Właściciel biura rachunkowego, który założył konto na platformie wFirma dla Biur Rachunkowych zyskuje dostęp do funkcji, które umożliwią prowadzenie księgowości klientów w oparciu o Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów lub Ewidencję Przychodów. Jednym z najważniejszych narzędzi usprawniających pracę w biurze rachunkowym jest odpowiedni widok panelu głównego, który może zostać dostosowany do potrzeb użytkowników.
Użytkownik może dostosować według własnych potrzeb widok panelu głównego.
Widok panelu głównego biura rachunkowego - podstawowe funkcje
Po zalogowaniu, w zakładce FIRMY znajduje się lista firm klientów, które zostały podpięte do konta biura rachunkowego. Panel główny posiada funkcje, które usprawniają pracę w biurze rachunkowym.
Jak wejść na konto klienta?
Lista firm
W celu przejścia na konto klienta należy kliknąć w nazwę firmy lub ją zaznaczy na liście i z górnego menu wybrać opcję WEJDŹ DO FIRMY.
Przełączenie konta
W celu przejścia między kontami klientów, należy kliknąć w strzałkę przy nazwie firmy po lewej stronie
lub w zakładce USTAWIENIA kliknąć opcję PRZEŁĄCZ FIRMĘ,
a następnie wybrać lub wyszukać konto klienta z listy firm.
Tworzenie konta dla nowego klienta
Utworzenie nowego konta dla klienta możliwe jest poprzez wybranie z górnego paska menu opcji DODAJ KLIENTA. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule: Tworzenie kont dla klientów przez biuro rachunkowe.
Akcje masowe
W celu usprawnienia pracy w biurze rachunkowym w głównym widoku listy firm dostępna jest funkcja akcji masowych. W tym celu należy z górnego menu kliknąć w opcję AKCJE MASOWE, a następnie wybrać jedną z dostępnych funkcji:
Przedłużanie pakietów
Z poziomu panelu głównego istnieje możliwość przedłużenia pakietu dla wybranej firmy lub kilku firm zaznaczonych na liście firm. W tym celu należy zaznaczyć wybrane konta klientów i skorzystać z opcji PRZEDŁUŻ PAKIET O 30 DNI.
Zarządzanie użytkownikami
Po zaznaczeniu na liście wybranych kont klientów możliwe jest wprowadzenie lub usunięcie użytkowników z różnymi uprawnieniami poprzez opcję UŻYTKOWNICY:
Jak zablokować i odblokować konto klienta?
Zablokowanie lub odblokowanie firmy klienta możliwe jest poprzez użycie funkcji ZABLOKUJ FIRMĘ lub ODBLOKUJFIRMĘ, która dostępna jest pod prawym przyciskiem myszy po najechaniu kursorem na konto klienta. Dzięki tym funkcjom szef biura rachunkowego ma całkowitą kontrolę nad wszystkimi kontami klientów biura. W sytuacji gdy np. klient zalega z płatnościami, poprzez zablokowanie firmy możemy ograniczyć całkowicie jego dostęp do konta.
Zbiorcze wyliczenie podatków, wygenerowanie pliku JPK_V7 i ZUS-ów
W celu zbiorczego wyliczenia podatków, wygenerowania pliku JPK_V7 oraz ZUS-ów należy zaznaczyć wybrane konta klientów a następnie z górnego menu wybrać opcję WYLICZENIA.
Jak dezaktywować firmę klienta?
Z poziomu widoku listy firm możliwa jest zmiana statusu prowadzonej firmy na nieaktywną w przypadku np. zerwania z nią umowy czy zawieszenia poprzez opcję ZMIEŃ NA NIEAKTYWNE która dostępna jest w górnym pasku menu.
Wówczas firma ta pojawi się w zakładce ARCHIWUM, gdzie - jeśli współpraca z klientem zostanie wznowiona lub działalność zostanie wznowiona - ponownie możemy ją aktywować poprzez opcję ZMIEŃ NA AKTYWNE.
Powiadomienia do klientów
W celu usprawnienia współpracy pomiędzy klientem a biurem, system wFirma dla Biur Rachunkowych posiada funkcję wysłania powiadomienia do wszystkich lub wybranych klientów. W tym celu należy zaznaczyć wybrane firmy klientów na liście a następnie z górnego paska menu wybrać opcję POWIADOMIENIE.
Więcej na ten temat w artykule: Zbiorcze powiadomienia klientów biura rachunkowego.
Jak zaakceptować zgłoszenie klienta?
