Nieprawidłowości w rachunku zysków i strat - jak sobie z nimi radzić?

Znalazłam nieprawidłowości w rachunku zysków i strat. Jak mogę dokonać weryfikacji skąd mogłyby się wziąć rozbieżności?

Aby dokonać weryfikacji nieprawidłowości w RZiS można dokonać m.in. sprawdzenia:

• dokonanych księgowań na kontach wynikowych,
• weryfikacji schematu RZIS - czy zostały ujęte wszystkie konta wynikowe,
• czy są wskazane prawidłowe daty przy przeksięgowaniach związanych z zamknięciem roku,
• czy są prawidłowo dodawane per salda przy schemacie RZiS.

1. Sprawdź podgląd wyliczenia pozycji RZiS z uwzględnieniem kont

Najczęściej stosowanym sposobem weryfikacji wartości zawartych w RZiS jest skorzystanie z opcji podglądnięcia szczegółów wyliczenia. Aby włączyć szczegóły wyliczenia należy kliknąć na podświetlaną na niebiesko kwotę. Wówczas pokaże się okno, w którym przedstawione jest:

• konto - które zawarte zostało w schemacie wyliczenia danej pozycji RZiS,
• kwota - kwota zaciągnięta z ZOiS danego konta zgodnie z okresem za który liczony jest RZiS,
• strona - strona konta księgowego określona w schemacie wyliczenia danej pozycji RZiS.

Jeśli mamy wątpliwości czy zaciągnięta kwota jest prawidłowa jej weryfikacji możemy dokonać na cztery sposoby:

1. Czy dokonane są prawidłowo księgowania na kontach zawartych w RZiS? - wówczas wskazane jest porównanie wartości z ZOiS i zapisach na kontach (patrz akapit “2. Porównaj wartości ze szczegółów wyliczenia RZiS z ZOiS i zapisami na koncie”),
2. Czy określiliśmy prawidłowo schemat RZiS, czyli czy nie widnieje przy nich informacja “Schemat jest nieaktualny w związku z wprowadzeniem zmian w planie kont” lub “Raport zawiera błędy” - wówczas wskazane jest aby poprawić schemat rachunku zysków i strat (patrz akapit “3. Schemat RZiS- jak dokonać jego poprawy?”).
3. Czy prawidłowo dodane zostały wskazane daty przeksięgowań kont wynikowych?
4. Czy nie mamy zdublowanych wartości na wartości zaliczki na podatek dochodowy?

2. Porównaj wartości ze szczegółów wyliczenia RZiS z ZOiS i zapisami na koncie

W celu weryfikacji dokonanych księgowań w księdze można wygenerować zestawienie zapisów w księdze handlowej według ścieżki: EWIDENCJE » KSIĘGA HANDLOWA » REJESTR KSIĘGOWY, gdzie za pomocą opcji DZIENNIK KSIĘGOWAŃ wygenerujemy dziennik za okres wskazany w lewym dolnym rogu tabeli (Uwaga! Jeśli chcesz uzyskać wszystkie zapisy z danego roku w polu ROK wybierz ten rok a w polu MIESIĄC wybierz puste pole nad styczeń).

Jeśli występują podejrzenia w zakresie kont, w których mogło dojść do nieprawidłowości można dokonać weryfikacji księgowań w obrębie zapisów danego konta w zakładce: EWIDENCJE » KSIĘGA HANDLOWA » ZAPISY NA KONTACH. W wyszukiwarce można wpisać numer konta i wówczas zostaną wyfiltrowane księgowania dokonane na wybranym koncie w danym okresie.

3. Schemat RZiS - jak dokonać jego poprawy?

Często dodając konta wynikowe użytkownicy nie pamiętają aby dokonać odpowiedniej modyfikacji schematu RZiS tak aby uwzględniał nowo dodane konta bądź zapominają, że konieczne jest uwzględnienie kont w kilku segmentach RZiS. W związku z tym w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » SPRAWOZDANIE FINANSOWE » RACHUNEK ZYSKÓW I STRAT można się spotkać z dwoma komunikatami:

• “Schemat jest nieaktualny w związku z wprowadzeniem zmian w planie kont”

Komunikat ten informuje o tym, że użytkownik wprowadził zmiany w planie kont np. dodał nowe konto wynikowe, które rzutować może na schemat RZiS.

• “Raport zawiera błędy”

Komunikat informuje o tym, że schemat RZiS nie zawiera w pozycji nadrzędnej konta dodanego w pozycji podrzędnej RZiS. Aby dobrze to zobrazować posłużymy się przykładem.

W celu weryfikacji schematu RZiS należy przejść do zakładki USTAWIENIA » PODATKI » SPRAWOZDANIE FINANSOWE » RACHUNEK ZYSKÓW I STRAT, gdzie zaznaczamy RZiS z którego korzystamy i następnie klikamy na opcję MODYFIKUJ » MODYFIKUJ.

