Magic Box - automatyczne przetwarzanie plików

Magic Box to nowe narzędzie systemu wFirma, które zastępuje dotychczasowy moduł OCR. Umożliwia masowe wgrywanie plików księgowych - faktur zakupu, plików JPK_FA oraz JPK_V7 - bezpośrednio z poziomu strony głównej. System automatycznie rozpoznaje typ pliku, kieruje go w odpowiednie miejsce w systemie i tworzy wpisy w wersjach roboczych do akceptacji przez użytkownika lub w rejestrze VAT. W przypadku przetworzenia pliku, zapisuje też kopię oryginalnego pliku w CRM » DOKUMENTY w dedykowanym katalogu.

Czym jest Magic Box?

Magic Box to kafelek na stronie głównej systemu wFirma, do którego można przeciągnąć lub wybrać z dysku pliki w obsługiwanych formatach. Po wgraniu plik trafia do KOLEJKI, w której można na bieżąco śledzić postęp przetwarzania. System sam rozpoznaje, czy plik dotyczy przychodów czy wydatków i kieruje go w odpowiednie miejsce.

Czym różni się od OCR?

• OCR obsługiwał wyłącznie faktury zakupu w formacie PDF, JPG i PNG.
• Magic Box obsługuje dodatkowo pliki XML (JPK_FA, JPK_V7).
• Magic Box pozwala wgrać wiele plików jednocześnie i obserwować ich status w jednej kolejce.
• Magic Box zachowuje oryginalny plik w CRM » DOKUMENTY niezależnie od wyniku przetwarzania.

Jak działa Magic box?

Na stronie głównej systemu należy odszukać kafelek Magic Box (w miejscu, w którym wcześniej znajdował się moduł dodawania wydatków z OCR). Przeciągnij plik (lub kilka plików) na strefę oznaczoną na kafelku, albo kliknij kafelek, aby wybrać pliki z dysku. Po wgraniu plików można kliknąć przycisk OTWÓRZ KOLEJKĘ, w którym widać postęp przetwarzania każdego pliku z osobna.

Każdy plik wgrany przez Magic Box przechodzi przez trzy warstwy weryfikacji:

• Wstępna walidacja i skan bezpieczeństwa - sprawdzenie, czy plik nie jest uszkodzony i czy nie zawiera szkodliwej treści.
• Rozpoznanie kategorii - analiza zawartości i przypisanie do jednej z kategorii: Przychody lub Wydatki.

• Walidacja danych - odczyt poszczególnych pól (NIP, numer faktury, daty, kwoty) i sprawdzenie ich poprawności. Dodatkowo przy przetwarzaniu plików zbiorczych (np. JPK_V7) Magic Box weryfikuje, czy poszczególne pozycje nie zostały już wcześniej dodane do systemu. Pozycje zduplikowane są pomijane - nie powstają zdublowane zapisy.

Dodatkowe opcje przetwarzania

Pod strefą dodawania plików znajduje się przycisk z ikoną koła zębatego i napisem „Opcje”. Po jego kliknięciu otwiera się panel z trzema przełącznikami, których ustawienia są zapamiętywane.

Moduł Kolejka - przetwarzanie plików przez Magic Box

Kliknięcie w przycisk “Otwórz kolejkę” powoduje uruchomienie panelu bocznego  Dla każdego pliku widoczne są:

• nazwa pliku źródłowego;
• rozpoznana kategoria (Przychody / Wydatki );
• status: przetwarzanie, przetworzono, przetworzono (dane niekompletne), odrzucono, brak uprawnień;

Po przetworzeniu wszystkich plików w kolejce pojawia się krótka animacja konfetti - potwierdza zakończenie operacji.

Pliki rozpoznane jako Przychody lub Wydatki trafiają do wersji roboczych (wyjątkiem jest oznaczenie w opcjach Sprzedaż tylko rejestr VAT lub plik jest sprzed przeniesienia księgowości do systemu). Aby wpis w formie wersji roboczej pojawił się w ewidencjach, należy:

1. Przejść do PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » WERSJE ROBOCZE lub WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE..
2. Zaksięgować wpis korzystając z opcji KSIĘGUJ WERSJĘ ROBOCZĄ.
3. Otworzyć szczegóły wpisu i zweryfikować odczytane dane.
4. W razie potrzeby uzupełnić brakujące pola (np. termin płatności, metoda płatności)

Gdzie zapisują się wgrane przez Magic Box pliki?

