Cyfrowy Asystent Księgowego - pracuje dla Ciebie a nie za Ciebie

Ręczne księgowanie jest jednym z zadań, które pochłania zbyt dużo czasu i energii. Cyfrowy Asystent Księgowego to funkcja, która automatyzuje codzienną pracę i pozwala Ci skupić się na tym, co naprawdę ważne – rozwoju Twojego biura rachunkowego lub po prostu cieszeniu się wolnym czasem.

Cyfrowy Asystent Księgowego pozwala zautomatyzować księgowanie aż 80% faktur zakupu, zapewniając jednocześnie pełną kontrolę nad procesem. Dlaczego 80%? Ponieważ pozostałe 20% obejmuje bardziej skomplikowane dokumenty, z wieloma pozycjami zakupu, które dotyczą różnych schematów księgowych.

Jak działa CAK, czyli Cyfrowy Asystent Księgowego?

Pierwszy krok ku automatyzacji, czyli co zostało wprowadzone

W pierwszym etapie naszych prac narzędzie uruchomiliśmy w kontekście badania parametru jakim jest DOSTAWCA, w stosunku do branży w jakiej działa nabywca.

W momencie zakładania konta w systemie wFirma.pl, CAK zaczytuje główny kod PKD firmy i przypisuje ją do jednego z 21 katalogów branż, wyselekcjonowanych przez ekspertów wFirma. Na podstawie tych branż, podczas księgowania po raz pierwszy faktur zakupu od danego kontrahenta, system weryfikuje dostawcę i wskazuje najbardziej możliwy w tym wariancie rodzaj wydatku.

Wyselekcjonowane branże

Po przeanalizowaniu bazy PKD, wyszczególnione zostały następujące katalogi branż:

1. Rolnictwo i hodowla zwierząt
2. Górnictwo i wydobycie
3. Usługi medialne i dostawa wody
4. Usługi profesjonalne
5. Budownictwo
6. Gospodarka magazynowa
7. Transport
8. Motoryzacja 
9. Gastronomia
10. Turystyka i zakwaterowanie
11. Pomoc medyczna
12. Pomoc społeczna
13. Kultura, rozrywka i rekreacja
14. Pozostałe usługi
15. Gospodarstwo domowe i organizacje eksterytorialne
16. Handel detaliczny
17. Administracja publiczna i bezpieczeństwo
18. Edukacja
19. Handel hurtowy
20. Serwis techniczny maszyn
21. Przetwórstwo przemysłowe.

Nad tym pracujemy…

Cyfrowy Asystent Księgowy a kody PKWiU oraz CN

Kody PKWiU i CN są kluczowymi narzędziami w wielu dziedzinach, od podatków i statystyki po cło i zamówienia publiczne. Służą do klasyfikacji towarów i usług. Szacuje się, że w przyszłości większość przedsiębiorców będzie z nich korzystać w trakcie wystawiania faktur ze względu na to, że spełniają one zasadniczo określone standardy w stosunku do nazewnictwa towarów oraz usług. 

Dzięki stosowaniu PKWiU oraz kodów CN na fakturach, Cyfrowy Asystent Księgowego będzie mógł w łatwiejszy sposób zidentyfikować dokonany przez użytkownika zakup. Drugim czynnikiem jest praca nad rozpoznawaniem znaczenia tekstu z pozycji zakupu, w razie kiedy na fakturze brakuje określenia kodu CN lub PKWiU. W jaki sposób CAK będzie działać:

1. zaczyta z faktury informacje dotyczące pozycji zakupu,
2. sprawdzi czy przypisany jest do nich kod PKWiU/CN lub jeśli nie, to dokona analizy zakupu po nazwie słownej,
3. zweryfikuje branżę w jakiej działa firma (nabywca z faktury) oraz dodatkowe parametry,
4. określi najbardziej prawdopodobny rodzaju wydatku w firmie.

Przykład:
Paliwo nabywane na stacjach korzysta z kodu CN 27101249, natomiast na każdej stacji benzynowej określane jest ono innym wyrażeniem. Dzięki zastosowaniu przez dostawcę kodu CN, Cyfrowy Asystent Księgowy będzie mógł szybciej podpowiedzieć rodzaj wydatku, aniżeli gdy musiałby analizować wyrażenie, np. VERVA 95.

Jak KSeF usprawni działanie Cyfrowego Asystenta Księgowego?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to platforma, która ma na celu usprawnienie i cyfryzację obiegu faktur w Polsce. CAK to narzędzie, które pomaga w automatyzacji pracy w zakresie księgowania faktur kosztowych

Poprzez ich połączenie użytkownicy serwisu wFirma będą korzystać z narzędzia pobierającego samodzielnie faktury zakupu z KSeF, z automatycznym ich księgowaniem. Przyszłość to jedynie szybka weryfikacja zapisów. Ręczne wprowadzanie danych zostanie niemal całkowicie wyeliminowane. Samouczące mechanizmy kategoryzowania pozycji zakupu w kontekście do firmy nabywcy, w znaczny sposób usprawnią proces księgowania.

