Bank - importowanie przelewów i automatyczne rozliczenie transakcji

Serwis wfirma.pl umożliwia połączenie z bankiem na dwa sposoby - przez pełną automatyzację dzięki możliwości integracji wFirma ze swoim bankiem lub poprzez zaimportowanie wygenerowanego wcześniej z poziomu systemu bankowego pliku z wyciągiem transakcji.

Bezpośrednia integracja z bankiem

Pełny opis zakresu integracji bezpośredniej z bankiem znajduje się w artykule: Bezpośredni import transakcji w module Bank - integracja z bankiem.

Dla osób które nie mają możliwości bezpośredniej integracji dostępna jest możliwość pośredniego połączenia przez pliki.

Połączenie z bankiem - możliwość importowania plików z banku

Serwis wfirma.pl umożliwia importowanie i rozliczanie transakcji z konta bankowego. Importowanie transakcji możliwe jest z kilku najbardziej popularnych formatów używanych przez takie banki, jak:

• Alior Bank (CSV)
• Alior Bank (MT940)
• Alior Bank BusinessPro (MT940)
• Alior Sync (CSV)
• Bank Millenium (MT940)
• Bank Spółdzielczy (CSV)
• Bank Spółdzielczy (MT940)
• Bank Spółdzielczy - alternatywny (MT940)
• BNP Paribas (MT940)
• BRE Bank (MT940)
• Citi Handlowy (XML)
• Crédit Agricole (CSV)
• Crédit Agricole Biznes (CSV)
• Deutsche Bank (CSV)
• Getin Bank (CSV)
• Idea Bank (CSV)
• ING Bank Śląski (CSV)
• ING Bank Śląski (MT940)
• ING Bank Śląski - alternatywny (CSV)
• Inteligo (CSV)
• mBank (CSV)
• mBank - MultiBank (CSV)
• mBank - CompanyNet (MT940) (od 03.10.2022)
• Meritum Bank (CSV)
• Nest Bank (MT940)
• Nordea Bank (CSV)
• Orange Finanse (CSV)
• Pekao24 (MT940)
• PekaoBIZNES24 (MT940)
• PEKAO S.A (CSV)
• Pko Biznes (CSV)
• PKO BP (CSV)
• Raiffeisen Bank (CSV)
• Raiffeisen Bank - nowy (CSV)
• Santander (CSV) - separator
• VW Bank (CSV)

Lista dostępnych banków jest stale rozszerzana.

Jak wyeksportować plik z transakcjami?

Funkcja importu transakcji dostępna jest dla wszystkich użytkowników systemu wfirma.pl, którzy posiadają aktywny pakiet Księgowość online lub Księgowość online + magazyn, a także dla biur rachunkowych i ich klientów.

Aby zaimportować transakcje, należy wygenerować plik historii na koncie bankowym oraz zapisać go na dysku.

Poniżej znajduje się instrukcja importu danych na przykładzie mBanku.

Po zalogowaniu na konto bankowe należy przejść do zakładki Płatności » Zestawienie operacji, a następnie zmienić widok.

Korzystając z menu można wskazać rachunek, z którego będzie dokonywany import transakcji do systemu wfirma.pl. 

Po zdefiniowaniu kryteriów operacji, które mają zostać uwzględnione w pliku, a później zaimportowane i rozliczone w systemie wFirma, należy przejść do ustawień - Eksport listy operacji, zaznaczyć format danych i wybrać plik CSV.

Ostatnim krokiem jest naciśnięcie przycisku Zatwierdź i zapisanie wygenerowanego pliku na dysk.

Importowanie pliku z transakcjami w module BANK

Wygenerowany wcześniej plik należy zaciągnąć do systemu wfirma.pl. W tym celu po zalogowaniu na konto trzeba przejść do zakładki START » PŁATNOŚCI » BANK i wybrać przycisk IMPORT » IMPORTUJ Z PLIKU. Następnie należy wybrać odpowiedni bank i format pliku oraz wybrać rachunek bankowy i kliknąć na przycisk Przeglądaj, aby zlokalizować dany plik na dysku komputera.

