Księgowanie sprzedaży wykonanej z wykorzystaniem płatności online (pośrednicy płatności) w pełnej księgowości

W systemie istnieje możliwość rozliczania sprzedaży, przy której pośredniczy np. Allegro. Wymaga to jednak określonych czynności, począwszy od wystawiania faktury, poprzez rozliczenie płatności do tej sprzedaży po rozliczenie kosztu pośrednictwa. Zobacz jak rozliczać sprzedaż rozliczaną z wykorzystaniem systemów płatności online (pośrednicy płatności).

Rozliczanie systemów płatności (pośredników płatności) - gdy posiadamy raport transakcji

Krok 1 - Dodanie systemu płatności (pośrednika płatności)

Aby rozpocząć pracę z modułem, należy najpierw zdefiniować używanego pośrednika w ustawieniach. W tym celu należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » DANE PODSTAWOWE » DANE IDENTYFIKACYJNE » SYSTEMY PŁATNOŚCI. Następnie aby dodać system płatności korzystamy z akcji DODAJ SYSTEM PŁATNOŚCI.

W wyświetlonym oknie należy uzupełnić następujące dane:

• Nazwa – nazwę pośrednika (np. PayU, Przelewy24).
• Waluta rachunku – domyślnie zaznaczony jest złoty.

• Seria numeracji SP – wybierz serię numeracji dla dokumentów generowanych przez system (możesz użyć domyślnej lub utworzyć nową) w trakcie dekretacji wpisu z raportu płatniczego (opcja dostępna tylko dla ksiąg rachunkowych).

• Numer rachunku bankowego wypłacającego środki – wpisz numer konta technicznego pośrednika (z którego wpływają środki).

Zatwierdź, klikając ZAPISZ.

Krok 2 - Import raportu transakcji

Po skonfigurowaniu systemu płatności (pośrednika płatności), możesz importować pobrane pliki z historią transakcji płatniczych. W tym celu należy przejść do zakładki: START » PŁATNOŚCI » SYSTEMY PŁATNOŚCI (zakładka ta nie pojawi się punki nie zostanie dodany system płatności w ustawieniach).

Aby wgrać plik z historią transakcji płatniczych skorzystamy z opcji IMPORTUJ Z PLIKU. W oknie, które się otworzy:

• wybieramy odpowiedni SYSTEM PŁATNOŚCI z listy.
• wgrywamy plik, klikając Wybierz lub upuść plik CSV.

Po zakończeniu importu system wyświetli podsumowanie z informacją o liczbie sparowanych i niesparowanych przelewów.

Krok 3 - Dekretacja i rozliczanie transakcji

Zaimportowane transakcje należy zadekretować, aby powiązać je z dokumentami sprzedaży. W tym celu w zakładce START » PŁATNOŚCI » SYSTEMY PŁATNOŚCI zaznaczamy transakcję i korzystamy z akcji DEKRETUJ.

Wówczas otworzy się okno "Parowanie transakcji", gdzie:

• Po lewej stronie widać dane transakcji (Data, Wartość, Numer zamówienia).
• Po prawej stronie wybierasz Dokument (fakturę) do sparowania.

• W zakładce DEKRETACJA w przypadku:
• wzorcowego planu kont 2.0. będzie załączony schemat księgowy "Przeniesienie należności na system płatności"
• własnego planu kont/planu kont 1.0 - dekretacje należy uzupełnić samodzielnie lub uzupełnić schemat księgowy (parametry wzorcowego schematu w FAQ poniżej). 

Kliknij ZAPISZ, aby zaksięgować transakcję.

Krok 4 - Księgowanie faktury od pośrednika (Prowizje)

Pośrednicy płatności (np. PayU, Przelewy24) zazwyczaj wystawiają zbiorczą fakturę za swoje usługi (prowizje) na koniec miesiąca. Aby poprawnie rozliczyć saldo z pośrednikiem, fakturę tę można zaksięgować w przypadku:

• wzorcowego planu kont 2.0 z użyciem dedykowanego schematu "Zakup usług obcych systemy płatności".
• własnego planu kont/planu kont 1.0 - dekretacje należy uzupełnić samodzielnie lub uzupełnić schemat księgowy (parametry wzorcowego schematu w FAQ poniżej). 

