W systemie wFirma.pl wprowadzona została działająca w tle funkcja nazwana Cyfrowy Asystent Księgowy, który analizuje wgrywane przez użytkownika faktury zakupu. Jak funkcjonuje Asystent oraz jak kreowane jest jego przyszłe wykorzystanie wśród użytkowników - omawiamy!
Cyfrowy Asystent Księgowy - CAK
Jest to oprogramowanie oparte na sztucznej inteligencji, które pomaga w prowadzeniu księgowości.
Poznaj swojego Cyfrowego Asystenta Księgowego (CAK) w systemie wFirma.pl:
Pierwszy krok ku automatyzacji, czyli co zostało wprowadzone
W pierwszym etapie naszych prac funkcję uruchomiliśmy w kontekście badania parametru jakim jest DOSTAWCA, w stosunku do branży w jakiej działa nasz użytkownik.
W momencie rejestracji konta w systemie wFirma.pl, CAK zaczytuje główny kod PKD firmy i przypisuje ją do jednego z 21 katalogów branż, wyselekcjonowanych przez ekspertów wFirma. Na podstawie tych branż, podczas księgowania po raz pierwszy faktur zakupu od danego kontrahenta, system weryfikuje dostawcę i wskazuje najbardziej możliwy w tym wariancie rodzaj wydatku.
Wyselekcjonowane branże
Po przeanalizowaniu bazy PKD dostępnej na stronie GUS, wyselekcjonowane zostały następujące katalogi branż:
- Rolnictwo i hodowla zwierząt
- Górnictwo i wydobycie
- Usługi medialne i dostawa wody
- Usługi profesjonalne
- Budownictwo
- Gospodarka magazynowa
- Transport
- Motoryzacja
- Gastronomia
- Turystyka i zakwaterowanie
- Pomoc medyczna
- Pomoc społeczna
- Kultura, rozrywka i rekreacja
- Pozostałe usługi
- Gospodarstwo domowe i organizacje eksterytorialne
- Handel detaliczny
- Administracja publiczna i bezpieczeństwo
- Edukacja
- Handel hurtowy
- Serwis techniczny maszyn
- Przetwórstwo przemysłowe.
Nad tym pracujemy…
Cyfrowy Asystent Księgowy a kody PKWiU oraz CN
Kody PKWiU i CN są kluczowymi narzędziami w wielu dziedzinach, od podatków i statystyki po cło i zamówienia publiczne. Służą do klasyfikacji towarów i usług. Szacuje się, że w przyszłości większość przedsiębiorców będzie z nich korzystać w trakcie wystawiania faktur ze względu na to, że spełniają one zasadniczo określone standardy w stosunku do nazewnictwa towarów oraz usług.
Dzięki stosowaniu PKWiU oraz kodów CN na fakturach, CAK będzie mógł w łatwiejszy sposób zidentyfikować dokonany przez użytkownika zakup:
- zaczyta wyrażenia z faktury,
- sprawdzi czy przypisany jest do niego kod PKWiU/CN lub jeśli nie to dokona analizy zakupu po nazwie słownej,
- zweryfikuje branżę w jakiej działamy oraz dodatkowe parametry,
- określi najbardziej prawdopodobny rodzaju wydatku w firmie.
Przykład:
Paliwo nabywane na stacjach korzysta z kodu CN 27101249, natomiast na każdej stacji benzynowej określane jest ono innym wyrażeniem. Dzięki zastosowaniu przez dostawcę kodu CN, Cyfrowy Asystent Księgowy będzie mógł szybciej podpowiedzieć rodzaj wydatku, aniżeli gdy musiałby analizować wyrażenie, np. VERVA 95.
Co mamy w planach?
Jak KSeF usprawni działanie Cyfrowego Asystenta Księgowego?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to platforma, która ma na celu usprawnienie i cyfryzację obiegu faktur w Polsce. CAK to narzędzie, które pomaga w automatyzacji pracy w zakresie księgowania faktur kosztowych
Poprzez ich połączenie użytkownicy serwisu wFirma będą korzystać z narzędzia pobierającego samodzielnie faktury zakupu z KSeF, z automatycznym ich księgowaniem. Przyszłość to jedynie szybka weryfikacja zapisów. Ręczne wprowadzanie danych zostanie niemal całkowicie wyeliminowane. Samouczące mechanizmy kategoryzowania pozycji zakupu w kontekście do firmy nabywcy, w znaczny sposób usprawnią proces księgowania.