Po załadowaniu pliku system wFirma.pl sam dopasuje wykonane operacje na koncie bankowym do dokumentów utworzonych w programie i automatycznie je rozliczy. Te transakcje, których nie uda się sparować pozostaną do sparowania ręcznego i będą widoczne w tabeli w zakładce START » BANK.

Jeżeli wszystkie transakcje z pliku zostały zaimportowane to przy próbie wgrania drugi raz tego samego pliku pojawi się komunikat informacyjny.

Pobierz plik z dowolnego banku i wgraj go do systemu - AI pomoże odczytać jego format!

W systemie jest również dostępna opcja z uniwersalnym formatem dla plików CSV oraz MT940. Przygotowany plik należy zaimportować po przejściu do zakładki START » PŁATNOŚCI » BANK  wybierając opcje IMPORT » IMPORTUJ Z PLIKU i klikając w link TUTAJ. Pozwala wgrać plik z wyciągiem bankowym bez wcześniejszego dopasowywania układu kolumn ani wskazywania banku, formatu i rachunku — system rozpoznaje te dane automatycznie.

Obsługiwane są pliki w formatach CSV oraz MT940.

Po wskazaniu pliku system samodzielnie rozpoznaje:

• format pliku — CSV lub MT940;
• rachunek bankowy — na podstawie zawartości pliku przypisuje wpisy do właściwego rachunku z listy rachunków firmy;
• strukturę kolumn — wskazuje, która kolumna zawiera datę, kwotę, opis transakcji, numer rachunku kontrahenta oraz pozostałe dane.

Plik nie wymaga wcześniejszej obróbki — wystarczy wyeksportować go z bankowości elektronicznej. Wcześniejsza wersja tej funkcji wymagała przygotowania pliku w ściśle określonej kolejności kolumn; obecnie system rozpoznaje układ automatycznie.

Mechanizm automatycznego powiązania dokumentu z pobraną transakcją wykonywany jest w przypadku, gdy w systemie znajduje się dokument, którego:

1. numer konta (widoczny w szczegółach kontrahenta), kwota oraz numer pasują do danych z przelewu,
2. kwota oraz numer konta zgadzają się z danymi z przelewu, w takim wypadku system stworzy dla danego przelewu sugestię.

Po zaimportowaniu przelewów zostanie wyświetlone okno z wynikiem importu w podziale na przelewy:

• Sparowane - czyli takie dla których zostały spełnione powyższe warunki i transakcje zostały rozliczone,
• Niesparowane - czyli takie dla których warunki nie zostały spełnione i przelewy te będą widoczne w tabeli do ręcznego sparowania,
• Zignorowane - czyli takie które już były wcześniej importowane (dzięki czemu transakcje nie zostaną zdublowane).

Lista transakcji sparowanych i niesparowanych jest klikalna dzięki czemu otwiera dodatkowe okno z poziomu którego możliwe jest:

1. ręczne sparowanie transakcji - po kliknięciu w ikonę dolara,
2. dodanie opisu - po kliknięciu w ikonę ołówka.

Import transakcji z pliku wspierany przez AI

Korzystając z funkcji importu transakcji wspieranego przez AI wykorzystujesz narzędzia AI przetwarzające dane na zasadach opisanych w Polityce Prywatności, Regulaminie oraz Umowie Powierzenia Przetwarzania Danych.

Archiwizacja plików wyciągów bankowych w module CRM

System wFirma.pl oferuje funkcję automatycznej archiwizacji plików źródłowych (CSV, MT490) pochodzących z importu wyciągów bankowych. Wszystkie importowane pliki są gromadzone w dedykowanym, systemowym folderze w module CRM, co ułatwia zarządzanie dokumentacją i zapewnia szybki dostęp do danych historycznych.

Aby zlokalizować pliki, należy przejść do zakładki CRM » DOKUMENTY. W strukturze folderów, w lokalizacji KATALOG GŁÓWNY, znajduje się folder systemowy Wyciągi bankowe.