W tym celu przechodzimy do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT. Następnie wprowadzamy dane z faktury otrzymanej od pośrednika. W polu:

• Rodzaj wydatku - wybieramy z listy: Inne wydatki związane z działalnością gospodarczą
• Schemat księgowy wybieramy z listy: Zakup usług obcych systemy płatności.

Po zapisaniu kwota brutto faktury księgowana jest po stronie Ma na koncie 250-[system płatności] (zamiast na standardowym koncie rozrachunków z dostawcami 201). 

Krok 5 - Księgowanie wpływu na rachunek bankowy (WB)

Ostatnim etapem jest zaksięgowanie fizycznego wpływu środków, które pośrednik przelał na rachunek bankowy. W tym celu należy przejść do zakładki START » PŁATNOŚCI » BANK. Zaimportuj wyciąg bankowy lub dodaj pozycje ręcznie. W przypadku zaimportowania pliku system automatycznie rozpozna transakcję od pośrednika, jeśli numer rachunku bankowego nadawcy zgadza się z numerem wprowadzonym w ustawieniach systemu płatności (w polu "Numer rachunku bankowego wypłacającego środki").

Wówczas otworzy się okno "Parowanie przelewu", gdzie:

• Po lewej stronie widać dane przelewu (Nadawca, Data płatności, Wartość, Tytuł przelewu).
• Po prawej stronie wybierasz INNY:
• RĘCZNA DEKRETACJA - w przypadku własnego planu kont/planu kont 1.0 - dekretacje należy uzupełnić samodzielnie lub uzupełnić schemat księgowy (parametry wzorcowego schematu w FAQ poniżej),
• WPŁATA OD SYSTEMU PŁATNOŚCI - dostępny w przypadku wzorcowego planu kont 2.0.

Po zaksięgowaniu środki z konta technicznego pośrednika na księgowane są na konto bankowe.

Rozliczanie systemów płatności (pośredników płatności) - gdy nie posiadamy raportu transakcji

Wystawianie faktury sprzedaży

Faktury sprzedaży  wystawiamy w systemie poprzez PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » WYSTAW FAKTURĘ VAT i zawierają one  pełną cenę sprzedaży, jaką płaci klient. 

Jeżeli podczas wystawiania faktury sprzedaży:

• zaznaczymy okienko przy polu ZAPŁACONO, to na wystawianej fakturze sprzedaży automatycznie pojawi się informacja o rozliczeniu; po zapisaniu takiej faktury klikając  na jej numer   widzimy w widoku szczegółowym dokumentu w  podzakładce PŁATNOŚCI informację o dodaniu płatności z ikoną słoneczka 

• nie wprowadzimy płatności a jedynie zapiszemy wystawioną fakturę, a PŁATNOŚĆ rozliczymy na innym etapie, to po zapisaniu takiej faktury i dodaniu rozliczenia płatności (w innym kroku) oraz kliknięciu na numer tej faktury i przejściu do podzakładki PŁATNOŚCI pojawi się informacja o dodaniu płatności, lecz nie będzie miała ikony słoneczka.

Dodanie samego rozliczenia z poziomu zakładki wystawiania faktur nie powoduje rozliczenia rozrachunku, dlatego kolejnym krokiem jest księgowanie wyciągu bankowego.

Parowanie zapłaty na WB pomniejszonej o prowizję pośrednika płatności z fakturą sprzedaży

Podczas księgowania wyciągu bankowego z poziomu zakładki START » PŁATNOŚCI » BANK należy wskazać PRZYCHÓD i za pomocą lupy w oknie wyszukiwania transakcji odnaleźć fakturę ROZLICZONE BEZ ROZRACHUNKU (jeśli płatność była wcześniej rozliczona) lub NIEROZLICZONE (jeśli płatność nie była wcześniej w żaden sposób rozliczona). Po wybraniu faktury, której dotyczy zapłata należy ręcznie zmienić podpowiedzianą przez system całość kwoty na tą, jaka wynika z transakcji na wyciągu (czyli pomniejszona o prowizję, jako że pośrednik płatności od razu ją potrąca). 