W oknie, które się pojawi możemy dokonać weryfikacji wykorzystanych kont przy danych pozycjach RZiS.

W sytuacji gdy użytkownik nie identyfikuje wprowadzenia zmian, należy od razu wybrać ZAPISZ (bez dokonywania zmian). Wówczas zostanie uruchomiony mechanizm sprawdzania i wyświetlone będzie okno "Weryfikacja poprawności RZiS", w którym zostanie wskazana informacja jakie zmiany zostały dokonane:

• w odniesieniu do informacji o kontach analitycznych - jeśli w raporcie weryfikacji znajdują się konta analityczne, a ich konta syntetyczne są uwzględnione w schemacie, wówczas można wybrać opcję POMIŃ BRAKUJĄCE ANALITYCZNE, jeśli rzeczywiście konta analityczne nie muszą być uwzględnione w którejś z pozycji RZiS,

• w odniesieniu do brakujących kont syntetycznych - jeżeli w komunikacie zostaną wskazane konta syntetyczne oznacza to, że dane konto zostało dodane do planu kont a schemat nie został zaktualizowany. Należy w tej sytuacji dokonać weryfikacji schematów.

Dodatkowo przy definiowaniu schematu RZiS należy zwrócić uwagę, na:

• to czy prawidłowo zostały uzupełnione konta z per saldami a także czy wskazane zostały dodatkowe wyrażenia logiczne? (w przypadku różnic kursowych we wzorcowym schemacie znajdują się dodatkowe wyrażenia logiczne poprawiające zaciągnięcie danych przy koncie 750-01, 750-02, 751-01, 751-02),

• pozycje określone w RZiS jako działania matematyczne np. “E. Zysk (strata) ze sprzedaży (A - B - C - D);” nie muszą posiadać uzupełnionych kont w schemacie.

4. Czy prawidłowo uwzględniona jest w RZiS kwota podatku dochodowego i czy przeksięgowanie kont wynikowych zostało poprawnie wykonane?

Najczęstszą rozbieżnością wskazywaną przez użytkowników jest nieprawidłowa zawartość konta dot. podatku dochodowego. Wyjaśniając, jeżeli podatek należny za dany rok podatkowy z CIT-8 różni się od kwoty podatku zarachowanego (zaksięgowanego za pomocą PK), trzeba dokonać odpowiednich zapisów korygujących za pomocą polecenia księgowania - z CIT-8 (odznaczamy automatyczne wyliczenie i zmieniamy wartości oraz ewentualnie konta).

Drugim najczęstszym błędem popełnianym przez użytkowników jest wskazanie błędnych dat przy zamykaniu roku obrotowego oraz używanie do przeksięgowania zwykłego PK a nie PK-zamknięcie roku. Gdy używamy zwykłego PK do przeksięgowania obrotów z kont “4” i “7” to RZiS będzie na koniec roku pusty.

Kolejnym błędem w trakcie generowania RZIS jest wybranie w polu PODSTAWA WYLICZEŃ - KONTA WYNIKOWE opcji BEZ PK - ZAMKNIĘCIE ROKU zamiast z PK - ZAMKNIĘCIE ROKU. Efektem tego jest również wygenerowanie pustego RZiS, jak w poprzedniej sytuacji.

5. Objaśnienie dodatkowych najczęstszych problemów z RZiS

1. Chęć wygenerowania RZiS z wartościami określonymi na dany miesiąc.

Obecnie RZiS generowany jest w wartości narastającej. Aby otrzymać wartość tylko na miesiąc technicznym obejściem jest na chwilę za pomocą dokumentu PK wyksięgowanie wartości z niechcianego miesiąca lub innego okresu, wygenerowanie RZiS i usunięcie wyksięgowania w formie PK.

2. Brak możliwości ręcznego uzupełnienia danych w kolumnie "Okres poprzedni"

Tutaj problem mógł powstać w sytuacji gdy mamy dodany rok obrotowy w systemie za okres, który chcemy ręcznie wpisać do formularza RZiS jako okres ubiegły. Wówczas aby pojawiły się pola do edycji konieczne będzie usunięcie dodanego pustego roku obrotowego. Czyli przykładowo generujemy roczny RZiS za 2024 rok, aby móc uzupełnić ręcznie dane z 2023 roku nie możemy mieć 2023 roku dodanego jako rok obrotowy.

3. Różnica pomiędzy zyskiem w bilansie a RZiS

Najczęściej popełnianym błędem jest księgowanie na kontach zespołu "4" bądź "7" po przeciwnej stronie aniżeli powinno się dokonywać dekretacji. Jeśli chcemy skorygować zapisy na kontach z tych zespołów konieczne jest zastosowanie storna + / - po tej samej stronie. Czyli np. dla kont zespołu "4" po stronie WN. Przez takie zapisy powstają rozbieżności w wyliczeniu zysku. Innym powodem jest inny schemat liczenia dla kont zespołu "4" i "7" w funkcji zamknięcie roku, a inny zastosowany przy schemacie RZiS.