Gdy okaże się, że wprowadzona do systemu umowa zawiera błędy, nie ma potrzeby jej usuwania i ponownego wprowadzania. System wFirma umożliwia sprawne modyfikowanie danych w istniejącym dokumencie. W zależności od charakteru wprowadzanych poprawek zmiana może odbywać się poprzez bezpośrednią edycję umowy lub wystawienie aneksu.
Kiedy stosować modyfikację, a kiedy aneks do umowy?
Przed przystąpieniem do wprowadzania zmian w systemie należy ustalić odpowiedni tryb postępowania:
Bezpośrednie modyfikowanie umowy: stosuje się w sytuacji prostowania pomyłek lub błędów powstałych podczas rejestracji umowy w systemie (np. błędny numer umowy, pomyłka w dacie jej zawarcia, nieprawidłowo wybrany schemat składek ZUS czy błędnie wprowadzona stawka wynagrodzenia od początku trwania umowy).
Dodanie aneksu do umowy: stosuje się w przypadku formalnej zmiany warunków zatrudnienia w trakcie trwania umowy (np. podwyższenie wynagrodzenia od określonego miesiąca, zmiana wymiaru czasu pracy) lub na cele techniczne (np. zmiana zasad naliczania zaliczki na podatek dochodowy od danego momentu).
Modyfikowanie wprowadzonej umowy - krok po kroku
W celu poprawienia błędnie wprowadzonych danych w umowie należy:
Przejść do zakładki KADRY » UMOWY lub KADRY » PRACOWNICY » szczegóły pracownika » UMOWY
Zaznaczyć na liście umowę, która wymaga poprawy.
Z górnego paska zadań wybrać opcję MODYFIKUJ.
W otwartym oknie wprowadzić poprawne dane w odpowiednich zakładkach (Podstawowe informacje, Podatek dochodowy, ZUS lub Inne warunki zatrudnienia).
Zatwierdzić zmiany przyciskiem ZAPISZ.
Zaktualizowane dane zostaną zapamiętane w parametrach umowy i będą uwzględniane przy kolejnych generowanych dokumentach kadrowo-płacowych.
Wpływ modyfikacji umowy na pozostałe dokumenty w systemie
Samo wprowadzenie zmian w umowie nie powoduje automatycznego przeliczenia wcześniej utworzonych dokumentów płacowych i rozliczeniowych. Jeżeli zmiana w umowie dotyczy elementów mających wpływ na wartość wynagrodzenia lub składki (np. kwota brutto, podwyższone koszty uzyskania przychodu, ulga podatkowa, schemat ZUS), konieczne jest ręczne zaktualizowanie powiązanych dokumentów w odpowiedniej kolejności.
Modyfikacja list płac i rachunków do umów cywilnoprawnych
Aby nowo wprowadzone warunki z umowy zostały uwzględnione w wypłatach:
Przejść do zakładki KADRY » LISTY PŁAC (dla umów o pracę) lub KADRY » RACHUNKI (dla umów zlecenie/o dzieło).
Zaznaczyć dokument wygenerowany na podstawie modyfikowanej umowy.
Z górnego menu wybrać opcję MODYFIKUJ.
W oknie modyfikacji kliknąć ZAPISZ.
Aktualizacja deklaracji ZUS DRA / RCA / RSA
Jeżeli zmiana w umowie wpłynęła na wysokość składek ZUS lub naliczone świadczenia, po zmodyfikowaniu list płac/rachunków należy zaktualizować deklaracje rozliczeniowe:
Jeśli deklaracja ZUS nie została jeszcze wysłana do ZUS: należy przejść do zakładki START » DEKLARACJE » ZUS, zaznaczyć właściwy komplet deklaracji (np. ZUS DRA), wybrać MODYFIKUJ i zapisać.
Jeśli deklaracja ZUS została już przekazana do urzędu: konieczne jest wygenerowanie i wysłanie korekty deklaracji rozliczeniowej za dany miesiąc.
Modyfikowanie wprowadzonej umowy a aneks
Gdy zmiana nie wynika z błędu wprowadzania, lecz stanowi formalną modyfikację warunków umowy od określonego dnia, należy skorzystać z funkcji aneksu:
Przejść do zakładki KADRY » UMOWY lub KADRY » PRACOWNICY »szczegóły pracownika » UMOWY
Zaznaczyć właściwą umowę i wybrać DODAJ » ANEKS.
W polu Data rozpoczęcia obow. zmian podać dokładny dzień, od którego obowiązują nowe warunki (np. nowa stawka wynagrodzenia).
Ustawić zmieniane parametry i kliknąć ZAPISZ.
Dzięki zastosowaniu aneksu historia zmian w zatrudnieniu pracownika pozostaje zachowana, a wypłaty naliczane przed datą aneksu nie ulegną zniekształceniu.
