Znalazłam nieprawidłowości w bilansie. Jak mogę dokonać weryfikacji skąd mogłyby się wziąć rozbieżności?
Aby dokonać weryfikacji nieprawidłowości w bilansie można dokonać sprawdzenia księgowań, weryfikacji schematu bilansu - czy ujmuje wszystkie konta bilansowe oraz czy uwzględniło się zysk/stratę wynikającą z wyniku finansowego.
1. Sprawdź podgląd wyliczenia pozycji bilansu z uwzględnieniem kont
Najczęściej stosowanym sposobem weryfikacji wartości zawartych w bilansie jest skorzystanie z opcji podglądnięcia szczegółów wyliczenia. Aby włączyć szczegóły wyliczenia należy kliknąć na podświetlaną na niebiesko kwotę. Wówczas pokaże się okno, w którym przedstawione jest:
- konto - które zawarte zostało w schemacie wyliczenia danej pozycji bilansu,
- kwota - kwota zaciągnięta z ZOiS danego konta zgodnie z okresem za który liczony jest bilans,
- strona - strona określona w schemacie wyliczenia danej pozycji bilansu.
Jeśli mamy wątpliwości czy zaciągnięta kwota jest prawidłowa jej weryfikacji możemy dokonać na trzy sposoby:
- Czy dokonane są prawidłowo księgowania na kontach zawartych w bilansie? - wówczas wskazane jest porównanie wartości z ZOiS i zapisach na kontach (patrz akapit “2. Porównaj wartości ze szczegółów wyliczenia z ZOiS i zapisami na koncie”),
- Czy określiliśmy prawidłowo schemat bilansu, czyli czy nie widnieje przy nich informacja “Schemat jest nieaktualny w związku z wprowadzeniem zmian w planie kont” lub “Raport zawiera błędy” - wówczas wskazane jest aby poprawić schemat bilansu (patrz akapit “3. Schemat bilansu - jak dokonać jego poprawy?”).
- Czy prawidłowo dodane zostało rozliczenie zysku/straty? - jest to niezwykle ważne ponieważ bez przeksięgowania/wprowadzenia wartości, sumy aktywów i pasywów nie będą sobie równe.
2. Porównaj wartości ze szczegółów wyliczenia z ZOiS i zapisami na koncie
W celu weryfikacji dokonanych księgowań w księdze można wygenerować zestawienie zapisów w księdze handlowej według ścieżki: EWIDENCJE » KSIĘGA HANDLOWA » REJESTR KSIĘGOWY, gdzie za pomocą opcji DZIENNIK KSIĘGOWAŃ wygenerujemy dziennik za okres wskazany w lewym dolnym rogu tabeli (Uwaga! Jeśli chcesz uzyskać wszystkie zapisy z danego roku w polu ROK wybierz ten rok a w polu MIESIĄC wybierz puste pole nad styczeń).
Jeśli występują podejrzenia w zakresie kont, w których mogło dojść do nieprawidłowości można dokonać weryfikacji księgowań w obrębie zapisów danego konta w zakładce: EWIDENCJE » KSIĘGA HANDLOWA » ZAPISY NA KONTACH. W wyszukiwarce można wpisać numer konta i wówczas pojawią się do niego w danym okresie dokonane księgowania.
Poniżej przedstawiamy przykładowe zakresy:
Pojedyncze konto4
01 - konto 401
401-01 - konto 401-01
Zakres kont
4* - wszystkie konta zespołu 4 (syntetyka+analityka)
40*- konta 401,402,403 itd. (syntetyka+analityka)
401* - konto 401 (syntetyka+analityka)
401-* -wszystkie konta analityczne do konta 401
Łączenie reguł za pomocą przecinka
np. 7*, 401-*, 402-*, 403*
- suma obrotów po stronie Wn wszystkich kont syntetycznych (bilansowych i wynikowych), objętych wykazem kont księgi, jest równa sumie obrotów po stronie Ma tych kont,
- suma sald po stronie Wn wszystkich kont księgi (syntetycznych) równa się sumie sald po stronie Ma tych kont.