Wewnątrz folderu Wyciągi bankowe system automatycznie grupuje dokumenty w podfolderach z podziałem na lata (np. 2023, 2024, 2025). W sytuacji, gdy jeden importowany plik wyciągu bankowego zawiera transakcje obejmujące więcej niż jeden rok kalendarzowy (np. plik wygenerowany na przełomie roku lub za okres dwóch lat).

Ręczne parowanie transakcji

W celu sparowania transakcji należy zaznaczyć transakcję i kliknac w ikonę stempla, która znajduje się w wierszu dotyczącym pojedynczego przelewu.

W przypadku przelewów wychodzących (wypływu) po lewej stronie okna informacja o przelewie oznaczona jest kolorem pomarańczowym. W przypadku przelewu przychodzącego (wpływu), informacja ta jest oznaczona kolorem zielonym. W oknie parowania przelewu możliwe jest zdefiniowanie dokumentu, który ma zostać nim rozliczony. W tym celu należy kliknąć w pole z wyszukiwarką. Otworzy się okno w którym należy zaznaczyć fakturę z którą chcemy sparować przelew i kliknąć SPARUJ.

Po wybraniu transakcji z którymi chcemy sparować przelew należy kliknąć ZAPISZ.

Wystawianie faktury do transakcji bankowej

Możliwe jest również wystawienie fakury do transakcji na liście niesparowanych transakcji. W tym celu należy w oknie niesparowanej transakcji wybrać ikonę kartki z plusem i wybrać rodzaj faktury do wystawienia.

W oknie wystawienia faktury uzupełnia nam się na podstawie przelewu tylko pole ZAPŁACONO i data w polu DATA ROZLICZENIA FAKTURY zgodna z wyciągiem bankowym.

Dodawanie notatek do transakcji

Możliwe jest również dodawanie notatek na liście transakcji. Notatki dodawane sa w kolumnie UWAGI. Aby dodać notatkę należy kliknąć w ikonę ołówka w wierszu z wybranym przelewem.

Dzięki temu otworzy się okno w którym można dodać dowolny opis.

Usuwanie transakcji

Jeżeli chcemy usunąć transakcję z listy tak aby nie parować jej z dokumentem w systemie należy zaznaczyć przelew na liście i z górnego menu wybrać opcję USUŃ Z LISTY, a następnie potwierdzić chęć usunięcia przelewu wybierając TAK.

Dodatkowo z poziomu widoku okna parowania przelewów możliwe jest usunięcie przelewu poprzez akcję USUŃ dzięki czemu transakcja zostanie ujęta na liście transakcji usuniętych.

W celu ostatecznego usunięcia transakcji należy ustawić filtr POKAŻ USUNIĘTE na TAK. Po zaznaczeniu transakcji na liście z górnego menu możliwe jest ostateczne usunięcie przelewu z systemu poprzez wybranie opcji USUŃ lub gdy transakcja została pierwotnie usunięta pomyłkowo możliwe jest jej przywrócenie poprzez akcję PRZYWRÓĆ.

Zarządzanie filtrami

Zaimportowane do systemu przelewy mogą zostać wyświetlone w tabeli z uwzględnieniem przygotowanych filtrów, na które składają się:

• Status transakcji:
• rozliczona,
• częściowo rozliczona, 
• nierozliczona,
• rozliczona z płatnikiem.
• Rodzaj:
• przychodząca,
• wychodząca.
• Rachunek bankowy - pozwala na wybranie tylko i wyłącznie transakcji powiązanych z danym rachunkiem bankowym (filtr dostępny jest w przypadku gdy w systemie jest wprowadzonych więcej niż jeden rachunek bankowy).
• Pokaż usunięte - po wybraniu opcji TAK na liście pojawią się transakcje które zostały usunięte.

Zastosowane filtrowanie i sortowanie można przywrócić do ustawień domyślnych poprzez kliknięcie w ikonę KOSZA. Natomiast wybranie z góry listy każdego filtru spowoduje wyświetlenie na liście wszystkich transakcji.

Z poziomu szczegółów rozliczonego przelewem dokumentu możliwa jest modyfikacja utworzonej poprzez rozliczenie przelewu płatności, jednak wiąże się to z usunięciem powiązania pomiędzy przelewem a modyfikowanym dokumentem.