Ewidencja środków trwałych - zarządzanie środkami trwałymi oraz WNIP

W systemie wfirma.pl ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych znajduje się w zakładce EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE i przedstawia wszystkie najważniejsze informacje o wprowadzonych do działalności gospodarczej składnikach majątku, które zostały dodane do ewidencji.

Ewidencja środków trwałych - jak wygląda

W zakładce ŚRODKI TRWAŁE mieści się szereg opcji dotyczących środków trwałych. Można je dodawać, modyfikować, usuwać, a także zobaczyć plan amortyzacji. Istnieje również możliwość przeprowadzenia likwidacji, sprzedaży, czy też ukrycia środka trwałego.

Zakup środków trwałych oraz WNiP 

Zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wprowadza się poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE (więcej szczegółów na ten temat w artykułach: Zakup środków trwałych oraz Zakup wartości niematerialnych i prawnych).

Od 1 stycznia 2018 r. wartość składników majątku uznawanych za środki trwałe i wartości niematerialne i prawne, które powinny być wprowadzone obowiązkowo do ewidencji środków trwałych wzrosła z 3.500 zł do 10.000 zł (netto dla czynnych podatników VAT, brutto dla podatników zwolnionych z VAT). W związku z tym niskocenne środki trwałe, których wartość początkowa nie przekracza 10.000 zł można wprowadzić bezpośrednio do kosztów lub zamortyzować jednorazowo. Wzrost wartości początkowej środków trwałych dotyczy składników majątku przyjętych do używania w firmie po dniu 31 grudnia 2017 r.

Ewidencja środków trwałych - dodawanie środka trwałego bezpośrednio do ewidencji

Chcąc dodać środek trwały bezpośrednio do ewidencji środków trwałych należy przejść do zakładki EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE » DODAJ ŚRODEK TRWAŁY. Wówczas pojawi się okno, w którym należy uzupełnić wymagane dane.

Ewidencja środków trwałych - dodawanie środka trwałego

Podczas dodawania środka trwałego do ewidencji można skorzystać z wygodnej wyszukiwarki kategorii środków trwałych (nie dotyczy WNiP). Wystarczy w polu KATEGORIA przy wybranej opcji ŚRODEK TRWAŁY kliknąć na ikonę lupy Ewidencja środków trwałych - wyszukiwarka KŚT. W wyświetlonym oknie należy wpisać nazwę lub część nazwy rodzaju środka trwałego, wówczas zostaną podpowiedziane pasujące kategorie z Klasyfikacji Środków Trwałych. Po wybraniu właściwego rodzaju kategorii środka trwałego zostanie automatycznie uzupełniony numer KŚT oraz podstawowa stawka amortyzacji liniowej przypisana do danego środka trwałego.

Ewidencja środków trwałych - wyszukiwarka

Od 2018 roku obowiązuje nowa klasyfikacja środków trwałych (KŚT 2016). Środki trwałe nabyte do końca 2017 roku są wprowadzane pod kategorią wynikającą z KŚT 2010, która jest aktualna do końca roku 2017. Natomiast nabyte od 2018 roku środki trwałe są objęte symbolami KŚT 2016.

Po zapisaniu środka trwałego, system automatycznie wygeneruje dokument OT w zakładce DOKUMENTY MAJĄTKOWE, w szczegółach środka trwałego. Szczegóły środka trwałego znajdują się w oknie, które wyświetla się po kliknięciu na jego nazwę. W celu wydrukowania OT, należy je zaznaczyć i wybrać opcję DRUKUJ.

Ewidencja środków trwałych - OT

Wydruk dokumentów OT możliwy jest również z zakładki PODSTAWOWE INFORMACJE poprzez wybór z górnego menu opcji DRUKUJ » DRUKUJ OT.

Ewidencja środków trwałych - DRUKUJ OT

Pod wydruk należy podpiąć kopie dokumentów potwierdzających wartość początkową środka trwałego.

Dodając składniki majątku bezpośrednio do ewidencji środków trwałych i WNiP należy pamiętać o tym, że tworzone są jedynie wpisy amortyzacyjne do KPiR (na podstawie wartości początkowej, daty wprowadzenia, stawki i metody amortyzacji), natomiast zapisy w rejestrze VAT nie są dokonywane.

