System wFirma dla biur rachunkowych może służyć jako narzędzie, w którym możliwe jest wystawianie faktur, a więc tzw. fakturowanie. Dostępne są różne rodzaje faktur, w tym m.in. faktura VAT, faktura bez VAT, faktura VAT marża, faktura VAT OSS, faktura VAT-RR, faktura zaliczkowa i końcowa. Dodatkowo można je wystawiać nie tylko w języku polskim, ale także w wersji polsko-obcojęzycznej. Na końcu artykułu wyjaśniamy, co zmienia w fakturowaniu integracja z KSeF.
Faktura VAT
Fakturę VAT wystawia się w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ.
Więcej na ten temat w artykule pomocy: Faktura VAT - jak wystawić?
Faktura bez VAT
Fakturę bez VAT wystawia się w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ (BEZ VAT). Funkcja ta dostępna jest po odznaczeniu na koncie firmy opcji PŁATNIK VAT w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » PODATEK VAT.
Więcej na ten temat w artykule pomocy: Faktura VAT - jak wystawić?
Faktura proforma
W celu wystawienia faktury pro forma należy przejść do zakładki PRZYCHODY » PRO FORMY » DODAJ » ZAMÓWIENIE.
Więcej na ten temat w artykule pomocy: Faktura VAT - jak wystawić?
Faktura zaliczkowa
Fakturę zaliczkową generuje się na podstawie wystawionej faktury pro forma w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ ZALICZKOWĄ, gdzie należy wskazać daną fakturę pro forma.
Wówczas pojawi się okno, w którym można zmienić uzupełnione przez program dane. W polu KWOTA ZALICZKI system automatycznie umieszcza kwotę pozostałą do rozliczenia pro formy. Opcjonalnie można ją zmienić na faktyczną kwotę otrzymanej zaliczki.
Więcej na ten temat w artykule pomocy: Faktura zaliczkowa - jak wystawić?
Faktura końcowa
Fakturę końcową w systemie wystawia się w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ KOŃCOWĄ, następnie wybierając zamówienie (fakturę pro forma), na podstawie którego ma zostać wystawiona.
W polu POZOSTAŁO program automatycznie wyświetla kwotę pozostałą do rozliczenia pro formy. Po zaznaczeniu pola wyboru przy ZAPŁACONO (etykieta zmieni się na ZAPŁACONO CAŁOŚĆ) cała kwota z tej pozycji zostanie ujęta na fakturze końcowej.
Więcej na ten temat w artykule pomocy: Faktura końcowa - jak wystawić?
Faktura korygująca pozycje faktury
Fakturę korygującą pozycje faktury wystawia się, zaznaczając fakturę pierwotną w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ i w górnym menu wybierając opcję MODYFIKUJ » KORYGUJ POZYCJE FAKTURY.
Więcej na ten temat w artykule pomocy: Faktura korygująca pozycje faktury - jak wystawić?
Faktura korygująca dane formalne
Fakturę korygującą dane formalne sporządza się, przechodząc do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, zaznaczając fakturę, do której korekta ma zostać wystawiona, następnie w górnym menu wybierając opcję MODYFIKUJ » ZMIEŃ DANE FORMALNE.
Więcej na ten temat w artykule pomocy: Faktura korygująca dane formalne - jak wystawić?
Faktura sprzedaży dla zagranicznego kontrahenta
W systemie można wystawić również fakturę sprzedaży dla zagranicznego kontrahenta. W tym celu należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ, wybierając odpowiednią stawkę podatku VAT. Zgodnie z wybraną stawką system uwzględni fakturę w odpowiednich pozycjach deklaracji.
Więcej na ten temat w artykule pomocy: Faktura sprzedaży dla zagranicznego kontrahenta
Faktura OSS
W systemie możliwe jest również wystawianie faktur OSS. W tym celu w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » PODATEK VAT, należy zaznaczyć opcję PODATNIK VAT ZAREJESTROWANY W OSS.
