Klient biura rachunkowego ma w jednym miejscu wgląd we wszystkie wydatki zaimportowane z KSeF. Może dokładnie opisać każdy dokument, jeśli zachodzi taka potrzeba, a następnie zaakceptować wydatek lub go odrzucić – jeśli z jakiegoś powodu nie powinien trafić do księgowości. Dzięki temu biuro otrzymuje już wstępnie zweryfikowane i opisane dokumenty.
Wersje robocze wydatków importowanych z KSeF
Aby przejrzeć faktury zakupu zaimportowane automatycznie z KSeF, należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE, zaznaczyć wszystkie dokumenty na liście oraz w menu wybrać opcję AKCEPTUJ. Otworzy się pełnoekranowy podgląd dokumentu wraz opcjami:
- Uzasadnienia wydatku - jest to pole opcjonalne, dodana w tym miejscu wiadomość będzie widoczna po stronie biura rachunkowego podczas księgowania,
- Potwierdź wydatek - po wybraniu tego przycisku faktura otrzymuje status zaakceptowanej do księgowania i następuje automatyczne przejście do weryfikacji kolejnego dokumentu,
- Odrzuć wydatek - z danej opcji korzysta się w przypadku jeśli dokument nie ma trafić do księgowania (np. jest wystawiony omyłkowo lub nie dokumentuje wydatku firmowego). Faktura jest usuwana z listy wersji roboczych i trafia do archiwum w zakładce CRM » DOKUMENTY » do katalogu Faktury odrzucone.
W przypadku wydatków związanych z pojazdem, pojawia się dodatkowe pole ze wskazaniem samochodu, którego dotyczy wydatek.
W oknie wersji roboczych wydatków oprócz dokumentów importowanych z KSeF, znajdują się również faktury zakupu dodane w postaci plików na stronie głównej, w module Dodaj wydatek z OCR.
Kiedy rozpocząć weryfikację wersji roboczych faktur?
Przedsiębiorca może w każdej chwili samodzielnie rozpocząć weryfikację dokumentów znajdujących się w wersjach roboczych, przechodząc do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE.
Jeśli natomiast przegląd faktur jest inicjowany przez biuro rachunkowe, to księgowy może do przedsiębiorcy wysłać prośbę o akceptację tylko wybranych dokumentów. Przedsiębiorca po zalogowaniu się do konta otrzyma komunikat z informacją, że posiada nowe wersje robocze wydatków do weryfikacji.
Po kliknięciu PRZEJDŹ DO WERYFIKACJI zostanie otwarte okno z podglądem dokumentu wraz z pytaniem od biura oraz z polem do wpisania odpowiedzi.
W zakładce WERSJE ROBOCZE dostępny jest filtr Status akceptacji, w którym widoczne są 3 stany:
- niewysłane do akceptacji - oznacza dokumenty, które nie przeszły jeszcze przez weryfikację przedsiębiorcy ani księgowego;
- do akceptacji - faktury, które księgowy po stronie biura rachunkowego oznaczył jako wymagające wyjaśnienia lub akceptacji ze strony przedsiębiorcy. Na liście faktur taki dokument oznaczony jest niebieską ikoną
- zaakceptowane - w tej kategorii znajdują się faktury już zweryfikowane i potwierdzone przez przedsiębiorcę jako zasadne do księgowania. Na liście faktur taki dokument oznaczony jest zieloną ikoną
Historia obiegu dokumentu
W zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE » ZAKSIĘGOWANE oraz WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE w szczegółach dokumentu dostępna jest korespondencja przeprowadzona przez biuro oraz klienta dotycząca danego wydatku. Dostępne są informacje dotyczące:
- pytania przesłanego do przedsiębiorcy,
- uzasadnienia wydatku uzupełnionego przez przedsiębiorcę,
- statusu obiegu dokumentu, jak: Wysłany do akceptacji, Odrzucony, Zatwierdzony
- daty i godziny kiedy dana czynność miała miejsce.
