Klient biura rachunkowego ma w jednym miejscu wgląd we wszystkie wydatki zaimportowane z KSeF. Może dokładnie opisać każdy dokument, jeśli zachodzi taka potrzeba, a następnie zaakceptować wydatek lub go odrzucić – jeśli z jakiegoś powodu nie powinien trafić do księgowości. Dzięki temu biuro otrzymuje już wstępnie zweryfikowane i opisane dokumenty.
Wersje robocze wydatków importowanych z KSeF
Aby przejrzeć faktury zakupu zaimportowane automatycznie z KSeF, należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE, zaznaczyć wszystkie dokumenty na liście oraz w menu wybrać opcję AKCEPTUJ. Otworzy się pełnoekranowy podgląd dokumentu wraz opcjami:
- Uzasadnienia wydatku - jest to pole opcjonalne, dodana w tym miejscu wiadomość będzie widoczna po stronie biura rachunkowego podczas księgowania,
- Potwierdź wydatek - po wybraniu tego przycisku faktura otrzymuje status zaakceptowanej do księgowania i następuje automatyczne przejście do weryfikacji kolejnego dokumentu,
- Odrzuć wydatek - z danej opcji korzysta się w przypadku jeśli dokument nie ma trafić do księgowania (np. jest wystawiony omyłkowo lub nie dokumentuje wydatku firmowego). Faktura jest usuwana z listy wersji roboczych i trafia do archiwum w zakładce CRM » DOKUMENTY » do katalogu Faktury odrzucone.
W przypadku wydatków związanych z pojazdem, pojawia się dodatkowe pole ze wskazaniem samochodu, którego dotyczy wydatek.
Dodatkowo kontrahenta można oznaczyć jako zaufanego. Po włączeniu tej opcji wydatki od danego kontrahenta są akceptowane automatycznie - faktury trafiają na listę wersji roboczych ze statusem zaakceptowanym, bez konieczności ręcznego potwierdzania. Ustawienie działa wyłącznie dla nowych dokumentów; jego zmiana nie wpływa na faktury istniejące już w systemie. Opcję można w dowolnym momencie wyłączyć w szczegółach kontrahenta.
W oknie wersji roboczych wydatków oprócz dokumentów importowanych z KSeF, znajdują się również faktury zakupu dodane w postaci plików na stronie głównej, w module Dodaj wydatek z OCR.
Kiedy rozpocząć weryfikację wersji roboczych faktur?
Przedsiębiorca może w każdej chwili samodzielnie rozpocząć weryfikację dokumentów znajdujących się w wersjach roboczych, przechodząc do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE.
Jeśli natomiast przegląd faktur jest inicjowany przez biuro rachunkowe, to księgowy może do przedsiębiorcy wysłać prośbę o akceptację tylko wybranych dokumentów. Przedsiębiorca po zalogowaniu się do konta otrzyma komunikat z informacją, że posiada nowe wersje robocze wydatków do weryfikacji.
Po kliknięciu PRZEJDŹ DO WERYFIKACJI zostanie otwarte okno z podglądem dokumentu wraz z pytaniem od biura oraz z polem do wpisania odpowiedzi.
W zakładce WERSJE ROBOCZE dostępny jest filtr Status akceptacji, w którym widoczne są 3 stany:
- niewysłane do akceptacji - oznacza dokumenty, które nie przeszły jeszcze przez weryfikację przedsiębiorcy ani księgowego;
- do akceptacji - faktury, które księgowy po stronie biura rachunkowego oznaczył jako wymagające wyjaśnienia lub akceptacji ze strony przedsiębiorcy. Na liście faktur taki dokument oznaczony jest niebieską ikoną
- zaakceptowane - w tej kategorii znajdują się faktury już zweryfikowane i potwierdzone przez przedsiębiorcę jako zasadne do księgowania. Na liście faktur taki dokument oznaczony jest zieloną ikoną.
Akceptacja wydatku na urządzeniu mobilnym
Okno akceptacji wersji roboczej wydatku jest dostosowane do pracy na urządzeniach mobilnych. Na dole ekranu widoczny jest stały pasek kafelków, który pozwala przełączać się między poszczególnymi elementami widoku:
- kafelek PODGLĄD DOKUMENTU wyświetla podgląd załączonego pliku w miejscu formularza – powrót następuje po wybraniu opcji WRÓĆ,
- kafelek AKCJE wysuwa przyciski POTWIERDŹ oraz ODRZUĆ, za pomocą których przedsiębiorca akceptuje lub odrzuca wydatek.
W widoku głównym dostępna jest historia komunikacji z biurem oraz pole tekstowe, w którym można dodać komentarz dla biura. W przypadku wydatków dotyczących pojazdu, jeżeli w firmie wprowadzono informację o posiadanych samochodach, dodatkowo widoczne jest pole wyboru pojazdu, którego dotyczy wydatek.
Zaufany dostawca - automatyczna akceptacja powtarzalnych wydatków od wybranych kontrahentów
System umożliwia oznaczenie wybranych kontrahentów jako zaufanych, dzięki czemu kolejne faktury zakupu od nich nie wymagają każdorazowej, ręcznej akceptacji przez przedsiębiorcę. Wydatek od takiego kontrahenta od razu otrzymuje status zaakceptowanego do księgowania, co przyspiesza przekazywanie dokumentów do biura rachunkowego.
Aby włączyć tę opcję, należy przejść do zakładki CRM » KONTRAHENCI, zaznaczyć na liście kontrahenta, którego chcemy oznaczyć jako zaufanego i skorzystać z akcji MODYFIKUJ.
Następnie w otwartym oknie modyfikacji kontrahenta, w zakładce FAKTURY zaznaczyć pole „Automatycznie akceptuj wydatki" i zapisać zmiany. Ustawienie można w dowolnym momencie wyłączyć w tym samym miejscu.
Automatycznie zaakceptowany wydatek widoczny jest na liście w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE ze statusem zaakceptowanego (zielona ikona).
W szczegółach dokumentu, w zakładce HISTORIA AKCEPTACJI, widnieje wówczas wpis z informacją „Wydatek zaakceptowany automatycznie - kontrahent oznaczony jako zaufany."
Historia obiegu dokumentu
W zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE » ZAKSIĘGOWANE oraz WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE w szczegółach dokumentu dostępna jest korespondencja przeprowadzona przez biuro oraz klienta dotycząca danego wydatku. Dostępne są informacje dotyczące:
- pytania przesłanego do przedsiębiorcy,
- uzasadnienia wydatku uzupełnionego przez przedsiębiorcę,
- statusu obiegu dokumentu, jak: Wysłany do akceptacji, Odrzucony, Zatwierdzony
- daty i godziny kiedy dana czynność miała miejsce.