Cyfrowy Asystent Księgowy aktualnie jest uczony przez zespół odpowiedzialny za jego rozwój tak, aby posiadał bazę jak największej ilości nazw pozycji z faktur zakupu, w połączeniu z kontekstem firmy sprzedawcy i nabywcy. Gdy globalna skuteczność podpowiedzi Asystenta rodzaju wydatku będzie na poziomie co najmniej 92% i Cyfrowy Asystent Księgowy przejdzie wszystkie niezbędne testy oraz procedury (obowiązuje nas ISO 9001), zostanie on udostępniony użytkownikom w formie BETA.
W jaki sposób będzie działał Cyfrowy Asystent Księgowy w wersji BETA?
Jego działanie będzie znacznie bardziej rozbudowane, będzie on:
- odczytywał w całości fakturę:
- co zostało kupione - na podstawie wyrażenia słownego nazw pozycji lub kodów PKWiU/CN,
- od kogo nastąpił zakup - dane dostawcy,
- analizował zdarzenie:
- badał kontekst sprzedawcy (np hurtownia artykułów budowlanych, stacja paliw, firma leasingowa itd)
- co było przedmiotem zakupu
- weryfikował branżę naszej firmy i wskazane przez nas 3 dodatkowe kody PKD,
- weryfikował dodatkowe parametry m. in.:
- czy korzystamy z pojazdu i jeśli tak to jakiego typu,
- czy są zatrudnieni pracownicy,
- czy prowadzony jest magazyn,
- czy posiadamy środki trwałe (w późniejszym etapie rozróżnianie jakie np. w kontekście zakupu paliwa do sprzętu),
- określał najbardziej prawdopodobny rodzaj wydatku dla danego zdarzenia z otrzymanej faktury zakupu.
aktualnie Cyfrowy Asystent Księgowy zbadał 935 793 pozycji z faktur krajowych oraz zagranicznych? Liczba ta cały czas jest powiększana.
Jak będzie wyglądać księgowanie z Cyfrowym Asystentem Księgowym?
Na podstawie wgranej faktury lub pobranej z KSeF, CAK w tle dokona jej analizy i podpowie rodzaj wydatku. Wskaże odpowiednie wartości na podstawie przypisanych przez siebie do rodzaju wydatku pozycji. Jeśli będziemy chcieli sprawdzić, jakie pozycje zostały przypisane do danej kategorii, udostępnione zostaną dwie formy pracy z CAK:
- uproszczona, gdzie będziemy operować na zbiorczych rodzajach wydatków np Inne wydatki związane z działalnością gospodarczą lub Zakup towarów handlowych. Pod każdym z tych schematów będzie można podejrzeć sugestię CAK odnośnie pozycji towarów i usług z faktury zakupu, które zostały automatycznie przyporządkowane do danego schematu księgowego. W razie potrzeby możliwe będzie przeniesienie wybranych pozycji do innego rodzaju wydatku. Wszelkie zmiany dokonywane przez użytkownika będą później analizowane i na ich podstawie następować będzie samodoskonalenie Asystenta.
Przykładowy wygląd włączanego okna podpowiedzi:
- rozbudowana, gdzie przy każdym rodzaju wydatku mamy od razu wyświetlony wykaz pozycji, które zostały do niego przypisane. W łatwy sposób będzie można dokonać ich przeniesienia do innego rodzaju wydatku. W tym przypadku również uzyskana będzie informacja w formie ikon mówiąca jaki procent zgodności jest dla danego rodzaju wydatku w stosunku do pozycji.
Przykładowy wygląd podpowiedzianych pozycji do rodzaju wydatku w tym wariancie:
Jeśli przy rodzaju wydatku zgodność wynosi:
- od 80-100% będzie to zakomunikowane kolorem zielonym,
- od 50-79% będzie to zakomunikowane kolorem pomarańczowym,
- od 0-49% będzie to zakomunikowane kolorem czerwonym.