Fakturę OSS wystawia się w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ. W oknie, które się pojawi, należy uzupełnić dane kontrahenta. Ważne, aby w polu KRAJ wybrać z listy odpowiednie państwo z obszaru Unii Europejskiej, natomiast jako rodzaj identyfikacji podatkowej zaznaczyć BRAK. Wówczas automatycznie pojawią się stawki VAT obowiązujące w kraju nabywcy.
Faktura VAT-marża
Aby możliwe było wystawianie faktur VAT-marża w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » PODATEK VAT należy zaznaczyć opcję SYSTEM VAT MARŻA.
Fakturę VAT-marża wystawia się w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ MARŻA.
Więcej na ten temat w artykule pomocy: Faktura VAT marża - jak wystawić?
Faktura VAT-RR
Fakturę VAT-RR wystawia nabywca przy zakupie od rolnika. Aby móc ją wystawić, w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » PODATEK VAT należy zaznaczyć opcję ZAKUP OD ROLNIKA - FAKTURA VAT RR. Opcja jest dostępna tylko w wybranych pakietach.
Fakturę VAT-RR wystawia się w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ VAT-RR.
Więcej na ten temat w artykule pomocy: Faktura VAT-RR - wystawienie i zaksięgowanie po stronie nabywcy
Faktura metoda kasowa
W sytuacji gdy podatek VAT rozliczany jest przez przedsiębiorcę metodą kasową, należy zaznaczyć pole METODA KASOWA VAT w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » PODATEK VAT.
Wówczas podczas wystawiania faktur poprzez zakładkę PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ na wydruku faktury pojawi się adnotacja "metoda kasowa", jeśli faktura spełnia warunki tej metody. Adnotacja nie pojawia się na każdej fakturze, np. przy sprzedaży WDT ze stawką 0%. Więcej na ten temat w artykule pomocy: Faktura metoda kasowa w VAT - jak wystawić?
Faktura w języku obcym
Fakturę w języku obcym wystawia się w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ. Aby zmienić język faktury na język obcy, po uzupełnieniu podstawowych informacji należy przejść do zakładki ZAAWANSOWANE.
Więcej na ten temat w artykule pomocy: Faktura sprzedaży dla zagranicznego kontrahenta
Fakturowanie a KSeF
Konto wFirma można połączyć z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Jak włączyć integrację i przejść autoryzację, opisuje artykuł: KSeF - łatwa integracja z systemem wFirma. Biuro rachunkowe znajdzie wskazówki w artykule: KSeF w biurze rachunkowym – autoryzacja, uprawnienia i integracja.
Po włączeniu integracji fakturowanie zmienia się w kilku miejscach:
Gdy w ustawieniach integracji zaznaczono wysyłkę faktur sprzedaży dla firm (B2B), system przekazuje fakturę do KSeF od razu po jej zapisaniu, ale tylko wtedy, gdy KSeF obsługuje dany rodzaj dokumentu (np. fakturę VAT, fakturę bez VAT, fakturę VAT marża, fakturę zaliczkową, fakturę końcową i korekty). Faktura pro forma i faktura VAT-RR nie są w ten sposób wysyłane. Faktury dla konsumentów trafiają do KSeF tylko wtedy, gdy zaznaczono także wysyłkę faktur dla konsumentów (B2C).
Przed wysyłką warto przygotować fakturę jako wersję roboczą i sprawdzić ją przed wystawieniem. Więcej w artykule: Wersje robocze faktur sprzedaży - jak wystawić w systemie wFirma.pl?
Po przyjęciu faktury przez KSeF części danych nie można już edytować, np. daty wystawienia, daty sprzedaży czy terminu płatności. Błędy poprawia się fakturą korygującą. Opisuje to artykuł: Korygowanie faktur wysłanych do KSeF.
Korektę można wystawić dopiero do faktury, którą KSeF przyjął. Gdy faktura jest jeszcze przetwarzana, trzeba poczekać na nadanie numeru KSeF. Przyczyny odrzucenia faktury wyjaśnia artykuł: Historia komunikacji z serwerem KSeF - wyjaśnienia błędów wysyłki.
Cały proces krok po kroku pokazuje instruktaż Wystawienie i wysyłka faktur do KSeF.