W przypadku gdy klient wybierze dane biuro rachunkowe, to będzie on widoczny w części OCZEKUJĄCE. Z tego poziomu szef biura może zdecydować czy nawiąże współpracę z firmą poprzez kliknięcie opcji ZAAKCEPTUJ PODŁĄCZENIE POD BIURO. Jeżeli szef biura zdecyduje, że nie chce prowadzić księgowości danej firmy, wybierając opcję ODRZUĆ PODŁĄCZENIE POD BIURO, firma zostanie automatycznie usunięta z listy.
Informacje o statusie wysyłki deklaracji do US, ZUS i MF
Oprócz wcześniej wspomnianych czynności jakie można wykonać, na panelu głównym zostały wprowadzone dodatkowe informacje o statusie deklaracji w formie kolorów oraz ikon, które mają za zadanie usprawnić pracę biur rachunkowych. Dzięki temu, w jednym miejscu dostępne są informacje o podatkach i deklaracjach wszystkich klientów. Nie trzeba w celu weryfikacji logować się na konta poszczególnych klientów.
Jeśli deklaracja podświetlona jest:
na czerwono - oznacza to, że nie wygenerowano deklaracji, pomimo tego że jest taka konieczność,
na zielono - oznacza to, że deklaracja została wygenerowana,
na szaro - oznacza to, że nie wygenerowano deklaracji, ale nie ma takiej konieczności.
Dodatkowo, jeśli deklaracja została opłacona, pojawi się ikona banknotu oraz wartość uiszczonej kwoty obok oznaczenia deklaracji.
Z widoku listy firm możliwe jest również kontrolowanie statusu wysyłki deklaracji.
Jeżeli obok wysłanej deklaracji widnieje ikona koloru:
- szarego - oznacza to, że została zlecona wysyłka deklaracji,
- zielonego - wysyłka zakończona powodzeniem (możliwe pobranie UPO),
- czerwonego - deklaracja nie została wysłana (wysyłka została odrzucona np. wystąpił błąd 414 lub 402).
Dodatkowo po skierowaniu kursora myszki na ikonę koperty znajdującą się przy deklaracji pojawi się komunikat z informacją, co dana ikona oznacza.
Na panelu głównym istnieje możliwość sprawdzenia czy została wyliczona zaliczka lub czy wygenerowane zostały potrzebne deklaracje, czy zostały opłacone i wysłane oraz jaki jest status ich wysyłki.
Możliwość kontroli z poziomu listy firm generowania i wysyłki JPK_V7 klientów
W związku z comiesięcznym obowiązkiem wysyłki pliku JPK_V7 przez wszystkich czynnych podatników VAT (bez względu na sposób rozliczenia VAT - kwartalnie lub miesięcznie) z poziomu widoku panelu głównego istnieje możliwość szybkiej kontroli, czy pliki JPK_V7 zostały wygenerowane i wysłane do MF w terminie.
Kolor czerwony JPK oznacza, że plik nie został wygenerowany (pomimo takiego obowiązku). W tym celu można zrobić to masowo poprzez zaznaczenie wybranych firm na liście i wybór z górnego menu opcji WYLICZENIA » GENERUJ JPK V7. Dzięki temu, kolor JPK zmieni się na zielony. Obok wysłanego pliku JPK V7 pojawi się dodatkowo ikona zielonej koperty.
Więcej informacji związanych ze znaczeniem poszczególnych kodów i oznaczeń występujących przy wysyłce deklaracji znajduje się w artykule: Kody wysyłki przy komunikacji z serwerem urzędu skarbowego
Pozostałe udogodnienia panelu początkowego
Ustawienia kolumn
W systemie jest ustawiony domyślny widok tabeli, która dostępna jest po zalogowaniu w zakładce FIRMY. Jednakże można ją modyfikować dodając lub usuwając poszczególne kolumny poprzez opcję USTAWIENIA KOLUMN, która znajduje się w prawym górnym rogu po najechaniu na ikonę koła zębatego.
Po kliknięciu na opcję USTAWIENIA KOLUMN pojawią się dwie kolumny: AKTYWNE KOLUMNY i DOSTĘPNE KOLUMNY.
Po kliknięciu w ikonkę strzałki znajdującej się przy każdym wierszu, można przenosić pozycje między kolumnami, o czym więcej w artykule: Definiowanie układu kolumn, czyli przystosowanie interfejsu do potrzeb biura rachunkowego
Raporty pracochłonności
Dodatkowo, w zakładce RAPORTY właściciel będzie mógł wygenerować raport (miesięczny lub kwartalny) dotyczący Dokumentów wystawionych dla oznaczonych firm poprzez funkcję DRUKUJ RAPORT » RAPORT ROCZNY lub RAPORT ROCZNY SZCZEGÓŁOWY.
Więcej na ten temat w artykule: Raport pracochłonności firmy
