będzie wykazany przychód osoby, która korzysta z ulgi dla rodziców 4+?
Przychody wykazywane są w sekcji G pkt 114. - 117. Dodatkowo zaznaczony jest punkt 119.
Gdzie będzie wykazany przychód osoby, która korzysta z ulgi na powrót?
Przychody wykazywane są w sekcji G pkt 114. - 117. Dodatkowo zaznaczony jest punkt 118.
Gdzie będzie wykazany przychód osoby, która korzysta ulgi dla pracującego seniora?
Przychody wykazywane są w sekcji G pkt 114. - 117. Dodatkowo zaznaczony jest punkt 120.
Gdzie będzie wykazany przychód z zasiłku macierzyńskiego?
Zasiłki macierzyńskie zwolnione z podatku wykazywane są w sekcji G pkt 113 lub 117. Przychody opodatkowane są wydane w sekcji E wierszach 12 lub 13 lub 14.
Czy oprócz PIT-11 powinien wysłać do urzędu jeszcze jakieś deklaracje za pracownika?
Zwykle wraz z deklaracją PIT-11 konieczne jest przekazanie do urzędu również deklaracji PIT-4R. Pracownik powinien otrzymać PIT-11 do końca lutego wraz z informacją roczną dla osoby ubezpieczonej. PIT-4R nie przekazuje się pracownikowi.
Zatrudniam cudzoziemca. Dlaczego system nie generuje mi za niego deklaracji PIT-11?
W sytuacji, gdy dochody opodatkowane są zryczałtowanym podatkiem dochodowym, np. u cudzoziemców nieposiadających statusu rezydenta zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych wypełnia się druk IFT-1R.
Mam obcokrajowca, który nie posiada numeru PESEL. Dlaczego nie mogę wysłać PIT-11 z ciągiem tych samych cyfr (jak 1111111111 czy 9999999999)?
Płatnik ma obowiązek wpisać w formularzu prawidłowy NIP lub PESEL podatnika. Błędem jest np. wpisywanie ciągu tych samych cyfr (jak 1111111111 czy 9999999999). Jaki informuje KIS od 1 stycznia 2023 r. informacje od płatników, które zawierają niewłaściwe identyfikatory, w tym z wpisanym ciągiem takich samych cyfr nie są przyjmowane.
Rozliczam pracowników, korzystając z pakietem mobilności. Czy PIT-11 muszę poprawiać?
W przypadku pakietu mobilności, dane na PIT-11, należy zweryfikować i wprowadzić odpowiednie zmiany w PIT-11 korzystając z opcji MODYFIKACJI.
Czy można w PIT 11 wysyłać w trackie roku?
W trakcie roku informacji PIT-11 w sytuacji, gdy były pracownik wystąpi z takim wnioskiem lub w przypadku zaprzestania prowadzenia działalności przed upływem terminów do złożenia deklaracji PIT-11 i PIT-4R, a więc przed końcem stycznia, obowiązek przesłania rocznego obliczenia podatku i deklaracji rocznej o zaliczkach na podatek dochodowy jest wykonywany nie później niż do dnia zaprzestania prowadzenia działalności.
