Możliwość korzystania z subskrypcji w systemie wFirma dla Biur Rachunkowych jest dostępna dla zweryfikowanych biur rachunkowych. Aby korzystać z subskrypcji, należy uprzednio wprowadzić dane karty służącej do obsługi subskrypcji na koncie.
Dodawanie karty
W celu dodania karty na koncie należy przejść na koncie biura rachunkowego do zakładki:
- USTAWIENIA » INTEGRACJE » BANKI I PŁATNOŚCI » SUBSKRYPCJE » DODAJ KARTĘ lub
- dodać kartę bezpośrednio z poziomu zakładki START » PAKIETY I DODATKI » AKTYWUJ SUBSKRYPCJĘ.
Autoryzacja karty
Następnie należy przeprowadzić proces autoryzacji karty, klikając w “Przejdź do autoryzacji 3DSecure”.
Podczas procesu autoryzacji pobrana będzie zwrotna opłata weryfikacyjna w kwocie 1 zł. Jeżeli proces autoryzacji przebiegnie pomyślnie, w prawym górnym rogu ekranu wyświetli się komunikat “Karta wkrótce zostanie dodana do konta”.
Uruchomienie subskrypcji
Kolejnym krokiem po dodaniu karty w systemie będzie ustalenie daty aktywacji subskrypcji na koncie. Domyślnie subskrypcja zostanie ustawiona z zaznaczoną opcją URUCHOM SUBSKRYPCJE TERAZ. W przypadku uruchomienia subskrypcji z włączoną wspomnianą opcją, system automatycznie pobierze środki z dodanej karty oraz subskrypcja zostanie od razu aktywowana, a płatność będzie następowała cyklicznie, co miesiąc od daty uruchomienia subskrypcji.
Jeśli użytkownik zdecyduje odznaczyć opcję URUCHOM SUBSKRYPCJE TERAZ, to konieczne jest ręczne zdefiniowanie daty aktywacji subskrypcji. Najbliższa możliwa data to kolejny dzień. Płatność za subskrypcję następuje z dniem jej rozpoczęcia i będzie odnawiana co miesiąc.
Status subskrypcji do czasu jej aktywowania będzie oznaczony jako “zaplanowany”. Weryfikacji statusu można dokonać z poziomu zakładki USTAWIENIA » MÓJ PAKIET, w polu “Ważny do”. Po poprawnym aktywowaniu subskrypcji jej status zmieni się na “aktywna”.
Masowe uruchomienie subskrypcji w biurze
Masowe aktywowanie subskrypcji w biurze rachunkowym możliwe jest z poziomu kokpitu biura po uprzednim dodaniu do systemu karty. Z poziomu Pełnej listy firm należy zaznaczyć wszystkie firmy, dla których szef biura chce aktywować subskrypcję, a następnie z menu wybrać opcję PRZEDŁUŻ PAKIET.
Po wybraniu akcji PRZEDŁUŻ PAKIET pojawi się widok z podsumowaniem. Z tego poziomu będzie możliwe dokonania płatności w tradycyjny sposób lub aktywowanie subskrypcji poprzez kliknięcie w przycisk Wybieram subskrypcję.
Faktura za płatności cykliczne w formie subskrypcji
Po zaksięgowaniu wpłat za wykupione pakiety i dodatki w biurze zostanie wystawiona faktura. Faktura ta będzie wystawiana zbiorczo za wszystkie płatności dokonane w formie subskrypcji w danym miesiącu - z datą wystawienia 5. dnia następnego miesiąca i datą sprzedaży: ostatni dzień miesiąca, którego dotyczą dokonane wpłaty.
Faktura będzie się znajdować w zakładce USTAWIENIA » DANE PODSTAWOWE » HISTORIA FAKTUR. Zostanie ona również wysłana na adres email używany do logowania się do systemu.
Anulowanie Subskrypcji
Anulowanie subskrypcji odbywa się z poziomu zakładki PAKIETY I DODATKI » ANULUJ SUBSKRYPCJĘ. Po kliknięciu w przycisk Anuluj subskrypcję, użytkownik musi potwierdzić swoje działanie, akceptując ostrzeżenie.
Po anulowaniu subskrypcji, pakiet obowiązujący na koncie jest odpowiednio przeliczany z uwzględnieniem ilości pakietu znajdującego się przed aktywacją subskrypcji.
Usuwanie karty
Usunięcie karty jest równoznaczne z anulowaniem aktywnych subskrypcji w systemie. Aby usunąć kartę z systemu należy przejść do zakładki USTAWIENIA » INTEGRACJE » BANKI I PŁATNOŚCI » SUBSKRYPCJE » USUŃ. Po kliknięciu w przycisk Usuń, użytkownik musi potwierdzić swoje działanie, akceptując ostrzeżenie.
Zalety korzystania z płatności w formie subskrypcji
Płatności w formie subskrypcji zostały wdrożone między innymi, jako odpowiedź na prośby biur rachunkowych w zakresie usprawnienia dokonywania płatności. Zaletami korzystania z płatności w modelu subskrypcyjnym są:
- terminowe płatności, o stałej porze i zawsze na czas, o których nie trzeba pamiętać,
- w pełni zautomatyzowany proces,
- oszczędność czasu,
- bezpieczeństwo i wygoda,
- jedna faktura za wiele przedłużeń w trakcie miesiąca.
Błąd przy płatności i aktywacji subskrypcji
W przypadku gdy dojdzie do sytuacji w której subskrypcja nie została poprawnie uruchomiona w danym dniu, to prawdopodobnie wystąpił błąd związany z płatnością za dany okres. Jednymi z najczęstszych przyczyn mogą być:
- Nieaktywna karta płatnicza,
- Brak środków na koncie,
- Prace serwisowe w banku dla którego została wydana karta,
- Zdefiniowane na karcie limity płatności w Internecie,
- Zastrzeżona karta,
- Inny błąd po stronie banku.
W takiej sytuacji, na adres e-mail administratora zostanie wysłana wiadomość z informacją o błędzie subskrypcji oraz w zakładce USTAWIENIA » BEZPIECZEŃSTWO » WIADOMOŚCI SYSTEMOWE zostanie wyświetlony stosowny komunikat. Z poziomu wspomnianej zakładki użytkownik dostanie informacje o powodzie odrzucenia płatności, zwracaną przez pośrednika płatności Przelewy24 oraz będzie mógł ponownie uruchomić płatność kartą za subskrypcję za pomocą przycisku ZAPŁAĆ TERAZ lub użyć innej metody płatności poprzez przycisk PRZEJDŹ. W przypadku gdy trzykrotnie wystąpił błąd płatności oraz uruchomienia subskrypcji za dany okres, zostanie ona automatycznie anulowana na danej firmie. Subskrypcja automatycznie przeprowadzi próbę płatności oraz uruchomienia w kolejnym dniu następującym od dnia wystąpienia błędu.