3. Schemat bilansu - jak dokonać jego poprawy?
Często dodając konta bilansowe użytkownicy nie pamiętają aby dokonać odpowiedniej modyfikacji schematu bilansu tak aby uwzględniał nowo dodane konta bądź zapominają, że konieczne jest uwzględnienie kont w kilku segmentach bilansu. W związku z tym w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » SPRAWOZDANIE FINANSOWE » BILANS można się spotkać z dwoma komunikatami:
“Schemat jest nieaktualny w związku z wprowadzeniem zmian w planie kont”
Komunikat ten informuje o tym, że użytkownik wprowadził zmiany w planie kont np. dodał nowe konto bilansowe, które rzutować mogą na schemat bilansu.
“Raport zawiera błędy”
Komunikat informuje o tym, że schemat bilansu nie zawiera w pozycji wyżej konta dodanego w pozycji niżej bilansu. Aby dobrze to zobrazować posłużymy się przykładem.
W celu weryfikacji schematu bilansu należy przejść do zakładki USTAWIENIA » PODATKI » SPRAWOZDANIE FINANSOWE » BILANS, gdzie zaznaczamy bilans z którego korzystamy i następnie klikamy na opcję MODYFIKUJ » MODYFIKUJ.
W oknie, które się pojawi możemy dokonać weryfikacji wykorzystanych kont przy danych pozycjach bilansu.
W sytuacji gdy użytkownik nie identyfikuje wprowadzenia zmian, należy od razu wybrać ZAPISZ (bez dokonywania zmian). Wówczas zostanie wyświetlone okno "Weryfikacja poprawności Bilansu", w którym zostanie wskazana informacja jakie zmiany zostały dokonane:
- w odniesieniu do informacji o kontach analitycznych - jeśli w raporcie weryfikacji znajdują się konta analityczne, a ich konta syntetyczne są uwzględnione w schemacie, wówczas można wybrać opcję POMIŃ BRAKUJĄCE ANALITYCZNE, jeśli rzeczywiście konta analityczne nie muszą być uwzględnione w którejś z pozycji bilansu,
- w odniesieniu do brakujących kont syntetycznych - jeżeli zostaną wskazane konta syntetyczne w komunikacie oznacza to, że dane konto zostało dodane do planu kont a schemat nie został zaktualizowany. Należy w tej sytuacji dokonać weryfikacji schematów.
- powielanie schematów będzie pomocne także w przypadku: posiadania własnego planu kont - wówczas możliwe jest skopiowanie schematu do kolejnego roku obrotowego
- przypadkowego usunięcia schematu - wówczas przywrócenie schematu będzie możliwe po dodaniu nowego roku obrotowego z wzorcowym planem kont, a następnie skopiowaniu potrzebnego schematu do bieżącego roku obrotowego.
4. Czy prawidłowo uwzględniona jest zysk/strata w bilansie?
Na wyrównanie w bilansie aktywów i pasywów często rzutuje przeksięgowanie zysku bądź straty. W sytuacji gdy generowany jest:
- Bilans roczny - kwota zysku/straty powinna być przeksięgowana za pomocą dokumentu PK. W systemie udostępniamy skorzystanie z opcji “Zamknięcia roku obrotowego”. Warto zwrócić uwagę, że jeżeli kwota pozycji zysku (straty) nie jest prawidłowa lub nie została wyliczona należy upewnić się czy zostały dodane wszystkie wymagane przeksięgowania oraz czy wprowadzone zostały odpowiednie daty.
- Bilans śródroczny - brak równości pasywów i aktywów w bilansie może być spowodowana brakiem uwzględnienia zysku/straty w bilansie. Wówczas aby ją uwzględnić konieczne jest w trakcie jego generowania zaznaczenie opcji DODAJ ZYSK/STRATĘ RĘCZNIE i następnie w polu obok dodać wartość zysku/straty. Wówczas kwota przeniesie się do właściwego pola w bilansie.