Niezależnie od wyniku przetwarzania, każdy przyjęty plik zapisywany jest w CRM » DOKUMENTY w dedykowanym folderze. Magic Box zapisuje plik niezależnie od tego, czy użytkownik wgrywający ma dostęp do modułu CRM. Pliki odrzucone (nieobsługiwany format, błąd walidacji) nie są zapisywane.

Kolumna „Nazwa pliku źródłowego”

W wersjach roboczych oraz w rejestrach VAT dodana została kolumna (do samodzielnego włączenia - tutaj omawiamy jak) z nazwą pliku, z którego wpis został utworzony. Kolumna jest dostępna w listach:

• PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » WERSJE ROBOCZE
• WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE
• EWIDENCJE » REJESTRY VAT » REJESTR VAT SPRZEDAŻY
• EWIDENCJE » REJESTRY VAT » REJESTR VAT ZAKUPU

Wyszukiwarka pozwala filtrować wpisy po nazwie pliku źródłowego. Dodatkowo dostępne są filtry:

• w wersjach roboczych - filtr Źródło (wartości: pusty, „import Magic Box”, „import KSeF”, „Ręcznie dodane”);
• w rejestrach VAT - filtr Rodzaj z wartością „import Magic Box”.

Historia aktywności użytkownika związana z Magic Box

Każde użycie Magic Boxa odnotowywane jest w USTAWIENIA » INNE » HISTORIA AKTYWNOŚCI. W filtrach pojawia się obiekt Magic Box z operacją Dodawanie.

Rejestrowane są m.in. wpisy typu:

• wgranie pliku przez użytkownika (z nazwą pliku);
• utworzenie wersji roboczej (z miejscem docelowym);
• pominięcie duplikatów (ze statystyką pozycji);
• odrzucenie pliku (z powodem);

Magic Box a klient biura rachunkowego

Przedsiębiorca obsługiwany przez biuro rachunkowe może mieć włączone uprawnienie do wgrywania plików przez Magic Box bez prawa do księgowania wersji roboczych. Wtedy:

• klient wgrywa plik przez kafelek na swoim koncie;
• plik przechodzi rozpoznanie i trafia do CRM » DOKUMENTY oraz do wersji roboczych biura;
• właściwe zaksięgowanie wykonuje pracownik biura.

Najczęstsze pytania (FAQ) - Magic Box

1. Czy mogę wgrać kilka plików naraz?

Tak. Można wgrać dwadzieścia  plików jednocześnie każdy z nich zostanie przetworzony niezależnie, a postęp widać w module KOLEJKA.

2. Czy Magic Box rozpoznaje faktury sprzedażowe?

W Etapie 1 - tylko w postaci plików JPK_FA oraz JPK_V7 (przychodowych). Pojedyncze faktury sprzedaży w PDF/JPG/PNG nie są w tym etapie rozpoznawane jako przychody.

3. Co z plikami sprzed daty rozpoczęcia księgowości?

W przypadku plików JPK_V7 i JPK_FA utworzą się wpisy wyłącznie do rejestru VAT sprzedaży oraz w przypadku JPK_V7 też do zakupu pozwalając odtworzyć transakcje sprzed przejścia do systemu celem np. skorygowania pliku JPK_V7. 

4. Czy Magic Box wykrywa duplikaty?

Tak. Duplikat rozpoznawany jest na podstawie: numeru faktury (lub numeru KSeF), NIPu oraz daty lub kwoty. Zduplikowane pozycje są pomijane - nie powstają podwójne wpisy.

5. Co dzieje się z oryginalnym plikiem?

Każdy przetworzony plik zapisywany jest w CRM » DOKUMENTY w folderze odpowiadającym jego kategorii. Pliki odrzucone (nieobsługiwany format) nie są zapisywane.

6. Czy mogę cofnąć przetworzenie?

Wersje robocze utworzone przez Magic Box można usuwać tak samo jak każde inne wersje robocze. Oryginalny plik pozostanie w CRM » DOKUMENTY.

7. Gdzie sprawdzę, kto i kiedy wgrał dany plik?

W USTAWIENIA » INNE » HISTORIA AKTYWNOŚCI - należy ustawić filtr Obiekt na „Magic Box”. Widoczne będą wszystkie operacje wraz z datą i użytkownikiem.