System wFirma.pl po zaimportowaniu wyciągu bankowego automatycznie rozlicza transakcje z dokumentami. Gdy dopasowanie jest w pełni pewne, przelew zostaje sparowany automatycznie. Gdy system znajdzie prawdopodobne, ale niejednoznaczne dopasowanie - tworzy sugestię parowania, która czeka na akceptację użytkownika. Dzięki temu niczego nie trzeba wyszukiwać ręcznie, a jednocześnie żadne niepewne rozliczenie nie zapisuje się bez wiedzy użytkownika.
Parowanie automatyczne a sugestia - czym się różnią?
System paruje przelew automatycznie wyłącznie przy pełnej zgodności danych transakcji z dokumentem, tj. gdy jednocześnie zgadzają się: kwota przelewu, numer dokumentu w tytule przelewu oraz kontrahent. Dodatkowo kryteria musi spełniać dokładnie jeden dokument - jeśli pasuje więcej niż jeden, system nie rozlicza sam, a jedynie sugeruje.
Jeżeli zgadza się tylko część danych (np. kontrahent i numer faktury, ale inna kwota), system tworzy sugestię parowania. Sugestia nie zmienia niczego w rozliczeniach - dokument pozostaje nierozliczony do momentu jej zaakceptowania.
Kiedy powstają sugestie parowania?
Sugestie tworzone są w tych samych momentach co parowanie automatyczne:
- po zaimportowaniu wyciągu bankowego lub pobraniu transakcji przez integrację z bankiem,
- po użyciu akcji PARUJ AUTOMATYCZNIE nad listą transakcji w zakładce START » PŁATNOŚCI » BANK,
- podczas nocnego parowania - jeśli zostało włączone w zakładce USTAWIENIA » DANE PODSTAWOWE » DANE IDENTYFIKACYJNE » RACHUNKI BANKOWE.
Co system bierze pod uwagę?
Tworząc sugestię, system analizuje dane przelewu i porównuje je z dokumentami w systemie:
- tytuł przelewu — czy zawiera numer dokumentu (własny lub po 2027 roku numer KSeF),
- odbiorcę / nadawcę przelewu — czy odpowiada kontrahentowi z systemu (po rachunku bankowym, NIP lub nazwie),
- kwotę przelewu — czy odpowiada kwocie dokumentu lub sumie kilku dokumentów.
Typowe scenariusze sugestii
- Płatność częściowa — kwota przelewu jest niższa niż wartość faktury: sugestia rozliczy dokument częściowo, a pozostała kwota będzie widoczna jako „pozostało do zapłaty".
- Płatność zbiorcza — tytuł przelewu zawiera kilka numerów faktur, a kwota odpowiada ich sumie: akceptacja sugestii rozliczy wszystkie dokumenty jednocześnie.
- Kilka pasujących dokumentów — gdy do przelewu pasuje więcej niż jeden dokument, system nie wybiera sam - proponuje dopasowanie do akceptacji.
Jak zaakceptować lub odrzucić sugestię?
Transakcje z sugestiami widoczne są na liście w zakładce START » PŁATNOŚCI » BANK. Po otwarciu okna parowania danej transakcji można zaakceptować proponowane dopasowanie albo je odrzucić i sparować przelew ręcznie z innym dokumentem. Zaakceptowanie sugestii rozlicza dokument dokładnie tak samo, jak parowanie ręczne.
Więcej o imporcie wyciągów i rozliczaniu transakcji w artykule: Bank - importowanie przelewów i automatyczne rozliczenie transakcji.