Księgowanie faktury za prowizję jaką wystawiają pośrednicy płatności

Po otrzymaniu faktury kosztowej za prowizję pośrednika, należy ująć ją w kosztach: WYDATKI » ZAKSIĘGOWANE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT) » INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ. Faktura ta nie będzie rozliczana  płatnością  z wyciągu bankowego ani z kasy, ponieważ jest opłacona poprzez potrącenia z wpłat otrzymywanych bezpośrednio od klientów. Zatem konieczne będzie dokonanie kompensaty. 

Rozliczenie rozrachunku czyli kompensata faktury kosztowej za prowizję z fakturami przychodu 

W celu rozliczenia rozrachunku z faktury kosztowej za prowizję i pozostałej części nierozliczonych płatności przy fakturach przychodowych (rozliczone na kwotę bez prowizji stąd pozostało do zapłaty: kwota prowizji) konieczne będzie wykonanie kompensaty z poziomu zakładki START » PŁATNOŚCI » ROZRACHUNKI. Aby dokonać kompensaty należy zaznaczyć po stronie zobowiązań fakturę za prowizję a po stronie należności faktury przychodowe, gdzie system podpowie pozostałą do rozliczenia na tych fakturach kwotę prowizji, a następnie użyć przycisku SKOMPENSUJ. 

W zakładce dekretacja będzie widoczne rozliczenie kompensowanych rozrachunków prowizji pośrednika płatności z należnościami od klientów, od których prowizja była potrącana. 

Dodatkowy zapis techniczny do rozliczenia płatności 

Jeśli podczas wystawiania faktury zaznaczona była opcja ZAPŁACONO - czyli użyto płatności z ikoną słoneczka to po zapisaniu wyżej wymienionej kompensaty na widoku listy PRZYCHODÓW w kolumnie Pozostało będą widoczne kwoty prowizji na minus oznaczone czerwonym kolorem. Konieczny jest wówczas zapis techniczny. Aby dokonać zapisu technicznego zaznaczamy te faktury i wybieramy ROZLICZ PŁATNOŚĆ, następnie jako metodę płatności wybieramy KOMPENSATA a następnie ZAPISZ. W ten sposób dodaje się zapis czysto techniczny, który nie wpływa na księgowania na kontach księgi głównej jak również nie wpływa na rozrachunki, a pozwala wystornować informacje w płatnościach do stanu faktycznego tj zera. 

FAQ - systemy płatności

Pytanie 1. Co zrobić, jeśli omyłkowo usunąłem transakcję z listy?

Odpowiedź: Możesz ją przywrócić. W dolnym pasku filtrów wybierz opcję POKAŻ USUNIĘTE: TAK. Następnie zaznacz transakcję i kliknij przycisk PRZYWRÓĆ.

Pytanie 2. Czy mogę ręcznie zmienić dekretację?

Odpowiedź: Tak. W oknie parowania transakcji odznacz opcję "automatyczne wyliczenie". Pozwoli to na ręczną zmianę parametrów dekretacji.

Pytanie 3. Czy mogę dostosować domyślne schematy księgowe do rozliczania płatności?

Odpowiedź: Tak, system dodaje do wzorcowego planu kont trzy dedykowane schematy: Wpłata od systemu płatności, Przeniesienie należności na system płatności oraz Zakup usług obcych systemy płatności. Znajdziesz je w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » PLAN KONT I SCHEMATY KSIĘGOWE. Możesz je modyfikować lub na ich podstawie stworzyć własne, jeśli Twoja firma stosuje inną politykę rachunkowości (np. inne konta kosztowe dla prowizji), jednak zalecamy ostrożność, aby zachować automatyzację rozliczeń.

Pytanie 4. Czy konto 250 tworzy rozrachunek w module Rozrachunki?

Odpowiedź: Tak, aby dokument nierozliczony z prowizją nie widniał w rozrachunkach należy skorzystać z akcji UKRYJ.

Pytanie 5. Dlaczego system nie sparował automatycznie wszystkich transakcji po imporcie?

Odpowiedź: Automatyczne parowanie opiera się na zgodności danych, takich jak Numer zamówienia oraz Kwota. Jeśli dane w pliku CSV różnią się od tych na fakturze (np. inny format numeru zamówienia) lub plik nie zawierał wymaganych kolumn w odpowiedniej kolejności, system nie powiąże ich automatycznie. W takim przypadku skorzystaj z opcji DEKRETUJ i wskaż właściwy dokument ręcznie.