Drukowanie zestawień środków trwałych

W zakładce EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE można również wydrukować zestawienie środków trwałych, plan amortyzacji, bądź miesięczną amortyzację wybierając w pasku zadań opcję DRUKUJ.

Ewidencja środków trwałych - drukowanie

Zawieszenie amortyzacji środków trwałych

W celu zawieszenia amortyzacji należy przejść do zakładki EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE, następnie kliknąć na nazwę odpowiedniego środka trwałego (lub wartość niematerialną i prawną) i w oknie, które się pojawi trzeba przejść do zakładki ZAWIESZENIE AMORTYZACJI i wybrać opcję DODAJ ZAWIESZENIE AMORTYZACJI

Ewidencja środków trwałych - zawieszenie amortyzacji

Kolejny krok to wskazanie okresu zawieszenia. Jeżeli podczas dodawania okresu zawieszenia, data końcowa nie jest znana można pominąć jej uzupełnienie. Datę końcową zawieszenia będzie można uzupełnić później poprzez modyfikację wpisu z okresem zawieszenia.

Ewidencja środków trwałych - wprowadzenie daty zawieszenia

Sprzedaż środka trwałego

Sprzedaż środka trwałego należy przeprowadzać w zakładce EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE, gdzie trzeba zaznaczyć odpowiedni środek trwały i wybrać w pasku zadań opcję SPRZEDAŻ, wówczas pojawi się okno wystawienia faktury sprzedaży.

Ewidencja środków trwałych - sprzedaż

Po wystawieniu faktura sprzedaży środka trwałego trafi do odpowiednich ewidencji - KPiR lub Ewidencji przychodów (w przypadku ryczałtowców) oraz rejestru VAT sprzedaży (w przypadku czynnych podatników VAT). W przypadku prowadzenia KPiR zostanie ujęta również umorzona (niezamortyzowana) część wartości początkowej środka trwałego w kolumnie 13 KPiR.

Przy sprzedanym środku trwałym pojawi się ikonaEwidencja środków trwałych - wFirma.plinformująca o tym, że dany środek trwały został sprzedany.

Ewidencja środków trwałych - ikona sprzedaży

Likwidacja środka trwałego

W celu likwidacji środka trwałego, należy przejść do zakładki EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE, zaznaczyć odpowiedni środek trwały i wybrać opcję z górnego manu LIKWIDACJA.

Ewidencja środków trwałych - likwidacja

W pojawiającym się oknie należy wskazać sposób księgowania reszty odpisów amortyzacyjnych oraz opis i skład komisji likwidacyjnej.

Ewidencja środków trwałych - księgowanie reszty odpisów

Po zapisaniu pojawi się ikona informująca o tym, że środek trwały został zlikwidowany.

Szczegóły postępowania w przypadku likwidacji środka trwałego wyjaśnia artykuł: Wycofanie środka trwałego.

Ukryj środek trwały

W sytuacji, gdy przedsiębiorca nie chce, aby dany środek trwały podpowiadał się w systemie podczas księgowania wydatków związanych ze środkami trwałymi, możliwe jest jego ukrycie w systemie. Funkcja jest przydana, gdy środek trwały został sprzedany lub zlikwidowany z firmy.

W celu ukrycia środka trwałego należy przejść do zakładki: EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE, zaznaczyć odpowiedni środek trwały, a następnie z górnego paska menu należy wybrać opcję MODYFIKUJ » UKRYJ.

Ewidencja środków trwałych - ukrycie środków trwałych

Filtry wyszukiwania w kartotece środków trwałych

W zakładce EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE pod tabelą środków trwałych znajdują się się filtry wyszukiwania środków trwałych, w zależności od statusu danego środka trwałego.

Ewidencja środków trwałych - filtry

Po wybraniu danego filtra, w tabeli wyświetlą się wyłącznie te środki trwałe, które mają dany status. Po wybraniu statusu:

  • zlikwidowane - wyświetlą się wyłącznie zlikwidowane środki trwałe,
  • w trakcie amortyzacji - wyświetlone zostaną amortyzowane środki trwałe,
  • zamortyzowany - wyświetlą się środki trwałe, których amortyzacja już się zakończyła.

Ponadto za pomocą filtra WIDOCZNOŚĆ istnieje możliwość filtrowania środków trwałych, które zostały ukryte w systemie.

Ewidencja środków trwałych - filtry widoczności