Cyfrowy Asystent Księgowy aktualnie jest uczony przez zespół odpowiedzialny za jego rozwój tak, aby posiadał bazę jak największej ilości nazw pozycji z faktur zakupu, w połączeniu z kontekstem firmy sprzedawcy i nabywcy. Gdy globalna skuteczność podpowiedzi Asystenta rodzaju wydatku będzie na poziomie co najmniej 92% i Cyfrowy Asystent Księgowy przejdzie wszystkie niezbędne testy oraz procedury (obowiązuje nas ISO 9001), zostanie on udostępniony użytkownikom w formie BETA.

Jak KSeF usprawni działanie Cyfrowego Asystenta Księgowego?

Krajowy System e-Faktur to platforma, która ma na celu usprawnienie i cyfryzację obiegu faktur w Polsce. KSeF jest szansą na wprowadzenie automatyzacji w księgowości, obniżenie kosztów i ilości czeskich błędów - czyli podniesiona zostanie zarówno jakość jak i efektywność pracy. 

Zapraszamy do obejrzenia wystąpienia naszego przedstawiciela na konferencji Cyfrowy Księgowy, organizowanej przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, w temacie przyszłości księgowości w dobie KSeF:

Źródło: https://www.youtube.com/watch?v=dWg6ACgSrns

Dzięki integracji z KSeF użytkownicy serwisu wFirma będą korzystać z narzędzia pobierającego samodzielnie faktury zakupu z bazy rządowej, z automatycznym ich księgowaniem. Przyszłość to jedynie przegląd zasadności faktur przez klienta i weryfikacja zapisów przez księgowego. Ręczne wprowadzanie danych zostanie niemal całkowicie wyeliminowane. Samouczące mechanizmy kategoryzowania pozycji zakupu w kontekście do firmy nabywcy, w znaczny sposób usprawnią proces księgowania.

Cyfrowy Asystent Księgowego aktualnie jest uczony przez zespół odpowiedzialny za jego rozwój tak, aby posiadał bazę jak największej ilości nazw pozycji z faktur zakupu, w połączeniu z kontekstem firmy sprzedawcy i nabywcy. Docelowo zatem jego działanie będzie znacznie bardziej rozbudowane. Będzie on:

1. odczytywał w całości fakturę:
1. co zostało kupione - na podstawie wyrażenia słownego nazw pozycji lub kodów PKWiU/CN
2. od kogo nastąpił zakup - dane dostawcy
2. analizował zdarzenie:
1. badał kontekst sprzedawcy (np hurtownia artykułów budowlanych, stacja paliw, firma leasingowa itd)
2. co było przedmiotem zakupu
3. weryfikował branżę firmy nabywcy
4. weryfikował dodatkowe parametry m. in. czy:
1. w firmie używany są pojazdy
2. są zatrudnieni pracownicy
3. prowadzony jest magazyn
4. znajdują się środki trwałe
5. i ostatecznie określał najbardziej prawdopodobny rodzaj wydatku dla danego zdarzenia z otrzymanej faktury zakupu.

Jak będzie wyglądać księgowanie z Cyfrowym Asystentem Księgowym?

Przyszłość to rozszerzenie odczytu o pozycje faktury, które będą podpinane automatycznie pod kategorie wydatków. Jeśli będziemy chcieli sprawdzić, jakie pozycje zostały przypisane do danego schematu to będą do wyboru dwie opcje:

• uproszczona, gdzie będziemy operować na zbiorczych rodzajach wydatków np Inne wydatki związane z działalnością gospodarczą lub Zakup towarów handlowych. Pod każdym z tych schematów będzie można sprawdzić sugestię CAK w zakresie przyporządkowania pozycji, wraz z procentowym określeniem zgodności. W razie potrzeby możliwe będzie przeniesienie wybranych pozycji do innego rodzaju wydatku.

Przykładowy wygląd włączanego okna podpowiedzi:

• rozbudowana, gdzie przy każdym rodzaju wydatku mamy od razu wyświetlony wykaz pozycji, które zostały do niego przypisane. W razie potrzeby w łatwy sposób będzie można dokonać ich przeniesienia do innego rodzaju wydatku.

Przykładowy wygląd podpowiedzianych pozycji do rodzaju wydatku w tym wariancie:

Wchodzący w życie KSeF jako obligatoryjny, może być początkiem transformacji biura rachunkowego. Narzędzie Cyfrowego Asystenta Księgowego ma za zadanie przenieść pracę księgowych w inny wymiar - operowania na posiadanej wiedzy i jedynie weryfikacji zapisów dokonanych wstępnie przez CAK.